Handelskalkulation - Lösungsansätze nicht nur für kleine Händler

Mit Excel-Arbeitshilfe

Für Handelsbetriebe gibt es, anders als im Produktions- oder Dienstleistungsbereich noch immer relativ wenig Lösungen und Arbeitshilfen. Dabei ist das Thema für alle Händler gleichermaßen wichtig.

Der Beitrag zeigt, wie vor allem kleinere Handelsbetriebe die Preise für ihre Produkte berechnen und sinnvolle Vereinfachungsmöglichkeiten nutzen können, um nicht für jedes Produkt stets aufs Neue eine eigenständige Kalkulation vornehmen zu müssen.

1. Besonderheiten der Kalkulation im Handel

Ein wichtiger Bestandteil der Preiskalkulation für Händler ist der Bezugs- oder Einkaufspreis einer Ware, da er oft 30-50 % des Laden- oder Endpreises ausmacht, in Einzelfällen auch mehr. Der Bezugspreis einer Ware ist der Preis, den der Lieferer verlangt, abzüglich evtl. Nachlässe, plus evtl. Nebenkosten, etwa für Transport und Versicherungen.

Auf den Bezugspreis der Ware werden die Handlungskosten aufgeschlagen. Handlungskosten sind alle Kosten außer Warenkosten, z.B. Personal-, Raum-, Reparatur- oder Werbekosten. Die Handlungskosten werden prozentual auf den Warenpreis aufschlagen. Waren- und Handlungskosten ergeben die Selbstkosten eines Produktes, auf die man noch den Gewinn, und in der Branche übliche Nachlässe sowie die Umsatzsteuer aufschlagen muss. Man erhält den (Laden-)Preis, den man vom Kunden nehmen muss, will man kostendeckend arbeiten und einen Gewinn erzielen.

  Listeneinkaufspreis
- Lieferrabatt
= Zieleinkaufspreis
- Skonto
= Bareinkaufspreis
+ Bezugskosten
= Bezugs- / Einstandspreis
+ Handlungskosten
= Selbstkosten
+ Gewinn
= Barverkaufspreis
+ Skonto
+ Vertreterprovision
= Zielverkaufspreis
+ Rabatt
= Listenverkaufspreis
+ Umsatzsteuer
= Bruttoverkaufs- / Ladenpreis

Abb. 1: Grundschema Handelskalkulation

Bei der Handelskalkulation unterscheidet man, abhängig von der jeweiligen Situation, drei verschiedene Kalkulationsvarianten:

1.1 Vorwärtskalkulation
Rechnet man vom Listeneinkaufspreis des Anbieters bzw. dem zu zahlenden Bezugspreis zum eigenen Bruttoverkaufspreis, spricht man von Vorwärtskalkulation. Diese wird angewendet, wenn man den Ladenpreis weitgehend frei bestimmen kann, etwa, wenn es nur wenig Wettbewerb gibt oder Kunden weniger preissensibel reagieren.

1.2 Rückwärtskalkulation
Bewegt man sich in einem starken Wettbewerbsumfeld oder sind die Kunden sehr preissensibel, ist der am Markt zu erzielende Preis oft mehr oder weniger vorgegeben. Von dort muss man dann zurückrechnen, um zu wissen, wie hoch der Einkaufspreis maximal sein darf, wenn man die Kosten decken und einen Gewinn erzielen möchte.

1.3 Differenzkalkulation
Die Differenzkalkulation wird angewendet, wenn sowohl der Bezugspreis als auch der eigene Marktpreis vorgegeben ist. Mit der Differenzkalkulation lässt sich berechnen, ob es in einer solchen Situation überhaupt möglich ist, einen Gewinn zu erzielen und wenn ja, wie hoch er ausfällt.

1.4 Kalkulation erleichtern
Damit man den Preis nicht immer wieder aufs Neue für jedes einzelne Produkt berechnen muss können verschiedene Vereinfachungsmöglichkeiten genutzt werden.

Kalkulationszuschlag:
Wenn man alle oder mehrere Artikel bzw. Artikelgruppen mit den gleichen Zuschlagssätzen, etwa für Handlungskosten und Gewinn rechnet, lässt sich die Kalkulation vereinfachen, indem man einen einheitlichen Satz wählt, den Kalkulationszuschlag. Der Kalkulationszuschlag ergibt sich aus der Differenz von Einstands- und Nettoverkaufspreis als Prozent des Einkaufspreises und umfasst die Zuschläge für Handlungskosten, Gewinn, Nachlässe und ggf. Vertreterprovision.

