Home / Fachinfo / Projektcontrolling

Projektcontrolling – Aufgabenschwerpunkte in unterschiedlichen Projektphasen

Mit Excel-Beispieldatei

Jörgen Erichsen
 

In vielen Unternehmen werden Aufgaben in Projektform erledigt. Um diese erfolgreich umsetzen zu können, ist sowohl eine fachlich kompetente Umsetzung durch eine gute Projektleitung als auch eine fundierte betriebswirtschaftliche Unterstützung durch das Projektcontrolling erforderlich.

Der Beitrag gibt einen Überblick darüber, welche Aufgabenschwerpunkte das Projektcontrolling in den einzelnen Phasen eines Vorhabens typischerweise hat.

Projekte bestehen grds. aus vier Phasen (s. Abb. "Typische Controlling-Aufgaben abhängig von der ProjektphaseGrundlagen" in Projektcontrolling - Definition, Notwendigkeit, Aufgaben):

  1. Definitions- / Vorbereitungsphase,
  2. Planungsphase
  3. Umsetzungsphase
  4. Abschluss- und Nachbetrachtungsphase

wobei der Übergang zwischen den Phasen fließend sein kann und es nicht immer trennscharfe Abgrenzungen gibt.

1. Definitions- und Vorbereitungsphase

Auslöser von Projekten können interne Planungen sein, etwa die Erweiterung des Geschäftsbetriebs oder Produktentwicklungen. Extern tragen oft Kundenanfragen zur Projektbildung bei, etwa, wenn eine Maschine individuell entwickelt werden soll.

In der Definitionsphase wird entschieden, ob und unter welchen Voraussetzungen ein Projekt umgesetzt werden soll. Dazu müssen konkrete Projektziele formuliert werden. Zum anderen werden eine Wirtschaftlichkeitsrechnung oder Nutzenbetrachtung benötigt, deren Durchführung vom Controlling begleitet wird. Und es muss geklärt werden, welche Ressourcen erforderlich sind, ob sie im eigenen Haus vorhanden bzw. verfügbar sind oder ob man Leistungen extern zukaufen muss.

Projektziele genau beschreiben und festlegen

Mit das Wichtigste für den Projekterfolg ist, genau zu beschreiben, was mit dem Vorhaben erreicht werden soll. Stehen die Ziele nicht fest bzw. gibt es Interpretationsspielraum, ziehen sich die Unklarheiten durch das gesamte Projekt und die Wahrscheinlichkeit, dass es erfolgreich umgesetzt werden kann, sinkt erheblich. Folgende Aspekte sollten unbedingt berücksichtigt werden:
  • Beschreibung des Hauptziels, z.B. neuen Vertriebsstandort aufbauen.
  • Konkretisierung des Ziels, z.B. Standort in X-Stadt bis Ende 20xx eröffnen.
  • Festlegung weiterer Rahmenbedingungen, z.B. Verantwortlichkeiten, Teammitglieder, IT-Systeme, Zusammenarbeit mit Controlling, Berechtigungen, Budgetrahmen.

Die Formulierung der Ziele und Randbedingungen stellt ein gemeinsames Verständnis bei Teammitgliedern und im Unternehmen her. So erhöhen sich Akzeptanz und Motivation; gleichzeitig können Unsicherheiten minimiert werden. Wichtig ist, dass die Ziele nicht nur den direkt Beteiligten und der Geschäftsleitung kommuniziert werden, sondern der gesamten Belegschaft. Können mit dem neuen Standort z.B. neue Kunden und Marktanteile generiert werden, sollte verdeutlicht werden, dass der Standort hilft, Arbeitsplätze zu schaffen oder zu sichern.

