Best Practice – schnelle Kosteneinsparungen und Liquiditätssicherung in Krisenzeiten

Krisen der vergangenen Jahre

Die europäische und deutsche Wirtschaft sind seit einigen Jahren wiederholt extremen Krisen ausgesetzt. Die Corona-Pandemie, der Krieg zwischen der Ukraine und Russland, hohe Inflation, gestiegene Zinsen und Energiepreise sowie Veränderungen in vielen Bereichen des täglichen Lebens und die damit einhergehenden Unsicherheiten haben viele Unternehmen vor immense Herausforderungen gestellt. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Solo-Selbstständige mussten lernen, mit finanziellen Engpässen umzugehen.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen praxisorientierte Möglichkeiten auf, mit denen Sie ihren Handlungsspielraum erweitern, Kosten reduzieren und Ihre Zahlungsfähigkeit stärken können.

Schieflagen erkennen – welche Finanzinstrumente brauche ich und was sind wichtige Kennzahlen aus Bilanzierung und Controlling?

Basis für das Erkennen von wirtschaftlichen Schieflagen ist immer eine gepflegte Buchhaltung und idealerweise ein bestehende Controlling. Ohne diese unternehmerischen Elemente wird es schwer Abweichungen im Finanzplan zu erkennen.

Neben einer regelmäßigen GuV oder BWA, ist eine Planrechnung in derselben Struktur wie die GuV bzw. BWA von Vorteil. Anhand dieser können Abweichungen zeitnah erkannt und lokalisiert werden. Ist weder eine saubere und zeitnahe Buchhaltung noch eine Budgetplanung vorhanden, sollte mindestens eine Übersicht über die größten Zahlungsein- und -ausgänge der kommenden drei bis sechs Monate bestehen. Wenn Sie hier eher schlecht aufgestellt sind, sollten Sie schnellstmöglich Ihre Versäumnisse nachholen und eine Planrechnung für die kommenden 12 bis 18 Monate aufstellen.

Um nun fundierte finanzielle Entscheidungen treffen zu können, ist es als bilanzierendes Unternehmen wichtig, einige grundlegende Kennzahlen im Bereich Liquidität und Verschuldung zu kennen. Diese Kennzahlen helfen Ihnen, die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens realistisch einzuschätzen und frühzeitig Risiken zu erkennen. Außerdem hilft es Ihnen Investitionen besser zu planen und gegenüber Banken und Investoren gut vorbereitet aufzutreten.

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten kann es existenzsichernd sein, die eigene finanzielle Lage genau zu verstehen. Denn nur wer weiß, wie es um seine Liquidität bestellt ist, kann rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um finanzielle Engpässe zu vermeiden. Dabei bieten Kennzahlen nicht nur eine Momentaufnahme der aktuellen finanziellen Lage, sondern ermöglichen auch eine vorausschauende Planung, um zukünftige Herausforderungen besser zu meistern.

Im Folgenden sind einige der wichtigsten Kennzahlen zur Beurteilung der finanziellen Stabilität Ihres Unternehmens aufgeführt:

Eigenkapitalquote:

Anteil des Eigenkapitals an der Bilanzsumme (Eigenkapital / Bilanzsumme × 100). Eine gesunkene Eigenkapitalquote kann auf eine hohe Verschuldung oder gestiegene Verluste hinweisen. 

Liquiditätsgrade (1., 2. und 3. Grades): 

Liquiditätsgrad 1: (Flüssige Mittel wie Kasse und Bank) / kurzfristige Verbindlichkeiten) × 100. Hier werden die Geldbestände mit den in naher Zukunft anfallenden Zahlungen verglichen. Ideal ist eine Liquidität 1. Grades von über 100%.

Liquiditätsgrad 2: ((Flüssige Mittel + Forderungen) / kurzfristige Verbindlichkeiten) × 100. Im Gegensatz zur Liquidität 1. Grades bezieht die Liquidität 2. Grades die in naher Zukunft liegenden Zahlungseingänge mit ein. Gerade diese sind in Krisenzeiten aber auch mit einer gewissen Unsicherheit (aufgrund von Zahlungsausfällen) behaftet. Liegt die Liquidität 2. Grades unter 100 %, drohen Ihnen Zahlungsengpässe.

Verschuldungsgrad:

Verhältnis von Fremdkapital zu Eigenkapital. Ein hoher Verschuldungsgrad bedeutet eine stärkere Abhängigkeit von Fremdfinanzierungen. Wenn Sie einen hohen Verschuldungsgrad haben (branchenabhängig, etwa ab 50%), sind sie anfälliger für Zinsänderungen. Haben Sie die Zinsänderungen der Zentralbanken im Blick. Arbeiten Sie aktiv an der Verbesserung Ihrer Kontonote (Absprache mit Bankberater).

