Ziele, Inhalt und Struktur eines Managementhandbuchs im Wohnungsunternehmen

In Zeiten kontinuierlichen Wandels entsteht für jedes Wohnungsunternehmen die Notwendigkeit, Instrumente zu gestalten, die zum einen interne Steuerung ermöglichen und zum anderen externen Ansprüchen gerecht werden. Insbesondere kleine und mittlere Wohnungsunternehmen stehen vor der Herausforderung, mit knappen Ressourcen trotzdem praktikable Systeme zu schaffen. Einen Ansatz hierfür bietet das im Folgenden dargestellte Managementhandbuch.

Ziele und Inhalte eines Managementhandbuchs

Ein Managementhandbuch stellt eine gegliederte Zusammenfassung aller wesentlichen Informationen aus Management- und Organisationssicht dar. Es soll allen Führungskräften und Mitarbeitern einen schnellen Überblick über die Strategie, die Planung und die vorhandenen Strukturen und Prozesse des Unternehmens verschaffen. Dazu sind Verknüpfungen zu bereits vorhandenen Instrumenten herzustellen beziehungsweise, falls notwendig, neue Inhalte zu gestalten.



Bestandteile Managementhandbuch (Quelle: IFC EBERT GmbH)

Ein Managementhandbuch integriert die Controllinginstrumente, das Risikomanagementsystem und das Organisationshandbuch zu einem ganzheitlichen Ansatz. Zu den Zielen eines Managementhandbuchs gehören:

• eine Oberfläche für alle Systeme und Nutzer,
• strukturierte Abbildung des Unternehmenswissens,
• schneller Überblick über Instrumente,
• Abläufe und deren Verknüpfungen,
• Minimierung Umfeld- und Unternehmensrisiken,
• Verknüpfung von Arbeitsstellen und Prozessen,
• Überblick über Kompetenzen der Mitarbeiter/-innen,
• Vermeidung von Schnittstellenproblemen.

Zu den Anforderungen eines Managementhandbuchs gehören:

• Die inhaltliche Struktur soll individuell auf die Organisation abgestimmt sein,
• Änderungen müssen jederzeit möglich sein,
• Inhalte müssen im Bedarfsfall schnell und einfach gefunden werden,
• die Möglichkeit der individuellen Benutzerrechte muss enthalten sein,
• über Neuerungen und Änderungen werden Mitarbeiter automatisch informiert,
• es ist allen Mitarbeitern (per Intranetlösung) zur Verfügung zu stellen.

Struktur des Managementhandbuchs

Es gibt keinen fest definierten Aufbau eines Managementhandbuchs, der für jedes Wohnungsunternehmen gleichermaßen angewendet werden kann. Auf  Basis der genannten Bestandteile und der formulierten Ziele des Managementhandbuchs erscheint jedoch folgender Aufbau sinnvoll:

I. Unternehmensgrundlagen

Die Darstellung der Unternehmensgrundlagen gibt einen Überblick über:

1. die Satzung,
2. die wirtschaftlichen Grundlagen und
3. den Wohnungsbestand.

II. Controllingsystem

Das Controllingsystem umfasst die (vorhandenen) strategischen und operativen Steuerungsinstrumente des Unternehmens:

1. Strategische Steuerung

Wohnungsunternehmen sind zunehmend gefordert, sich im Wettbewerb zu positionieren. Hierbei kommt der Gestaltung der Strategie eine besondere Bedeutung zu. Die vorhandenen Potenziale des Wohnungsbestandes, des Personals und der Mieter sind orientiert an den zukünftigen Marktbedingungen zu entwickeln. Dazu ist eine Strategie zu entwickeln, die zum einen Orientierung für die Mitarbeiter bietet und zum anderen Effektivitätssteigerung ermöglicht. Diese Strategie ist die Rahmenbedingung für das tägliche Handeln und muss deshalb allen Mitarbeitern bekannt sein. Die wichtigsten strategischen Instrumente sind:

• Leitbild (Leitsätze als Orientierung für Mitarbeiter und Mieter),
• Wettbewerbsstrategie (generelle strategische Ausrichtung des Unternehmens),
• Portfoliomanagement (Formulierte Bestandsstrategien auf der Basis einer Portfolioanalyse),
• Zielsystem (Unternehmens-, Abteilungs-, Mitarbeiterziele).

