Buchführungspflicht - Wer muss ab wann bilanzieren?

Nicht für alle Unternehmer und Selbstständigen gilt die Buchführungspflicht. Wer nicht dieser Pflicht unterliegt, muss dennoch Aufzeichnungen über seine Geschäftsvorfälle und eine Gewinnermittlung vornehmen. Denn die Buchführungspflicht bezieht sich auf die doppelte Buchführung und die Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG (Einkommensteuergesetz) auf der Basis einer Bilanz. Wer nicht gesetzlich zur Buchführung verpflichtet ist, kann zur Gewinnermittlung die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG anwenden; dies wird auch "einfache Buchführung" genannt.

Entstehung der Buchführungspflicht

Die verschiedenen Gesetzesstellen und Umstände, aus denen eine Buchführungspflicht abgeleitet werden kann, sind im Folgenden genannt.

Handelsrecht

Im Handelsrecht ergibt sich die Buchführungspflicht aus § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB (Handelsgesetzbuch): "Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen." Zu beachten ist hier, dass sich diese Pflicht auf einen Kaufmann bezieht. Dieser Umstand wird wichtig sein, wenn es im letzten Abschnitt um die Befreiung von der Buchführungspflicht gehen wird. Die folgenden Paragrafen beschreiben die Buchführungspflicht genauer.

Eine Einschränkung erfährt die Pflicht im in 2024 geänderten § 241a HGB: "Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden". Diese Änderung wurde Im Rahmen des Wachstumschancengesetz vorgenommen und gilt erstmals für Wirtschaftsjahre mit Beginn nach dem 31. Dezember 2023. Für Wirtschaftsjahre davor galt die Grenze von jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss.

Steuerrecht

Im Steuerrecht ergibt sich die Buchführungspflicht aus der Abgabenordnung (AO). Dabei verweist § 140 AO auf die Buchführungspflicht nach dem HGB. Demnach sind alle Unternehmer und Selbstständigen steuerrechtlich zur doppelten Buchführung verpflichtet, die nach dem HGB dazu verpflichtet sind. Weil diese Pflicht aus dem Handelsrecht abgeleitet ist, wird sie auch "derivative Buchführungspflicht" genannt.

Es folgt in § 141 AO die "originäre Buchführungspflicht": Hier werden die Bedingungen genannt für jene gewerblichen Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach dem HGB nicht die doppelte Buchführung anwenden müssen. Eine Buchführungspflicht besteht, wenn folgende Grenzwerte überschritten werden:

• ein Jahresumsatz von 800.000 Euro oder
• ein Jahresgewinn von 80.000 Euro oder
• ein Wirtschaftswert von 25.000 Euro bewirtschafteten Flächen von Land- und Forstwirten

Dabei reicht es aus, wenn ein einziger dieser Grenzwerte überschritten wird. Wenn ein Landwirt weniger als 800.000 Euro im Jahr umsetzt und auch weniger als 80.000 Euro Gewinn erzielt, seine Ackerflächen jedoch mit 26.000 Euro nach § 46 BewG (Bewertungsgesetz) angesetzt werden, dann ist er zur doppelten Buchführung verpflichtet. Zur Buchführungspflicht gibt es also eigene gesetzliche Vorgaben im Handels- und im Steuerrecht, diese verweisen jedoch gegenseitig aufeinander.


Schlüssiges Verhalten

Wer weder nach dem Handels- noch nach dem Steuerrecht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, kann dennoch die Pflicht auferlegt bekommen, ggf. versehentlich. Wenn beispielsweise ein Unternehmensgründer als BWL-Student mit der doppelten Buchführung vertraut ist, alles richtig machen möchte und eine Bilanz erstellt, dann gehen die Finanzbehörden davon aus, dass er die Buchführung freiwillig anwenden möchte. Das wird aus der Anwendung geschlossen, selbst wenn der Gründer als Einzelunternehmer im ersten Jahr unter den oben genannten Umsatz- und Gewinnschwellen bleibt. Er bleibt dann zur Buchführung verpflichtet, auch wenn er lieber die EÜR anwenden würde. Wie die Buchführungspflicht „aus Versehen“ rückgängig gemacht werden kann, steht im vorletzten Abschnitt.

