Zukunft von MS Excel in der Unternehmensplanung

Bedeutung & Performanz von MS Excel-basierten Planungssystemen heute

MS Excel wird gerade im Mittelstand häufig für die Planung eingesetzt. Inzwischen gibt es jedoch Hunderte von spezialisierten Planungswerkzeugen, gleichzeitig starten Google & Apple mit Produkten in den Spreadsheet Markt. Wie sieht die Zukunft aus für MS Excel?

"Das nach wie vor beliebteste Werkzeug, das für die Durchführung der Unternehmensplanung zum Einsatz kommt, ist Microsoft Excel", resümiert die BARC-Studie "Softwarewerkzeuge für die Planung im Mittelstand".

Der Anteil von MS Excel als Planungswerkzeug wurde für 2009/2010 auf etwa 40 % beziffert, von stärkeren Verschiebungen bis heute ist nicht auszugehen.

Die Studie moniert gleichzeitig, dass die auf MS Excel-Basis implementierten Planungssysteme häufig Schwachpunkte aufweisen: Vor allem die Datenhaltung sei nicht getrennt von den Planungsmasken. Außerdem wiesen Excel-Blätter häufig Fehler auf. Die Studie stellt fest, dass MS Excel-Anwender in Umfragen häufig unzufriedener seien mit Ihrem Planungstool als Anwender von speziellen Planungswerkzeugen.  

Was folgt nun aus diesem paradoxen Gesamtbild, das von der BARC-Studie gezeichnet wird? Der scheinbare Widerspruch löst sich bei einem genaueren Blick in die Unternehmensrealität auf. Hier wird schnell erkennbar: Die Entscheidung für MS Excel als Planungswerkzeug und die Qualität der Umsetzung müssen nicht zwangsläufig korreliert sein. De facto ist dies aber heute überwiegend der Fall. Denn die Entscheidung zur Nutzung von MS Excel als Planungswerkzeug ergibt sich meist aufgrund folgender Entscheidungskriterien: 

• Die Leistungsfähigkeit des vertrauten Standardwerkzeugs MS Excel in vergangenen Planungsprozessen bzw. für andere Datenverarbeitungsprozesse legt eine Nutzung für die anstehende Planung nahe. 
• Angesichts einer ohnehin heterogenen Systemlandschaft in den meisten Unternehmen wird der Zukauf einer weiteren, zu integrierenden Software vermieden. 
• Die Anforderung der Investitionssicherheit schließt zahlreiche Planungswerkzeuge aus. 
• Der Aufbau eines Planungssystems mit bestehenden Ressourcen wird als kostengünstigste Alternative bewertet. 

Unabhängig von der Richtigkeit dieser Überlegungen, die jeweils fallweise zu entscheiden ist, führt dieser Entscheidungsprozess meist dazu, dass in der Regel Controlling-Abteilungen aus eigener Kraft heraus Werkzeuge für die Planung in Excel entwickeln. Wenn auch das Excel-Knowhow in diesen Abteilungen typischerweise sehr hoch ist, fehlt dennoch das Spezial-know-how erfahrener Softwareentwickler: Hierzu zählen Methoden zur Datenbankanbindung, die Programmierung komplexer Excel Makros oder auch Methoden zur flexiblen Ausgestaltung einer MS Excel-Anwendung, so dass strukturelle Veränderungen keine Anpassungen des Excel Tools erfordern. 

Die in der BARC-Studie monierte fehlende Trennung von Planungsmasken und Datenhaltung ist beispielsweise keine eigentliche Schwäche von MS Excel – sondern das Ergebnis einer falschen Konzeption des Planungswerkzeugs in MS Excel. Denn die Integration gängiger Datenbanken mit Excel ist methodisch längst ausgereift. Einige Datenbanken eignen sich hier besonders für die Planung, darunter TM1, Oracle Essbase oder auch die multidimensionale FreeWare Datenbank PALO. 

