Projektcontrolling – Aufgabenschwerpunkte in unterschiedlichen Projektphasen

In vielen Unternehmen werden Aufgaben in Projektform erledigt. Um diese erfolgreich umsetzen zu können, ist sowohl eine fachlich kompetente Umsetzung durch eine gute Projektleitung als auch eine fundierte betriebswirtschaftliche Unterstützung durch das Projektcontrolling erforderlich.

Der Beitrag gibt einen Überblick darüber, welche Aufgabenschwerpunkte das Projektcontrolling in den einzelnen Phasen eines Vorhabens typischerweise hat.

Projekte bestehen grds. aus vier Phasen (s. Abb. "Typische Controlling-Aufgaben abhängig von der ProjektphaseGrundlagen" in Projektcontrolling - Definition, Notwendigkeit, Aufgaben):

1. Definitions- / Vorbereitungsphase,
2. Planungsphase
3. Umsetzungsphase
4. Abschluss- und Nachbetrachtungsphase

wobei der Übergang zwischen den Phasen fließend sein kann und es nicht immer trennscharfe Abgrenzungen gibt.

1. Definitions- und Vorbereitungsphase

Auslöser von Projekten können interne Planungen sein, etwa die Erweiterung des Geschäftsbetriebs oder Produktentwicklungen. Extern tragen oft Kundenanfragen zur Projektbildung bei, etwa, wenn eine Maschine individuell entwickelt werden soll.

In der Definitionsphase wird entschieden, ob und unter welchen Voraussetzungen ein Projekt umgesetzt werden soll. Dazu müssen konkrete Projektziele formuliert werden. Zum anderen werden eine Wirtschaftlichkeitsrechnung oder Nutzenbetrachtung benötigt, deren Durchführung vom Controlling begleitet wird. Und es muss geklärt werden, welche Ressourcen erforderlich sind, ob sie im eigenen Haus vorhanden bzw. verfügbar sind oder ob man Leistungen extern zukaufen muss.

Projektziele genau beschreiben und festlegen

Mit das Wichtigste für den Projekterfolg ist, genau zu beschreiben, was mit dem Vorhaben erreicht werden soll. Stehen die Ziele nicht fest bzw. gibt es Interpretationsspielraum, ziehen sich die Unklarheiten durch das gesamte Projekt und die Wahrscheinlichkeit, dass es erfolgreich umgesetzt werden kann, sinkt erheblich. Folgende Aspekte sollten unbedingt berücksichtigt werden:

• Beschreibung des Hauptziels, z.B. neuen Vertriebsstandort aufbauen.
• Konkretisierung des Ziels, z.B. Standort in X-Stadt bis Ende 20xx eröffnen.
• Festlegung weiterer Rahmenbedingungen, z.B. Verantwortlichkeiten, Teammitglieder, IT-Systeme, Zusammenarbeit mit Controlling, Berechtigungen, Budgetrahmen.

Die Formulierung der Ziele und Randbedingungen stellt ein gemeinsames Verständnis bei Teammitgliedern und im Unternehmen her. So erhöhen sich Akzeptanz und Motivation; gleichzeitig können Unsicherheiten minimiert werden. Wichtig ist, dass die Ziele nicht nur den direkt Beteiligten und der Geschäftsleitung kommuniziert werden, sondern der gesamten Belegschaft. Können mit dem neuen Standort z.B. neue Kunden und Marktanteile generiert werden, sollte verdeutlicht werden, dass der Standort hilft, Arbeitsplätze zu schaffen oder zu sichern.

Konzeptpapier erstellen und Inhalte erfassen

Im Anschluss an die Zieldefinition wird ein Konzeptpapier erstellt, um die wichtigsten Projektinhalte festzuhalten. Es sollten mindestens folgende Punkte festgehalten werden:

• Projektname, -nummer, ggf. Projektart (z.B. Kunden-, Organisationsprojekt)
• Kurzbeschreibung (Inhalt), Anlass, Problemstellung, ggf. Alleinstellungsmerkmale (Was macht man selbst besser als z.B. Wettbewerber? Was ist der besondere Nutzen gerade dieses Vorhabens?)
• Zielsetzung sowohl für Kunden als auch für Unternehmen
• Darstellung der Bedeutung / des Nutzens des Projektes für das Unternehmen
• Fundierung Wirtschaftlichkeitsrechnung, u.a. mit Umsatz- und Kosten-, Liquiditätsplanung, Kalkulation, Projektergebnis/Nutzen
• Lösungsbeschreibung für die Umsetzung
• Erkennbare Projektrisiken und Aufzeigen von Möglichkeiten zur „Entschärfung“
• Abgrenzung zu anderen Projekten, etwa, wenn mehrere Standorte eröffnet werden
• Laufzeit und grobe Meilensteine.
• Erfahrungen, die bereits gemacht wurden, im Unternehmen vorhandene Produkte, Module/Software u.ä., die genutzt werden können.

Aufgabe des Controllers in der Definitionsphase ist es v.a., den Projekteiter so zu beraten, dass eine schnelle und reibungsarme Vorbereitung möglich ist. Die eigentliche Zielformulierung und die Beschreibungen kommen vom Projektleiter. Bei komplexen Vorhaben oder Technologieprojekten kommt hinzu, dass sich Controller inhaltlich in das Projekt einarbeiten müssen. Zwar müssen sie keine technischen Details oder alle Arbeitsschritte kennen. Allerdings sollten sie Funktionsweise und Nutzen z.B. eines späteren Produkts oder einer Software sowie die möglichen Differenzierungsmerkmale gegenüber Konkurrenzprodukten kennen und einschätzen können. Nur so sind sie in der Lage, während der Projektrealisierung feststellen zu können, ob z.B. ein erhöhter Mitteleinsatz tatsächlich erforderlich oder ob eine Zeitverzögerung bei der Entwicklung unvermeidbar war.

Letzte Änderung W.V.R am 01.01.2023

Autor(en): Jörgen Erichsen