Better Practice - Unternehmensmanagement in Zeiten hoher Volatilität

Wie wird man den zunehmend dynamischeren unternehmerischen Rahmenbedingungen gerecht? Wie reagiert man auf die abnehmende Prognosefähigkeit der Entwicklung in einer komplexen globalen Wirtschaft mit hohen Interdependenzen?

Ausgangssituation: Hohe Volatilität

In den letzten Jahren ist in Unternehmen zunehmend das Bewusstsein gereift, dass unternehmerische Rahmenbedingungen zunehmend durch hohe Volatilität charakterisiert sind. Nicht zuletzt die gleichnamige Studie der Unternehmensberatung McKinsey im vergangenen Jahr hat diesen Bewusstseinswandel in klare Worte gefasst. 


Um unter diesen veränderten Rahmenbedingungen weiterhin erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen noch stärker als bisher ihre Organisation auf Reaktionsfähigkeit und Flexibilität ausrichten. Dies erfolgt über zwei wesentliche Komponenten: Zum einen müssen Unternehmen Ihre Steuerungssysteme stärker auf Reagibilität ausrichten. Zum anderen müssen Unternehmen Ihre Wertschöpfungskette so ausgestalten, dass Sie auf derartige Schwankungen flexibler reagieren können. 

Better Practice – Transparenz und Fokussierung mit flexiblen Steuerungssystemen

Unternehmen müssen in Zeiten hoher Volatilität sehr kurzfristig auf Herausforderungen, Engpässe aber auch auf Chancen reagieren, d.h. die gesamte Organisation auf ständig wechselnde Rahmenbedingungen ausrichten. Zu Beginn eines jeden solchen Prozesses der organisatorischen Optimierung steht Transparenz: Wo stehen wir heute? Welche Ziele wollen wir erreichen? Wo liegt die Verantwortung im Unternehmen für die erforderlichen Anpassungsmaßnahmen?

Einer der ersten Schritte besteht darin, ein Reporting aufzusetzen, das für alle Beteiligte Transparenz schafft und vor allem ein Management der Anpassungsprozesse und Zielerreichung ermöglicht. Es gilt hier die Binsenweisheit von Peter F. Drucker: "Man kann nicht managen, was man nicht messen kann."

In der Unternehmenspraxis zeigt sich, dass unvorhergesehene Herausforderungen eine Anpassung der Steuerungs- bzw. Reportingsysteme erfordern. Effiziente Reportingsysteme fokussieren die Aufmerksamkeit des Managements auf jene Unternehmensprozesse/-ergebnisse, die aktive Führungsmaßnahmen erfordern. Eine Abbildung aller Eventualitäten wäre nicht nur ineffizient, sondern ist per se auch nicht möglich, da eine hohe Volatilität auch eine fehlende Langfrist-Prognosefähigkeit mit einschließt. Stattdessen gilt es, dem Instrument des Ad-hoc Reporting neue Aufmerksamkeit zu schenken. In einem dynamischen unternehmerischen Umfeld muss auch das Steuerungssystem dynamisch ausgelegt sein – Ad hoc Reports sind hier das passende Instrument.  

AD-Hoc-Reports mit Excel

Eine solche Flexibilität in den Steuerungssystemen lässt sich in der Regel nur erreichen, indem man die sogenannten "Rapid Development Technologien" für Ad Hoc Reports nutzt. Es liegt nahe, hier MS Excel zu nutzen, das im Controlling nicht nur eine hohe Verbreitung hat und allen Mitarbeitern bekannt ist, sondern von Microsoft hin zur Version 2010 nochmals eine deutliche Leistungssteigerung erfahren hat.

Unter Einsatz von VBA Programmierung und bei Einbindung leistungsstarker Datenbanken (u.a. MS Access, SQL Server oder das FreeWare Tool PALO) wird MS Excel zu einem unverzichtbaren Instrument, das sehr kosteneffiziente Reportingsysteme erlaubt, die sich in Datenqualität und Leistung nicht nur mit Standardsoftware messen lassen können, sondern zudem eine höhere Anpassungsflexibilität aufweisen.

Als Beispiel für den effizienten Einsatz von Excel Reportings sei ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen genannt, das einen Großteil seiner Aufträge per Hotline auf Filialebene entgegen nimmt. 2010 stellte sich die Herausforderung, dass aufgrund des sprunghaften Wachstums die telefonische Erreichbarkeit der Filialen nicht mehr gewährleistet war. Dies war mit einem hohen Risiko verbunden, dass nicht bediente Kunden zur Konkurrenz wechselten, da es sich um eine zeitkritische Dienstleistung handelt.

Es war folglich notwendig, sofort ein Projekt zur Verbesserung der Situation aufzusetzen. Ein Analyseinstrument (zumal über die Telefonanlagen aller 20 Filialen) gab es jedoch nicht. Es fehlten also die Informationen darüber, wo das Problem am dringendsten war. Ebenso wenig konnte ein Monitoring erfolgen, um den Effekt von Gegenmaßnahmen zu überprüfen (z.B. Personalaufstockungen im jeweiligen Call Center).

Excel-Reporting innerhalb einer Woche

Die Implementierung eines Reportings durch den Telefonanlagenanbieter hätte mehrere Wochen in Anspruch genommen, zudem zu vergleichsweise hohen Kosten. Auf der Basis von Excel-Downloads aus dem Telefonanlagensystem konnte jedoch innerhalb nur einer Woche ein MS Excel basiertes Reporting aufgesetzt werden, das die wichtigsten Steuerungsgrößen aus Geschäftsführungssicht enthielt (u.a. Anzahl der eingehenden Anrufe insgesamt je Filiale, Anzahl der Anrufe ohne Beantwortung innerhalb von 30 Sekunden je Filiale).

Das Reporting ist mithilfe von VBA Programmierung voll automatisiert und stellt täglich einen Report bereit, der im Batchlauf über Nacht aus den Rohdaten generiert wird. Dieses Reporting konnte zudem in den ersten Wochen nach Initialisierung mit geringem Aufwand optimiert werden – nicht zuletzt aufgrund der hohen Anpassungsflexibilität von MS Excel.

letzte Änderung S.Z. am 16.05.2022 Autor:  Sebastian Zang

Autor:in

	Herr Sebastian Zang Sebastian Zang ist geschäftsführender Gesellschafter der Categis GmbH, die sich IT-Dienstleistungen für Finanz- und Vertriebsabteilungen spezialisiert hat: www.solutiontogo.de. Sebastian Zang arbeitete mehrere Jahre bei einem Softwarehaus, verantwortete später als Prokurist bei KPMG AG Projekte im Bereich MIS, Planung und Unternehmenssimulation.
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