Megatrend Self-Reporting - Chance oder Bedrohung für Controller?

Mit Excel-Checkliste

Jörgen Erichsen
 

Self-Reporting – auch Self-Service-Business-Intelligence (SSBI) oder Self-Service-Controlling - ist ein wichtiger Trend im Zuge der Digitalisierung in Unternehmen und im Controlling. Self-Reporting bietet Managern die Möglichkeit, sich Berichte oder Kennzahlen selbst so zusammenzustellen, wie sie es für richtig halten bzw. sie sie benötigen. Damit stellt sich für Controller die Frage, ob sie ein bisher wichtiges Aufgaben- und Arbeitsfeld verlieren.

Bleiben also in Zukunft "nur" noch Planung, Kontrolle und Steuerung und sind so Controller potenziell von Arbeitslosigkeit bedroht? Oder führt der Trend zum Self-Reporting im Gegenteil sogar dazu, dass für Controller die Aufgabenfülle zunimmt? Der Beitrag versucht eine Einordnung und zeigt, wohin die Reise aus heutiger Sicht gehen kann, auch wenn viele Dinge noch im Fluss sind und sich laufend verändern.

Trend zum Self-Reporting nimmt rasend schnell zu

Bis vor kurzem wurde das Thema Reporting und Kennzahlen noch mehr oder weniger vollständig vom Controlling vereinnahmt. Das heißt: Im Idealfall haben Fachabteilungen und Controlling sich darüber verständigt, welche Berichte und Kennzahlen wem in welchen Abständen vom Controlling bereitgestellt wurden.

Zusätzlich wurden als wichtig erachtete Berichte und Kennzahlen z.B. im Rahmen von Geschäftsleitungsrunden vorgestellt und über die Ergebnisse diskutiert. Das Controlling hat hier vor allem Daten gesammelt, erste Analysen durchgeführt, die Resultate kommentiert und bei Abweichungen gemeinsam mit den Fachbereichen nach Verbesserungsmöglichkeiten gesucht.

Individuelle Berichte und Kennzahlen quasi auf Knopfdruck möglich

Mit der Digitalisierung und der Möglichkeit, immer mehr Daten quasi automatisch zu Berichten und Kennzahlen zusammenzustellen, verschieben sich die Tätigkeitsschwerpunkte: Moderne Programme ermöglichen es Fach- und Führungskräften, ohne Hilfe z.B. des Controllings auf eine theoretisch beliebige Anzahl an Informationen, Zahlen und Kenngrößen jederzeit zugreifen zu können. Manager können sich selbstständig Berichte so erstellen, wie sie es sich wünschen. Und häufig werden die erreichten Resultate zumindest im ersten Schritt von den Empfängern bzw. Erstellern interpretiert und als Entscheidungshilfe genutzt.

Auf den ersten Blick werden Controller damit nicht mehr für die Erstellung von Berichten und Co. benötigt und verlieren einen wichtigen Teil ihrer bisherigen Arbeit. Dieser Trend wird auch dadurch verstärkt, dass Manager ohnehin seit langem mit großen Teilen des Reportings unzufrieden sind. Einige Studien, etwa von Horváth & Partners, zeigen, dass fast die Hälfte der Manager meint, dass z.B. die Erstellung von Berichten zu lange dauert, sie zu umfangreich sind, die falschen Informationen enthalten und auch, dass der Zukunftsbezug fehlt. Zudem wünschen Manager sich auch kurzfristig Informationen, die ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen, außerhalb "klassischer" Reporting-Zyklen und standardisierter Strukturen.

Vor- und Nachteile von Self-Reporting

Self Reporting bietet für Manager und Controller u.a. diese wesentlichen Vor- und Nachteile, wobei die Vorteile häufig aus Sicht des Managements und die Nachteile eher aus Sicht des Controllings zu sehen sind:

Vorteile Nachteile
Ständige Verfügbarkeit von Zahlen und Informationen Zunehmende Wünsche und Anforderungen von Führungskräften auf Grund einfacher Verfügbarkeit von Daten
Abruf von wirklich benötigten Informationen Verlust an Transparenz, wenn es immer mehr Kennzahlen und Berichte gibt
Berichtswesen wird an Dynamik und Volatilität angepasst Schwierige Vergleichbarkeit von Zahlen, wenn kein "Single Point of Truth" (SPOT) definiert ist. SPOT bedeutet etwa: einziger Punkt der Wahrheit. Dabei geht es darum, im Unternehmen einen Datenbestand zu haben, der den Anspruch erfüllt, richtig zu sein und auf den man sich verlassen kann. Es muss also eine Datenbasis vorhanden sein, auf die alle Systeme zugreifen und so z.B. sicherstellen, dass Umsatzzahlen, die miteinander verglichen werden sollen, sich immer auch auf die gleiche Zeit beziehen und dass es nicht dazu kommt, dass man Zahlen unterschiedlicher Tageszeiten miteinander vergleicht. Ist das der Fall, unterscheidet sich z.B. die Umsatzrendite am Mittag von der vom Abend.
Keine Notwendigkeit der Rücksprache mit dem Controlling Je kürzer die Darstellungszeiträume, desto größer das Risiko, dass Zufallsschwankungen die Ergebnisse verzerren
Tendenziell einfache technische Realisierung Ohne klare Rahmenbedingungen steigt das Risiko von Fehlentscheidungen
Ein-/Anbindung weiterer IT-Systeme (auch extern) möglich Steigende IT-Kosten, Anschaffung und Pflegekosten
Weit gehender Verzicht auf bisher übliche Ad-Hoc-Berichte Nicht alle Mitarbeiter haben ausreichende IT-Kompetenzen
Informationen unabhängig von Standort, Endgeräten und Zeit Ohne Controlling fehlende Einordnung oder Interpretation von Ergebnissen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich Manager mehr Flexibilität bei der Erstellung von Berichten und Kennzahlen, schnelle Antworten auf Ad-Hoc-Fragen, mehr Gestaltungsmöglichkeiten und eine weit gehend selbstständige Entwicklung von Daten- und Analysemodellen wünschen. Controller hingegen sind eher an nachvollziehbaren Strukturen und Regeln, verbindlichen Vorgehensweisen für alle Beteiligten, klaren Definitionen (z.B. in Bezug auf die Zusammensetzung von Kennzahlen) oder auch an der Einhaltung von Datensicherheit und –schutz interessiert (Stichworte z.B. DSGVO und GOBD).

Letzte Änderung W.V.R am 24.07.2023

Autor(en): Jörgen Erichsen
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