Rechtsform

Wie oben beschrieben, gilt die Buchführungspflicht nach dem HGB für den Kaufmann. Durch viele Rechtsformen sind Unternehmer rechtlich Kaufleute, unabhängig davon, ob sie ein Handelsgewerbe im Sinne von § 1 HGB betreiben. So heißt es in § 3 Abs. 1 AktG (Aktiengesetz): "Die Aktiengesellschaft gilt als Handelsgesellschaft, auch wenn der Gegenstand des Unternehmens nicht im Betrieb eines Handelsgewerbes besteht". Die Aktiengesellschaft wird deshalb auch als "Formkaufmann" bezeichnet, im Unterschied zum "Istkaufmann", der ein Handelsgewerbe betreibt. Wer nach § 241a HGB nicht zur Buchführung verpflichtet ist, kann sein Unternehmen ins Handelsregister eintragen lassen und so nach § 5 HGB buchführungspflichtig werden; das gilt auch für Land- und Forstwirte. Bei dieser Gruppe von Unternehmern ist vom "Kannkaufmann" die Rede.

Der "Formkaufmann" trifft auch auf andere Kapital- und Personengesellschaften zu, u. a. GmbH, AG, KGaA, OHG, KG, GmbH & Co. KG, eG (eingetragene Genossenschaft). Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) und die Partnergesellschaft (PartG) sind keine Formkaufleute, bei ihnen kommt es auf die Art der unternehmerischen Tätigkeit an, ob eine Buchführungspflicht nach § 238 HGB, § 241a HGB oder § 141 AO besteht.

Was mit der Buchführungspflicht verbunden ist

Wie bereits erwähnt, ist die Buchführungspflicht zunächst einmal mit der doppelten Buchführung oder Doppik verbunden. Diese muss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, für die elektronische Buchführung) erfolgen.

Der Gewinn muss per Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG ermittelt werden. Zudem ist ein Jahresabschluss zu erstellen, mit einer Bilanz nach § 266 HGB sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung. Dabei muss auch ein Anlagenspiegel aufgestellt werden. Zur Ermittlung des Betriebsvermögens sind die Unternehmen verpflichtet, eine Inventur durchzuführen und daraus ein Inventar zu erstellen.

Folgen von Verstößen gegen die Buchführungspflicht

Ein Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben, GoB oder GoBD kann schon durch Unachtsamkeit schnell geschehen. Dann kann die Finanzbehörde die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beanstanden. Allerdings gilt dies nicht für formelle Fehler, "wenn das sachliche Ergebnis der Buchführung dadurch nicht beeinflusst wird" (R 5.2 Abs. 2 Satz 1 EStR – Einkommensteuer-Richtlinien). Selbst wenn einzelne Geschäftsvorfälle nicht oder falsch gebucht sind, ist die Buchführung noch ordnungsgemäß, wenn diese Vorfälle nur unbedeutend sind. "Die Fehler sind dann zu berichtigen, oder das Buchführungsergebnis ist durch eine Zuschätzung richtig zu stellen" (R 5.2 Abs. 2 Satz 3 EStR).

Sollten die Mängel allerdings größer als zuvor beschrieben ausfallen oder sollten trotz Buchführungspflicht keine Bücher geführt worden sein, dann "ist der Gewinn nach § 5 EStG unter Berücksichtigung der Verhältnisse des Einzelfalles, unter Umständen unter Anwendung von Richtsätzen, zu schätzen" (R 4.1 Abs. 2 Satz 3 EStR). In der Regel dürften die Schätzungen zu einem Ergebnis führen, das für den Steuerpflichtigen ungünstiger ist als das Ergebnis einer ordnungsgemäßen Buchführung. Zudem dürften erhebliche Mängel in der Buchführung Betriebsprüfungen zur Folge haben.

Im Fall eines Bankrotts kann die Verletzung der Buchführungspflicht nach § 283b StGB (Strafgesetzbuch) mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren (Abs. 1) oder im Falle der Fahrlässigkeit bis zu einem Jahr (Abs. 2) bestraft werden. Höher können die Strafen ausfallen, wenn der Verdacht der Steuerhinterziehung oder anderer Straftaten aufkommt. Die entsprechenden Strafrahmen sind in § 369 bis § 412 AO geregelt (bei Steuerhinterziehung z. B. bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe).

Beginn und Ende der Buchführungspflicht

Die originäre Buchführungspflicht nach der Abgabenordnung beginnt mit dem nächsten Geschäftsjahr, das auf eine entsprechende Mitteilung der Finanzbehörde folgt (§ 141 Abs. 2 AO). Weist also das Finanzamt im November 2022 auf die Buchführungspflicht hin, so gilt sie ab dem neuen Geschäftsjahr, das bei den meisten Unternehmen am 01.01.2023 beginnt. Zwischen der Mitteilung und dem Beginn der Pflicht sollte mindestens ein Monat liegen, um dem Unternehmen die Möglichkeit zur Umstellung der Buchhaltung zu geben. Das Finanzamt kann die Verpflichtung zur Buchführung im Rahmen eines Steuer- oder Feststellungsbescheides oder als eigenständigen Verwaltungsakt aussprechen.

