KI ChatGPT im Controlling einsetzen

Wie die künstliche Intelligenz im Controlling Prozesse automatisieren kann

Kristoffer Ditz
Die künstliche Intelligenz (KI) nimmt auch im Controlling immer mehr Form an. In mehreren Stellenanzeigen, in den Controller gesucht werden, gehört es zu den Anforderungen, dass die Controller Expertise mit KI-Tools mitbringen.

Schnell stellt sich die Frage, ob die künstliche Intelligenz die Arbeit der Controller übernehmen wird. Das wird auf mittelfristige Sicht nicht der Fall sein, allerdings wird sich das Berufsbild ändern.

KI im Controlling einsetzen

Sehen wir uns einmal an, wie Sie die künstliche Intelligenz effektiv im Controlling einsetzen können. Verwenden Sie hierzu die kostenlose Version ChatGPT 3.5. Mit der kostenpflichtigen Version können Sie zwar auch Dateien hochladen. Zum Üben und Ausprobieren ist die kostenlose Variante allerdings vollkommen ausreichend.

Im folgenden Bild sehen Sie einen Auszug einer BWA mit den Kostenarten und den Abweichungen in Euro und in %. Die Excel-Tabelle können Sie hier herunterladen >>

 Bild1.png

Wir werden ChatGPT hier nun bitten, uns eine Analyse der Abweichungen zu erstellen, so dass wir diese in einem Bericht einbauen können.

Die größte Herausforderung

Zunächst ist es wichtig, dass ChatGPT bei der Analyse von Daten die Aufbereitung so genau wie möglich beschrieben werden muss. Behandeln Sie ChatGPT also wie einen Mitarbeiter, dem Sie Ihre Tools erklären möchten. Gerade bei bestehenden Controlling-Instrumenten, die sehr individuell in einem Unternehmen abgestimmt und einzigartig sind sollten auf die KI so abgestimmt werden, dass eine Auswertung möglich ist.

In diesem Fall werden wir die Abweichungen und den Text miteinander verbinden.

Für die Euro-Werte benutzen wir die Formel =RUNDEN(Zahl;0)

Tragen Sie diese neben der Tabelle ein. Für die prozentualen Abweichungen verwenden Sie folgende Formel (hier Zelle G3):

=RUNDEN(D3*100;0)&"%"

Somit erhalten Sie einen Wert mit dem %-Zeichen:

Bild2.png 


Jetzt müssen wir noch die Kostenart, den Euro-Abweichungswert und Prozent-Abweichungswert verbinden. Dies machen wir mit der folgenden Formel (hier Zelle I3):

=B3&" "&F3&" kEUR/"&G3

Bild3.png
   
Auf diese Weise haben Sie die Euro-Abweichungen und Prozentabweichungen kombiniert. Die künstliche Intelligenz ChatGPT ist sehr gut geeignet Text zu analysieren, anstatt klassischen Tabellen, insbesondere die, die individuell auf ein Unternehmen abgestimmt sind.

Nun kopieren Sie die Zellen mit dem Text und Abweichungen. In ChatGPT schreiben Sie folgende Anweisungen:

Ich habe aus einer BWA folgende Abweichungen der Strukturkosten: """ 

Die 3 Anführungszeichen helfen ChatGPT, bessere Ergebnisse zu liefern.
Setzen Sie die 3 Anführungszeichen auch ein, nachdem Sie die kopierten Werte aus Excel eingefügt haben:

Bild4.png 

Schreiben Sie im Anschluss: Die Strukturkosten stellen die Gesamtabweichung dar

Bevor Sie jetzt mit Eingabe bestätigen, weisen Sie ChatGPT noch eine Rolle zu: 

Deine Rolle ist die eines Controlling-Experten aus dem Finanzmanagement.

Auf diese Weise wird ChatGPT sich noch zusätzlich die Eigenschaften eines Controller’s annehmen. Zum Schluss bitten Sie um eine Analyse der Daten. Analysiere bitte die Daten.
 
Bild5.png

Auswertung

Um die eingefügten Daten mit einer positiven Interpretation der negativen Werte zu analysieren, gehen wir wie folgt vor:

1. Identifikation der Kostenkategorien und deren Abweichungen:
  • Personalaufwand: -24 kEUR / -42%
  • Raumkosten: 18 kEUR / 4%
  • Fracht & Logistik: 0 kEUR / 0%
  • Administration: -1 kEUR / -4%
  • Zahlungsverkehr/-ausfall: 7 kEUR / 58%
  • Vertriebskosten: 2 kEUR / 15%
  • Beratungskosten: -4 kEUR / -27%
  • Versicherungen/Beiträge: -1 kEUR / -13%
  • EDV: 5 kEUR / 10%
  • Sonstiger Sachaufwand: 4 kEUR / 36%
  • Strukturkosten (Gesamtabweichung): 6 kEUR / 7%

