Besser verstanden werden – Konzepte und Tipps

Viele Berufstätige fühlen sich immer wieder von Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden falsch oder überhaupt nicht verstanden. Das frustriert. Viele wissen nicht, auf welche Weise sie sich besser verständlich machen können. Die gute Nachricht ist: eine verständliche Kommunikation kann man lernen. Vor konkreten Tipps zu verständlichem Schreiben und Sprechen steht aber noch ein knapper Blick auf einige wichtige Kommunikations- und Verständlichkeitskonzepte.

Verständlichkeit als Teil der Kommunikationsfähigkeit

Das Kommunizieren ist eine der komplexesten Angelegenheiten des menschlichen Daseins. Denn der Mensch kommuniziert nicht nur mit Worten, sondern u. a. auch durch Gesten, Mimik und Verhalten. Da die Kommunikation auf verschiedenen Ebenen verläuft, gibt es zahlreiche Möglichkeiten für Missverständnisse. Der österreichische Psychotherapeut, Philosoph und Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick (1921 – 2007) hat fünf Axiome (Grundsätze) der Kommunikation aufgestellt. Die ersten beiden lauten:

• Man kann nicht nicht kommunizieren. Selbst wer im Wartezimmer stur auf den Boden starrt, gibt seinen Mitmenschen zu erkennen, dass er nicht angesprochen werden möchte.
• Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt. Derselbe Inhalt kann unterschiedlich aufgefasst werden, je nachdem, ob Vorgesetzter und Mitarbeiter miteinander sprechen oder ob es gleichrangige Kollegen tun.

Die weiteren Axiome gehen auf Ursache und Wirkung, verschiedene Kommunikationsformen und die Unterschiede zwischen den Kommunikationspartnern ein. Entscheidend ist, dass nicht nur die geschriebenen oder gesprochenen Worte bestimmen, wie eine Information oder Botschaft aufgefasst wird. Wer als Vorgesetzter die Arbeit eines Teams lobt, dabei aber eine wegwerfende Handbewegung macht, signalisiert damit, dass ihn das womöglich nicht wirklich interessiert. Wer eine wichtige E-Mail nicht beantwortet, signalisiert dem Absender durch sein Verhalten beispielsweise, dass er damit nichts zu tun haben möchte.

Ganz klar sind nonverbale Kommunikation und Verhalten aber selten. Deshalb bieten sie immer wieder Anlass zu Missverständnissen. Doch selbst deutliche, ausgesprochene Worte können zu Missverständnissen führen. Das hat der Psychologe Friedemann Schulz von Thun (* 1944) mit Hilfe seines Kommunikationsquadrats dargelegt.

Kommunikationsquadrat nach Schulz von Thun

Das Kommunikationsquadrat von 1981 besteht aus den vier Seiten einer Nachricht. Eine Nachricht ist in diesem Fall jeder ausgesprochene Gedanke, ob in einem Satzteil oder in mehreren Sätzen. Die vier Seiten der Nachricht auf Seiten des Sprechers sind:

• eine Sachinformation – worüber der Sprecher informiert
• eine Selbstkundgabe – was der Sprecher von sich zu erkennen gibt
• ein Beziehungshinweis – was der Sprecher vom Hörer hält und wie er zu ihm steht
• ein Appell – was der Sprecher beim Hörer erreichen möchte

Der Empfänger seinerseits kann eine Nachricht mit "vier Ohren hören", die jeweils eine Seite der Nachricht entsprechen. In einem konkreten Beispiel kann dies so aussehen:

• Sachinformation des Sprechers: Das Druckerpapier ist alle.
• Selbstkundgabe des Sprechers: Es stört mich, dass ich jetzt nicht drucken kann.
• Beziehungshinweis des Sprechers: Du kannst mir sicherlich sagen, was jetzt zu tun ist.
• Appell des Sprechers: Hilf mir bitte, an Druckerpapier zu kommen.
• Sachinformation des Sprechers in den Ohren des Hörers: Das Druckerpapier ist alle.
• Selbstkundgabe des Sprechers in den Ohren des Hörers: Es stört mich, dass ich jetzt nicht drucken kann.
• Beziehungshinweis des Sprechers in den Ohren des Hörers: Du bist dafür zuständig, dass immer Druckerpapier da ist.
• Appell des Sprechers in den Ohren des Hörers: Besorg Druckerpapier, aber schnell!

