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Absoluter Anfänger braucht Hilfe

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Absoluter Anfänger braucht Hilfe
1.
08.06.2012 11:39:41
Hallo liebe Forumuser,

ich bin ein blutiger Anfänger was das Controlling betrifft.
Kurz zu den Eckdaten von mir und dem Betrieb in dem ich arbeite.

Ich bin 25 Jahre alt  und mache eine Ausbildung zum Kaufmann für Spedition und Logistikdienstleistungen.

Seit 3 Monaten ist mein Kollege aus unserem Unternehmen ausgeschieden welcher bis dahin das Controlling übernommen hat
Leider war dies nicht wirklich ausreichend und seine Hinterlassenschaft hiervon ist nicht wirklich von Logik und Übersicht geprägt

Unsere Spedition hat ca. 12 Autos und 20 Angestellte


Jetzt habe ich das OK von meinem Chef bekommen das ich dies mit ihm zusammen neu aufziehen darf.

ABER wie die Überschrift ja schon sagt bin ich ein absoluter Anfänger

Nun stehe ich vor folgenden Problemen

- welche Daten brauche ich
- wo findet man im Normalfall die Daten
- was gibt es zu beachten
usw

Leider kann ich mit dem was ich so in der Berufsschule durchgenommen habe nicht wirklich viel anfangen

ich hoffe das ihr mir helfen könnt
Vielen lieben Dank im Voraus
Martin Stiefenhofer
 
 
2.
08.06.2012 12:05:45
Hallo Martin,

willkommen im Forum  :D

Ich verstehe nicht ganz, welche Art von Controlling du genau machen möchtest. Die Aufgaben des Controllers sind sehr vielseitig.

Möchtest du also der Herr der Kennzahlen werden und die betrieblichen Zahlen überwachen oder z. B. Fuhrpark-Controlling durchführen (weil du die Autos explizit erwähntest).

Es ist natürlich sehr schade, dass dein Vorgänger ohne ordentliche Dokumentation verschwand. Aber irgendwelche Aufzeichnungen muss er doch angefertigt haben? Vielleicht hilft einfach nur das autoname Einarbeiten...

MfG
M.
 
 
3.
08.06.2012 12:17:11
Hi Mjolnir (Thors Hammer??)

legen wir mal die Karten offen auf den Tisch

wir Krebsen immer vom Konto her am Limit rum

was wir nun wollen ist das man komplett die Zahlen zu überwachen

ich habe nur die Fahrzeuge erwähnt das man sich ungefähr ein Bild von der Größe des Unternehmens machen kann

ja wie gesagt die Daten sind sehr verwirrend, viel zu alt und unvollständig was uns einfach zwingt das alles neu aufzuziehen

die Sache ist ja unter anderem die das ich ja NOCH von nix eine Ahnung habe und mich da komplett einarbeiten muss um dort von Anfang an dabei zu sein da ich so ein Mensch bin der sich bei Eva aufhängt wenn er Adam nicht gecheckt hat :-D

naja aber um das zumindest mal in irgend einen Form zu bringen brauche ich eben nen groben Plan was ich für Zahlen brauche und woher ich diese beziehen kann

klar sowas wir Treibstoffe usw ist ja klar aber es gibt ja noch sooooooo viel mehr was zu beachten ist und was rein gehört woran man im ersten Moment garnicht denkt

bis jetzt wurde unser Unternehmen mit dem Bauch geführt aber das geht eben auf Dauer nicht darum möchte ich es eben auf Fakten umstellen

Vielen Dank für die Antwort schon mal
Lieben Gruß
Martin
 
 
4.
08.06.2012 12:29:53
@Martin, ja Thors Hammer  :green:

Ich verstehe die Problematik, du willst den Gürtel enger schnallen...

Hast du mal daran gedacht ein Controlling-System zu verwenden?

Z.B. RS-Controlling-System
[CODE]Mit dem RS-Controlling-System steuern Sie erfolgreich ihr Unternehmen. Es ermöglicht Ihnen Ihr Unternehmen zu planen, zu analysieren und zu steuern. Durch Soll-/Ist-Vergleiche in den einzelnen Bereichen (G+V, Bilanz, Kapitalflussrechnung/Liquidität) können gezielt Abweichungen analysiert werden. Im Rahmen der Vorschaurechnung (Forecasting) können Sie neben Ihren Plan- und Ist-Werten auch das auf Basis der derzeitigen Erkenntnisse basierende Jahresergebnis hochrechnen. [/CODE]

Die anderen, die mir einfallen sind eher > 1000 € in der Preisklasse  :|

Somit hättest du eine Vorgabe, welche Zahlen wichtig sind (das kommt natürlich auch auf dich und den Chef selbst an) und kannst diese leicht monitoren und vor allem auch darstellen und auswerten. Ist sicherlich auch effektiver als dich selbst an eine leere Excel-Liste zu setzen.

