Bedingte Formatierung für Controlling-Berichte in MS Excel 2003 und 2007

Im Controlling ist das Berichtswesen (Reporting) ein wesentlicher Bestandteil. Es stellt die wichtigsten Informationen für verschiedene Adressaten zur Verfügung. Da in einem Unternehmen verschiedenste Daten entstehen, müssen diese im Berichtswesen durch den Controller aufbereitet werden. Neben der Verdichtung und Auswertung der Daten gehört auch die optische Aufbereitung dazu, um somit für die Adressaten wichtige Inhalte besser hervorzuheben. 

Aus diesem Grund soll in diesem Excel-Tipp vorgestellt werden, wie ein Controller mit der bedingten Formatierung von MS Excel verschiedene Formatierungen durchführen kann. 

1. Allgemeines 

In MS Excel 2003 oder früheren Versionen konnten über die Standardfunktion der bedingten Formatierung nur 3 bedingte Formatierungen eingefügt werden. Wenn diese Regel umgangen werden sollte, musste auf VBA zurückgegriffen werden. Zusätzlich waren nur einfache Effekte mit der Standardfunktion durchführbar. 

Diesbezüglich wurde in MS Excel 2007 und neuere Versionen einiges verändert. Es stehen dem Nutzer jetzt mehr als drei Formatierungen zur Auswahl und zusätzlich können verschiedene grafische Effekte ergänzt werden. Diese Neuerungen haben jedoch den Nachteil, dass die bedingten Formatierungen nicht mehr kompatibel mit MS Excel 2003 sind und somit in den älteren Versionen nicht dargestellt werden können. 

Daher werden zunächst in diesem Tipp bedingte Formatierungen vorgestellt, die in MS Excel 2003 und 2007 funktionieren und im Anschluss folgen bedingte Formatierungen, die nur ab MS Excel 2007 zur Verfügung stehen. 

Um bedingte Formatierungen einzugeben, benötigten Sie das Eingabefenster für bedingte Formatierungen. Dies können Sie wie folgt öffnen. 

MS Excel 2003 oder älter: Format/Bedingte Formatierung… 

MS Excel 2007 oder neuer: Start/Formatvorlagen/Bedingte Formatierung/Regeln verwalten…/Neue Regel 
2. Jede zweite Zeile einfärben

Häufig wird in Listen gewünscht, dass jede zweite Zeile eine andere Farbe enthält, um somit die Liste besser lesen zu können. In diesem Fall ist eine Umsatzliste gegeben.

Diese Formatierung können Sie am besten umsetzen, wenn Sie die betroffenen Zellen markieren und in den Formeleditor für bedingte Formatierung folgende Formel eintragen und die gewünschte Formatierung wählen. In diesem Beispiel sollen die zu verändernden Zeilen hellgrau eingefärbt werden.

Formel: =Rest(Zeile();2)


abb1-gefaerbete-zeilen-bed-format.jpg
Abb. 1 gefärbte Zeilen

Dies kann auch analog dazu mit Spalten durchgeführt werden, hierfür ersetzen Sie Zeile() durch Spalte().

3. Den größten oder kleinsten Wert hervorheben

Diese Funktion kann genutzt werden um zum Beispiel den größten Umsatz in einer Region hervorzuheben. Jedoch wird selten nur die einzelne Zahl benötigt, meist soll die ganze Zeile markiert werden.

In diesem Beispiel soll der größte Wert grün und der kleinste Wert rot hervorgehoben werden.

Hierfür markieren Sie die Tabelle mit den Daten und geben in den Editor folgende Formeln ein.