Gleiches gilt analog für fehlerhafte Tabellenblätter in MS Excel. Es ist unbestreitbar, dass jedes Planungswerkzeug eine Anpassung auf spezifische Anforderungen eines Unternehmens erfordert. Hier liegt die Fehleranfälligkeit für jedes Planungstool begründet.

In der Praxis lässt sich nun beobachten, dass Planungssysteme von externen Softwareanbietern mit großer Sorgfalt aufgebaut werden. Das schließt eine erprobte Methodik beim Aufbau ein, Validierungsprozesse und umfangreiche Tests. Ein solches strukturiertes Vorgehen lässt sich bei "internen Dienstleister" selten beobachten, so erklären sich die beobachteten Qualitätsunterschiede zwischen "unternehmensintern entwickelten" MS Excel Tools für die Planung und extern implementierten Lösungen. 

Fazit: Die methodischen "Anwenderfehler" beim Aufbau von Planungssystemen in MS Excel ließen sich durch Anwendung von qualitätsorientierten Methoden oder mithilfe professioneller Dienstleister beheben. Es bleibt offen: Die Frage nach der eigentlichen Leistungsfähigkeit von MS Excel-basierten Planungstools im Vergleich zu alternativen Planungswerkzeugen.

MS Excel im Vergleich zu spezialisierten Planungswerkzeugen

Insbesondere im Bereich der Unternehmensplanung können die Anforderungen sehr unterschiedlich ausfallen. Eine pauschale Beurteilung der Leistungsfähigkeit von MS Excel als Planungswerkzeug kann folglich nicht getroffen werden. Es kann jedoch immerhin als Hinweis auf die Leistungsfähigkeit von MS Excel gewertet werden, dass ca. 40% der Planungssysteme im Mittelstand auf dieser Technologieplattform implementiert sind. 

Was sich sagen lässt: Eine unangefochtene Stärke von MS Excel für Planungsprozesse liegt sicherlich in seiner Flexibilität, sehr spezifische Anforderungen abbilden zu können, die mit spezialisierten Planungswerkzeugen nicht oder nur mit hohem Aufwand realisierbar sind. Dies ergibt sich daraus, dass in Planungswerkzeugen Standardprozesse und –strukturen angelegt sind, deren Zweck der vereinfachte (modulare) Aufbau eines Planungssystems ist. Hieraus können sich aber auch Begrenzungen ergeben. Ein Beispiel aus der Praxis ist Folgendes. 

Es geht um ein Planungstool für ein Handelsunternehmen. Die Umsatzgröße liegt im mittleren dreistelligen Millionenbereich. Die Anforderung besteht darin, einen Planprozess mit mehr als ein Dutzend Planeinheiten umzusetzen, es sind verschiedene Konsolidierungsprozesse erforderlich, die in diesem Praxisfall von der Legalstruktur abweichen. Eben jene letztere Anforderung war auch der Grund, weshalb das Planungswerkzeug Lucanet hierfür nicht eingesetzt werden konnte, das für andere Anforderungen zweifelsohne eine sehr hohe Leistungsfähigkeit besitzt.

Der Aufbau des Planungswerkzeugs erfolgte darum vollständig in MS Excel: 48.000 Eingabezellen. 200.000 verformelte Zellen. 6 MB Dateigröße. Zahlreiche Makros zur Vermeidung von rechenintensiven Verformelungen. Auch der Aufbau des Tools erfolgte mithilfe von Makros zur Sicherstellung der Qualität bzw. Vermeidung von manuellen Fehlern. Sonstige Merkmale: 

• Konsolidierung von operativen Plandaten aus Bottom-Up-Planungsprozess
• Top-Down-Planungskomponenten
• Monatlicher Breakdown von Jahreswerten
• Ableitung bilanzieller Werte aus GuV-Plandaten auf Basis diverser Prämissen
• Abbildung von I/C-Beziehungen 

MS Excel im Vergleich zu Spreadsheet Produkten von Google und Apple

Die Success Story MS Excel lockt Nachahmer auf den Plan. Neue Player im Markt sind Google mit Google Docs und Apple mit dem Produkt Numbers. Wir erinnern uns: Microsoft hat im letzten Millenium Lotus 1-2-3 aus dem Feld geschlagen. Wie stehen die Chancen heute?