Kalkulationsfaktor:
Aus dem Kalkulationszuschlag lässt sich der Kalkulationsfaktor ableiten, indem man Listenverkaufs- und Einstandspreis ins Verhältnis setzt. Multipliziert man den Bezugspreis mit dem Faktor, erhält man den Netto- bzw. Listenverkaufspreis der Produkte.

Handelsspanne:
Wenn der Listenverkaufspreis durch den Markt vorgegeben ist, kann man – ebenfalls bei gegebenen Zuschlagssätzen für Handelskosten, Gewinn und Nachlässe - mit der Handelsspanne berechnen, wie hoch der Bezugspreis sein darf, wenn man mit dem Verkauf seiner Waren den geplanten Gewinn erreichen möchte. In allen Fällen muss am Ende noch die Mehrwertsteuer aufgeschlagen werden, um zum Ladenpreis zu gelangen.

2. Preiskalkulation im Handel umsetzen – Mit Excel-Arbeitshilfe

Die Handelskalkulation lässt sich gut in mehreren Schritten unter Verwendung der zum Beitrag gehörenden Excel-Lösung umsetzen.
Hinweise zur Arbeit mit der Excel-Datei:
Eingaben sind in allen Zellen mit blauer Schrift problemlos möglich. Sollen Eingaben in Zellen mit anderen Farben vorgenommen werden, sollte vorher geprüft werden, ob sie Formeln enthalten, bei deren Überscheiben die Datei unbrauchbar wird. Teile von Arbeitsmappen können durch einen Klick auf "1" oder "2" ein- oder ausgeblendet werden. Alle Tabellenblätter werden immer auf einer Seite ausgedruckt.

Download der Excel-Arbeitshilfe hier >>

Schritt 1: Handlungskosten ermitteln
Zunächst werden die Handlungskosten ermittelt. Dazu kann z.B. die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) mit den Werten des Vorjahres genommen werden. Die Werte müssen geprüft und ggf. modifiziert werden. Wenn man z.B. Personal einstellen möchte, müssen diese Kosten erhöht werden. Rechnet man mit einer Erhöhung von Mieten oder Energiekosten muss das entsprechend berücksichtigt werden. 

Abb. 2 zeigt, wie sich die Handlungskosten im gleichnamigen Tabellenblatt erfassen lassen. Das Tabellenblatt kann "ausgeklappt" werden, um bei Bedarf weitere Kostenarten zu erfassen, wenn man sich nicht an der BWA-Struktur orientieren möchte. Die Kosten für den Wareneinsatz gehören nicht in diese Aufstellung, sondern dienen später als Zuschlagsbasis für die Preisberechnung.

Handelskalkulation_Erichsen_Abb02.png
Abb. 2: Berechnung der Handlungskosten (Auszug Tabellenblatt)

Schritt 2: Bezugspreise und Materialeinsatz berechnen
Um den Wareneinsatz ermitteln zu können, müssen zuerst für jedes Produkt oder für einzelne Produktgruppen die Bezugspreise berechnet werden.

Bezugspreise berechnen:
Dazu kann das Tabellenblatt Bezugspreis verwendet werden, das als Kopiervorlage gedacht ist. Eingegeben werden müssen allgemeine Daten, der Bruttopreis des Anbieters, Steuer, evtl. Nachlässe und Skonto seitens des Anbieters. Aus diesen Angaben errechnet sich der Bareinkaufspreis, der an den Lieferanten für einen Artikel bezahlt werden muss. Auf den Preis werden noch mögliche Nebenkosten wie Frachten, Versicherungen oder Zölle aufgeschlagen. Am Ende steht der tatsächliche Bezugspreis, hier: 20,03 Euro pro Stück.

Handelskalkulation_Erichsen_Abb03.png
Abb. 3: Beispiel zur Berechnung des Bezugspreises (Auszug Tabellenblatt)

Wareneinsatz ermitteln:
Den Gesamt-Materialeinsatz erhält man, indem man für jedes Produkt den errechneten Bezugspreis mit den voraussichtlichen Absatzmengen multipliziert. Für die Berechnung des Wareneinsatzes kann das Tabellenblatt Wareneinsatz verwendet werden. Es bietet Platz für Eingaben von bis zu 30 Produkten. Wenn man mehr Artikel hat, müssen diese zu Warengruppen zusammengefasst werden. Oder man kann weitere Zeilen in das Tabellenblatt eingeben. Dann muss auch das Tabellenblatt Kalkulationsfaktor entsprechend verlängert werden.
Praxis-Tipp: Wenn Sie den Wareneinsatz nicht auf Produkte herunterbrechen möchten, können Sie auch den voraussichtlichen Wareneinsatz eines Jahres auch als Summe in das Tabellenblatt eingeben. Die Unterteilung hat aber den Vorteil, dass man besser erkennen kann, wie sich das Sortiment zusammensetzt. Daher sollte überlegt werden, zumindest mit Waren- oder Artikelgruppen zu arbeiten.