Formel für größten Wert: =$G5=MAX($G$5:$G$64)
Formel für kleinsten Wert: =$G5=MIN($G$5:$G$64)

Die Formel bezieht sich auf eine Wertetabelle, in der in Spalte G in den Zeilen 5 bis 64 die Werte (Umsätze) enthalten sind.

abb2-min-max-gefaerbt-bed-format.jpg 
Abb. 2 Max und Min

4. Einen bestimmten Wertebereich hervorheben

Der Controller möchte in der Umsatztabelle sämtliche Umsätze hervorheben, die zwischen zwei bestimmten Werten liegen. Der größte Grenzwert soll in Zelle N5 definiert werden und der kleinste Grenzwert in N6. Hierfür wird der Zellenbereich der Datentabelle ebenfalls markiert und im Editor für die bedingte Formatierung folgende Formel erfasst.

Formel:  =UND($K5<=$N$5;$K5>=$N$6)

Als Formatierung wurde ein gelber Hintergrund gewählt. In diesem Fall sind in Spalte K die Umsatzzahlen enthalten, beginnend in Zeile 5.

abb3-wertebereich-faerben-bed-format.jpg 
Abb. 3 Wertebereich

5. Neue Möglichkeiten ab MS Excel 2007

Neben den bisher genannten Beispielen, die in beiden Excel Versionen umsetzbar sind, sollen in diesem Punkt noch einige schnelle Formatierungen mit Bedingungen vorgestellt werden, welche ab MS Excel 2007 verfügbar sind. Dafür wird von der gleichen Umsatztabelle ausgegangen.

In diesem Tipp sollen drei Möglichkeiten vorgestellt werden.

5.1. Datenbalken

Diese Option fügt einen grafischen Balken in den Datensatz ein, der anzeigt, wie groß der Wert im Gegensatz zu den anderen Werten ist. Hierfür wird im Menü für bedingte Formatierungen die Option Datenbalken geöffnet und eine beliebige Formatierung angeklickt.

Abb4-mit-Datenbalken-bed-format.JPG
Abb. 4 Datenbalken

5.2 Farbskalen

Auch diese Formatierung kann im Menü für bedingte Formatierungen aufgerufen werden. Bei dieser Option erhalten die Werte eine Hintergrundfarbe, welche zum Beispiel einen guten oder schlechten Wert darstellt. Dabei werden zusätzlich unterschiedliche Schattierungen genutzt, um eine Aussage zu dem Wert selbst zu treffen.

abb5-farbskalen-bed-format.JPG
Abb. 5 Farbskalen

5.3 Symbolsätze

Die Symbolsätze funktionieren genauso wie die Farbskalen. Jedoch wird hierbei nicht die Hintergrundfarbe geändert, sondern ein Symbol vor dem Wert zeigt dessen Wertigkeit an.

Die Symbolsätze fügen Sie genauso wie Datenbalken oder Farbskalen ein.

abb6-symbolesaetze-bed-format.JPG
Abb. 6 Symbolsätze

Die hier vorgestellten Möglichkeiten sind nur Anregungen, natürlich können Sie weitere Regeln oder andere Kombinationen verwenden.

Die Beispieldateien bedingte Formatierungen können Sie hier herunterladen >>

 

 

 
Informieren Sie sich regelmäßig über neue Excel-Tipps  und Excel-Tools
in unserem monatlich erscheinenden >>Newsletter<<.

letzte Änderung Alexander Wildt am 09.09.2019

Drucken RSS

Der Autor:


Club-Profil | weitere Fachbeiträge | Forenbeiträge | Blog | Fotogalerie
Literaturhinweise
Excel-Tools
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

RS Controlling-System

Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist- Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>.

Über 3.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Controller-Community und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Controlling-Forum.
Anzeige
Buch: Dashboards mit Excel

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Controlling.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Controller? Mit einer Stellenanzeige auf Controlling-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

KLR-Begriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Kostenrechnung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Riesen- Ressource

Auf Controlling-Portal.de sind bereits über 1.500 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Amüsante Glosse

Zweifel_Denken_Frau_Brille_pm_luckyraccoon_400x300.jpg

Erfolgreiche Unternehmer einer Kleinstadt treffen sich regelmäßig im örtlichen Golfclub und diskutieren mit Ihrer Lieblingskellnerin und BWL-Studentin Pauline betriebswirtschaftliche Probleme. Amüsant und mit aktuellem Bezug geschrieben von Prof. Peter Hoberg.

