Controlling familien- und managementgeführter KMU im Vergleich

Im familiengeführten Mittelstand muss das Controlling einen schwierigen Spagat meistern: Transparenz in Teilgebieten schaffen, ohne dabei die Ergebnistransparenz im Gesamten darzustellen. Diese bleibt in familiengeführten Unternehmen meist den Inhabern vorbehalten. Das sind wesentliche Ergebnisse einer gemeinsamen Untersuchung der Fachhochschule Dortmund und Diamant Software. "Als Anforderung für die Controlling-Programme ergibt sich daraus,  leistungsfähige Berechtigungssysteme bereitzustellen und ein benutzergruppenorientiertes Berichtskonzept aufzubauen", sagt Studienleiter Professor Dietmar Schön  vom Fachgebiet Controlling an der FH Dortmund.

Familienbetriebe machen in Deutschland rund 70 Prozent aller Unternehmen aus, bieten 57 Prozent der Arbeitsplätze an und bilden damit den Kern der Wirtschaft. Trotz dieser großen Bedeutung finden kaum tiefer gehende Analysen zu familiengeführten Betrieben mit dem Focus Controlling statt. Ziel der im April 2010 durchgeführten Studie war es deshalb, deren Anforderungen an das Controlling in Abgrenzung zu managementgeführten Unternehmen herauszufinden. Dafür wurden die Antworten von knapp 200 KMU verschiedenster Branchen und Wirtschaftszweige ausgewertet. Entsprechend der Gesamtstatistik war dabei der Anteil familiengeführter Unternehmen (54,2%) höher als der managementgeführter Betriebe (44,7%).

Geringfügig Unterschiede bei Bedeutung, Rollenbild und organisatorischer Einordnung des Controlling

Nur einen geringfügigen Unterschied kann die Untersuchung bei der Bedeutung des Controlling ausmachen. In etwa gleichen Maßen wird es sowohl von management- als auch familiengeführten KMU als "sehr wichtig" eingestuft (47,1% bzw. 43,7%). Differenzierter fällt dagegen die Einschätzung aus, wie sich die Bedeutung in Zukunft entwickeln wird. Managementgeführte Unternehmen glauben zu 37,6%, dass das Controlling in den nächsten fünf Jahren sehr stark an Gewicht gewinnen wird, familiengeführte nur zur rund einem Viertel. "Zusammengefasst lässt sich feststellen, dass beide Gruppen dem Controlling eine große Bedeutung beimessen und diese in Zukunft steigen wird", kommentiert Rüdiger Müller (Bild), kaufmännischer Geschäftsführer von Diamant Software das Ergebnis.

Ein ähnliches Bild zeigt sich zunächst auch bei der Frage nach der organisatorischen Einordnung des Controllings. Beide Parteien sehen es mehrheitlich als Teilaufgabe des Rechnungswesens. Unterschiede gibt es allerdings beim Rest, der das Controlling anderswo verortet. Während gut 30% aller familiengeführten Unternehmen Controlling-Aufgaben der Unternehmensleitung zuordnen, finden sich bei managementgeführten Unternehmen (20%) eher eigene Controlling-Funktionen.

Kaum Unterschiede gibt es in Bezug auf das Rollenbild des Controlling: Bei beiden dominieren klassische Aufgaben wie Kontrolle oder Kosten- und Erfolgstransparenz. Deutlich nachrangig dagegen sind Gestaltungs- und Beratungsfunktionen sowie Moderations- und Kommunikationsaufgaben.

Mangelnde Integration von operativer und strategischer Planung

Operative Instrumente werden, wie zu erwarten war, häufiger von managementgeführten Unternehmen eingesetzt als von ihren familiengeführten Pendants. Deutlich wird aber bei beiden, dass traditionelle Instrumente (Berichtswesen, Kostenstellenrechnung, Soll-Ist-Abweichungsanalysen) ein starkes Übergewicht gegenüber neueren Instrumenten aufweisen (z.B. Prozesskostenrechnung oder Total Cost of Ownership). "Auffällig ist allerdings, dass der familiengeführte Mittelstand bei drei sehr wichtigen Instrumenten, nämlich der Deckungsbeitragsrechnung, der Kalkulation und der ABC-Analyse, die Nase vorn hat. Bei managementgeführten Betrieben hingegen besitzt die Budgetierung einen höheren Stellenwert", so Rüdiger Müller,

Befragt nach den operativen Instrumenten, die für die Zukunft geplant sind,  nennen die managementgeführten KMU zu gleichen Teilen Deckungsbeitragsrechnung, Kostenträgerrechnung und Kalkulation. Familiengeführte KMU planen am häufigsten Kosten-Nutzen-Analyse, Target Costing, Budgetierung und Break-Even-Analyse.

