Projektcontrolling – Aufgabenschwerpunkte in unterschiedlichen Projektphasen

Mit Excel-Beispieldatei

Jörgen Erichsen
 

In vielen Unternehmen werden Aufgaben in Projektform erledigt. Um diese erfolgreich umsetzen zu können, ist sowohl eine fachlich kompetente Umsetzung durch eine gute Projektleitung als auch eine fundierte betriebswirtschaftliche Unterstützung durch das Projektcontrolling erforderlich.

Der Beitrag gibt einen Überblick darüber, welche Aufgabenschwerpunkte das Projektcontrolling in den einzelnen Phasen eines Vorhabens typischerweise hat.

Projekte bestehen grds. aus vier Phasen (s. Abb. "Typische Controlling-Aufgaben abhängig von der ProjektphaseGrundlagen" in Projektcontrolling - Definition, Notwendigkeit, Aufgaben):

  1. Definitions- / Vorbereitungsphase,
  2. Planungsphase
  3. Umsetzungsphase
  4. Abschluss- und Nachbetrachtungsphase

wobei der Übergang zwischen den Phasen fließend sein kann und es nicht immer trennscharfe Abgrenzungen gibt.

1. Definitions- und Vorbereitungsphase

Auslöser von Projekten können interne Planungen sein, etwa die Erweiterung des Geschäftsbetriebs oder Produktentwicklungen. Extern tragen oft Kundenanfragen zur Projektbildung bei, etwa, wenn eine Maschine individuell entwickelt werden soll.

In der Definitionsphase wird entschieden, ob und unter welchen Voraussetzungen ein Projekt umgesetzt werden soll. Dazu müssen konkrete Projektziele formuliert werden. Zum anderen werden eine Wirtschaftlichkeitsrechnung oder Nutzenbetrachtung benötigt, deren Durchführung vom Controlling begleitet wird. Und es muss geklärt werden, welche Ressourcen erforderlich sind, ob sie im eigenen Haus vorhanden bzw. verfügbar sind oder ob man Leistungen extern zukaufen muss.

Projektziele genau beschreiben und festlegen

Mit das Wichtigste für den Projekterfolg ist, genau zu beschreiben, was mit dem Vorhaben erreicht werden soll. Stehen die Ziele nicht fest bzw. gibt es Interpretationsspielraum, ziehen sich die Unklarheiten durch das gesamte Projekt und die Wahrscheinlichkeit, dass es erfolgreich umgesetzt werden kann, sinkt erheblich. Folgende Aspekte sollten unbedingt berücksichtigt werden:
  • Beschreibung des Hauptziels, z.B. neuen Vertriebsstandort aufbauen.
  • Konkretisierung des Ziels, z.B. Standort in X-Stadt bis Ende 20xx eröffnen.
  • Festlegung weiterer Rahmenbedingungen, z.B. Verantwortlichkeiten, Teammitglieder, IT-Systeme, Zusammenarbeit mit Controlling, Berechtigungen, Budgetrahmen.

Die Formulierung der Ziele und Randbedingungen stellt ein gemeinsames Verständnis bei Teammitgliedern und im Unternehmen her. So erhöhen sich Akzeptanz und Motivation; gleichzeitig können Unsicherheiten minimiert werden. Wichtig ist, dass die Ziele nicht nur den direkt Beteiligten und der Geschäftsleitung kommuniziert werden, sondern der gesamten Belegschaft. Können mit dem neuen Standort z.B. neue Kunden und Marktanteile generiert werden, sollte verdeutlicht werden, dass der Standort hilft, Arbeitsplätze zu schaffen oder zu sichern.

Konzeptpapier erstellen und Inhalte erfassen

Im Anschluss an die Zieldefinition wird ein Konzeptpapier erstellt, um die wichtigsten Projektinhalte festzuhalten. Es sollten mindestens folgende Punkte festgehalten werden:
  • Projektname, -nummer, ggf. Projektart (z.B. Kunden-, Organisationsprojekt)
  • Kurzbeschreibung (Inhalt), Anlass, Problemstellung, ggf. Alleinstellungsmerkmale (Was macht man selbst besser als z.B. Wettbewerber? Was ist der besondere Nutzen gerade dieses Vorhabens?)
  • Zielsetzung sowohl für Kunden als auch für Unternehmen
  • Darstellung der Bedeutung / des Nutzens des Projektes für das Unternehmen
  • Fundierung Wirtschaftlichkeitsrechnung, u.a. mit Umsatz- und Kosten-, Liquiditätsplanung, Kalkulation, Projektergebnis/Nutzen
  • Lösungsbeschreibung für die Umsetzung
  • Erkennbare Projektrisiken und Aufzeigen von Möglichkeiten zur „Entschärfung“
  • Abgrenzung zu anderen Projekten, etwa, wenn mehrere Standorte eröffnet werden
  • Laufzeit und grobe Meilensteine.
  • Erfahrungen, die bereits gemacht wurden, im Unternehmen vorhandene Produkte, Module/Software u.ä., die genutzt werden können.