Zur Serie "Neulich im Golfclub" >>
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als pdf-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft für nur 89,- EUR inkl. MWSt. im Jahr! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Weitere Informationen >>
 

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
 

Fachbeitrag veröffentlichen?

Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>
Anzeige

Kennzahlen-Guide

Kennzahlen-Guide-klein.pngÜber 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 

Preis: ab 12,90 Euro Brutto mehr Informationen >>
 

Dashboards mit Excel

dashboards_cover.jpgWie erstelle ich ein Tacho- oder Ampel-Diagramm? Wie kann ich Abweichungen in Tabellen ansprechend visualisieren? Das wird Ihnen hier anschaulich erklärt.

Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR
oder E-Book für 24,90 EUR 
mehr Informationen >>

  

Reporting 1x1

reporting1x1-klein.jpgViel ist zum Berichtswesen oder Reporting schon geschrieben worden. Dennoch zeigen Umfragen, dass rund 50 Prozent der Empfänger von Berichten mit dem Reporting nicht zufrieden sind. Jörgen Erichsen erklärt in diesem Buch die Bedeutung und die Handhabung des Berichtswesens speziell für kleinere Betriebe. Mit zahlreichen Beschreibungen, Beispielen und Checklisten.

Taschenbuch in Farbe für 24,90 EUR
oder E-Book für 15,90 EUR 
mehr Informationen >>

Anzeige

Buch-Tipp

Dashboards mit Excel im Controlling

dashboards_cover.jpgWie erstelle ich ein Tacho- oder Ampel-Diagramm? Wie kann ich Abweichungen in Tabellen ansprechend visualisieren? Das wird Ihnen hier anschaulich erklärt.

Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR, Mehr Infos >>


Anzeige

Anzeige
 



aufgefallen ?!


Ihre Werbung hier !






Anzeige

Stellenmarkt

Sachbearbeiter Buchhaltung / Rechnungswesen (m/w/d)
Löwenstein Medical Technology ist ein mittelständisches Unternehmen unter dem Dach der international aufgestellten Löwenstein Gruppe. Als Kompetenzträger für respiratorische Diagnostik und Therapie entwickeln und produzieren wir in Deutschland hochwertige Medizinprodukte „Made in Germany“ für den... Mehr Infos >>

Controller / Werkscontroller (m/w/d)
Habasit ist eine global orientierte, unabhängige Unternehmensgruppe und zählt international seit Jahrzehnten zu den renommiertesten, technologisch führenden und wirtschaftlich gesunden Anbietern von Transport-/Prozessbändern, Antriebs-, Rund- und Zahnriemen sowie modularen Kunststoffbändern. Als ... Mehr Infos >>

Spezialist (m/w/d) Controlling-Systeme und Reporting
Die GfE Gesellschaft für Elektro­metallurgie mbH wurde 1911 gegründet und ist heute einer der welt­weit führenden Hersteller und Anbieter von Hochleistungs­metallen und -materialien. Unser hoch­qualitatives Produkt­spektrum erstreckt sich von metallischen und keramischen Beschichtungs­werkstoffen... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Anzeige

Software-Tipp

canei.png
CANEI.digital ist der digitale Controller. Mit wenigen Klicks das eigene Unternehmen besser verstehen, in kürzester Zeit für das eigene Unternehmen eine solide Finanzplanung aufstellen und Berichtsstrukturen schaffen, wo keine existieren.
Mehr Informationen >>
Anzeige

Software-Tipps

LucaNet_simply_intelligent_Logo_RGB.jpg
LucaNet.Financial Consolidation ist die Software für eine prüfungssichere Konsolidierung, die alle Funktionen für die Erstellung eines legalen Konzernabschlusses nach unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards bietet.
Mehr Informationen >>