Bei den letzten beiden Seiten zeigt sich ein Unterschied zwischen der Absicht des Sprechers und der Wahrnehmung des Empfängers. Der Sprecher hat mit seiner Nachricht eigentlich nur um Hilfe gebeten und würde sich das Druckerpapier selbst besorgen, wenn er wüsste, wo. Der Hörer hat den Satz als ruppigen Appell verstanden, so schnell wie möglich Papier zu besorgen. Dieses Missverständnis kann Ärger verursachen, ist aber noch recht harmlos. Doch das Beispiel kann eine Ahnung davon geben, welche Missverständnisse bei der Kommunikation entstehen können. Wer solche Probleme kennt, kann versuchen, sie durch klare, eindeutige Aussagen zu vermeiden.

Hamburger Verständlichkeitskonzept

Schulz von Thun war zuvor bereits am Entwurf des Hamburger Verständlichkeitskonzepts beteiligt. Die anderen Autoren waren Reinhard Tausch (1921 – 2013) und Inghard Langer (1943 – 2013). Ausgangspunkt war der Versuch, Texte für Schüler verständlicher zu machen. In zahlreichen Untersuchungen wurden Schüler nach dem Lesen von Texten getestet, was sie verstanden und behalten hatten. Schließlich ermittelten die Forscher aus den Ergebnissen vier Merkmale eines verständlichen Textes:

• Einfachheit
  Der Text stellt den Sachverhalt einfach dar und verwendet Wörter, die dem Leser geläufig sind. Die Wörter sind nicht zu lang und Fachbegriffe werden erklärt. Der Schreibstil ist anschaulich und konkret. Die Sätze sind nicht zu lang (zehn bis 20 Wörter). Nebensätze stehen vor oder hinter dem Hauptsatz und unterbrechen ihn nicht. Mit den Worten von Albert Einstein: "So einfach wie möglich. Aber nicht einfacher."
• Gliederung / Ordnung
  Der Text ist in Abschnitte gegliedert, bei einem längeren Text steht zu Beginn eine Inhaltsübersicht. Die innere Ordnung besteht aus einer sinnvollen Reihenfolge der Aspekte, die im Text behandelt werden. Es ist klar, wie die Sätze sich aufeinander beziehen. Durch den Text zieht sich ein roter Faden. Die äußere Ordnung unterstützt die inhaltliche Gliederung durch passende Absätze, Zwischenüberschriften, Hervorhebungen und Zusammenfassungen.
• Kürze / Prägnanz
  Der Schreibstil ist knapp, ohne Ausschweifungen und auf das Wesentliche konzentriert. Die Formulierungen geben den Sachverhalt präzise wieder. Idealerweise enthält ein Satz einen Gedankengang. Einzelne Aspekte tauchen nur an einer Stelle und nicht mehrmals im Text auf. Ausnahme: Im Sinne der Verständlichkeit können wichtige Aussagen auch mit anderen Worten wiederholt werden.
• Anregende Zusätze
  Konkrete Beispiele beleben den Text und machen Informationen verständlicher. Auch kurze Verweise auf bekannte Geschichten oder Personen regen den Leser an. Wenn die Textart es erlaubt, ist auch eine persönliche Ansprache des Lesers möglich. Die Zusätze sollten jedoch nicht überhandnehmen; in schlecht gegliederten Texten können sie sogar zusätzlich zur Verwirrung beitragen.

Das Hamburger Verständlichkeitskonzept ist seit den 1980er Jahren in Deutschland zu einem Standard geworden. Im zugehörigen Buch "Sich verständlich ausdrücken" geben die Autoren aber wenig konkrete Tipps für das Schreiben verständlicher Texte. Stattdessen erläutern sie das Konzept anhand zahlreicher Beispiele. Bei Seminaren und Weiterbildungen auf der Basis des Konzepts üben die Teilnehmer das Schreiben verständlicher Texte.

Hohenheimer Modell der Textverständlichkeit

Auf der Grundlage verschiedener anderer Konzepte und Modelle haben Wissenschaftler der Universität Hohenheim ein eigenes Modell der Textverständlichkeit entwickelt. Danach fließen fünf Faktoren in die Textverständlichkeit ein:

• Faktoren des Sprechers / Autors
  (z. B. Sprechstil des Sprechers / Schreibstil des Autors, Sprechgeschwindigkeit, Expertenwissen, Mimik und Gestik, Vorstellung von den Hörern / Lesern)
• Textfaktoren
  (z. B. Sprachstil / Lesbarkeit, innere Struktur, äußere Gliederung, Ideendichte, Thema)
• Kanalfaktoren
  (z. B.: Wie gut ist eine Rede oder ein Text zu hören oder sehen?)
• Situationsfaktoren
  (z. B. Konzentration, Verarbeitungsziel und -motivation des Hörers / Lesers)
• Faktoren des Hörers / Lesers
  (z. B. Geschwindigkeit der Verarbeitung, Sprach- / Lesekompetenz, logisch-abstraktes Denken, relevantes Vorwissen, Interesse am Thema)

Ermittelt werden kann die Textverständlichkeit beim Hörer / Leser jedoch nur durch die Indikatoren Textverständnis, Verständlichkeitsbewertung und Verarbeitungseffizienz.

