Excel Tipp: Diagramm wechseln mit dem Excel-Switch

Zwischen zwei Diagrammen per Knopfdruck Typ und Zahlen wechseln - Wie in einem Dashboard

In einem Dashboard können Sie per Auswahl die Zahlen und auch das Diagramm wechseln. Das können Sie auch in Excel umsetzen. In den folgenden Schritte werden Sie lernen, wie der Excel-Switch funktioniert und ihn direkt in der Praxis anwenden können. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken. 

Zunächst sehen wir uns folgende Tabelle an. Wir haben hier Umsätze und eine Deckungsbeitragsmarge (DB %):

ExcelSwitch01.jpg

Die Umsätze sollen als Säulendiagramm und die Deckungsbeitrags-Margen als Linien-Diagramm dargestellt werden. Einzeln natürlich kein Problem, aber unser Ziel ist es, dass bei Auswahl in einem Diagramm nur die Umsätze oder die DB-Marge angezeigt werden soll.


Zunächst schreiben Sie dieselben Bezeichnungen als Überschrift in die Zellen F3 bis H3. Für den Monat übernehmen Sie folgende Formel:
=LINKS(B4;1)

Kopieren Sie die Formel nach unten. Der Vorteil ist, dass Ihnen nur der Anfangsbuchstabe vom Monat angezeigt wird und das Diagramm etwas übersichtlicher ist. Es sei erwähnt, dass dies kein Muss für die Erstellung ist. Bei Bedarf können Sie auch die Monatsabkürzung Jan für Januar etc. übernehmen.

Fügen Sie ein weiteres Tabellenblatt hinzu. In die Zelle M3 schreiben Sie Umsatz und in die Zelle M4 DB-Marge. Gehen Sie nun in die Zelle B3. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten und den Button Datenüberprüfung (grüner Haken und roter Kreis)

ExcelSwitch02.jpg

Das Fenster Datenüberprüfung öffnet sich. Bei Zulassen wählen Sie Liste. Als Quelle geben Sie die Zellen M3 und M4 an:

ExcelSwitch03.jpg

In der Zelle B3 können Sie nun Umsatz oder DB-Marge per Drop Down Menü auswählen.

ExcelSwitch04.jpg

Wechseln Sie nun wieder in das Tabellenblatt mit den Daten. In der Zelle G4 geben Sie folgende Formel ein:
=WENN(Tabelle2!$B$3="Umsatz";Tabelle1!C4;#NV)

Mit dieser Formel wird bestimmt, dass die Umsatzwerte übernommen werden, wenn Sie In der Tabelle2 in der Zelle B3 den Begriff Umsatz ausgewählt haben. Trifft dies nicht zu, wird #NV angezeigt. NV steht hier für No Value, also kein Wert. Dies ist insofern nötig, dass später im Diagramm keine Werte angezeigt werden. Das Dollarzeichen bezweckt, dass sich die Formel immer auf die Zelle B3 bezieht, damit dies auch für die anderen Monate gilt.

In die Zelle H4 geben Sie folgende Formel ein:
=WENN(Tabelle2!$B$3="DB-Marge";Tabelle1!D4;#NV)

Kopieren Sie die Formeln herunter.

ExcelSwitch05.jpg

Wir wechseln wieder in das Tabellenblatt mit der Drop-Down-Auswahl.

Das Diagramm

Erstellen Sie nun ein Säulendiagramm. Verwenden Sie als Datenreihe die Umsatzwerte aus den Zellen G4 bis G15, bei denen wir vorhin die Formel mit #NV eingesetzt haben.

ExcelSwitch06.jpg

Zunächst optimieren wir das Diagramm. Das bedeutet:
  • Keine Hauptgitternetzlinien
  • Keine Y-Achse
  • Kein Diagramm-Titel
  • Schwarze und dickere X-Achsen Linie
  • Säulen in grau mit Werten
  • Schwarze Rahmenlinie
  • Schriftgröße 11
  • Schriftart Arial

ExcelSwitch07.jpg

Stellen Sie nun die Zelle B3 auf DB-Marge um. Die Säulen-Werte verschwinden. Nun fügen wir eine zweite Datenreihe hinzu. Dies werden die DB-Margen aus den Zellen H4 bis H15 sein. Ändern Sie hier den Diagramm-Typ auf Linie.

ExcelSwitch08.jpg

Machen Sie nun einen Doppelklick auf die Punkte. Bei Datenreihe setzen Sie den Punkt auf Linie und wählen Sie eine orange Farbe aus:

ExcelSwitch09.jpg

Fügen Sie noch die Werte hinzu. Das Diagramm ist nun fertig. 

ExcelSwitch10.jpg

Sie können nun zwischen den Umsätzen und der DB-Marge "switchen". Selbstverständlich können Sie auch noch weitere Werte hinzufügen.

Eine Excel-Übungsdatei erhalten Sie hier kostenlos zum Download >>

letzte Änderung K.D. am 08.10.2021
Autor(en):  Kristoffer Ditz

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Der Autor:
Herr Kristoffer Ditz
Kristoffer Ditz ist Leiter der Hanseatic Business School in Hamburg und Dozent an der AMD Modeakademie. Er verfügt über langjährige Erfahrung im Controlling bei Handelsunternehmen. Seine Schwerpunkte sind Ein- und Verkaufscontrolling sowie das Online-Controlling.
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