Variable Finanzierungen bieten in der Regel die Möglichkeit zu kostenfreien Sondertilgungen, sind aber anfällig für kurzfristige Zinssprünge. Bei Darlehen mit einer Zinsbindungsfrist sind Sondertilgungen in der Regel nicht ohne Vorfälligkeitsentschädigungen möglich. Allerdings sind im Rahmen der Zinsbindungsfrist keine Zinsschwankungen möglich. Haben Sie hier die Laufzeiten der Zinsbindungen im Blick und verhandeln Sie möglichst frühzeitig Anschlussfinanzierungen! 

Deckungsbeitrag:

Ermittlung des Beitrags, den ein Produkt oder eine Dienstleistung zur Deckung der Fixkosten leistet. Der Deckungsbeitrag ist eine wichtige Kennzahl für die Rentabilitätsanalyse und hilft Ihnen dabei, in schwierigen Zeiten Schwerpunkte zu setzen und sich zu fokussieren. 

Cashflow:

Netto Zu- oder Abfluss an liquiden Mitteln innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Eine positive Cashflow-Entwicklung zeigt, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, seine finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen und sogar zu wachsen.

Möglichkeiten für schnelle Einsparungen – diese Ausgaben genieren unnötige Kosten

Im Laufe der Zeit sammeln sich in Unternehmen oft versteckte Kosten an. Gerade in wirtschaftlich guten Phasen werden viele Ausgaben nicht hinterfragt. Software-Abonnements werden abgeschlossen, Lagerflächen erweitert oder Serviceleistungen in Anspruch genommen, ohne regelmäßig zu prüfen, ob sie noch notwendig sind. Diese Kosten summieren sich und können in Krisenzeiten eine erhebliche Belastung darstellen, der kein Ertrag gegenübersteht.

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist es daher nicht nur sinnvoll, sondern notwendig, solche versteckten Kosten konsequent zu identifizieren und zu reduzieren. Dabei sollte man nicht befürchten, dass Einsparungen an der falschen Stelle das Geschäft gefährden. Vielmehr geht es darum, Ressourcen effizienter einzusetzen, um finanzielle Spielräume für wirklich notwendige Investitionen zu schaffen.

Lizenzkosten für nicht genutzte Software oder zu viele Nutzer in einzelnen Tools:

Prüfen Sie regelmäßig, welche Softwarelizenzen tatsächlich genutzt werden. Viele Softwareanbieter zeigen Administratoren an, wann welcher Nutzer zuletzt aktiv war. Kündigen Sie nicht genutzte Abonnement, verringern Sie die Anzahl der aktiven Lizenzen oder steigen Sie auf kostengünstigere Alternativsoftware um.

Rabatte bei Jahreszahlung:

Jahreszahlungen können Kosten senken, erfordern aber ausreichende Liquidität zum Zahlungszeitpunkt und einen soliden Überblick über die sonstigen kurzfristig anfallenden Zahlungsverpflichtungen. Falls kurzfristig die Liquidität knapp ist, sind monatliche Zahlungen oft die bessere Wahl.

Fachzeitschriften und Zeitungsabos für das Büro:

Grundsätzlich natürlich angebracht, aber oft überteuert oder letztendlich doch ungenutzt – Zeitungsabos. Überprüfen Sie sämtliche Abonnements und sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, wer was konkret wie oft nutzt. Im Zweifel können Betroffene digitale Alternativen oder kostenlose Nachrichtenquellen für eine gewisse Zeit als Alternative nutzen.

Ungenutzte Büroflächen, Parkplätze und Lagerflächen:

Läuft es im Unternehmen gut und stehen die Zeichen auf Wachstumskurs, müssen gewisse Ressourcen frühzeitig aufgebaut werden, um weiteres Wachstum umsetzen zu können. Miet- und Pachtverträge haben die Eigenschaft, dass diese häufig für eine längere Laufzeit abgeschlossen werden. Prüfen Sie, ob die vorgehaltenen Kapazitäten in diesen Bereichen den Unternehmensplänen der kommenden zwei bis drei Jahre entsprechen.

Sollten Sie Verträge nicht zeitnah kündigen können, gibt es die Möglichkeit Büros, Lagerflächen und Parkplätze unterzuvermieten. Obwohl in allgemeinen Krisenzeiten die Nachfrage nach gewerblichen Flächen generell eher sinkt, kann gerade kurzfriste Untermiete für einige andere doch sehr interessant sein.