Handelskalkulation_Erichsen_Abb04.png
Abb. 4 Beispiel zur Berechnung des Wareneinsatzes (Auszug Tabellenblatt)

Aus den Daten wird der Handlungskostenzuschlagssatz berechnet. Er ergibt sich, wenn man die Handlungskosten in Relation zum Wareneinsatz setzt:
Handelskostenzuschlag = Handlungskosten * 100 / Wareneinsatz
Im Tabellenblatt Wareneinsatz wird er in Zeile 46 automatisch berechnet und beträgt im Beispiel 67 %.

Schritt 3: Kalkulationen durchführen
Im Folgenden wird erläutert, wie die drei vorgestellten Kalkulationsvarianten unter Nutzung der Excel-Datei umgesetzt werden können.

Vorwärtskalkulation:
Die Vorwärtskalkulation kommt zur Anwendung, wenn man als Händler den Preis eines Produktes selbst bestimmen kann. Wichtig: Auch, wenn der Preis eines Produktes durch den Markt vorgegeben ist, sollte man eine Vorwärtskalkulation durchführen. Nur dann weiß man, wo man mit dem Preis unter den aktuellen Bedingungen landen würde. Ist die Differenz zwischen dem berechneten eigenen Preis und dem Marktniveau groß (Faustregel: > 5-10 % über den am Marktpreis), sollte man aktiv werden und Maßnahmen ergreifen, (mehr unter Punkt 3).

Vorgehensweise:
Auf den Bezugspreis eines Produkts werden die Handlungskosten aufgeschlagen. Die Summe aus Bezugspreis und Handelskosten ergeben die Selbstkosten des Artikels. Um zum Marktpreis zu gelangen, müssen außerdem Gewinnvorstellungen, Nachlässe und Mehrwertsteuer addiert werden.

Mit dem Tabellenblatt Vorwärtskalkulation lässt sich für jedes Produkt der Bezugspreis berechnen, wenn man z.B. das Tabellenblatt "Bezugspreis" nicht nutzen möchte. Der Handlungskostenzuschlag wird automatisch aus dem Tabellenblatt „Wareneinsatz“ übernommen. Anschließend müssen Gewinnzuschlag, mögliche Rabatte und die gesetzlich gültige Mehrwertsteuer eingegeben werden und man erhält den Ladenpreis. Im Beispiel ergibt sich ein Ladenverkaufspreis von 50,17 Euro.

Handelskalkulation_Erichsen_Abb05.png
Abb. 5 Beispiel Vorwärtskalkulation (Auszug Tabellenblatt)

Praxis-Tipp: Der Verkaufspreis von 50,17 Euro im Beispiels ist aus verkaufspsychologischer Sicht eher ungünstig. Besser wäre es, den Preis auf z.B. 49,99 Euro abzusenken oder falls möglich, für z.B. 50,99 Euro anzubieten, wenn der Preis am Markt durchsetzbar ist.

Rückwärtskalkulation
Lässt sich der gewünschte Preis nicht realisieren, etwa in einem starken Wettbewerbsumfeld, sollte man zusätzlich mit der Rückwärtskalkulation ausrechnen, welchen Bezugspreis man maximal bezahlen darf, wenn man alle Kosten decken und seinen Gewinn in voller Höhe realisieren möchte.

Vorgehensweise
Im Tabellenblatt Rückwärtskalkulation ist diese Möglichkeit gegeben. Es müssen lediglich der maximal mögliche eigene Ladenpreis sowie die Prozente für Steuern, Nachlässe und Gewinn eingetragen werden. Aus den Eingaben errechnet sich der Bezugspreis, der maximal gezahlt werden darf, um mit dem geplanten Gewinn verkaufen zu können. Im Beispiel beträgt der maximale Bezugspreis für Artikel A 19,95 Euro; bei einem möglichen Ladenpreis von 49,95 Euro. Der aktuelle Bezugspreis liegt aber bei 20,03 Euro. Man müssten also z.B. versuchen, mit dem Anbieter über niedrigere Bezugspreise zu verhandeln, um auf den berechneten Bezugspreis zu gelangen.

