Bedingte Formatierung für Controlling-Berichte in MS Excel 2003 und 2007

Alexander Wildt
Im Controlling ist das Berichtswesen (Reporting) ein wesentlicher Bestandteil. Es stellt die wichtigsten Informationen für verschiedene Adressaten zur Verfügung. Da in einem Unternehmen verschiedenste Daten entstehen, müssen diese im Berichtswesen durch den Controller aufbereitet werden. Neben der Verdichtung und Auswertung der Daten gehört auch die optische Aufbereitung dazu, um somit für die Adressaten wichtige Inhalte besser hervorzuheben. 

Aus diesem Grund soll in diesem Excel-Tipp vorgestellt werden, wie ein Controller mit der bedingten Formatierung von MS Excel verschiedene Formatierungen durchführen kann. 

1. Allgemeines 

In MS Excel 2003 oder früheren Versionen konnten über die Standardfunktion der bedingten Formatierung nur 3 bedingte Formatierungen eingefügt werden. Wenn diese Regel umgangen werden sollte, musste auf VBA zurückgegriffen werden. Zusätzlich waren nur einfache Effekte mit der Standardfunktion durchführbar. 

Diesbezüglich wurde in MS Excel 2007 und neuere Versionen einiges verändert. Es stehen dem Nutzer jetzt mehr als drei Formatierungen zur Auswahl und zusätzlich können verschiedene grafische Effekte ergänzt werden. Diese Neuerungen haben jedoch den Nachteil, dass die bedingten Formatierungen nicht mehr kompatibel mit MS Excel 2003 sind und somit in den älteren Versionen nicht dargestellt werden können. 

Daher werden zunächst in diesem Tipp bedingte Formatierungen vorgestellt, die in MS Excel 2003 und 2007 funktionieren und im Anschluss folgen bedingte Formatierungen, die nur ab MS Excel 2007 zur Verfügung stehen. 

Um bedingte Formatierungen einzugeben, benötigten Sie das Eingabefenster für bedingte Formatierungen. Dies können Sie wie folgt öffnen. 

MS Excel 2003 oder älter: Format/Bedingte Formatierung… 

MS Excel 2007 oder neuer: Start/Formatvorlagen/Bedingte Formatierung/Regeln verwalten…/Neue Regel 
2. Jede zweite Zeile einfärben

Häufig wird in Listen gewünscht, dass jede zweite Zeile eine andere Farbe enthält, um somit die Liste besser lesen zu können. In diesem Fall ist eine Umsatzliste gegeben.

Diese Formatierung können Sie am besten umsetzen, wenn Sie die betroffenen Zellen markieren und in den Formeleditor für bedingte Formatierung folgende Formel eintragen und die gewünschte Formatierung wählen. In diesem Beispiel sollen die zu verändernden Zeilen hellgrau eingefärbt werden.

Formel: =Rest(Zeile();2)


abb1-gefaerbete-zeilen-bed-format.jpg
Abb. 1 gefärbte Zeilen

Dies kann auch analog dazu mit Spalten durchgeführt werden, hierfür ersetzen Sie Zeile() durch Spalte().

3. Den größten oder kleinsten Wert hervorheben

Diese Funktion kann genutzt werden um zum Beispiel den größten Umsatz in einer Region hervorzuheben. Jedoch wird selten nur die einzelne Zahl benötigt, meist soll die ganze Zeile markiert werden.

In diesem Beispiel soll der größte Wert grün und der kleinste Wert rot hervorgehoben werden.

Hierfür markieren Sie die Tabelle mit den Daten und geben in den Editor folgende Formeln ein.

Formel für größten Wert: =$G5=MAX($G$5:$G$64)
Formel für kleinsten Wert: =$G5=MIN($G$5:$G$64)

Die Formel bezieht sich auf eine Wertetabelle, in der in Spalte G in den Zeilen 5 bis 64 die Werte (Umsätze) enthalten sind.

abb2-min-max-gefaerbt-bed-format.jpg 
Abb. 2 Max und Min

4. Einen bestimmten Wertebereich hervorheben

Der Controller möchte in der Umsatztabelle sämtliche Umsätze hervorheben, die zwischen zwei bestimmten Werten liegen. Der größte Grenzwert soll in Zelle N5 definiert werden und der kleinste Grenzwert in N6. Hierfür wird der Zellenbereich der Datentabelle ebenfalls markiert und im Editor für die bedingte Formatierung folgende Formel erfasst.

