Die Zahlungsmoral ist das erste Opfer der Krise. Schon jetzt erreichten die Defizite bei vielen Betrieben ein so gravierendes Ausmaß, dass sie von der Pleite bedroht seien, warnt der Controller Robert Griebenrath, der Unternehmen als externer CFO berät. Der Experte empfiehlt ratsuchenden Unternehmen ein "
intelligent strukturiertes Forderungsmanagement", um derart kritische Szenarien zu meistern. In einer Mitteilung beschreibt er, wie jedes Unternehmen ein solches System in drei einfachen Schritten aufbauen kann.
1. Schritt: Ordnung schaffen und Software einrichten
Die Voraussetzung für ein effizientes
Forderungsmanagement ist ein System, das alle Vorgänge übersichtlich abbildet. Viele Betriebe haben keinen Überblick über ihre offenen Posten – so kann es unmöglich gelingen, die Außenstände einzutreiben. Daher wird im ersten Schritt eine
Software installiert, die alle Daten erfasst und koordiniert.
Anhand einer
Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Rechnungssystem werden Übersichten der aktuellen Debitoren erstellt. Erfasst werden unter anderem
Rechnungsdaten,
Zahlungsziele und Vereinbarungen mit Kunden. Bei der
Auswahl der geeigneten Software spielen Kriterien wie die Branchenzugehörigkeit und die Größe des Unternehmens eine Rolle. Die alternative
Datenpflege mittels
Excel ist in der Regel zu aufwändig.
2. Schritt: Hilfreiche Instrumente nutzen
Zu den
strategischen Instrumenten im
Forderungsmanagement zählen die
SEPA-Lastschriften. Der Vorteil daran: Beim Einsatz zwischen von SEPA-Firmenlastschriften ist keine Rückforderung möglich, somit ist der Zahlungseingang garantiert. SEPA-Basislastschriften hingegen können sowohl zum Zahlungsverkehr B2B als auch zwischen Unternehmen und Endkunden genutzt sowie zurückgebucht werden. Bei Geschäften zwischen Unternehmen werden sie meist zum Abrechnen einmaliger Projekte eingesetzt.
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Ein weiteres Instrument zum Zahlungsmanagement ist das
Factoring. Dabei verkauft der Betrieb seine Forderung an ein
Factoring-
Unternehmen. Inzwischen gibt es einige Varianten des Factorings. Hierzulande ist das "echte Factoring" am gebräuchlichsten – mit ihm wird auch das
Ausfallrisiko abgedeckt. Ebenfalls interessant ist die Möglichkeit, das Factoring bereits vor der gesamten Erbringung einer Leistung in Anspruch zu nehmen. Auf Wunsch kann sogar die komplette
Debitoren-Buchhaltung an einen Factor ausgelagert werden. Neben den genannten Instrumenten hält der
Finanzmarkt weitere Angebote zur Entlastung bereit. Ob sie für ein Unternehmen geeignet sind, hängt unter anderem von der Betriebsgröße und Branche ab.
3. Schritt: Arbeitsablauf einrichten und Automatisierung anpassen
Nachdem eine durchdachte Struktur für das Forderungsmanagement eingerichtet ist, muss nur noch die
Einhaltung der Abläufe organisiert werden. Dafür bieten sich
Prozesse und Workflows an, die individuell erstellt werden. Zudem sollte das automatisierte
Mahnwesen mit einer persönlichen Schnittstelle versehen werden, an der beispielsweise ein Anruf bei dem Kunden erfolgt. Damit werden Mahnungen in einem potenziell zu strengen Tonfall vermieden – immerhin kann es sein, dass die Kundschaft aufgrund einer Erkrankung oder sonstigen Verhinderung in Verzug ist. Eine direkte Kontaktaufnahme per Telefon kann die Umstände klären und zusätzlich einen positiven Akzent setzen.
Robert Giebenrath
ist Geschäftsführer der RG Finance GmbH. Als externer CFO unterstützt er Unternehmen in der finanziellen Planung und Absicherung. Dabei kümmert er sich mit seinem Team um die Finanzplanung, implementiert ein sauberes Controlling und berät zu laufenden strategischen Themen.
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Erstellt von (Name) W.V.R. am 25.01.2023
Geändert: 25.01.2023 17:06:57
Autor:
Robert Griebenrath
Quelle:
RG Finance (rg-finance.de)
Bild:
Bildagentur PantherMedia / ajcabeza.yahoo.es
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