Um welchen Umsatz geht es jetzt eigentlich?

Erfahrungsbericht eines Softwareberaters

Reporting und Planung sind betriebswirtschaftlich notwendig und sinnvoll. Doch wer kennt das nicht? Aufreibende Diskussionen in Meetings, langwierige Abstimmungsprozesse in Planungsrunden, blank liegende Nerven ob der Validität der vorliegenden Zahlen. Excel scheint hier oftmals das hilfreiche Tool der Wahl, um diese Aufgaben strukturiert und standardisiert zu lösen. Doch geht es ins Detail, ist die Verwirrung oft groß. Wie war das nochmal? Wo kommt die Kennzahl her? Und wie sicher sind wir, dass diese auch stimmt?

Zu den zentralen Aufgaben der Controlling-Abteilung gehört es, das Management mit zuverlässigen Kennzahlen zu versorgen, so dass Entscheidungen auf der Grundlage von validen und belastbaren Informationen getroffen werden. Jeder, der schon Berichte auf Basis von SAP und Microsoft Excel erstellt und insbesondere Ad-hoc-Anfragen damit beantwortet hat, weiß aber, dass das gar nicht so einfach ist. 

Die Erfahrung zeigt: Auch bei Kennzahlensystemen, die vordergründig immer klar und eindeutig erscheinen, steckt der Teufel im Detail. 

Die Frage "Wie hoch ist der Anteil der EDV-Kosten am Umsatz?" beispielsweise klingt präzise. Im Detail stößt man in der Praxis jedoch schnell an Grenzen. Da kommen Fragen auf wie: Welchen Umsatz nehmen wir denn, den Innen- oder Außenumsatz? In wie weit sind die IT-Kosten durch die Umlagen bereits gedeckt? Werden die internen und externen IT-Kosten herangezogen? Welche Abschreibungspositionen sind zu berücksichtigen? 

Nun lässt sich die Frage stellen, warum man bei der Ermittlung der EDV Kosten nicht 5 gerade sein lässt und mit einem ungefähren Wert in die Entscheidungsfindung geht, zumal ja eine manuelle Ermittlung im Zweifel deutlich günstiger ist.
In der Praxis kommt es häufig vor, das der ermittelte Quotient (oder Wert) im Rahmen eines Benchmarks mit dem Wettbewerb verglichen wird. Wenn der ermittelte Wert zu hoch ist, weil z.B. die internen Kosten doppelt berechnet wurden (Umlage + direkte Zuordnung) ergibt sich im Vergleich zum Wettbewerb das Bild, dass die eigenen EDV Kosten zu hoch sind. Wenn die Kosten auf Grund dieser Erkenntnis nach unten angepasst werden, ergibt sich daraus ein Wettbewerbsnachteil, da eine funktionierende IT Infrastruktur und Entwicklung als elementar gelten dürfen.

Anders herum, wenn die EDV Kosten im Benchmark zu niedrig ausfallen weil es z.B. versäumt wurde alle relevanten Abschreibungspositionen zu berücksichtigen, kommt es möglicherweise zu Investitionen in den IT Bereich die zum einen nicht unbedingt notwendig sind und zum anderen dazu führen, das die Mittel an anderer Stelle z.B. im Marketing fehlen.

Klare Kennzahlendefinition im Vorfeld und durchgängige Datenströme im System sind der Schlüssel zu eindeutigen Informationen.

Entscheidet man sich für die Einführung eines professionellen Systems, was durchaus empfehlenswert ist, werden im Zuge der Implementierung und der Herleitung der abgebildeten Kennzahlen aus Vorsystemen diese zusammengeführt und klar definiert. Sie liegen dann als eindeutige Größen im zentralen Data Mart vor, auf den alle Beteiligten in einheitlicher Berichtsumgebung zugreifen. Idealerweise sind sie auch mit direkt im System hinterlegten Kommentierungen angereichert, die ihre Bedeutung und Herkunft dokumentieren oder bestimmte Entwicklungen erläutern, die sich aus den dargestellten Zahlen ergeben.