Konsolidator.PNG
Konsolidator® ist eine cloudbasierte, moderne SaaS-Lösung für die finanzielle Konsolidierung und Berichterstattung basierend auf Microsoft Azure, die Ihnen hilft, Ihre Finanzfunktion zu digitalisieren und zu automatisieren. Konsolidator® ist unabhängig von den IT-Systemen, die Sie für die Buchführung und die Rechnungslegung verwenden.
Mehr Informationen >>

Finoyo.png
Mit FINOYO, dem Bilanzanalyse-Tool von SCHUMANN, können Sie die wirtschaftliche Stabilität Ihrer Geschäftspartner treffsicher und automatisch bewerten. Die automatische Bilanzanalyse in FINOYO ist standardisiert und revisionssicher.
Mehr Informationen >>

Weitere Controlling-Software-Lösungen im Marktplatz >>
Anzeige

Excel-Tool zur Visualisierung eines Projektplans

Projektplan.png
Mit dem Excel-Tool zur Visualisierung eines Projektplans wird der Controller bei der Präsentation von Meilensteine oder Phasen bzw. Aktivitäten eines Projekts unterstützt. Die Abbildung erfolgt als Balkenplan (Bar Chart, Gantt-Diagramm) oder als Zeitstrahl. Mehr Informationen >>

Aktiendepot in Excel verwalten

Excel-Aktiendepot_4_0.jpg
Verwalten Sie mit dieser Excel-Vorlage Ihre Aktien
Geplante Aktienkäufe und-Verkäufe simulieren, Abgaben, Sparer-Pauschbetrag, GV-Topf und viele weitere nützliche Funktionen. 
Mehr Informationen >>

PLC Preiskalkulations-Tool

Preiskalkulation.png
Das PLC Preiskalkulations-Tool hilft Ihnen dabei das Produkt zum besten Preis zu verkaufen und die eigenen Kosten mit einzuplanen.
Es bietet umfangreiche Eingabemöglichkeiten und Zuschlagssätze, um die bestehenden Kosten direkt mit einzubeziehen. Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige

PLC Immobilien-Bewertung 

Haus-Geld-Muenzen-Hand_pm_tobs-lindner-gmx-de_B240576902_290px.jpg
Sie wollen in Immobilien investieren? Dann ist das PLC- Immobilienbewertungs-Tool genau richtig für Sie!

Mit diesem Tool kalkulieren Sie ganz einfach alle Kosten des Immobilienkaufs mit ein und sehen Ob Sie einen positiven Cash Flow generieren können. Weiterhin bietet unser Tool eine Prognose zur Wertsteigerung und der Aufstellung Ihres Vermögens für die kommenden Jahre.  Zum Shop >>
Anzeige

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige
Reifegradcockpit_Digipit.jpg

Steuerung von Digitalisierungsstatus und -entwicklung mit dem digitalen Reifegradcockpit "DigiPit": In Unternehmen werden bereits Management-Cockpits eingesetzt, die meist komplexe, finanzielle Zusammenhänge und Kennzahlen verständlich darstellen. Zur umfassenden und transparenten Steuerung der Digitalen Transformation bietet es sich an mithilfe eines Cockpits, des sogenannten DigiPits, die Aspekte und die Entwicklung im Einzelnen zu beleuchten. Daher wurde der „DigiGrad“ als Wert für die Bestimmung des Digitalen Reifegrades und das „DigiPit“ als Digitalisierungs-Steuerungscockpit entwickelt. Mehr dazu in diesem eBook >>

Anzeige

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>
Anzeige

Buch-Tipp

Dashboards mit Excel im Controlling (E-Book)

dashboards_cover.jpgTipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. bestellen >>
Anzeige

Excel-Training und -Auftragsarbeiten

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_290px.jpg

Sie möchten in Excel fit werden oder möchten ein individuelles Excel-Tool erstellt haben?
Wir bieten Ihnen:
  • individuelle Excel-Schulungen für Ihre Mitarbeiter (online ohne Reisekosten!)
  • lfd. Lösung von Excel-Problemfällen per Telefon/Online-Support
  • Anpassung bzw. komplette Neuerstellung von Excel-Tools
Weitere Informationen >>