Umgekehrt endet die originäre Buchführungspflicht mit dem Ende des Geschäftsjahres, das auf das Geschäftsjahr folgt, in dem das Finanzamt eine entsprechende Mitteilung schickt (§ 141 Abs. 2 Satz 2 AO). Das ist z. B. der Fall, wenn zwei Jahre lang sowohl der Umsatz unter 600.000 Euro als auch der Gewinn unter 60.000 Euro gelegen hat. Sollte trotz dieser Umstände keine solche Mitteilung kommen, etwa weil das Finanzamt von einer freiwilligen Verwendung der doppelten Buchführung ausgeht, kann auch im Finanzamt darum ersucht werden. Dann besteht die Möglichkeit, im übernächsten Geschäftsjahr die einfache Buchführung mit der EÜR anzuwenden.

Bei Unternehmen, die ins Handelsregister eingetragen sind, beginnt die Buchführungspflicht mit dem Eintrag und endet mit der Lösung aus dem Handelsregister. Bei anderen buchführungspflichtigen Unternehmen beginnt die Pflicht mit dem ersten Geschäftsvorfall oder mit der Gründung. Sie endet mit der Auflösung des Unternehmens.

Befreiung von der Buchführungspflicht

Befreit von der Pflicht sind Einzelkaufleute / Kleinunternehmer, wenn sie nicht nach § 238 HGB oder § 140 AO zur Buchführung verpflichtet sind und bei Umsatz und Gewinn unter den Grenzwerten von § 141 Abs. 1 AO oder § 241a HGB liegen.

Außerdem gibt es eine Gruppe von Selbstständigen, für die die Buchführungspflicht nicht gilt: die Freiberufler. Das sind beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler, Journalisten und andere, die in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG aufgeführt sind. Sie betreiben kein gewerbliches Unternehmen und sind daher nicht gewerbesteuerpflichtig (§ 2 GewStG – Gewerbesteuergesetz) und auch nicht buchführungspflichtig. Für die freien Berufe gelten auch nicht die Umsatz- und Gewinngrenzen in § 141 Abs. 1 AO, sie können also auch mehr als 800.000 Euro Umsatz machen oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen, ohne dass dies zu einer Buchführungspflicht führen würde.

Allerdings müssen Freiberufler aufpassen, dass sie keine gewerblichen Einkünfte verbuchen. Wer als Freiberufler nebenher einen Onlineshop betreibt, dessen Einkünfte werden schnell als gewerblich eingestuft, und zwar sämtliche Einkünfte, auch diejenigen in Ausübung der freiberuflichen Tätigkeit. Dahinter steckt die sogenannte "Abfärbetheorie", die besagt, dass gewerbliches Einkommen auf die übrigen Einkünfte abfärben. Der Bundesfinanzhof (BHF) legte in einem Urteil vom 27.08.2014 (Az. VIII R 6/12) die Bagatellgrenze auf 3 % der Gesamtnettoumsatzerlöse fest. Dies ist bei einem Onlineshop schnell erreicht.

Auch Ärzte in einer Gemeinschaftspraxis müssen aufpassen. In Rheinland-Pfalz entschied ein Finanzamt, dass eine Gemeinschaftspraxis aus sieben Zahnärzten ein gewerblicher Betrieb sei, weil der Umsatz eines der Ärzte weniger als 0,1 % des gesamten Praxisumsatzes in einem Jahr betragen hatte; der Arzt hatte hauptsächlich Organisations- und Verwaltungsaufgaben übernommen. Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz gab dem Finanzamt in seinem Urteil vom 16.09.2021 (Az. 4 K 1270/19) recht und verwies darauf, dass für eine Einstufung als freiberufliche Gemeinschaftspraxis die Tätigkeit jedes Arztes durch die unmittelbare, persönliche und individuelle Arbeitsleistung des Berufsträgers geprägt sein müsse. Sollte die Berufung keinen Erfolg haben, wäre die Gemeinschaftspraxis in der Folge auch buchführungspflichtig.

letzte Änderung S.P. am 18.06.2024 Autor(en):  Stefan Parsch Bild:  panthermedia.net / wsf pan

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	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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