2. Analyse der prozentualen und absoluten Abweichungen unter Berücksichtigung der positiven Interpretation der negativen Werte:
  • Personalaufwand hat eine positive Einsparung von 24 kEUR, was einer Reduktion von 42% entspricht. Dies deutet auf signifikante Kosteneinsparungen in diesem Bereich hin.
  • Raumkosten sind um 18 kEUR gestiegen, was einer Erhöhung von 4% entspricht.
  • Fracht & Logistik haben keine Abweichung (0 kEUR / 0%).
  • Administration zeigt eine positive Einsparung von 1 kEUR, was einer Reduktion von 4% entspricht.
  • Zahlungsverkehr/-ausfall hat sich um 7 kEUR erhöht, was einer Zunahme von 58% entspricht.
  • Vertriebskosten haben sich um 2 kEUR erhöht, was einer Zunahme von 15% entspricht.
  • Beratungskosten zeigen eine positive Einsparung von 4 kEUR, was einer Reduktion von 27% entspricht.
  • Versicherungen/Beiträge zeigen eine positive Einsparung von 1 kEUR, was einer Reduktion von 13% entspricht.
  • EDV hat sich um 5 kEUR erhöht, was einer Zunahme von 10% entspricht.
  • Sonstiger Sachaufwand hat sich um 4 kEUR erhöht, was einer Zunahme von 36% entspricht.
  • Strukturkosten (Gesamtabweichung) betragen 6 kEUR mit einer Zunahme von 7%.

3. Interpretation der Daten:
  • Die Einsparungen im Personalaufwand (24 kEUR / -42%) sind sehr positiv und deuten auf effiziente Maßnahmen zur Reduktion der Personalkosten hin.
  • Der Anstieg der Raumkosten um 18 kEUR (4%) könnte auf Mietanpassungen oder zusätzliche Raumkosten aufgrund von Erweiterungen oder Umzügen hinweisen.
  • Keine Veränderung bei Fracht & Logistik (0 kEUR / 0%) deutet darauf hin, dass hier keine signifikanten Kostenänderungen stattgefunden haben.
  • Administration zeigt eine positive Einsparung von 1 kEUR (4%), was auf effizientere Verwaltungskosten hinweist.
  • Zahlungsverkehr/-ausfall zeigt eine signifikante Zunahme um 7 kEUR (58%), was auf gestiegene Zahlungsausfälle oder höhere Gebühren hinweisen könnte.
  • Vertriebskosten haben sich moderat um 2 kEUR (15%) erhöht, was auf höhere Marketing- oder Vertriebsausgaben hinweisen könnte.
  • Beratungskosten zeigen eine positive Einsparung von 4 kEUR (27%), was auf eine Reduktion externer Beratungsdienste hinweisen könnte.
  • Versicherungen/Beiträge zeigen eine positive Einsparung von 1 kEUR (13%), was auf reduzierte Versicherungsprämien oder Beiträge hinweist.
  • EDV zeigt eine moderate Zunahme um 5 kEUR (10%), was auf Investitionen in die IT-Infrastruktur hinweisen könnte.
  • Sonstiger Sachaufwand hat sich deutlich um 4 kEUR (36%) erhöht, was auf unvorhergesehene oder erhöhte allgemeine Betriebskosten hinweisen könnte.
  • Die Gesamtabweichung der Strukturkosten zeigt eine Zunahme um 6 kEUR (7%), was auf eine insgesamt leichte Kostensteigerung hinweist.

Zusammenfassend zeigen die größten positiven Einsparungen den Personalaufwand, die Beratungskosten und die Verwaltungskosten, während die Raumkosten und der Zahlungsverkehr signifikant gestiegen sind. Dies gibt Hinweise darauf, welche Bereiche effizienter gestaltet wurden und wo möglicherweise noch Handlungsbedarf besteht.

Zusammenfassung und Abschluss

ChatGPT analysiert Ihnen die jeweiligen Abweichungen und zeigt sogar mögliche Gründe für die Abweichung auf. Hin und wieder kommt es vor, dass ChatGPT Minuswerte (Einsparungen) als negativ ausgibt. In diesem Fall bitten Sie um eine Korrektur, dass diese positiv bewertet werden sollen, weil es sich um Einsparungen handelt. ChatGPT wird den Text dann entsprechend korrigieren.

Zusammengefasst müssen Sie am Anfang etwas mehr Zeit investieren, um die Daten als Text aufzubereiten. Wenn dies allerdings umgesetzt ist, haben Sie den Vorteil, dass eine Analyse der Daten in Sekunden fertig ist.



letzte Änderung K.D. am 19.06.2024
Autor:  Kristoffer Ditz
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Jirsak


Autor:in
Herr Kristoffer Ditz
Kristoffer Ditz ist Leiter der Hanseatic Business School in Hamburg und Dozent an der AMD Modeakademie. Er verfügt über langjährige Erfahrung im Controlling bei Handelsunternehmen. Seine Schwerpunkte sind Ein- und Verkaufscontrolling sowie das Online-Controlling.
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