Reporting - Sind alle Informationen korrekt?

Möglichkeiten für die Plausibilisierung im Reporting – Mit Excel-Checkliste

Jörgen Erichsen
 

Fast alle Unternehmer und Controller werden sich bei der Vorlage von Kennzahlen schon ein- oder auch mehrmals die Frage gestellt haben, ob die Ergebnisse, die im Reporting dargestellt werden, korrekt sind. Weichen aktuelle Ergebnisse z.B. von bisherigen Resultaten deutlich ab, stellt sich u.U. ein ungutes Gefühl ein, zumindest, wenn man im Berichtszeitraum nichts von außergewöhnlichen Ereignissen weiß.

Stimmen die Zahlen also oder muss man annehmen, dass es Fehler gab und gibt, etwa in der Zusammenstellung oder bei der Erfassung der Zahlen? Und wenn ja, wo soll man suchen? In welchen Fällen sollte man unbedingt immer genauer hinsehen? Und was kann man tun, um Fehler zu vermeiden oder zumindest in den Auswirkungen zu begrenzen?

Der Beitrag zeigt, wie man Fehlern auf die Spur kommen oder Unklarheiten finden kann. Außerdem gibt er Anregungen dazu, wie sich Fehler beseitigen lassen. 

1. Bedeutung richtiger Informationen und Zahlen

Viele Führungskräfte nutzen Berichte und Kennzahlen als wichtige Grundlage, um Entscheidungen für die weitere Entwicklung des Unternehmens zu treffen. Liegen die Zahlen in einem Bereich, der als günstig angesehen wird, besteht entweder kein Handlungsbedarf oder es wird entschieden, sich stärker zu arrangieren, um noch besser zu werden.

Beispielsweise können Zielwerte noch oben angepasst werden. Entwickeln sich die Dinge schlechter als gedacht, werden Entscheidungen zur Umsetzung von Maßnahmen getroffen, um die negativen Auswirkungen zu begrenzen. Voraussetzung für das Treffen richtiger Entscheidungen ist, dass die Informationen, die ihnen zugrunde liegen, richtig sind. Das wiederum setzt voraus, dass Kennzahlen oder Berichte auf korrekten Daten fußen und es möglichst keine Fehler im Reporting gibt.

Die Praxis zeigt zwar, dass es quasi unmöglich ist, vollkommen fehlerfrei zu arbeiten. Das bedeutet, dass es im Reporting immer Fehler geben kann oder es sie gibt.

Controller sollten versuchen, sowohl die Anzahl als auch die Folgen von Fehlern zu begrenzen. Denn werden Entscheidungen auf der Grundlage falscher Informationen getroffen, kann das fatale Auswirkungen haben. Werden z.B. bessere Finanzergebnisse dargestellt als tatsächlich erreicht und entscheiden Führungskräfte sich in der Folge dazu, weiter zu investieren, kann das dazu führen, dass unnötig Kapazitäten aufgebaut werden, die nicht benötigt werden können. 

Controller sollten sich angewöhnen, die Daten, Zahlen und Informationen, die in das Reporting einfließen regelmäßig auf Plausibilität zu prüfen. Zwar ist alleine auf Grund der Fülle der Daten keine systematische und vollständige Prüfung möglich. Aber es ist machbar, einige Prüfroutinen zu entwickeln, mit denen sich erkennen lässt, ob die Aussagen stimmig sind. Werden Fehler entdeckt, sollten sie möglichst umgehend beseitigt werden. 

2. Plausibilitätsprüfung im Reporting umsetzen

Einer Plausibilisierung im Reporting kann man sich gut in mehreren Schritten nähern. Zunächst sollte man sich einen Überblick über mögliche Fehler oder Fehlerquellen verschaffen. Dann ist es notwendig, sich zu überlegen, welche Möglichkeiten es gibt, Fehler zu entdecken. Und am Ende muss man prüfen, wie erkannte Fehler beseitigt und damit die Qualität des Reportings verbessert werden kann. 

Schritt 1: Fehlermöglichkeiten identifizieren

Ausgewählte Fehlermöglichkeiten, die die Ergebnisse des Reportings beeinflussen können, sind:
  1. Mit der wichtigste Grundsatz: Fehler in Stammdaten, etwa von Kunden, Lieferanten, Produkten, Materialien, Kalkulationen, Preisen, Konditionen usw. Stimmen die Stammdaten nicht, kann auch das Reporting nicht richtig sein. Für alle Aktivitäten im Betrieb, vor allem aber im Reporting gilt: Garbage in Garbage out, etwa Fehlinformationen rein, Fehlinformationen raus.

  2. Fehlerhafte Programmierungen in der EDV, v.a. bei eigenen Entwicklungen oder der Erweiterung von Modulen, z.B. falsche Kontozuordnungen zu Kostenstellen, vergessene Konten bei einer Kostenstelle, falsche Anlagenklassen, falsche Maßeinheiten, keine Vereinheitlichung unterschiedlicher Währungsformate usw..