MfG
Thors Hammer  :D
 
 
5.
08.06.2012 12:57:07
lass mich raten ---> du hörst Metal :-)

naja sagen wir so
das Geld haben wir atm leider nicht

Excel ist die einzige Alternative für mich

gut muss dazu sagen ich bin fit mit VBA

also das alles via Excel ist nicht das Problem

LG
 
 
6.
08.06.2012 14:22:39
Hi,

also bei 12 Fahrzeugen und 20 Angestellten denke ich, sollte eine Exceltabelle vollkommen ausreichen. VBA ist denke ich nicht zwingend notwendig, aber zumindest schon halbwegs professionelle Excelkenntnisse. Für den Anfang sollte eine Excelauswertung auch ausreichend. Ich denke erstmal sollte das Ganze funktionieren, dann kann man Optimieren.

Bei einer Spedition empfehle ich dir zunächst mindestens folgende Kriterien zu erfassen und nach Plan und Ist zu unterscheiden:
- Anzahl Touren
- Aufträge pro Tour
- km und Zeitaufwand pro Tour
- Ladezeit und Fahrzeit
- Fährt die Tour pünktlich los und hält sie die geplante Zeit ein

Aus den erfassten Daten kannst du sogenannte KPIs (Key Performance Indicators), also Effizienzkennzahlen berechnen, z.B.
Stopps / h, Stopps / Mitarbeiter, km / Stopp, ...

Wenn du dann noch Kosten erfasst, sind der Fantasie quasi keine Grenzen gesetzt.

Falls du noch Fragen hast, helfe ich gerne weiter...
 
 
7.
08.06.2012 14:50:39
Hi BigFish

ja sowas machen wir schon

also es ist alles eher zusammengezimmert worden von mir

ich habe eine Erfassung mit der ich
- Positionsnummern automatisch vergebe
- Lade und Entladedatum erfasse
- von wo nach wo die Tour geht
- Kilometer
- Maut
- €
- Maut
- und Kosten wenn Subunternehmer oder Leihfahrzeug eingesetzt wird

anhand dieser Liste habe ich die Rechnungsstellung automatisiert sowie die Aufstellung der Posten die offen, überfällig oder Fehlbeträge haben

kann diese Listen gerne mal uploaden wenn bedarf besteht bzw wenn jemand daran interessiert ist gerne die Codes für die Makros zur Verfügung stellen

jetzt forste ich mich grad durch die Bilanz und suche dort nach brauchbaren Material

also was mir eben wichtig ist, ist das wir das GANZE Unternehmen Zahlentechnisch im Blick haben und vorallem intervenieren können wenn es eng wird bzw nie wieder in so eine Lage kommen

Hoffe das ich es irgendwie so erklären konnte das man versteht worauf ich hinaus will weil ich bin da immer nicht so gut die Dinge aus meinem Kopf zu erklären:-)

Vielen Dank schon mal
Lieben Gruß
Martin
 
 
8.
08.06.2012 16:29:09
Lade mal hoch - ich guck mir das mal an. Ich muss unsere Dateien nur anonymisieren, dann kann ich dir die auch mal zur Verfügung stellen
 
 
9.
09.06.2012 20:25:44
Hallo an Alle,


Wie du hast keine Daten? Muss deine Firma keine Bilanz erstellen oder eine GuV? - Für den Anfang würde ich dir empfehlen diese Daten erstmal zu übernehmen. Dies spart dir am Anfang eine Menge Zeit und du kannst die Daten dann schrittweise verfeinern um sie dann für die Steuerung des Unternehmens (Controlling) zu verwenden.

Kosten (also der bewertete produktionsbezogene Güter/Dienstleistungsverbrauch) die du brauchst stehen ja in den älteren Beiträgen. Wichtig ist noch, dass du dich nicht verrückt machst. Gehe ruhig und besonnen an die Aufgabe heran und vergiss niemals das hinter den Zahlen auch Tatsachen stecken. Versuche immer Kennzahlen ect. im Zeitvergleich zu sehen bzw. deren Inhalt richtig zu deuten. Dies ist viel wichtiger als auf die Kommastelle genau alles zu berechnen.

Was ich dir ebenfalls noch empfehlen würde ist erstmal eine Trennung nach Fixkosten & variablen Kosten. Zusätzlich mach dich mal im Internet schlau nach "Deckungsbeitragsrechnung". Wenn du diese paar Dinge beherrscht kannst du gut anfangen mit dem Controlling und dich dann immer weiter fortbilden.

Bis dahin...
Bearbeitet: dau - 09.06.2012 20:27:20
 
 
10.
12.06.2012 08:15:23
hi
sry hatte berufsschule
werde kurz meine listen präparieren und die dann uploaden

lg martin
 
 
 
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