Konzeptpapier erstellen und Inhalte erfassen

Im Anschluss an die Zieldefinition wird ein Konzeptpapier erstellt, um die wichtigsten Projektinhalte festzuhalten. Es sollten mindestens folgende Punkte festgehalten werden:
  • Projektname, -nummer, ggf. Projektart (z.B. Kunden-, Organisationsprojekt)
  • Kurzbeschreibung (Inhalt), Anlass, Problemstellung, ggf. Alleinstellungsmerkmale (Was macht man selbst besser als z.B. Wettbewerber? Was ist der besondere Nutzen gerade dieses Vorhabens?)
  • Zielsetzung sowohl für Kunden als auch für Unternehmen
  • Darstellung der Bedeutung / des Nutzens des Projektes für das Unternehmen
  • Fundierung Wirtschaftlichkeitsrechnung, u.a. mit Umsatz- und Kosten-, Liquiditätsplanung, Kalkulation, Projektergebnis/Nutzen
  • Lösungsbeschreibung für die Umsetzung
  • Erkennbare Projektrisiken und Aufzeigen von Möglichkeiten zur „Entschärfung“
  • Abgrenzung zu anderen Projekten, etwa, wenn mehrere Standorte eröffnet werden
  • Laufzeit und grobe Meilensteine.
  • Erfahrungen, die bereits gemacht wurden, im Unternehmen vorhandene Produkte, Module/Software u.ä., die genutzt werden können.

Aufgabe des Controllers in der Definitionsphase ist es v.a., den Projekteiter so zu beraten, dass eine schnelle und reibungsarme Vorbereitung möglich ist. Die eigentliche Zielformulierung und die Beschreibungen kommen vom Projektleiter. Bei komplexen Vorhaben oder Technologieprojekten kommt hinzu, dass sich Controller inhaltlich in das Projekt einarbeiten müssen. Zwar müssen sie keine technischen Details oder alle Arbeitsschritte kennen. Allerdings sollten sie Funktionsweise und Nutzen z.B. eines späteren Produkts oder einer Software sowie die möglichen Differenzierungsmerkmale gegenüber Konkurrenzprodukten kennen und einschätzen können. Nur so sind sie in der Lage, während der Projektrealisierung feststellen zu können, ob z.B. ein erhöhter Mitteleinsatz tatsächlich erforderlich oder ob eine Zeitverzögerung bei der Entwicklung unvermeidbar war.

Letzte Änderung W.V.R am 01.01.2023

Autor(en): Jörgen Erichsen
Für Premium-Mitglieder frei Login zum Weiterlesen Mitglied werden

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Controlling-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten für Controller. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Controlling- Newsletter

Neben aktuellen Fach- und Arbeitsmarkt-Trends für Controller und neu eingegangene Fachbeiträge, informieren wir Sie über interessante Veranstaltungen und stellen Ihnen einzelne Controlling-Tools im Detail vor.
Werden Sie jetzt monatlich über neue Fachbeiträge, Jobs und Tools informiert! 
Zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 3.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Controller-Community (über 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Controlling-Forum.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Controlling.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Controller? Mit einer Stellenanzeige auf Controlling-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Controller- Stellenmarkt

Referent (w/m/d) Controlling / Bewertungen, Energie Südbayern GmbH, München
Mitarbeiter Rechnungsprüfung (w/m/d) (Teilzeit), YARA Rostock, Zweigniederlassung der Yara GmbH & Co. KG, Poppendorf bei Rostock
Manager, Controlling Road DACH (m/w/d), DSV Holding Germany GmbH, Bremen
Sachbearbeiter Finanz- und Rechnungswesen / Bilanzbuchhalter (m/w/d), METZ CONNECT GmbH, Blumberg
Sachgebietsleitung (m/w/d) Finanzverwaltung und -steuerung, Fachhochschule Südwestfalen, Iserlohn
Prozessmanager (m/w/d) Rechnungswesen, Stadtwerke Heilbronn GmbH, Heilbronn
Referent*in Finanzabteilung, Hochschule Emden/Leer, Emden
Bilanzbuchhalter (m/w/d), Flossbach von Storch, Köln

Alle Einträge Neuer Eintrag

KLR-Begriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Kostenrechnung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.

Controlling-Software

BusinessPlanner* - Software für Finanzplanung
Jedox
Jabatix – Finanzplanung: KI-gestützt. Excel-basiert. Prüfungskonform.
Lucanet Konsolidierungssoftware
Lucanet Finanzplanungssoftware
Diamant/4 Rechnungswesen und Controlling
Serviceware Performance
Alle Einträge Neuer Eintrag

Riesen- Ressource

Auf Controlling-Portal.de sind bereits über 1.800 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Neueste Excel-Vorlagen

