Zentrales Controlling für weltweite Standorte mit SAP Business Intelligence

Business Intelligence (BI) ist ein Begriff, der sich auf die verwendeten Anwendungen und Technologien bezieht, um unternehmensweite Daten und Informationen zu analysieren. Business Intelligence-Systeme können Unternehmen helfen bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen, indem sie eine detaillierte Analyse der Einflussfaktoren auf die Unternehmenszahlen ermöglichen. Internationale Organisationsstrukturen brauchen ein einheitliches Controlling-Reporting. Der Artikel beschreibt die Implementierung einer zentralen Controlling-Lösung für Standorte, die weltweit verteilt sind.

Einführung SAP Business Intelligence (SAP BI)

Reporting und Analyse von Kennzahlen sind ein bewährtes Mittel, um die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens zu überprüfen. Business Intelligence sorgt für Transparenz der Prozesse und deckt neue Potenziale auf. Um die täglichen Herausforderungen zu bewältigen, ist es notwendig ein leistungsfähiges Tool einzusetzen. Ein bewährtes Mittel, um die Daten zu analysieren, ist SAP Business Intelligence. SAP BI stellt eine Vielfalt von Möglichkeiten für die Erweiterung, Anreicherung und Modifikation von Daten zur Verfügung.

Datenimport

Das Business Intelligence-System von SAP ist in der Regel an ein (oder mehrere) SAP R/3-Systeme angebunden, so dass eine Übernahme der Daten aus verschiedenen Modulen, z.B. Financial (FI), Controlling (CO), Sales and Distribution (SD) problemlos möglich ist.

SAP BI verfügt im Standard über verschiedene Analysemodelle, die unter dem Begriff Business Content fungieren. Diese Abbildungen der SAP R/3-Geschäftsprozesse ermöglichen die Daten relativ einfach aus dem ERP-System in SAP BI zu übertragen. In dem angeschlossenen BI-System werden die Verkaufs- und Fakturabelege über SAP Data Sources in das Business Intelligence-System übertragen.

Die Data Sources können entsprechend der Projektdefinition beliebig erweitert werden. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel, die Fakturen auf Positionsebene und die Verkaufsbelege auf Einteilungsebene zu übertragen. Dies ermöglicht eine bessere Transparenz und einen optimalen Detaillierungsgrad der Geschäftsprozesse. Weltweite Standorte, die nicht über SAP R/3-Systeme verfügen und ihre Daten mit anderen ERP-Systeme bearbeiten, können die Informationen über Textfiles oder generierte Excel-Dateien übergeben, die später in SAP BI geladen werden.

Key Performance Indicator (KPI)

Die Controlling-Abteilung hat als Aufgabe sich mit verschiedenen Kennzahlen-Systemen auseinanderzusetzen. Unternehmenskritische Informationen nehmen dabei die meiste Zeit in Anspruch. Von besonderer Wichtigkeit sind Kennzahlen, die den Auftragseingang, Auftragsbestand und Umsatz eines Unternehmens darstellen.

Eine wesentliche Rolle in der Implementierung des Projekts spielt die Datenmodellierung. Als Datenbasis dienen das SAP R/3-System und die Excel-Dateien von den Standorten, die kein SAP verwenden. Eine logische Trennung zwischen Eingangsschicht und Berichtsbereich hat sich in der Praxis bewährt. Die Eingangsschicht umfasst die Datenhaltung auf höchster Detaillierungsebene. Im Reportingbereich werden die Daten auf ausgewählten Ebenen zur Auswertung vorgehalten und auf die notwendigen Wert- und Mengenfelder beschränkt. Eine unternehmenseigene Felderweiterung sollte bereits bei der Extraktion berücksichtigt werden. Nachdem die Daten aus SAP R/3 und Excel geladen werden, können sie entsprechend den Anforderungen der Fachbereiche angepasst werden.

Um das Projekt erfolgreich zu gestalten, empfehlt sich das Identifizieren eines Pilotprojekts und eine schrittweise Erweiterung bezüglich der Anzahl von Usern und der Anwendungen in anderen Unternehmensbereichen. Ein frühzeitiges Einbinden der Key User in die Konzeption und Projektarbeit schafft nicht nur Akzeptanz, sondern auch Prozesssicherheit.

Reporting

Der Reportingbereich dient der Datenharmonisierung und –anreicherung. Außerdem werden die Daten auf der höchsten Granularität gehalten. Die Reportingebene enthält die multidimensionalen Tabellen, so genannte Info Provider. Die Erstellung der Berichte erfolgt durch die Controlling-Abteilung, die über ein tiefgehendes fachliches Verständnis verfügt. Auf Basis der geladenen Daten sind verschiedene Auswertungen möglich.

Auftragseingang und Auftragsbestand basieren im Prinzip auf die gleiche Datenbasis, und zwar die Belegeinteilungspositionen des Auftrags. Die Umsätze haben als Datenquelle die Positionsfelder der Kundenfaktura. Über verschiedene Reporting-Tools werden die Daten in verschiedenen Formaten (z.B. Excel, PDF, webbasiert) ausgewertet und analysiert.

Fazit

In dem Artikel wurde beschrieben wie ein unternehmensweites zentrales Controlling- Reporting mit SAP Business Intelligence auf Basis drei unternehmenskritischen KPI’s (Auftragseingang, Auftragsbestand, Umsatz) möglich ist. Die Daten werden täglich aktualisiert und stehen zum Reporting zur Verfügung. Es handelt sich um eine einheitliche Lösung, die global benutzt werden kann und andere Systeme überflüssig macht. Die Auswertungen liefern einen aktualisierten detaillierten Überblick über die kritischen Kennzahlen des Unternehmens und dessen weltweit verteilten Standorte.


Der Autor:

Cristian Isacoff hat Informatik mit Nebenfach BWL an der Universität Trier studiert. Nach jahrelanger Erfahrung als Unternehmensberater ist er zur Zeit bei einem weltweit führenden Maschinenbau-Konzern als Projektleiter SAP Business Intelligence tätig.

letzte Änderung E.R. am 20.12.2022 Autor:  Cristian Isacoff