Das Hohenheimer Modell macht vor allem deutlich, an wie vielen Stellen eine Störung der Verständlichkeit möglich ist: Der Sprecher redet undeutlich, aber schnell über viele verschiedene Ideen. Wegen einer ungünstigen Schriftart ist ein Text auf einer Internetseite nur schwer zu lesen. Ein Student ist unkonzentriert und nicht sehr motiviert, in einer Vorlesung zu sitzen. Zudem hat er kaum Interesse am Thema des Pflichtfachs. All dies kann das Verständnis einer Rede oder eines Textes stark einschränken.

Tipps für verständliches Schreiben

Nach der theoretischen Einführung können nun Tipps für ein verständliches Schreiben von Texten aufgeführt werden. Sie sind teilweise aus den genannten Konzepten und Modellen abgeleitet. Andere stammen aus der Ratgeberliteratur und von erfahrenen Autoren. Wer regelmäßig gut verständliche Texte schreiben oder Vorträge halten muss, für den könnte sich auch eine entsprechende Weiterbildung lohnen, in der das verständliche Texten geübt wird.

• Absicht / Ziel: Sich bereits vor Beginn des Schreibens klarmachen, was man mit dem Text erreichen möchte.
• Zielgruppe: Wer ist die Zielgruppe des Textes und welches Fachverständnis kann der Autor bei ihr voraussetzen?
• Gliederung: Eine Gliederung mit einem logischen Aufbau (roter Faden) erstellen. Bei vielen Texten sollten die wichtigsten Informationen in der Einleitung oder im vorderen Hauptteil stehen. Einleitung und Schluss / Zusammenfassung sollten besonders gut verständlich sein.
• Eigenes Verständnis: Über einen Sachverhalt sollten Autoren erst schreiben, wenn sie ihn selbst grundlegend verstanden haben.
• Leserrolle: Jeder Autor ist sehr auch sehr oft Leser. Wer unsicher ist, ob eine Textpassage verständlich ist, sollte sich selbst in die Rolle des Lesers versetzen.
• Schreibstil: Autoren sollten einen leicht lesbaren Schreibstil pflegen, insbesondere:
  • Kurze, klar gegliederte Sätze schreiben; Schachtelsätze vermeiden oder in zwei bis drei Sätze aufteilen (bei mehr als 20 Wörtern in einem Satz).
  • Häufig Verben verwenden, da sie für eine Tätigkeit stehen. Tätigkeiten sind für die meisten Menschen leichter zu erfassen als abstrakte Substantive (Hauptwörter). Verben zu unbestimmten Tätigkeiten, wie "betreffen" oder "erfolgen", sollten minimiert werden.
  • Wenn der oder die Handelnden bekannt sind, sollten Autoren eine Aktiv- statt einer Passivform nehmen.
  • Füllwörter, wie "irgendwie", "durchaus" oder "anscheinend", weglassen. Gleiches gilt für Phrasen, wie "alles im grünen Bereich".
  • Verneinende Formulierungen (Sätze mit "nicht") sollten zugunsten von positiven Formulierungen zurückstehen.
  • Teilweise empfehlen Ratgeber, auf Sätze im Perfekt ("ist …gegangen") zu verzichten, weil die Satzaussage dabei meist am Ende steht. Da diese Zeitform jedoch anzeigt, dass ein vergangenes Ereignis bis in die Gegenwart fortwirkt, sollte in solchen Fällen nicht darauf verzichtet werden.
  • Die Wörter sollten nicht zu lang und beim Leser bekannt sein; in vielen Fällen können Anglizismen durch deutsche Begriffe ersetzt werden.
• Fachbegriff: Wenn ein Autor einen Fachbegriff für unverzichtbar hält, sollte er ihn kurz erklären.
• Abkürzungen erst dann nutzen, wenn der Begriff einmal voll ausgeschrieben und die Abkürzung in Klammern dahinter gesetzt worden ist.
• Logische Satzfolge: Jeder Satz sollte auf den vorangegangenen Sätzen aufbauen; logische Brüche vermeiden. Nach Änderungen oder Kürzungen sollten Autoren die Zusammenhänge im Text prüfen.
• Sprachliche Bilder: Metaphern oder sprachliche Bilder, wie "unsichtbare Hand" oder "auf den Zahn fühlen", sollten Autorinnen und Autoren nur verwenden, wenn sie sicher sind, dass ihre Zielgruppe diese versteht.
• Optische Gestaltung: Textgliederung durch passende Absätze, Abschnitte mit Zwischenüberschrift, Hervorhebungen und Aufzählungen optisch unterstützen. Wer die Schriftart selbst auswählen kann, sollte eine Standardschriftart (Arial, Verdana, …) nehmen, für Sachtexte am besten ohne Serifen (Schnörkel).
• Lautes Lesen: Manche Ratgeber empfehlen, sich einen geschriebenen Text selbst laut vorzulesen. Wenn man sich verhaspelt, ist das ein Hinweis darauf, dass diese Passage verbessert werden sollte.
• Abbildungen: Wo es möglich ist, sollten Abbildungen die Textaussagen illustrieren.