Allgemein Überkapazitäten:

Überkapazitäten bestehen neben Flächen und Vorräten oft im Personal. Anstatt hier neue Kapazitäten aufzubauen nutzen Sie die Kräfte Ihre Mitarbeiter möglichst effizient. Sprechen Sie darüber in welchen Bereichen priorisiert gearbeitet werden soll (Abstimmung zu Deckungsbeitrag s.o.) und welche Bereiche eventuell vernachlässigt werden dürfen. Achten Sie aber auch darauf Mitarbeitende nicht langfristig übermäßig stark zu belasten. Erhöhte Krankheitstage und Kündigungen werden die Folge sein.

Vertrieb und Werbung - Sparen Sie nicht am Umsatz

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen sind schnell dazu verleitet, die vielleicht ohnehin schon nicht so umfangreichen Werbe- und Vertriebskosten in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zu senken. Doch hier besteht die Gefahr, dass sich Kürzungen in diesen Bereichen in sinkenden Umsätzen niederschlagen kann.

Wenn Sie im Bereich Marketing sparen möchten, streichen Sie zunächst Werbeausgaben für Maßnahmen deren Erfolg schlecht bis garnicht messbar ist. Allgemeine Branding Kampagnen haben kurzfristig weniger Auswirkungen auf die Umsätze, als die Kürzung von Vertriebsstellen zur Einsparung von Verkaufsprovisionen oder Sales basierte Paid Ads.

Teilen Sie Ihre Werbe- und Vertriebskosten entsprechend Ihrer Deckungsbeitragsrechnung in Regionen oder Produkte auf und schauen Sie, in welchen Bereichen Sie den höchsten Deckungsbeitrag haben. Wenn Sie hier die Chance für größere Absatzmengen sehen, sollten Sie sich darauf konzentrieren und Produkte mit geringeren Deckungsbeiträgen hinten anstellen.

Liquiditätsbestand - Zahlungsfähigkeit sicherstellen

Die Liquidität ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten kann es passieren, dass Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen oder Aufträge ausbleiben. Zudem verändern sich Märkte in Krisen oft unerwartet, sodass bestehende Geschäftsfelder an Rentabilität verlieren.

Wer über ausreichend Liquidität verfügt, kann jedoch nicht nur Krisenzeiten besser überstehen, sondern auch Chancen nutzen: Sei es durch den Kauf von Anlagen zu günstigen Preisen, die Erschließung neuer Geschäftsfelder oder die Investition in digitale Transformationen. Im Folgenden sind einige liquiditätssichernde bzw. die Liquidität erhöhende Möglichkeiten aufgeführt.

Factoring

Unter Factoring versteht man den Verkauf von Forderungen an eine Factoring-Gesellschaft, um sofortige Liquidität zu erhalten. Der Käufer der Forderung wartet dann auf das Geld, während Sie vorab einen (geringeren) Betrag erhalten. Beim Factoring unterscheidet man zwischen offenem und verdecktem/stillem Factoring.

Weiß der Kunde, dass die Forderung verkauft wurde (bekannt aus privaten Heilbehandlungen, z.B. Zahnarztpraxen) ist das Factoring "offen". Weiß der Kunde davon nichts ist das Factoring "still". Der Käufer Ihrer Forderung verrechnet Kosten bzw. einen Abschlag auf den Betrag. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter. Die Abschläge schwanken stark je nach Volumen, Branche und Ausfallrisiko zwischen 0,5 % und 15-20 %.

Skonto

Neben dem Factoring haben Sie auch noch eine andere Möglichkeit, Kunden zu einer zeitnahen Zahlung zu motivieren. Mittels Skonto geben Sie innerhalb einer Skontofrist einen Nachlass/Rabatt für Ihren Kunden, die er direkt einbehalten kann. Sinnvoll ist dies vor allem im B2B Bereich. Üblich ist ein Skonto von 1 bis 3 %. Für eine theoretisch korrekte Betrachtung müssten Sie ihre Finanzierungskosten für den Zeitraum mit dem gewährten Skonto vergleichen. Allerdings wird ihr Kunde das gleiche tun. Schaffen Sie einfach einen Anreiz, der für Sie immer noch wirtschaftlich ist und gleichzeitig Ihrem Kunden voraussichtlich dazu verleiten wird, frühzeitig zu zahlen.

Irrglaube Dauerfristverlängerung – keine Liquiditätserhöhung durch Umstellung

Wenn nicht bereits durch Ihren Steuerberater erfolgt, haben Sie die Möglichkeit im Bereich der Umsatzsteuer eine Dauerfristverlängerung zu beantragen. Die Frist zur Abgabe verlängert sich damit um einen Monat. Hieraus könnte man vermeintlich einen Liquiditätsgewinn ableiten, da ja in dem Monat der Umstellung eine Voranmeldung "entfällt" bzw. sich um einen Monat verschiebt. Grundsätzlich ist dies korrekt, allerdings setzt das Finanzamt in aller Regel eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der im Vorjahr abgeführten Umsatzsteuer fest. Hierdurch neutralisiert sich der die Liquidität erhöhende Effekt.