Bei den eingesetzten strategischen Instrumenten hebt sich insgesamt betrachtet die klassische Bilanzanalyse eindeutig ab. Erst mit Abstand folgen Markt- und Wettbewerbs- bis hin zu Umfeldanalysen. Ähnlich wie im operativen Bereich setzen sich auch hier eher die traditionellen Instrumente durch. Einzige Ausnahme ist dabei das Benchmarking. "Erkennbare Defizite offenbart die Studie hinsichtlich der Integration von strategischer mit operativer Planung. Weniger als 15% der Unternehmen geben an, diese bereits zu 100% umgesetzt zu haben", weiß Professor Schön.

Deutliche Unterschiede hinsichtlich Ergebnistransparenz

"Besonders spannend war wegen der unterschiedlichen Interessen die Frage nach der Ergebnistransparenz für die verschiedenen Adressaten", so der Studienleiter. "Volle Transparenz" für die Eigentümer wünschen sich familiengeführte Unternehmen (67,0%) deutlich öfter als managementgeführte Betriebe (51,8%). Beim Adressaten "Geschäftsführung" hingegen liegen beide Parteien gleichauf (73,8% bzw. 71,8%). "Diese etwas defensivere Transparenz gegenüber den Eignern bei managementgeführten Betrieben war zu erwarten. Wie aber steht es um die Ergebnistransparenz nach innen und nach außen? Dass die Transparenz je Hierarchiestufe im Inneren eines Unternehmens stufenweise abnimmt, ist einleuchtend. Unklar war allerdings der Unterschied nach Unternehmenstyp", sagt Professor Schön.

Das Ergebnis der Studie: Managementgeführte Unternehmen sind gegenüber Abteilungs-/Bereichs- und Gruppen-/Teamleitungen transparenter eingestellt. Bei familiengeführten KMU liegt die gewünschte Transparenz hier erkennbar zurück. "Dieses Ergebnis bestätigt die Vermutung, dass die Inhaber die Steuerung des Unternehmens lieber in Eigenregie durchführen und weniger an Führungspositionen im Unternehmen abgeben", so der Studienleiter. "Das Controlling hat hier eine schwierige Aufgabe zu übernehmen: Transparenz in Teilgebieten, aber nicht die Ergebnistransparenz der Unternehmung im Gesamten darzustellen. Diese bleibt meist den Inhabern vorbehalten."

Nach außen (z.B. gegenüber Investoren und Banken) dagegen ist das Zugeständnis in Sachen Ergebnistransparenz der familiengeführten Unternehmen laut Studie höher als zum Teil nach innen. Professor Schön: "Hier spielt wahrscheinlich die Abhängigkeit bei der Finanzierung eine wichtige Rolle."

Kennzahlen-Systeme ganz oben auf der Wunschliste

Gleichauf liegen beide Parteien insgesamt betrachtet dann wieder, wenn es um die EDV-Unterstützung des Controlling geht. Sowohl im internen als auch externen Rechnungswesen findet sich eine hohe EDV-Quote. Schaut man auf die einzelnen Systembereiche, offenbart sich der größte Unterschied bei Fakturierung und Auftragsabwicklung. Hier liegen die familiengeführten Unternehmen (88,3% bzw. 75.7%) gegenüber den managementgeführten Betrieben (67,1% bzw. 55,5%) deutlich vorn. Bei der für die Zukunft geplanten EDV-Unterstützung stehen bei familiengeführten KMU Systeme zur Abbildung von Kennzahlen (32,0%), ganz oben auf der Liste; managementgeführte Unternehmen wollen vor allem in Software für Liquiditätsvorschau und -analyse (38,5 %) investieren.

Rüdiger Müller: "Die aktuelle Studie bestätigt, dass wir mit unseren Rechungswesen- und Controlling-Lösungen dem ganzen Mittelstand gerecht werden. Sowohl die Besonderheiten der familien- als auch der managementgeführten KMU werden vollintegriert und voreingestellt abgedeckt."

Quelle: Diamant Software letzte Änderung E.R. am 04.02.2022 Bild:  Rüdiger Müller, Kaufmännischer Geschäftsführer, Diamant Software