Excel-Arbeitshilfe: Kapitalbedarfsplanung und Finanzierungsmix
Excel Arbeitshilfe: Optimale Bestellmenge berechnen
Betriebskostenabrechnung / Nebenkostenabrechnung Mietwohnungen
WACC-Rechner in Excel
Excel-Vorlage zum Evaluieren einer Immobilien-Investition
Urlaubsplaner Excel 2026 | Mitarbeiter Urlaubsplanung mit Dashboard, Feiertagen & Abwesenheiten | Personalplanung Vorlage
Excel-Tool: RS Bilanzanalyse (Kennzahlen Berechnung)
Excel-Arbeitshilfe: Maschinenkosten abhängig von der Auslastung berechnen
Quick Check Unternehmenskauf
Nebenkostenabrechnung & Betriebskostenabrechner für Vermieter – Excel Rechner inkl. Mieter-Anschreiben | Umlage, Jahresabrechnung, Vorlage
Alle Einträge Neuer Eintrag

Amüsante Glosse

Zweifel_Denken_Frau_Brille_pm_luckyraccoon_400x300.jpg

Erfolgreiche Unternehmer einer Kleinstadt treffen sich regelmäßig im örtlichen Golfclub und diskutieren mit Ihrer Lieblingskellnerin und BWL-Studentin Pauline betriebswirtschaftliche Probleme. Amüsant und mit aktuellem Bezug geschrieben von Prof. Peter Hoberg.

Zur Serie "Neulich im Golfclub" >>

News

Digitalisierungs­aktivitäten im Mittelstand verlieren deutlich an Schwung
Stärker digitalisierte Unternehmen weisen eine höhere Produktivität auf
Studie des IPRI-Instituts "KI im Controlling"
Künstliche Intelligenz beschleunigt digitale Transformation im Rechnungswesen
Fünf KI-Trends für 2026 von VIER
Trends 2026 auf dem Gebiet der Controlling Excellence
45 % der Finanzverantwortlichen fehlen weiterhin Mindestregeln für den KI-Einsatz
Operative Aufgaben delegieren, strategisch wachsen – die neue Prophix-One™-Agenten-Generation macht es möglich

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Controller, u.a. auch Kurse zum Controller / IHK zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Controlling-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

Kostenloses Whitepaper: Stressfrei durch die Jahresabschlussprüfung

Tipp_Haufe_Pruefungsfehler_200x150 px.png
Jetzt kostenloses Whitepaper sichern und 8 häufige Stolpersteine bei der Jahresabschlussprüfung vermeiden.   

Zum Download!

Controlling-Software gesucht?

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_B9707546_400x300.jpg

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick >>
LI-In-Bug.pngBleiben Sie auf dem Laufenden und informieren sich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und Jobangebote auf unserer LinkedIn-Seite >>

Stellenanzeigen

Referent*in Finanzabteilung
An der Hochschule Emden/Leer, die sich als innovative, richtungsweisende Zukunfts­hochschule versteht, ist in der Finanz­abteilung (FA) am Campus Emden zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle mit der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer Vollbeschäftigung – zunächst befristet... Mehr Infos >>

Schleifring GmbH
In Kürze: Bei SCHLEIFRING erwartet Sie in unserem international ausgerichteten, produzierenden Unternehmen eine vielseitige Controlling-Rolle mit großem Gestaltungsspielraum. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen. Mehr Infos >>

Financial Accountant / Buchhalter (m/w/d)
Die activ factoring AG ist eine Tochtergesellschaft der Raiffeisenlandesbank Oberösterreich AG, Österreichs größte und erfolgreichste Regionalbank. Wir sind einer der führenden Factoring-Dienstleister in Deutschland und auch Ansprechpartner für maßgeschneiderte Lösungen zur Forderungsfinanzierung... Mehr Infos >>

Buchhalter (m/w/d) Vollzeit/Teilzeit
Wir sind der erste Ansprechpartner für die Marken Volvo, Peugeot und Ford im Raum Aschaffenburg. Freuen Sie sich auf ein modernes, innovatives Autohaus und wachsen Sie mit uns! Wir bieten Ihnen: Flexible Arbeitszeiten, Ab dem ersten Tag einen unbefristeten Arbeitsvertrag, 30 Tage Urlaub, Verkürzt... Mehr Infos >>

Prozessmanager (m/w/d) Rechnungswesen
Die Stadtwerke Heilbronn GmbH ist ein wachstums­orientiertes Infrastruktur- und Dienst­leistungs­unter­nehmen. Mit ca. 420 Mitarbeitern erbringen wir Leistungen für die Einwohner der Stadt Heilbronn und die in Heilbronn ansässigen Unternehmen in den Bereichen Wasser­versorgung, Stadtbahn und -bus... Mehr Infos >>

