Controlling-Wissen: Personalinformationswirtschaft und Datenschutz

Personalstrategie und -politik eines Unternehmens sollte durch ein Konzept der Personalinformationswirtschaft (PIW) inhaltlich abgerundet werden. Es muss Ziele, Struktur, wesentliche Aufgaben, Prozesse sowie Zahl und Aufgaben der damit Befassten festlegen. PIW ist die Gesamtheit der routinemäßig anfallenden Tätigkeiten in der Personalwirtschaft, bei denen es um Datenaufbereitung, -ablage und -wiedervorlage zwecks Ableitung von Informationen für Entscheidungen geht (vgl. Siller 2017, S. 403).

Zwecke der PIW

• Planung von personalbezogenen Aktivitäten, z.B. die Terminkoordination und Organisation einer internen Führungskräfteschulung oder einer Mitarbeiterinformationsveranstaltung.
• Dokumentation von (oft auch sensiblen) Personalstammdaten, z.B. für die Planung des Personalstands, der Altersstruktur, der Personalentwicklungsschritte oder der Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter, und von Bewegungsdaten, wie z.B. der Anwesenheits- und der Nichtleistungszeit, oder von personalbezogenen Prozessen, wie z.B. im Zuge von Qualitätszertifizierungen.
• Information; einerseits Information der HR-Abteilung über Personal (z.B. Personalstand, Fluktuations-, Krankenstandsquote) an interne Entscheidungsträger, z.B. Geschäftsführung), andererseits Information der HR-Abteilung an Mitarbeiter (z.B. über Modalitäten der Gleitzeiterfassung, Führung von Zeitausgleichs- und Urlaubskosten je Mitarbeiter, Newsletter) oder an Externe, z.B. Krankenstandsmeldung an die Sozialversicherung.
• Abwicklung personalrelevanter Aktivitäten wie Personalsuche, Einstellung, Einschulung oder Outplacement von Mitarbeitern.
• Abrechnung personalrelevanter Vorgänge, vor allem die Entgeltberechnung, die Abrechnung von Reisespesen, Mitarbeiterdarlehen oder die Verrechnung der Nutzung von Festnetz- bzw. Mobiltelefon für private Zwecke, oder die Ermittlung der Beträge zur Abführung an die Mitarbeitervorsorgenkassen.
• Kontrolle der Mitarbeiter, insb. hinsichtlich der effektiv geleisteten Arbeitszeit, der Inanspruchnahme des Urlaubs, der Korrektheit von Reisekostenabrechnungen oder von Diäten.