Formel:  =UND($K5<=$N$5;$K5>=$N$6)

Als Formatierung wurde ein gelber Hintergrund gewählt. In diesem Fall sind in Spalte K die Umsatzzahlen enthalten, beginnend in Zeile 5.

abb3-wertebereich-faerben-bed-format.jpg 
Abb. 3 Wertebereich

5. Neue Möglichkeiten ab MS Excel 2007

Neben den bisher genannten Beispielen, die in beiden Excel Versionen umsetzbar sind, sollen in diesem Punkt noch einige schnelle Formatierungen mit Bedingungen vorgestellt werden, welche ab MS Excel 2007 verfügbar sind. Dafür wird von der gleichen Umsatztabelle ausgegangen.

In diesem Tipp sollen drei Möglichkeiten vorgestellt werden.

5.1. Datenbalken

Diese Option fügt einen grafischen Balken in den Datensatz ein, der anzeigt, wie groß der Wert im Gegensatz zu den anderen Werten ist. Hierfür wird im Menü für bedingte Formatierungen die Option Datenbalken geöffnet und eine beliebige Formatierung angeklickt.

Abb4-mit-Datenbalken-bed-format.JPG
Abb. 4 Datenbalken

5.2 Farbskalen

Auch diese Formatierung kann im Menü für bedingte Formatierungen aufgerufen werden. Bei dieser Option erhalten die Werte eine Hintergrundfarbe, welche zum Beispiel einen guten oder schlechten Wert darstellt. Dabei werden zusätzlich unterschiedliche Schattierungen genutzt, um eine Aussage zu dem Wert selbst zu treffen.

abb5-farbskalen-bed-format.JPG
Abb. 5 Farbskalen

5.3 Symbolsätze

Die Symbolsätze funktionieren genauso wie die Farbskalen. Jedoch wird hierbei nicht die Hintergrundfarbe geändert, sondern ein Symbol vor dem Wert zeigt dessen Wertigkeit an.

Die Symbolsätze fügen Sie genauso wie Datenbalken oder Farbskalen ein.

abb6-symbolesaetze-bed-format.JPG
Abb. 6 Symbolsätze

Die hier vorgestellten Möglichkeiten sind nur Anregungen, natürlich können Sie weitere Regeln oder andere Kombinationen verwenden.

Die Beispieldateien bedingte Formatierungen können Sie hier herunterladen >>

 

 

 
Informieren Sie sich regelmäßig über neue Excel-Tipps  und Excel-Tools
in unserem monatlich erscheinenden >>Newsletter<<.



letzte Änderung Alexander Wildt am 17.08.2024


Autor:in


weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge
Literaturhinweise
Excel-Tools

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Controlling-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten für Controller. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Controlling- Newsletter

Neben aktuellen Neuigkeiten für Controller und neu eingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen , Seminarangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor.
Werden Sie jetzt monatlich über
neue Fachbeiträge, Controlling-Tools und News informiert! Zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 3.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Controller-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Controlling-Forum.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Controlling.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Controller? Mit einer Stellenanzeige auf Controlling-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

KLR-Begriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Kostenrechnung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.

Riesen- Ressource

Auf Controlling-Portal.de sind bereits über 1.500 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Amüsante Glosse

Zweifel_Denken_Frau_Brille_pm_luckyraccoon_400x300.jpg

Erfolgreiche Unternehmer einer Kleinstadt treffen sich regelmäßig im örtlichen Golfclub und diskutieren mit Ihrer Lieblingskellnerin und BWL-Studentin Pauline betriebswirtschaftliche Probleme. Amüsant und mit aktuellem Bezug geschrieben von Prof. Peter Hoberg.

Zur Serie "Neulich im Golfclub" >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Controller, u.a. auch Kurse zum Controller / IHK zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Controlling-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

teamwork_pm_Dmitriy_Shironosov_400x300.jpg  
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 3 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>

Controlling-Software gesucht?