Handelskalkulation_Erichsen_Abb06.png
Abb. 6 Beispiel einer Rückwärtskalkulation (Auszug Tabellenblatt)

Differenzkalkulation:
Ist es weder möglich, einen besseren Bezugspreis zu erhalten noch den Ladenpreis zu erhöhen, kann man mit der Differenzkalkulation ausrechnen, ob sich dennoch ein Gewinn erzielen lässt und wie hoch er ausfällt.

Vorgehensweise:
Diese Rechnung ist im Tabellenblatt Differenzkalkulation möglich. Es müssen lediglich der Bezugspreis und der Ladenpreis eingegeben werden. Die Werte für Nachlässe und Steuern werden aus dem Tabellenblatt Vorwärtskalkulation übernommen, können aber geändert werden (rote Zellen enthalten lediglich Vorschlagswerte).

Abb. 7 zeigt, dass durch die Preisdeckelungen von beiden Seiten der Gewinn von 10 % auf 9,55 % bzw. von 3,35 Euro bei der Vorwärtskalkulation (Abb. 5) auf jetzt nur noch 3,19 Euro sinkt. Eine Reduktion, die auf ein Stück bezogen grundsätzlich zu verkraften ist. Allerdings sollte man in einer solchen Situation weiter versuchen, wieder auf die alte Marge zu gelangen, zum Beispiel, indem Kostensenkungen umgesetzt werden oder man die Waren von einem günstigeren Anbieter bezieht. Denn wenn man z.B. 100.000 Stücke verkauft, erzielt man immerhin einen Mindergewinn von 16.000 Euro.

Handelskalkulation_Erichsen_Abb07.png
Abb. 7 Beispiel einer Differenzkalkulation (Auszug Tabellenblatt)

Kalkulationsarbeit vereinfachen und erleichtern:
Wer regelmäßig kalkulieren muss, etwa, weil das Sortiment breit und tief ist, hat verschiedene Vereinfachungsmöglichkeiten. Hinweis: Alle Berechnungen beziehen sich auf den Listenpreis ohne Mehrwertsteuer.

Möglichkeit 1: Kalkulationszuschlag
Beim Kalkulieren wird meist mit gleichen oder sehr ähnlichen Zuschlägen für Handlungskosten, Gewinn und Nachlässen gearbeitet. Dann bietet es sich an, einmalig einen Kalkulationszuschlag zu ermitteln, der dazu genutzt werden kann, um mit nur einem Schritt vom Bezugspreis zum Ladenpreis zu gelangen.

Vorgehensweise:
Der Kalkulationszuschlag lässt sich am einfachsten berechnen, wenn man von einem fiktiven Bezugspreis von 100 Euro ausgeht und dann die Prozentsätze für Handlungskosten, Gewinn usw. eingetragen werden. Im Tabellenblatt werden sie automatisch aus dem Blatt Vorwärtskalkulation übernommen, können aber geändert werden (Zellen mit roter Schrift). Aus den Daten wird der Kalkulationszuschlag errechnet; im Beispiel beträgt er 210,42 Prozent. Mit dem Kalkulationszuschlag lässt sich so der Ladenpreis in einem Schritt berechnen, indem man den Bezugspreis mit dem Zuschlag multipliziert.

Bei Artikel A beträgt der Bezugspreis 20,03 Euro. Multipliziert mit dem Faktor erhält man einen Netto-Verkaufspreis von 42,15 Euro. Die gesetzlich gültige Mehrwertsteuer wird separat addiert. Wie zuvor muss der Preis ggf. nach verkaufspsychologischen Aspekten angepasst werden.

Handelskalkulation_Erichsen_Abb08.png
Abb. 8 Beispiel zur Nutzung des Kalkulationszuschlags (Auszug Tabellenblatt)

Praxis-Tipp: Die Arbeit mit dem Kalkulationszuschlag vereinfacht die Berechnung des Ladenpreises, wenn Sie immer mit gleichen Zuschlagsätzen rechnen. Unterscheiden sich Ihre Sätze, etwa beim Gewinn oder den Nachlässen, ist diese Vereinfachungsmethode nicht geeignet, da Sie entweder zu hohe oder zu niedrige Preise berechnen. Dann müssen Sie für jeden einzelnen Artikel bzw. für einzelne Artikelgruppen separate Zuschläge berechnen.
Hinweis: Die Bezugspreiskalkulation zur Berechnung des Einstandspreises ist weiter erforderlich, da sich die Einkaufskonditionen meist von Produkt zu Produkt bzw. von Anbieter zu Anbieter unterscheiden.