Produktionscontroller (m/w/d)
GOLDBECK realisiert zukunftsweisende Immobilien in Europa. Wir verstehen Gebäude als Produkte und bieten alle Leistungen aus einer Hand: vom Design über den Bau bis zu Services im Betrieb. Aktuell beschäftigt unser Familienunternehmen mehr als 13.000 Mitarbeitende an über 100 Standorten bei einer... Mehr Infos >>

Bilanzbuchhalter (m/w/d)
Flossbach von Storch zählt heute zu den größten unabhängigen Vermögensverwaltern in Europa. Mit mehr als 400 Mitarbeitenden betreuen wir rund 70 Mrd. Euro für private und institutionelle Kunden. Seit der Gründung im Jahr 1998 stehen wir für erstklassiges Investmentmanagement mit einem fundamental... Mehr Infos >>

Stellvertretende Abteilungsleitung (m/w/d) Finanz- und Rechnungswesen / Bilanzbuchhaltung
Menschen machen den Unterschied. Seit der Gründung im Jahr 1919 hat sich unser Familienunternehmen zu einem führenden Anbieter in den Bereichen Feuerverzinkung, Beschichtung, Rietbergbehälter und Gitterroste entwickelt. Heute arbeiten mehr als 1.750 Mitarbeitende an 20 Standorten in Deutschland, ... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Folgen Sie uns!

panthermedia_B90564160_patronestaff_310px.jpg

Controlling-Portal auf:
Facebook >> und  Linkedin >>

Veranstaltungs-Tipp

Confex_Online-Banner_290px.jpg
Lernen Sie von unseren Experten alle Tricks zum Thema Power BI.
  • Erfahrene Trainer mit fundiertem Power BI Wissen
  • Praxisnahe Beispiele und Übungen für sofortige Anwendung
  • Kleine Gruppen für maximale Interaktion
Melden Sie sich jetzt an, es gibt noch freie Plätze.

JOB- TIPP

Karriere_290px.png
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Controller finden Sie in der Controlling-Portal Stellenbörse. Immer auf dem Laufenden bleiben und neue Jobangebote mit dem Jobletter automatisch erhalten? Zur Jobletter-Anmeldung >>

Excel-Tool Bilanz- und Erfolgsanalyse

Bilanzanalyse-Tool 290px.jpg
Aus Bilanz und G+V werden alle gängigen Bilanz- und Erfolgskennzahlen errechnet und versucht, die Bewertung der Zahlen mit den Ampelfarben grün, gelb und rot deutlich zu machen. Die Ableitung bzw. Berechnung der Kennzahlen wird ausführlich dargestellt.

Jetzt hier für 34,- EUR downloaden >>

Excel-Tools für Controller!

Diagramme_Charts_pm_chormail@hotmail-com_B347361660_400x300.jpg

Über 500 Vorlagen direkt zum Download. Verschaffen Sie sich einen Überblick >>

Software-Tipps

jabatix_logo_Businessplan_290px.png
Jabatix NC ist eine Rechenmaschine, als add-on für Excel, für Controller in kleinen und mittleren Unternehmen. Sie führt komplexe Berechnungen durch und stellt die Ergebnisse in EXCEL bereit – ohne lange Einarbeitung. Mehr Informationen >>

Diamant.PNG
Diamant/3 bietet Ihnen ein Rechnungswesen mit integriertem Controlling für Bilanz- / Finanz- und Kosten- / Erfolgs- Controlling sowie Forderungsmanagement und Personalcontrolling. Erweiterbar bis hin zum unternehmensweiten Controlling. Mehr Informationen >>


Weitere Controlling-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Kreditrechner - 50 Darlehen in Excel verwalten

Kreditrechner_Excel.jpg
Mit diesem Kreditrechner für Excel hast du deine gesamte Schuldenlage im Griff – einfach, übersichtlich und effektiv. Spare bares Geld durch bessere Planung. Dieser Planer wurde speziell dafür entwickelt, auch bei komplexen Kreditstrukturen Übersicht und Kontrolle zu behalten. Bis zu 50 Kredite gleichzeitig verwalten und Laufzeiten bis zu 50 Jahre abbilden

Jetzt hier für 17,90 EUR downloaden!
Premium-Mitglied werden

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen Management. Mehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>