Praxisfall Controlling: Ursachenforschung bei Umsatzrückgängen mit Vertriebskennzahlen und Analysen

Jörgen Erichsen
 

Zu den klassischen Controllingaufgaben, die in jedem Unternehmen anfallen, gehören Planung, Abweichungsanalysen, Maßnahmenumsetzung und Kommunikation, z.B. mit Kennzahlen. Auch Kalkulationen werden häufig mit Hilfe des Controllings erstellt. Hinzu kommen Aufgaben, die von Branche zu Branche unterschiedlich sein können, etwa Profitabilitäts- und Schwachstellenanalysen oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen.

In vielen Betrieben unterstützt das Controlling auch bei Einzelfragen verschiedener Abteilungen. So auch, wenn es im Vertrieb bei der Kunden- und Auftragsakquise Probleme gibt. Ziel ist es, vor allem schlechte Entwicklungen zu analysieren und Lösungsmöglichkeiten für Verbesserungen zu finden. Und nicht in allen Fällen helfen klassische Vertriebskennzahlen weiter, etwa Umsatzentwicklung absolut oder Umsatz pro Mitarbeiter.

Im Beitrag werden an einem Beispiel die grundlegenden Aspekte sowie Hinweise für Verbesserungen gezeigt. Es gibt eine Excel-Arbeitshilfe für den direkten Einstieg in die Umsetzung.

1. Wie ist die Ausgangslage im Beispielunternehmen?

Das Unternehmen, ein Sondermaschinenbauer (GmbH) mit mehr als 90 Beschäftigten verzeichnet seit gut 2 Jahren deutliche Auftrags- und Umsatzrückgänge. Die Auslastung liegt nur noch bei guten 60% und ein Teil der Mitarbeiter befindet sich seit längerem in Kurzarbeit. Der Inhaber verfügt über ausreichende Finanzreserven, um die Beschäftigten zu halten und will (noch) keine Kündigungen aussprechen. Trotz rückläufiger Umsätze verzeichnet der Betrieb steigende Kosten vor allem beim Material, was auf den ersten Blick unsinnig erscheint.

Ein Großteil der Umsätze generiert das Unternehmen durch direkte Akquise und dem Verkauf neuer Maschinen, z.B. für Sieb- und Filtertechnik für unterschiedliche Branchen, etwa Nahrungsmittel-, Chemie- oder Pharmaindustrie. Die Kunden sitzen sowohl in Deutschland als auch in der EU. Es gibt auch Abnehmer im asiatischen Raum. Rund 15% des Umsatzes entfallen auf Wartungs- und Serviceleistungen sowie Verbesserungen an bereits verkaufen Maschinen. Im Vertrieb sind daher insgesamt 6 Mitarbeiter beschäftigt. Dort hat es vor gut zweieinhalb Jahren mehrere Veränderungen gegeben. Zwei Mitarbeiter haben den Betrieb verlassen, der beste Verkäufer wurde mit der Leitung des Vertriebs betraut und kann sich nicht mehr um Akquise kümmern. Zudem gab es drei Neueinstellungen.

Die GmbH arbeitet bereits mit ausgewählten Vertriebskennzahlen, wie Umsatz absolut, Umsatz und Aufträge pro Vertriebsmitarbeiter, Umsatzindex (Umsatz laufendes Jahr / Umsatz Vorjahr) oder Gewinnrate (Anzahl Aufträge, die profitabel sind). 

Letzte Änderung W.V.R am 19.11.2025

Autor(en): Jörgen Erichsen
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