  3. Formelfehler oder unterjährige Anpassungen von Formeln bei Kennzahlen, Berichten, Grafiken, z.B. Umstellung der Formel beim Eigenkapitalanteil vom bilanziellen auf wirtschaftliches Eigenkapital im Juni, sodass es zu unterschiedlichen Ergebnisse und einer schlechten Nachvollziehbarkeit von Änderungen kommt.

  4. Übertragungsfehler bei manuellen Arbeiten und Eingaben, etwa aus noch nicht integrierten Vorsystemen, z.B. Zahlendreher, falsche Zuordnungen auf Konten oder Kostenstellen, vergessene Buchungen oder Doppeleingaben.

  5. Fehler in der Datenübertragung aus Vorsystemen, z.B. aus dem Vertrieb oder Einkauf.

  6. Fehlende Zugangs- und Berechtigungskonzepte und Regeln im Umgang mit dem Reporting. Hierdurch können u.U. auch Personen Daten und Zahlen ändern, die dazu eigentlich nicht berechtigt sind. Gibt es außerdem keine Pflicht, Änderungen zu dokumentieren, verliert man schnell den Überblick über vorgenommene Veränderungen und hat u.U. kaum Möglichkeiten, evtl. Fehler zu finden.

  7. Gleichzeitige Veränderungen im Zähler und Nenner von Kennzahlen können dazu führen, dass z.B. der Zielwert erreicht wird, obwohl Probleme vorliegen.

    Beispiel 1:
    Ein Unternehmen hat das Ziel, eine Umsatzrendite von 10% zu erreichen. Der gewünschte Gewinn beträgt bei 1 Mio. Euro Umsatz 100.000 Euro. In der Berichtsperiode wurden die gewünschten 10% Umsatzrendite erreicht. Allerdings betrug der Gewinn 90.000 Euro, der Umsatz 900.000 Euro. Hier gibt es sowohl beim Umsatz als auch beim Gewinn Probleme.

    Beispiel 2:
    Ein Unternehmen plant einen Materialverbrauch von 1 Mio. Euro. Der Verbrauch setzt sich aus 100.000 Stück zu 10 Euro zusammen. Im Berichtsmonat wird ein Materialverbrauch von rd. 1. Mio. Euro ausgewiesen; auf den ersten Blick ist alles in Ordnung. Allerdings wurden rund 110.000 Stück benötigt, was durch einen günstigeren Einkauf von 9,10 Euro pro Stück ausgeglichen werden konnte. Auch hier gibt es für den Betrieb Probleme, obwohl der Zielwert erreicht wurde.

  8. Keine festen bzw. definierten Zeitfenster für die Datenübernahme aus Vorsystemen. Dadurch kann es vorkommen, dass Daten zu unterschiedlichen Tageszeiten in das Reporting übernommen werden. Werden Daten z.B. morgens übertragen, kann es sein, dass der Geldeingang von einem Großkunden am Nachmittag nicht erfasst wird, was Gewinn und Liquidität zumindest verzerrt.

  9. Verhalten von Mitarbeitern, um z.B. das variable Entgelt zu verbessern. Gilt im Betrieb z.B. die Regel, dass Vertriebsmitarbeiter pro Monat nur bis zu einem bestimmten Umsatz Provision erhalten, ist bei Erreichen des Wertes die Versuchung groß, Umsätze erst im Folgemonate zu erfassen. Je nachdem sind aber schon Kosten im laufenden Monat angefallen, etwa für Waren- oder Materialbeschaffung. Dann werden u.a. Ergebnis, Rendite- und andere Kennzahlen niedriger ausfallen als geplant oder möglich.

  10. Bei eigenen Programmen: Mitarbeiterwechsel, und damit Verlust von Wissen um Aufbau und Funktionsweise der EDV.

  11. Fehlende unterjährige Abgrenzungen bei wichtigen Positionen. Beispielsweise werden Abschreibungen in der Buchhaltung, mit der wichtigste Datenlieferant für das Reporting, unterjährig nicht erfasst bzw. abgegrenzt. Dadurch wird von Januar bis November ein zu hoher Gewinn ausgewiesen. Erst im Dezember, wenn die Abschreibung "en bloc" gebucht wird, wird der unterjährig zu hohe Gewinn reduziert.

  12. Viele Kennzahlen hängen zusammen, d.h., wenn sich die Ausprägungen einer Kennzahl ändert, sollten sich auch die Ausprägungen anderer Kennziffern ändern. Beispielsweise müssen Veränderungen beim Working-Capital auch zu Veränderungen beim operativen Cashflow oder ROI (hier Kapitalumschlag) führen. Ist das nicht der Fall, können z.B. Formelfehler oder Fehler bei Verknüpfungen von Konten der Grund sein.

Letzte Änderung W.V.R am 04.08.2022

Autor(en): Jörgen Erichsen
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