DSGVO: Last-Minute-Tipps für den Datenschutz

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) versetzt Unternehmen in Alarmstimmung. Vor allem Rechts- und IT-Abteilungen haben in den vergangenen Monaten in einem Rennen gegen die Zeit noch bis zum 25. Mai 2018 Datenverarbeitungsprozesse den Anforderungen der europäischen Datenschutzrichtlinie angepasst und dokumentiert. Wer jetzt noch damit anfängt, ist zu spät. Controlling-Journal hat einige Last-Minute-Tipps gefunden. So sollte jedes Unternehmen auch seinen Online-Auftritt prüfen, warnt Mischa Rürup, Gründer des Münchener Startups Usercentrics. Das gilt vor allem für Onlineshops.


Onlineshop abmahnfähig?


Rürup: „Die Abmahnanwälte stehen schon in den Startlöchern und der Nachweis eines Verstoßes ist relativ einfach durchzuführen.“ Fünf Anzeichen signalisieren demnach, dass ein Shop nicht DSGVO-konform ist:
1. Die DSGVO ist anwendbar auf alle Cookies. Denn Cookies sind Datengruppen, mit denen ein Websitebesucher identifiziert werden kann.
2. Die Einwilligung, auch der Consent genannt, wird in der Regel nicht rechtssicher in nachprüfbarer Form gespeichert.
3. Die genauen Einstellungen zur Einwilligung in die Speicherung und Nutzung der Userdaten sind auf der Website versteckt und für den Nutzer schlecht auffindbar.
4. Nach der neuen Regelung dürfen unter 16-Jährige nicht mehr getrackt werden.
5. Unternehmensfremde Technologien, die häufig für Online-Marketing-Kampagnen eingesetzt werden, wie zum Beispiel Facebook-Like-Buttons oder Remarketing-Codes werden oft geladen und damit Daten an Dritte weitergegeben, ohne dass der Nutzer zugestimmt hat. Die Zustimmung des Nutzers muss aber vorliegen, bevor dies passiert.

Weg mit dem Papier


Beim Nachdenken über elektronische Datenverarbeitungsprozesse sollten Unternehmen das Papier nicht vergessen. Akten, Verträge, Visitenkarten stellen ein Datenschutzrisiko dar, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwahrt werden, warnt Andreas Guhl, Legal Director DACH beim Büroausstatter Office Depot. Unternehmen müssen auch den Zugang zu Dokumenten regeln. Offen umherliegende Dokumente, aber auch Visitenkarten und Notizzettel mit personenbezogenen Daten sind ein Verstoß gegen den Datenschutz.

Guhl empfiehlt für Notizen den Einsatz von Wiedervorlagemappen. So geraten außerdem Vorgänge nicht in Vergessenheit. Für den Transport von Unterlagen empfiehlt der Experte abschließbare Transportboxen. Akten sollten grundsätzlich in abschließbaren Schränken oder Rollcontainern aufbewahrt werden. Die Schlüssel dazu dürfen nur in die Hände derjenigen Mitarbeiter gelangen, die mit den betreffenden Akten arbeiten müssen.

Karteileichen sind ab dem 25. Mai 2018 verboten. Unternehmen müssen Unterlagen löschen, die für den vorgesehenen Zweck nicht oder nicht mehr benötigt werden. Wer jetzt Notizzettel, Visitenkarten und Altverträge in den Papierkorb wirft, begeht den nächsten Datenschutzverstoß. Guhl empfiehlt die Anschaffung eines Aktenvernichters. Dies sei sicherer und meist günstiger als externe Dienstleister. So könnten die Unternehmer einfach am Feierabend alle nicht mehr benötigten Aufzeichnungen schreddern.

Externe Dienstleister vernichten meist nur nach Terminvereinbarung. Außerdem muss das Unternehmen sein Altpapier unzerkleinert einem unbefugten Dritten übergeben, was die DSGVO verbietet. Unternehmen, die beispielsweise wegen großer Papiermengen auf einen externen Dienstleister angewiesen sind, sollten sich von diesem vertraglich zusichern lassen, dass die Vernichtung unter Einhaltung des Datenschutzes geschieht.


Daten DSGVO-konform löschen


Nicht immer wird es im Geschäftsalltag ohne externe Dienstleister gehen. Der Klassiker ist der Ausfall einer Festplatte, auf der sich Daten befinden, die noch nirgends gesichert waren. Die Datenrettung hat sich zum einträglichen Geschäft für IT-Dienstleister entwickelt, denn Kleingewerbetreibende und Mittelständler besitzen kaum das Know-How, um solche Datenpannen zu meistern.

Bisher brachte man den lädierten Datenträger zum IT-Dienstleister. Die DSGVO lässt das nicht mehr ohne weiteres zu. Wenn das Unternehmen Datenträger außer Haus gibt, verliert es die Kontrolle über die ihm anvertrauten Personendaten. Als saubere Lösung empfehlen Experten, einen Dienstleister zu beauftragen, der Hausbesuche macht. Der Datenretter erledigt seine Arbeit im Unternehmen unter den wachsamen Augen eines Mitarbeiters.

Auch das Beseitigen ausgedienter oder defekter Datenspeicher erfordert künftig viel Know-How oder einen externen Dienstleister. Beim einfachen Löschen von Daten werden nur die Verweise zwischen Datenblöcken überschrieben, nicht aber die Daten selbst. Wer defekte oder ausgediente Festplatten oder USB-Sticks einfach in den Müll schmeißt, verletzt den Datenschutz.
  
Nur Spezialprogramme können Daten unwiederbringlich löschen. Externe Dienstleister schmelzen oder Schreddern zusätzlich den Datenträger. Auch hier gilt: Das Unternehmen als Kunde muss darauf achten, dass die Vernichtungskette keine Lücken aufweist, in denen Daten ungewollt kopiert werden können. Das muss sich das Unternehmen zumindest in einem Auftragsverarbeitervertrag bestätigen lassen.

Einen anderen Weg wählt der IT-Hersteller HP mit seinem Detective Media Retention Service (DMR). Entsprechend zertifizierte Dienstleister machen auch zur Beseitigung von Datenträgern Hausbesuche. Der Datenträger bleibt im Unternehmen und die darauf befindlichen Daten damit unter Kontrolle des Unternehmens, bis sie vollständig und irreversibel gelöscht sind.

letzte Änderung W.V.R. am 08.05.2018
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / scanrail

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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