Tipps für verständliches Sprechen

Die meisten Tipps für das verständliche Schreiben gelten auch für das verständliche Sprechen, teilweise in verschärfter Form. Wenn beim Schreiben Sätze nicht mehr als 20 Wörter haben sollten, dann gilt fürs Sprechen: nicht mehr als 15 Wörter, besser sogar zwölf Wörter und weniger. Denn es ist in der Regel einfacher, einen geschriebenen Text zu erfassen als eine gesprochene Rede. Wer einen Vortrags- oder Redetext schreibt, sollte den Tipp "lautes Lesen" auf jeden Fall beherzigen. Im Folgenden sind zusätzliche Tipps für das verständliche Sprechen aufgeführt.

Vorträge

• Für Vorträge hat sich bewährt, dem Publikum am Anfang eine kurze Inhaltsübersicht zu präsentieren. Am Ende sollte der Redner die wichtigsten Aussagen noch einmal knapp zusammenfassen.
• Mehr noch als bei geschriebenen Texten sind Beispiele und Vergleiche wichtig. Damit wird der Inhalt für das Publikum verständlicher und einprägsamer. Abbildungen können helfen.
• Eine abwechslungsreiche Sprechweise gibt den Zuhörern ständig neue Impulse jenseits des Inhalts. Ein monotoner Vortrag hingegen wirkt oft ermüdend. Die Stimmlage sollte nicht zu hoch sein, wie es manchen Menschen passiert, wenn sie besonders freundlich sein wollen. Durch Stimmsenkungen sollte die Satzgliederung deutlich werden, durch kurze Pausen weitere Gliederungselemente. Redner müssen nicht laut sprechen, wichtiger ist, dass sie deutlich artikulieren (also nicht nuscheln).
• Zuhörer einbeziehen: Wenn die Umstände es erlauben, sollten Redner Fragen aus dem Publikum zulassen. Dadurch können Verständnisfragen geklärt werden.
• Von anderen lernen: Dank des Internets kann man heute den besten Rednern der Welt zuhören, nämlich auf Videoplattformen. TED Talks sind dafür gut geeignet. Wer nicht so fit in Englisch ist, findet auch deutsche TEDx Talks.
• Rhetorik-Tipps sind anderer Stelle abrufbar. 

Konferenzen, persönliche Gespräche

• Von guten Rednern lernen kann man auch in Konferenzen oder Meetings: Wenn die Thematik gerade nicht besonders interessant ist, kann man genau hinhören, wie gute Redner sprechen und welche Fehler schlechte Redner machen
• Beziehungsebene: Bei eigenen Beiträgen in Konferenzen oder in persönlichen Gesprächen sollte die Beziehungsebene zu den Zuhörern beachtet werden. Sinnvoll ist auf jeden Fall ein respektvoller Ton. Die verbale und nonverbale Kommunikation sollte weder von oben herab noch unterwürfig sein, sondern auf einer gleichberechtigten Ebene stattfinden.
• Gestik und Mimik: Bei vielen Menschen ergeben sich Gestik und Mimik reflexartig. Diese sind aber auch bewusst steuerbar und können zur Verstärkung eigener Aussagen eingesetzt werden.
• Übung: Wer öfter bei Konferenzen oder in ähnlichen Situationen reden muss, sollte das Sprechen und die passende Mimik und Gestik einüben. Kollegen oder Freunde können nach solchen Übungen Rückmeldung geben.
• Kommunikationsfähigkeit: Oft geben sich Menschen mehr Mühe, ihre Gegenüber zu verstehen, wenn sie sich selbst von ihnen verstanden fühlen. Deshalb ist es ratsam, sich in Gesprächspartner hineinzusetzen, also Empathie für sie zu entwickeln. Wer zumindest ansatzweise die Perspektive seines Gesprächspartners übernimmt, versteht dessen Reaktion auf eigene Vorschläge besser. Ebenso sollte man Verständnis für den Gesprächspartner zeigen. Bei längeren Redebeiträgen des Gegenübers ist ein gelegentliches, kurzes Nicken eine gute Rückmeldung.

letzte Änderung S.P. am 10.09.2021 Autor(en):  Stefan Parsch

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Der Autor:

	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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