Finanzierungen in Krisen – Hausbank vs. PayPal

Für Sie als Geschäftskunde ist Ihre Bank Ihr Ansprechpartner, wenn es darum geht Ihre Liquidität zu sichern. Das gilt nicht nur in Zeiten, in denen die Geschäfte besonders gut laufen.

Zwischenfinanzierungen und Einflüsse auf Ihre Kontonote

Wenn abzusehen ist, dass Sie eine Überbrückungs-, Zwischen- oder Anschlussfinanzierung benötigen, sichern Sie sich diese frühzeitig. Sobald sich Ihre Kontostände anormal verändern und eventuell sogar negativ werden, verändert sich auch Ihre Kontonote im System der Bank, was unweigerlich zu höheren Risikozuschlägen und damit zu höheren effektiven Zinsen im Rahmen Ihrer künftigen Finanzierungen führt. Er kann Lösungen anbieten und Ihnen Hinweise geben, wann welche Finanzierungsform Sinn macht und von was sie abhängt.

Businesskredit von PayPal

Auch PayPal bietet mittlerweile unkomplizierte Business Kredite an. Diese machen insbesondere dann Sinn, wenn Sie PayPal als Zahlungsmethode für Ihre Kunden anbieten. Innerhalb weniger Klicks berechnen Sie selbst in Ihrem PayPal Account den maximal zur Verfügung stehenden Betrag. Nach Auswahl des Betrages kann nun die Rückzahlungshöhe gewählt werden.

Sie wählen dabei die prozentuale Höhe, welche dann von jedem künftigen Zahlungseingang bei PayPal für die Kredittilgung einbehalten wird. Die Tilgung beginnt sofort nach Inanspruchnahme des Kredites. Es gibt keine tilgungsfreie Anlaufzeit. PayPal berechnet beim PayPal Business Kredit keinen Zins, sondern einen individuellen Rückzahlungsgesamtbetrag, der sich aus der Kreditsumme zuzüglich einer Gebühr berechnet.

Wichtig ist auch, dass die Kontodaten (Stammdaten, Informationen zu wirtschaftlichen Berechtigten und Steuerdaten) vollständig und gepflegt sind. Sie scheitern sonst unweigerlich bei der Beantragung.

Korrektur der Steuervorauszahlungen

Sollte Ihr erwartetes Betriebsergebnis stark von dem des letzten Jahres - für das ein Steuerbescheid ergangen ist - abweichen, sollten Sie sich definitiv Ihre Steuervorauszahlungen anschauen. Diese werden einzelen für Eikommensteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer festgesetzt. Eine Herabsetzung der Steuervorauszahlungen beantragen Sie allein oder gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.

Fazit – So machen Sie Ihr Unternehmen krisenfest!
In schwierigen Zeiten sind gezielte Kostenreduktionen und die Sicherung der Liquidität essenziell für den Fortbestand des Unternehmens. Insbesondere bei kleineren Unternehmen und Solo-Selbständigen, die oft vergleichsweise gering sozial abgesichert sind, ist das finanzielle Krisenmanagement entscheidend.

Während kurzfristige Maßnahmen helfen finanzielle Engpässe zu überbrücken, sind langfristige Strategien entscheidend für die grundsätzliche Stabilität und Krisenanfälligkeit. Vergessen Sie vor allem in guten Zeiten nicht die Bedeutung einer ordentlichen und gepflegten Buchhaltung. Stecken Sie konkret und akut in einer Krise, hilft für Finanzierungszwecke vor allem der frühzeitige Dialog mit der Bank, um Ihre konkreten Finanzierungsmöglichkeiten auszuloten.

Gleichzeitig sollten Unternehmen grundsätzlich unnötige Kosten vermeiden und Zahlungsstrategien wie Factoring und Skonto nutzen. Wer vorausschauend agiert, kann nicht nur Krisen überstehen, sondern gestärkt aus ihnen hervorgehen.

letzte Änderung A.R. am 31.03.2025 Autor:  Alexander Rodosek

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Herr Alexander Rodosek ist Mitgründer der Plattformen meinBafoeg.de und dasElterngeld.de. Als Geschäftsführer leitet er in seinem Unternehmen die Bereiche Recht und Finanzen. Rodosek absolvierte ein Wirtschaftsrechtstudium (LL.B.) in Köln und erwarb den Master in Wirtschaftsprüfung, Steuern, Recht und Finanzen (M.Sc.). Er verfügt über Berufserfahrung in der Versicherungswirtschaft, verfasst regelmäßig Fachbeiträge für Controlling-Portal.de und arbeitet als wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Fakultät für Wirtschafts- und Rechtswissenschaften der TH Köln.

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