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_B9707546_400x300.jpg

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick >>
Anzeige
Buch: Kennzahlenguide für Controller

Stellenanzeigen

Controlling Specialist (m/w/d) – Bereich Theater
Hierbei bist du nicht nur Zahlenjongleur, sondern auch ein echter Business Partner für unsere Produktionen bzw. Shows. Du trägst mit deiner Arbeit aktiv zum Erfolg von internationalen Bühnenhits, wie König der Löwen, Tarzan, &Julia und MJ bei! Mehr Infos >>

Stellvertretende Leitung Finanzbuchhaltung (m/w/d)
Seit Generationen kümmern wir uns um die Erfassung und Abrechnung von Heizenergie, Wasser und Strom in den verschiedensten Immobilienarten. Dank unserer digitalen Messtechniken können wir Kunden und Kundinnen verlässliche Daten über ihren Energieverbrauch zur Verfügung stellen und machen damit Ei... Mehr Infos >>

Junior Controller (m/w/d)
Die GEBHARDT Intralogistics Group ist einer der führenden Anbieter von Materialfluss- und innerbetrieblichen Logistiksystemen. Seit über 70 Jahren entwickelt GEBHARDT maßgeschneiderte Komplettlösungen – von der Idee bis zur vollständigen Realisierung – im Bereich Transport, Materialfluss, Sortier... Mehr Infos >>

(Junior) Group Controller (m/w/d)
Wir sind eine dynamisch wachsende Unternehmensgruppe und suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als (Junior) Group Controller (w/m/d). In dieser verantwortungsvollen Position berichtest du direkt an die Geschäftsführung und gestaltest aktiv die gruppen... Mehr Infos >>

Teamleitung Finanzen (m/w/d)
Wir bieten eine interessante und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamischen, anregenden und unterstützenden internationalen Forschungs­umfeld. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), je nach persönlicher Qualifikation und Erfahrung bis zur Entgel... Mehr Infos >>

ESG-Controller (m/w/d)
Die Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH ist das Dach, unter dem zahlreiche kommunalen Unternehmen in Duisburg zusammengefasst sind. Als Holding bündeln wir die Geschäftsfelder Mobilität, Versorgung und Services und verantworten vor allem die strategische Konzern- und Unternehmens... Mehr Infos >>

Finanzkoordination für Drittmittelprojekte (m/w/d)
Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Univer­sitäten in Europa mit einer über 500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchs­volle aka­demische Aus­bildung und heraus­ragende For­schung. Das Referat beschäftigt sich mit Drittmitteln, die eine wichtige Finanzierungs­qu... Mehr Infos >>

Mitarbeiter:in Buchhaltung & Controlling (w/m/d)
Die Stiftung Erinnerung, Verantwortung und Zukunft (Stiftung EVZ) ist eine Stiftung öffentlichen Rechts. Sie unterstützt Überlebende nationalsozialistischer Verfolgung und stärkt das Engagement ihrer Nachkommen, agiert gemeinsam mit jungen Menschen für lebendiges Erinnern an die Schicksal... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Folgen Sie uns!

panthermedia_B90564160_patronestaff_310px.jpg

Controlling-Portal auf:
Facebook >> und  Linkedin >>

Beliebtes PC-Seminar:
Power BI - Das moderne Business Intelligence-Tool

20241008-06816_290x100px.jpg

Das beliebte PC-Seminar bietet Ihnen den Einstieg in die Analyse, Auswertung und Visualisierung von Daten mit Power BI, um Ihre Aufgaben im Controlling effizienter und schneller zu erledigen. So können Sie z. B. Daten aus Excel-, CSV-Dateien, SQL-Datenbanken etc. automatisiert importieren und bereinigen, um diese in gewünschter Form auswerten und visualisieren zu können. Nach dem Seminar kennen Sie die wichtigsten Begriffe und Anwendungsfälle von Power BI und können das Wissen in Ihrem Unternehmen umsetzen.   

Erfahren Sie mehr zum PC-Seminar >>  

JOB- TIPP

Karriere_290px.png
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Controller finden Sie in der Controlling-Portal Stellenbörse. Immer auf dem Laufenden bleiben und neue Jobangebote mit dem Jobletter automatisch erhalten? Zur Jobletter-Anmeldung >>

Excel-Tool Bilanz- und Erfolgsanalyse

Bilanzanalyse-Tool 290px.jpg
Aus Bilanz und G+V werden alle gängigen Bilanz- und Erfolgskennzahlen errechnet und versucht, die Bewertung der Zahlen mit den Ampelfarben grün, gelb und rot deutlich zu machen. Die Ableitung bzw. Berechnung der Kennzahlen wird ausführlich dargestellt.