2. Operative Steuerung

Die Gestaltung der Wirtschaftlichkeit gewinnt für Wohnungsunternehmen in Zeiten knapper werdender Mittel eine besondere Bedeutung. Die vorhandenen Ressourcen für Modernisierung, Instandhaltung, Bauträgergeschäft und Dienstleistungen sind so einzusetzen, dass die Handlungsspielräume optimal genutzt und auf Dauer erweitert werden. Dazu sind Instrumente zu etablieren, die Transparenz schaffen und Effizienzsteigerung ermöglichen:

• Wirtschaftsplan (kurzfristiger Erfolgsplan mit den Bestandteilen Plan-GuV, Planbilanz und Finanzplan),
• Kosten- und Leistungsrechnung (Wirtschaftlichkeitsberechnung für Kostenstellen und Kostenträger),
• Berichtswesen (Empfängerorientierte Darstellung steuerungsrelevanten Informationsbedarfs).

III. Risikomanagement

Das Risikomanagement befasst sich mit der Identifikation und Bewertung von Unternehmensrisiken sowie der Begrenzung durch Absicherungsverfahren. Dazu ist folgende Struktur vorzusehen:

1. Risikoerfassung externer Beobachtungsbereich (Risiken aus dem Unternehmensumfeld, wie zum Beispiel Volkswirtschaft, gesetzliche Rahmenbedingungen, Nachfrageentwicklung etc.),
2. Risikoerfassung interner Beobachtungsbereich (Risiken aus dem Unternehmen heraus wie zum Beispiel Finanzwirtschaft, Bestandsstruktur, Prozesskapital usw.),
3. Risikoberichte (risikoadäquate Berichtserstellung für unterschiedliche Empfänger).

IV. Organisation

Der Teil Organisation umfasst die wesentlichen Inhalte des klassischen Organisationshandbuchs. Das Organisationshandbuch enthält die für eine Organisation gültigen und verbindlichen Regelungen, Vorschriften und Vorlagen. Es dient unter anserem dazu, die Effizienz des Unternehmens zu erhöhen. Die wesentlichen Strukturelemente sind:

1. Aufbauorganisation

• Organigramm (Darstellung der Aufbauorganisation aus funktionaler Sicht)
• Stellenbeschreibungen (klare Zuordnung von Aufgaben und Kompetenzen und
• Prozessbeteiligung /-verantwortung)

2. Ablauforganisation

• Hauptprozesse (Kernprozesse des Unternehmens mit eindeutig definierten Anfangs- und Endpunkten sowie Prozesszielen)
• Unterstützungsprozesse (die Kernprozesse unterstützende Aktivitäten)

3. Richtlinien (Verfahrens- und Verhaltensrichtlinie/- anweisungen für Führungskräfte und Mitarbeiter)
4. Dokumentenmanagement (die wesentlichen Dokumente des Unternehmens auf einen Blick)

V. Informationsforum

Die Nutzung eines Managementhandbuchs ist unter anderem abhängig vom Aktualitätsgrad der abgebildeten Informationen. Im Rahmen des Informationsforums können aktuelle Termine, Veranstaltungen, Urlaubspläne uns so weiter für einen laufenden Zugriff durch Mitarbeiter sorgen.



Struktur Managementhandbuch (Quelle: IFC EBERT GmbH)

Fazit

Ein Managementhandbuch generiert zunächst kein neues Wissen für ein Wohnungsunternehmen. Vielmehr wird das bereits vorhandene Unternehmenswissen in strukturierter Form abgebildet und verknüpft. Durch den Umsetzungsprozess als solches entstehen in der Regel aber folgende positive Nebeneffekte:

• ein besseres Verständnis für die Unternehmensstrategie,
• Orientierung für alle Mitarbeiter und Führungskräfte,
• optimierte Steuerungsmöglichkeit operativer und strategischer Chancen und Risiken,
• Transparente und akzeptierte Strukturen und Prozesse,
• die Personal- und Organisationsentwicklung eines Wohnungsunternehmens gewinnt durch den kontinuierlichen und zum Teil rasanten Wandel an Bedeutung. Strategische und operative Optimierung werden nur dann erreicht, wenn die Unternehmen Ihre Mitarbeiter mitnehmen. Das Managementhandbuch kann diese Entwicklung unterstützen,
• Schaffung der Basis für das Compliancemodell des Unternehmens.

Autor: Frank Monien, Dipl.-Betriebsw. (FH), Partner der IFC EBERT GmbH Institut für Controlling Prof. Dr. Ebert GmbH

Quelle: IFC EBERT GmbH letzte Änderung Frank Monien am 18.11.2021