Dass die Zahlen dann im gesamten Herleitungs-, Lebens- und Bearbeitungszyklus den definierten Logiken folgen und sich im laufenden Systembetrieb keine Fehler einschleichen, dafür sorgen die automatisierten Datenströme der integrierten Lösung - von den regelbasierten ETL-Prozessen zum Datenload über die Bereinigung und Aggregation der operativen Daten im Data Mart bis zur Aufbereitung für die Konsolidierung und Berichterstattung. Zertifizierte und testierte Schnittstellen sowie automatische Plausibilitätstests sichern dabei die durchgängige Konsistenz und Validität der Zahlen, deren Herkunft zudem jederzeit nachvollziehbar ist.

Professionelle Systeme mit diesen Voraussetzungen erfüllen somit die zentralen Anforderungen an ein modernes Berichtswesen:
  • Valide und belastbare Daten für alle Berichtsempfänger
  • Dynamische Erstellung von weiteren Abfragen auf Basis der validierten Daten
  • Schnelle und einfache Erstellung von Berichten, um die Daten auch kurzfristig in adäquater Form liefern zu können

Natürlich ist die Einführung so eines Systems mit einer Investition verbunden, die gerade mit dem Verweis auf die vermeintlich günstigere Excel-Alternative gerne vermieden wird. Daher lohnt sich für diese Investition einmal über die Amortisation im klassischen Sinne nach zu denken.

Der Umsatz wird mit Hilfe einer Investition in ein professionelles und durchgängiges nicht unmittelbar ansteigen. Daher wenden wir uns für die weiteren Überlegungen der Kostenseite zu, insbesondere der Frage welche Kosten eingespart werden können.
  1. Da wären zunächst unmittelbar die Personalkosten im Bereich des Controllings, da der Aufwand zur Erstellung des Berichtswesens deutlich absinken dürfte.
  2. Die regulatorischen Anforderungen durch den Gesetzgeber sind in vielen Branchen in den letzten Jahren deutlich angestiegen. Daraus ergeben sich Berichtspflichten, deren Verletzung mit einem Berichtssystem unwahrscheinlicher wird.
  3. Ein weiterer Empfänger von betriebswirtschaftlichen Analysen sind häufig die Banken, bei denen flexible Datenbestände häufig zu einer Neubewertung des Risikoaufschlags führen.
  4. Für die Prüfer ist es deutlich einfacher und damit weniger zeitintensiv, die Daten und Abschlüsse zu prüfen wenn diese aus einem System kommen und nicht von verschiedenen Seiten manuell zusammengestellt werden. 
  5. Auf Basis des Berichtswesens werden Entscheidungen getroffen, die auf Basis einer validen und analytisch sauber verarbeiteten Datenbasis erfolgen sollte um Entscheidungsfehler zu vermeiden.
  6. Die interne Risikobewertung einzelner Geschäftsfelder oder Projekte ist ebenfalls auf valide Daten angewiesen um nicht zu Bewertungen zu kommen, die dem eigenen Unternehmen schaden oder Erfolge schmälern können.

Die Einführung eines professionellen Systems lohnt sich!

Eindeutige Kennzahlen machen Diskussionen überflüssig und sparen Zeit, Kosten und Nerven. Beim Blick auf die Projektergebnisse nennen unsere Kunden immer wieder die absolute Zuverlässigkeit und Eindeutigkeit der Kennzahlen als einen wesentlichen Mehrwert der Einführung des Systems. Überflüssige Diskussionen über Zahlen haben damit ein Ende. Controller, Management, Kostenstellen- und Budgetverantwortliche, Vertriebsleiter, Planungsverantwortliche und sonstige Entscheider haben mehr Zeit für die Analyse der betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge und die Entwicklung strategischer Maßnahmen: Ein echter Wettbewerbsvorteil.

letzte Änderung G.T. am 10.09.2019
Autor(en):  Gunnar Teigelake
Bild:  panthermedia.net / Falko Matte

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Der Autor:
Herr Gunnar Teigelake
Senior Berater bei der IDL GmbH Mitte. Sein Hauptaugenmerk liegt auf der Konzeption und Realisierung von Reporting- und Planungslösungen. Bedarfsanalysen, Fachkonzepte und Berichtssysteme sowie Prozessdefinition und Visualisierung gehören dabei zu Gunnar Teigelakes thematischen Schwerpunkten.
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