Zunächst einmal gilt es festzustellen, dass MS Excel heute eine unangefochtene Standardanwendung in jedem Unternehmen ist. In allen Branchen. Auch in der Softwareindustrie. Paul Barter, VP Forschung der Softwarefirma T4G, dokumentiert in seinem Blog eindrucksvoll, dass bei T4G MS Excel nicht wegzudenken ist, mehrere Tausend Anwendungen sind dort im Einsatz. Dies gilt analog für Millionen anderer Unternehmen. Der Wert dieses immateriellen Vermögens bzw. geistigen Eigentums ist kaum abzuschätzen.

Es ist offensichtlich: Eine Anwendung mit einer solchen Verbreitung besitzt einen erheblichen Wettbewerbsvorteil: 

• Quer durch alle Unternehmensabteilungen, aber auch in den Absolventenjahrgängen liegt umfangreiches Anwenderwissen für MS Excel vor. 
• Zahlreiche MS Excel Anwendungen sind innerhalb der unternehmensspezifischen Systemlandschaft integriert
• Der Wissens- und Datenaustausch mithilfe von MS Excel erfolgt reibungslos. 
• Der Wechsel zu alternativen Anwendungen würde erhebliche Wechselkosten verursachen,  Kompatibilitätsprobleme wären hier die geringste Herausforderung.

Kurzum: "Business spricht Excel". Es ist kaum vorstellbar, dass ein Management vorhersehbare Qualitäts- und Effizienzprobleme quer durch das gesamte Unternehmen riskiert, um beispielsweise mit einer Umstellung von MS Excel zu Google Docs je Mitarbeiter umgerechnet 20 EUR im Jahr an Kosten zu sparen. Außerdem: Mag Google Docs auch etwas günstiger sein, die Speicherung von sensiblen Unternehmensdaten in der Google-Cloud wird im deutschen Mittelstand noch auf absehbare Zeit ein absolutes NoGo bleiben. 

Und die Frage nach der Leistungsfähigkeit von Numbers oder Google Docs? Microsoft ist in den letzten Jahren zur Nr. 1 im Bereich Business Intelligence aufgestiegen. Das ist nicht zuletzt getrieben von bemerkenswerten Verbesserungen seiner Produkte, beispielhaft für MS Excel sei PowerPivot genannt, das unter Excel-Kennern als wichtigste Neuerung seit Excel 2003 gewertet wird. Stand heute ist nicht erkennbar, dass Apple oder Google mehr leisten können, als nur Kopien von MS Excel anzubieten, die sogar nur einen eingeschränkten Funktionsumfang im Vergleich zum Original anbieten. 

Fazit

Der Player Microsoft wird im Bereich Business Intelligence eine relevante Größe bleiben, wenn nicht sogar seinen Marktanteil ausbauen. Bei näherer Betrachtung stellt Microsoft bereits einen leistungsfähigen Baukasten für die Planung bereit. Es hängt wesentlich ab von Dienstleistern, smarte Methoden sowie Templates bereitzustellen, um Microsofttechnologie und insbesondere MS Excel für die Planung einsatzfähig zu machen. In Teilen ist dies schon heute gegeben – aber es gibt noch viel Handlungsbedarf. 


Download des vollständigen Beitrages: BetterPractice Zukunft Excel Planung.pdf

letzte Änderung S.Z. am 14.12.2022 Autor(en):  Sebastian Zang

Autor:in

	Herr Sebastian Zang Sebastian Zang ist geschäftsführender Gesellschafter der Categis GmbH, die sich IT-Dienstleistungen für Finanz- und Vertriebsabteilungen spezialisiert hat: www.solutiontogo.de. Sebastian Zang arbeitete mehrere Jahre bei einem Softwarehaus, verantwortete später als Prokurist bei KPMG AG Projekte im Bereich MIS, Planung und Unternehmenssimulation.
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