Möglichkeit 2: Kalkulationsfaktor
Alternativ besteht die Möglichkeit, mit dem Kalkulationsfaktor zu arbeiten. Man setzt Listen- und Bezugspreis eines Produktes in Relation, und man erhält den Kalkulationsfaktor, der dann im besten Fall für das gesamte Sortiment verwendet werden kann. Die Formel findet sich im oberen Teil des Tabellenblatts Kalkulationsfaktor. Zur Berechnung werden die Daten des Tabellenblatts Vorwärtskalkulation übernommen.

Handelskalkulation_Erichsen_Abb09.png
Abb. 9 Beispiel zur Berechnung von Kalkulationsfaktoren (Auszug Tabellenblatt)

Im Tabellenblatt Kalkulationsfaktor können die Ladenpreise für bis zu 30 Artikel berechnet werden. Wer mehr Artikel hat, muss die Datei entweder erweitern oder die Bezugspreise überschreiben. Produktbezeichnungen und Bezugspreise kommen aus dem Blatt Wareneinsatz, der Mehrwertsteuersatz aus der Vorwärtskalkulation. Am Ende kann entschieden werden, ob man den berechneten Ladenverkaufspreis wählt oder ihn unter verkaufspsychologischen Aspekten nach oben oder unten anpasst.

Möglichkeit 3: Handelsspanne
Die Handelsspanne gibt die Differenz zwischen Listenverkaufs- und Bezugspreis in Prozent an.
Handelsspanne = (Listenverkaufspreis – Bezugspreis) * 100/ Listenverkaufspreis

Vorgehensweise:
Die Handelsspanne kann auch berechnet werden, indem man ausgehend vom Listenverkaufspreis eines Artikels, mit den im Betrieb gültigen Zuschlagssätzen berechnet, wie hoch der Bezugspreis ausfällt. Im Tabellenblatt muss dazu der Listenverkaufspreis eingegeben oder aus der Vorwärtskalkulation übernommen werden. Die Zuschlagssätze werden ebenfalls übernommen oder eingegeben (Zellen mit roter Schrift). Aus den Werten berechnen sich so Einstandspreis und Handelsspanne. Durch Eingabe des Ladenpreises für einen Artikel kann im unteren Teil des Tabellenblatts für ein Produkt der Bezugspreis berechnet werden.

Handelskalkulation_Erichsen_Abb10.png
Abb. 10 Bezugspreisberechnung mit der Handelsspanne


3. Handlungsmöglichkeiten bei zu hohen Preisen

Lassen sich die kalkulierten Preise am Markt nicht durchsetzen, müssen Händler aktiv werden und Maßnahmen umsetzen, und z.B. prüfen, ob
  • man durch Verhandlungen mit Lieferanten bessere Preise und Konditionen erhält
  • sich aktuelle Lieferanten durch günstigere Anbieter ersetzen lassen
  • bestimmte Produkte im Sortiment durch andere, günstiger zu beschaffende Artikel ersetzt werden können
  • man einem Händlerverbund beitreten kann, um durch höhere Bestellmengen mehr Nachlässe und bessere Konditionen zu bekommen
  • sich die Handlungskosten senken lassen, z.B. durch Verhandlung um bessere Mieten, Umstellungen bei Versicherungen, Veränderungen im Werbekonzept.
  • sich Abläufe digitalisieren lassen und man auf Online-Vertrieb umstellen kann
  • man bereit ist, auf einen Teil des Gewinns zu verzichten

4. Fazit und Ausblick

Die Kalkulation im Handel erfolgt in Teilen anders als in Industrie- oder Produktionsbetrieben und je nach Ausgangslage und Marktsituation kommen unterschiedliche Varianten zum Einsatz, etwa die Vorwärtskalkulation für die Berechnung von Angebotspreisen oder die Differenzkalkulation, wenn die Preise sowohl auf der Verkaufsseite gedeckelt sind und auch die Beschaffungspreise nicht verändert werden können. Der Beitrag zeigt, wie die Kalkulation in Handelsbetrieben grundsätzlich funktioniert und vereinfacht werden kann und stellt eine Excel-Lösung zur sofortigen Umsetzung zur Verfügung.

Download der Excel-Arbeitshilfe hier >>


letzte Änderung J.E. am 04.06.2021
Autor(en):  Jörgen Erichsen
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Luis Louro

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Der Autor:
Herr Jörgen Erichsen
Jörgen Erichsen ist selbstständiger Unternehmensberater. Davor hat er in leitenden Funktionen in Konzernen gearbeitet, u.a. bei Johnson & Johnson und Deutscher Telekom. Er ist Autor von Fachbüchern und -artikeln rund um Rechnungswesen und Controlling. Außerdem ist er als Referent zu diesen Themen für verschiedene Träger tätig. Beim Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) leitet Jörgen Erichsen den Arbeitskreis Controlling.
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