Excel-Baustein Lieferstatistik in Kalenderoptik

Excel wird in der Praxis hauptsächlich eingesetzt, um Daten aus anderen Systemen wei-ter aufzubereiten. Dazu stehen zahlreiche Standardfunktionen zur Verfügung, die insbe-sondere in ihrer Kombination große Möglichkeiten eröffnen. Beliebt sind auch die gut ausgebauten Grafikmöglichkeiten in weitgehend selbsterklärender Handhabung.

Weniger verbreitet ist der Einsatz der integrierten Makrosprache VBA. Diese eröffnet die Möglichkeit, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren und auch größere und komplexe Herausforderungen einer individuellen Lösung zuzuführen. Der Vorteil liegt in der Einbindung, so dass die Excel-Funktionalität voll genutzt werden kann. Excel ist ja bereits ein fertiges Rechenprogramm. Es geht nur noch um die Automatisierung der Abläufe und der Bedienung.

Excel enthält einen Kalender, mit dem sich nicht nur rechnen lässt, sondern der sich auch dazu eignet, Daten in einer Kalenderoptik darzustellen. Beispielsweise können Wochenendtage automatisch eingefärbt werden, wie es auch in einem Papierkalender der Fall ist. Dadurch wird die Schnellübersicht erheblich verbessert. Da die Wochenendtage jedes Jahr auf andere Tage fallen, muss ein Papierkalender auch jedes Jahr neu aufgestellt werden. Anders in Excel, wo sich dies über die Kalenderfunktion vollständig automatisieren lässt. 
Die Anwendung übernimmt Absatzmengen und Erlöse je Kunde und je Artikel aus der Verkaufssoftware und speichert diese in folgender Tabellenstruktur in eine Excel-Datei:

 
Die Kapazität ist auf monatlich 50.000 Quelldatensätze erweiterungsfähig ausgelegt.

In der Anwendung sind folgende Endauswertungen vorgesehen:

Erster Klick: Kundenliste

 
Die Liste erneuert sich bei jedem Aufruf automatisch und enthält somit ausschließlich Kunden, die im aufgelaufenen Kalenderjahr beliefert wurden. Nächster Klick: Cursor auf eine beliebige Nr. und Schaltfläche anklicken.

Zweiter Klick: Mengen des gewählten Kunden in alternativer Kalenderoptik

 
Der Kalender baut sich jedes Jahr automatisch neu auf. Wochenendtage sind eingefärbt. Tage ohne Belieferung sind automatisch auf geringere Zeilenhöhe eingestellt, wenn die Tabelle angeklickt wird. Tab-Wechsel zeigt auch alle Nichtbelieferungstage an. Die Zeilen sind auf das Jahr ausgelegt, dabei wird der unterste Bildschirmabschnitt automatisch eingescrollt und kann nach oben bis zum 01.01. zurückgescrollt werden. Zwischen den beiden Darstellungen kann beliebig oft hin- und hergeklickt werden.

Dritter Klick: Details zu einzelnen Tagen


Zu jedem beliebigen Tag des Jahres können die Detaildaten aufgerufen werden:
 
Tab-Wechsel: Alle Lieferungen des gewählten Kunden
Alternativ können alle Lieferungen an den Kunden für das Jahr aufgerufen werden:

 
Tab-Wechsel: Querauswertung
Wahlweise können die Daten des Kunden in gedrehter Tabelle aufgerufen werden:

 
Mit der Querauswertung geht ein alter Wunsch der Statistik in Erfüllung, dass prinzi-piell alle Tabellen immer in zwei Richtungen dargestellt werden können: nach unten oder nach rechts. Und zwar mit einem einzigen Mausklick. Die Quertabelle beinhaltet Kilo und Preise.

Vierter Klick: 10 größte Kunden im Kalender
 

Tab-Wechsel: Alternative Kalenderoptik

 
Die Auswertung aller Kunden mit ihren Mengen an allen Tagen im 10-er-Schritt ist ein echter Excel-Knüller, weil die Daten von links nach rechts nach der aufgelaufenen Jahresmengensumme sortiert sind. Diese Sortierroutine wird bei jedem Aufruf erneuert, weil sich die Reihenfolge im Zeitablauf ändert. Von oben nach unten sind die Tagesmengen für das gesamte Kalenderjahr fortlaufend aufgelistet.

Zwischen den beiden Darstellungen kann beliebig oft hin und her geklickt werden. Dabei steht immer der untere sichtbare Bereich im Bildschirm, die Tabelle ist jedoch nach oben offen und vollständig ausgefüllt, so dass die einzelnen Mengen nach Bedarf bis zum 01.01. zurückgescrollt werden können. Die Wochenendtage sind wiederum eingefärbt. Diese Einfärbung muss im nächsten Jahr nicht neu eingestellt werden, sondern erfolgt automatisch über den in Excel integrierten Kalender.

Der Autor: Ernst Fischer, Molkereimeister und technischer Betriebswirt. 8 Jahre Kostenrechner/Controller in der Lebensmittelindustrie, weitere 8 Jahre betriebswirtschaftliche Beratung in Firmen, seit 1990 selbständig. Beratungsschwerpunkte: Controlling, Kostenrechnung, Excel. Modul Kundenerfolgsrechnung ist in diversen Unternehmen erfolgreich im Einsatz. Buch Excel-Baustein Lieferstatistik in Kalenderoptik April 2010

letzte Änderung Ernst Fischer am 04.09.2019

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