Aufgabe des Controllers in der Definitionsphase ist es v.a., den Projekteiter so zu beraten, dass eine schnelle und reibungsarme Vorbereitung möglich ist. Die eigentliche Zielformulierung und die Beschreibungen kommen vom Projektleiter. Bei komplexen Vorhaben oder Technologieprojekten kommt hinzu, dass sich Controller inhaltlich in das Projekt einarbeiten müssen. Zwar müssen sie keine technischen Details oder alle Arbeitsschritte kennen. Allerdings sollten sie Funktionsweise und Nutzen z.B. eines späteren Produkts oder einer Software sowie die möglichen Differenzierungsmerkmale gegenüber Konkurrenzprodukten kennen und einschätzen können. Nur so sind sie in der Lage, während der Projektrealisierung feststellen zu können, ob z.B. ein erhöhter Mitteleinsatz tatsächlich erforderlich oder ob eine Zeitverzögerung bei der Entwicklung unvermeidbar war.

Letzte Änderung W.V.R am 01.01.2023

Autor(en): Jörgen Erichsen
Für Premium-Mitglieder frei Login zum Weiterlesen Mitglied werden

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Controlling-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten für Controller. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Controlling- Newsletter

Neben aktuellen Neuigkeiten für Controller und neu eingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen , Seminarangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor.
Werden Sie jetzt monatlich über
neue Fachbeiträge, Controlling-Tools und News informiert! Zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 3.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Controller-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Controlling-Forum.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Controlling.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Controller? Mit einer Stellenanzeige auf Controlling-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

KLR-Begriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Kostenrechnung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.

Riesen- Ressource

Auf Controlling-Portal.de sind bereits über 1.500 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Amüsante Glosse

Zweifel_Denken_Frau_Brille_pm_luckyraccoon_400x300.jpg

Erfolgreiche Unternehmer einer Kleinstadt treffen sich regelmäßig im örtlichen Golfclub und diskutieren mit Ihrer Lieblingskellnerin und BWL-Studentin Pauline betriebswirtschaftliche Probleme. Amüsant und mit aktuellem Bezug geschrieben von Prof. Peter Hoberg.

Zur Serie "Neulich im Golfclub" >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Controller, u.a. auch Kurse zum Controller / IHK zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Controlling-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

Buch-Tipp


kennzahlen.png Kennzahlen-Guide für Controller- Über 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 
Preis: ab 12,90 Euro Brutto mehr >>

Controlling-Software gesucht?

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_B9707546_400x300.jpg

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick >>
Anzeige
Excel-Vorlagen für Controlling und Rechnungswesen

Stellenanzeigen

Controller (m/w/d)
Bei Graphic Packaging International (NYSE: GPK) stellen wir die Schachtel her, aus der Sie vielleicht heute Morgen die Cornflakes Ihres Kindes serviert haben, das mikrowellengeeignete Tablett, das Ihr Mittagessen aufgewärmt hat, den Pappbecher, in dem Sie den ganzen Tag über Ihren Kaffee ... Mehr Infos >>

Controller (m/w/i)
Was Sinnvolles machen. Über 200.000 Menschen mit sauberem Wasser, nach­haltiger Energie und Lebens­qualität versorgen, die Energie­wende voran­bringen und abends mit einem guten Gefühl nach Hause gehen. Und das bei besten Arbeits­bedingungen. Wollen Sie so arbeiten? Dann sind Sie bei uns richtig. Mehr Infos >>

Abteilungsleiter (m/w/d) Controlling und Preisbildung
LITEF-Produkte sind weltweit in einer Vielzahl von Anwendungen im Einsatz. Unsere Lösungen und Erfahrungen bieten wir Kunden, die dynamische Vorgänge (Beschleunigungen und Drehungen) messen und regeln wollen, Lage und Kurs von Fahrzeugen ermitteln oder navigieren wollen – auf dem Land, in... Mehr Infos >>

Pricing Manager (m/w/d)
LITEF-Produkte sind weltweit in einer Vielzahl von Anwendungen im Einsatz. Unsere Lösungen und Erfahrungen bieten wir Kunden, die dynamische Vorgänge (Beschleunigungen und Drehungen) messen und regeln wollen, Lage und Kurs von Fahrzeugen ermitteln oder navigieren wollen – auf dem Land, in... Mehr Infos >>

Risikocontroller(m/w/d)
Die ABZ Zahnärztliches Rechenzentrum für Bayern GmbH ist ein Gemeinschaftsunternehmen des Deutschen Zahnärztlichen Rechenzentrums (DZR), einem Unternehmen der Firmengruppe Dr. Güldener mit Sitz in Stuttgart und der ABZ eG, der zahnärztlichen Genossenschaft mit Sitz in München. Mehr Infos >>

Controller*in Kaufmännisches Controlling
Das Städtische Klinikum Karlsruhe ist das größte Krankenhaus in der Region Mittlerer Oberrhein. Es ist im Krankenhausbedarfsplan des Landes Baden-Württemberg als Haus der Maximalversorgung für die Region ausgewiesen und Lehrkrankenhaus der Universität Freiburg. Tag für Tag und rund um die Uhr ste... Mehr Infos >>

