Vertragsmanagement / Vertragskontrolling

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Vertragsmanagement / Vertragskontrolling, Software / Lösungen für ganzheitliches Vertragsmanagement
Schönen Guten Morgen zusammen  :wink1:

Im Rahmen meiner neuen Arbeitsstelle bei einem kleinen Mittelständler ( knapp > 100 MA) habe ich die Aufgabe bekommen, unser Vertragsmanagement etwas strukturierter zu gestalten. Momentan liegen die Verträge in physischer Form, also Akten, vor. Also ganz alte Schule...

Die grundlegende Idee ist eigentlich, dass wir einen besseren Überblick über Fristen und wichtige Inhalte (Vertragsvolumina, Laufzeit, Zins u.ä.) bekommen und z.B. einen Monat vor Kündigungsfrist die zuständige Person (im Zweifel ich) benachrichtigt wird, dass der entsprechende Vertrag zu prüfen ist.

Im Grunde sollte vieles davon auch ein DMS können, das ist langfristig auch geplant, für das kurzfristige Projekt "Vertragsmanagement" müsste ich mich aber erst mal anders (einfacher?!) orientieren. Wir hatten bereits überlegt, das ganze über einen Outlook Kalender zu lösen, sind uns da bzgl der Sicherheit aber etwas unsicher (natürlich soll nur ein kleiner Personenkreis Einsicht haben) oder über Sharepoint, die Funktionalitäten scheinen in der Hinsicht aber begrenzt.

Vielleicht hat jemand schon mal vor einem ähnlichen Problem gestanden und eine gute Lösung gefunden, die uns im Dschungel der Vertragsmanagementsoftwares bisher verborgen geblieben ist. Kosten darf es natürlich nicht viel, ich denke das dürfte gerade bei den vielen Anbietern für Software in dem Bereich ein Knackpunkt sein.

Vielen Dank für alle Antworten vorab :-)

Beste Grüße
Schönen guten Morgen.

dieselbe Aufgabe hab ich für Telefon- und Mobilfunkverträge auch bekommen.
Mein Kommunalbetrieb hat ebenfalls ca. 100 Mitarbeiter. Und ebenso liegen auf altmodischerweise Verträge in Ordnern vor.
Unser Leiter Facility Management hat bereits Zusage zu einer Investition für eine Vertrsgamanagement-Software erhalten costa quanta über 20.000€ Anschaffung.

Bisher habe ich eine Übersicht über Excel erstellt und werde nun versuchen die Jahresgesamtkosten zu ermitteln.

Das Ganze über Outlook zu lösen sehe ich zu aufwändig.

Unser FM-Manager will die Software GEBman einführen. Außerdem hat die DMS- Software ELO auch dafür vieles zu bieten.
@LastRowRider: ohne hierfür Werbung machen zu wollen (ich habe mit dem Unternehmen nichts zu tun!) kannst du dir als Anregung evtl. mal Otris anschauen.



Ich habe mir erst kürzlich das Tool für Beteiligungsmanagement angeschaut. Finde ich ganz gut. Allerdings auch nicht ganz günstig. Ich glaube aber wenn man eine ordentliche Anwendung haben will kommt man um ein paar Kosten nicht herum. Im Zweifelsfall muss man den Kosten-/Nutzenfaktor einmal bewerten. Beispielsweise prüfen ob hierdurch Rationalisierungseffekte (Personalabbau, etc.) realisiert werden können oder umgekehrt bei der Geschäftsskalierung eine Fixkostendegression erreicht oder verstärkt werden kann.
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