Wenn ein
Beleg verloren geht, ist auch der
Steuerabzug futsch. Doch manchmal hilft ein Eigenbeleg. Allerdings verlangt das Finanzamt dann eine
ordentliche Buchführung und einen plausiblen Grund.
Eigentlich ist dies oder das steuerlich absetzbar. Aber wo ist der Beleg? Ohne
Originalbelege stehen Privatleute und Unternehmen vor einem Problem. Das Finanzamt verlangt Nachweise für berufliche oder
betriebliche Aufwendungen, die den gesetzlichen
Anforderungen an eine Rechnung genügen. Ausgenommen sind allein Kostenpositionen, für die Pauschalen gelten. Doch nicht immer geht mit dem Beleg auch der Steuerabzug verloren. In Ausnahmefällen dürften
Steuerzahler ersatzweise Eigenbelege ausstellen, erklärt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Gleichzeitig rät der Verband in einer Pressemitteilung zur Vorsicht: "Steuerzahler sollten Eigenbelege sehr sorgfältig ausstellen", rät Uta-Martina Jüssen, Mitglied im Präsidium des BVBC. "Sie werden nur anerkannt, wenn die Ausgaben betrieblich oder beruflich notwendig und in ihrer Höhe glaubwürdig sind."
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Hohe Anforderungen an den Eigenbeleg
Der
Fiskus schreibt für
Eigenbelege keine spezielle Form. Dennoch sollten Steuerzahler auf dem Eigenbeleg die folgenden Angaben festhalten, rät der BVBC:
- Zweck der Ausgabe
- Betrag
- Datum der Zahlung
- Zahlungsempfänger
- Datum der Belegerstellung
- Erläuterungen zum Sachverhalt
Die Richtigkeit der Angaben bestätigt der Aussteller mit seiner Unterschrift. Eigenbelege wecken Misstrauen. Deswegen sollten sich Steuerzahler auf Nachfragen vom Finanzamt einstellen und daran denken: Einen Anspruch auf Anerkennung von Eigenbelegen gibt es nicht. "Die Finanzbehörden erkennen Eigenbelege nur als Notlösung an", betont BVBC-Expertin Jüssen. "Je ordentlicher die
Buchführung und je plausibler der Grund für das Fehlen eines Belegs ist, desto eher wird das Finanzamt den Beleg akzeptieren."
BVBC: Eigenbelege für Kleinbeträge unbedenklich
Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euro brutto seien in der Regel unproblematisch, heißt es beim BVBC. Dies gelte insbesondere für Zahlungen, die über ein Konto erfolgt seien. Schließlich existiere dann ein Bankauszug als
Nebenbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Eigenbelege für Barzahlungen sollte der Steuerzahler um weitere Nachweise ergänzen, wenn er solche weiteren Nachweise besitzt. Fehlt etwa eine
Portoquittung, kann eine Kopie des Briefes oder Pakets die entstandenen Kosten beweisen. Einige Kleinausgaben lassen sich ohnehin nur per Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder oder Garderobengebühren anlässlich einer
Bewirtung wird ein Unternehmer nicht quittiert bekommen.
Beim Vorsteuerabzug gilt kein Eigenbeleg
Bei größeren Ausgaben sollten sich Steuerzahler einen
Ersatzbeleg beschaffen und darauf den Verlust des Originalbelegs festhalten. Damit gehen sie Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden aus dem Weg und erhalten einen Beleg für den Gewährleistungsfall. Für Unternehmen ist die Anforderung von Ersatzrechnungen besonders dringlich. Für die
Umsatzsteuervoranmeldung brauchen sie eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Nur eine
Ersatzrechnung rettet den Vorsteuerabzug, wenn der Originalbeleg verloren gegangen ist. Mit Eigenbelegen ist grundsätzlich kein
Vorsteuerabzug möglich. Schnell lassen Unternehmen hohe Vorsteuerbeträge liegen. "Eigenbelege sollten immer nur als Notlösung in Frage kommen", betont BVBC-Expertin Jüssen.
Quelle:
BVBC
letzte Änderung W.V.R.
am 29.07.2024
Autor(en):
Wolff von Rechenberg
Bild:
panthermedia.net / Randolf Berold
|
Autor:in
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