Controller (m/w/d)
Ob Standardprodukt oder maßgeschneidertes System: FRÄNKISCHE Industrial Pipes steht für individuelle Lösungen und setzt heute Maßstäbe für die Welt von morgen. Sie wollen Teil unserer Familie werden? Kommen Sie zu uns als Controller (m/w/d) Mehr Infos >>

Fachkraft im Projektcontrolling
Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzen­forschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewäl­tigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der welt­weiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steige­rung der Lebensqualität. V... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Folgen Sie uns!

panthermedia_B90564160_patronestaff_800x504.jpg

Controlling-Portal auf:
Facebook >> und  Linkedin >>

Veranstaltungs-Tipp

it-kurse-excel-und-controlling-bei-pc-college.png
Sie sind Controller und wollen Ihre Excel oder Power-BI Kenntnisse verbessern? Dann sind unsere Excel /Power-BI Schulungen genau das Richtige für Sie! Lernen Sie, wie Sie Daten effizient analysieren, visualisieren und präsentieren können. Nutzen Sie die Vorteile von Pivot-Tabellen, Formeln, Makros und mehr. Melden Sie sich jetzt an und werden Sie zum Excel oder Power-BI Profi!  Mehr Infos >>  

JOB- TIPP

Stellenmarkt.jpg
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Controller finden Sie in der Controlling-Portal Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>

Software- Verzeichnis

Projektcontrolling.jpg
Software-Lösungen für ihr Projektcontrolling werden Ihnen im Marktplatzbereich mit detaillierten Informationen vorgestellt. Jedes Produkt wird ausführlich auf einer Detailseite vorgestellt. Ergänzend stehen Produktbroschüren und Casestudys zum Download zur Verfügung. mehr erfahren >> 

Excel-Tools für Controller!

Diagramme_Charts_pm_chormail@hotmail-com_B347361660_400x300.jpg

Über 500 Vorlagen direkt zum Download. Verschaffen Sie sich einen Überblick >>

Software-Tipps

LucaNet_simply_intelligent_Logo_RGB.jpg
LucaNet.Financial Consolidation ist die Software für eine prüfungssichere Konsolidierung, die alle Funktionen für die Erstellung eines legalen Konzernabschlusses nach unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards bietet.
Mehr Informationen >>

Weitere Controlling-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Excel Mauspad
50 deutsche Excel-Shortcuts

  • über 50 Excel-Shortcuts für das Büro
  • Keine Suche mehr über das Internet und damit Zeitersparnis
  • Gadget für das Büro
  • Keine Zettelwirtschaft mehr auf dem Schreibtisch
  • Schnelle Antwort auf einen Shortcut wenn Kollegen Sie fragen
  • Preis: 17,95 EUR inkl. MWSt.
Jetzt hier bestellen >>

Premium-Inhalte

Als Premium-Mitglied erhalten Sie Zugriff auf ausgewählte sonst kostenpflichtige Fachbeiträge und Video-Kurse für Premium-Mitglieder inklusive (über 400 Beiträge allein auf Controlling-Portal.de + Premiuminhalte auf Rechnungswesen-Portal.de).

Beispiele:

- Serie zum Berichtswesen in Unternehmen
- Kundenwertanalyse – Wie profitabel ist ein Kunde?
- Potenzialanalyse mit Excel
- Unsere amüsante Glosse: Neulich im Golfclub
- Kostenmanagement in der Logistik
- Dashboards im Kostenmanagement
- Von Total Cost of Ownership (TCO) zu TCOplus
- KLR - Aus der Praxis für die Praxis

Die Gesamtliste an Premium-Fachbeiträgen können Sie hier einsehen >>

Premium-WebinareVideo Kurs: Kennzahlen im Controlling

PantherMedia_Yuri_Arcurs200x150.jpg
Bei der Erstellung eines Kennzahlen-Cockpit, stellt sich oft die Frage, welche KPIs hier zwingend mit aufgenommen werden sollen. In diesem Online-Kurs lernen Sie Schritt für Schritt inkl. praktischer Übungsaufgaben, wie Kennzahlen im Unternehmen priorisiert und im Controlling effektiv eingesetzt werden. Zum Video-Kurs >>

Video Kurs: Controlling kompakt

Controller sind die internen Unternehmensberater im Betrieb. In diesem Controlling Kompakt-Kurs erhalten Sie mehrere Lernvideos, wie gutes Controlling funktioniert. Die Videos sind "Best-of" Auszüge aus anderen spezifischen Video-Kursen. Zum Video-Kurs >>

Video Kurs: Controlling im E-Commerce

Die Gesetze im E-Commerce sind für das Controlling anders. Die Kennzahlen müssen richtig interpretiert werden, um aus den Analysen die richtigen Maßnahmen ableiten zu können. In diesem Online-Kurs lernen Sie Schritt für Schritt, wie erfolgreiches Controlling im E-Commerce funktioniert. Zum Video-Kurs >>

Weitere Video-Kurse finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>