Jetzt hier für 34,- EUR downloaden >>

Excel-Tools für Controller!

Diagramme_Charts_pm_chormail@hotmail-com_B347361660_400x300.jpg

Über 500 Vorlagen direkt zum Download. Verschaffen Sie sich einen Überblick >>

Software-Tipps

QuoVadis.jpg
Der BusinessPlanner besticht seit Jahren durch seine schnelle und professionelle Umsetzung einer integrierten Unternehmensplanung. Ein besonderer Fokus liegt auf der Integration von Planbilanz und Finanzplan / Cashflow – inklusive transparentem und aussagekräftigem Reporting.
Mehr Informationen >>

LucaNet_simply_intelligent_Logo_RGB.jpg
LucaNet.Planner deckt alle Anforderungen der integrierten Unternehmensplanung, des Reportings und der Analyse ab. Setzen Sie auf eine Software, die Ihnen mit maximaler Transparenz Arbeitsprozesse erleichtert. Mit wenigen Mausklicks passen Sie vorgefertigte Strukturen an Ihre Bedürfnisse an und importieren Ist-Zahlen über fertige Schnittstellen aus Ihrem Vorsystem.  Mehr Informationen >>

idl.png
Die IDL CPM Suite ist eine Software für die Unternehmenssteuerung mit integrierten Applikationen für Konzernkonsolidierung, Finanzplanung, operative Planung, Managementreporting, regulatorisches Berichtswesen und Analyse. Herausragende Usability, hohe Automatisierung und Fachlichkeit zeichnen sie aus. Mehr Informationen >>

Weitere Controlling-Software-Lösungen im Marktplatz >>

PLC Businessplan

Sie benötigen Hilfe bei der Erstellung Ihres Businessplans? Der automatisierte Businessplan hilft Ihnen systematisch bei der Erstellung und das automatisiert und ohne viel Dateneingabe.
 Mehr Informationen >>

Nutzwertanalyse

Die Nutzwertanalyse ist eine Methode zur quantitativen Bewertung des Nutzens von Entscheidungsalternativen, die wegen fehlender numerischer oder monetärer Vergleichskriterien nicht oder schwer miteinander vergleichbar sind.
Mehr Informationen >>

Meilensteintrendanalyse

Meilensteintrendanalyse.png
Diese auf Excel basierende Meilensteintrendanalyse ist ein effizientes grafisches Werkzeug zur Verfolgung von Projektmeilensteinen. Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Skript Kostenrechnung

Umfassendes Skript für Studenten, Auszubildende und angehende Bilanzbuchhalter zu allen prüfungsrelevanten Themen aus der Kosten- und Leistungsrechnung als ebook im pdf-Format. Auf 163 Seiten wird alles zum Thema Kostenrechnung ausführlich und verständlich sowie mit vielen Abbildungen und Beispielen erläutert.

Themen:

- Kostentheorie
- Aufgaben und Systeme der Kostenrechnung
- Vollkostenrechnung
- Teilkostenrechnung (Deckungsbeitragsrechnung)
- Plankostenrechnung
- Kurzfristige Erfolgsrechnung
- Prozesskostenrechnung
- Kalkulation im Handel

Zusätzlich zum Skript erhalten Sie umfangreiche Klausuraufgaben und Übungsaufgaben mit Lösungen! Preis 9,90 EUR Hier bestellen >>

Begriffsverwirrung vermeiden - Eine Serie von Prof. Ursula Binder 

PantherMedia_Wavebreakmedia_ltd_400x289.jpg
Im Laufe der Zeit haben sich Fachbegriffe entwickelt, die exakt definiert sind. Jedoch sind einige Begriffe mehrdeutig, was zu vielen Missverständnissen und Fehlern führt. In dieser Serien werden einige Begriffe vorgestellt um Verwirrungen zu vermeiden.
Zur kompletten Serie >>
Weitere interessante Serien finden Sie hier >> 

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>