IT Projektcontrolling – Lösungsansätze für die Praxis

C. B. Meyer
IT Projektcontrolling kann als Sicherungsmaßnahme gegen Problemprojekte gesehen werden. Als wirksame Methode zur Sicherung des Projekterfolges hat sich pro-aktives IT Projektcontrolling bewährt. Die Praxiserfahrung zeigt, dass Controlling die Projektqualität hebt, den Projekterfolg fördert und fallweise kritische Probleme verhindert – eine lohnende "Versicherung" mit geringen Kosten.

IT Projektcontrolling in Unternehmen und Organisationen

Der Stellenwert von IT Projekten

IT Projekte leiten sich direkt oder indirekt aus den operativen und strategischen Zielsetzungen einer Organisation ab. Die kontinuierliche Anforderung, das Kerngeschäft sicherzustellen und die Effizienz zu steigern, führt häufig zu zwingend erforderlichen IT Projekten im operativen Bereich. Strategische Ziele bedingen oft ebenfalls unterstützende IT Mittel. Als Beispiel könnte die Umsetzung der Zielsetzung "erstklassige Kundendienstleistung" zur Beschaffung eines Systems für das Kundenmanagement führen.

Der Erfolg solcher Projekte in Bezug auf Ergebnisse, Termine und Qualität ist entscheidend für die Erreichung der übergeordneten Zielsetzungen, und muss mit geeigneten Mitteln sichergestellt werden.

Die Erfolgsquoten von IT Projekten

Auch mit zunehmender Professionalität im Projektmanagement sind rundum erfolgreiche IT Projekte noch immer die Ausnahme, nicht die Regel. Gemäß dem bekannten "Chaos Report" [1] werden nur 29 % der Projekte rechtzeitig, im Budget und mit dem geplanten Umfang abgeschlossen, 53% der Projekte sind verspätet, über Budget oder weisen Abstriche beim Umfang auf, und 18 % scheitern ganz.

IT Projektcontrolling als Sicherungsmaßnahme

Neben gutem Projektmanagement und einer zweckdienlichen Projektorganisation ist Projektcontrolling ein umfassend wirksames Mittel zur Sicherung des Projekterfolges. Trotzdem werden in der Praxis viele, auch große IT Projekte ohne Projektcontrolling abgewickelt – anders als etwa in der Bauwirtschaft. Noch seltener findet man eine institutionalisierte Organisation oder definierte Prozesse im Bereich des IT Projektcontrolling.

Einwände gegen ein Projektcontrolling in der IT sind etwa zu spätes Eingreifen im Problemfall (erst an den Projekt-Meilensteinen), dass der Controller vom Projektleiter als "Überwacher" ungern gesehen ist, oder ein Missverhältnis von Kosten und Nutzen. Dem kann jedoch mit dem hier vorgestellten Ansatz des pro-aktiven IT Projektcontrolling entgegnet werden.

Pro-aktives IT Projektcontrolling

Lösungsansatz

Das Ziel des pro-aktiven IT Projektcontrollings ist, durch eine rechtzeitige, aktive und übergreifende Projektsteuerung auf eine erfolgreiche Erfüllung des Projektauftrags hinzuwirken.

Die Aufgaben liegen in der durchgehenden Berücksichtigung der Einflussfaktoren Mensch, Technologie, Ressourcen und der Projektrisiken, und der laufenden Beurteilung ihrer möglichen Einflüsse auf die Projektdimensionen Ergebnisse, Kosten, Termine und Qualität. Der Fokus liegt somit auf den Faktoren, welche den Projekterfolg als Ganzes gefährden können.

 Projektsteuerung.png

So verstanden wird IT Controlling eine interdisziplinäre Aufgabe. Sie erfordert nicht nur Know-how und Methoden aus den Gebieten Projektmanagement, Informatik und Betriebswirtschaft, sondern auch aus praktischer Erfahrung gewonnenes Augenmaß.

Das zentrale Werkzeug beim pro-aktiven IT Projektcontrolling ist ein Controllingsystem, welches einerseits der Projektführung Abweichungen zu den Projektzielen frühzeitig aufzeigt, und andererseits die nötigen Daten zur Berichterstattung an den Projektauftraggeber bereitstellt.

Ergebnisse, Termine und Kosten

Der Schwerpunkt im IT Projektcontrolling ist die Beurteilung der Lieferung und Verwendbarkeit der vorgesehenen Ergebnisse oder Lieferobjekte zu den fixierten Terminen und Kosten. Behandelt werden also primär die Aspekte WAS, WANN, WIEVIEL.

Qualitätssicherung

Die Sicherstellung der Qualität des Systems bezüglich Ausgestaltung der Lieferobjekte, Integration in die Systemumgebung, Berücksichtigung von Standards, Dokumentation, Wartbarkeit usw. sowie die Durchsetzung der Projektvorgehensmethodik, also der Aspekt des WIE, ist Aufgabe der Qualitätssicherung.

Projektorganisation

Wie in Abbildung 1 gezeigt, ist die Qualität eine integrierte Dimension der Projektsteuerung, und mit den übrigen Dimensionen Ergebnisse, Kosten und Termine in enger Wechselwirkung verbunden (erfahrungsgemäß lassen sich ja bei Problemen nicht alle vier Faktoren gleichzeitig einhalten).

Je nach Projektorganisation werden die Funktionen von Controlling und Qualitätssicherung vereint oder personell getrennt. Im zweiten Fall ist eine sinnvolle Abstimmung nötig, die durch das im pro-aktiven IT Projektcontrolling verwendete gemeinsame Controllingsystem erleichtert wird. [...]



Quellen:

[1] Standish Group, 2004, standishgroup.com


Download des vollständigen Beitrages: IT Projektcontrolling – Lösungsansätze für die Praxis.pdf



letzte Änderung C. B. Meyer am 25.08.2022

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