Excel-Baustein Absatzstatistik

Für Controller ist der Umgang mit Excel alltägliche Routine. Insbesondere im Bereich Statistik und Kalkulation leistet dieses Werkzeug gute Dienste, um die Informationsqualität der großen EDV-Systeme durch individuelle Zusatzauswertungen zu ergänzen. Dass die Möglichkeiten von Excel allgemein unterschätzt und von etablierter Seite aus naheliegenden Gründen abwertend beurteilt werden, stellt für Kenner kein Hindernis dar.

Wer sich bemüht, über die einfache Tabellenarbeit hinaus zu kommen, kann weitere Teile aus traditionellen Lösungen in die Excel-Ebene umbauen oder dort, wo die Datenverarbeitung generell noch nicht sehr ausgereift ist, gleich in diese Richtung arbeiten. Das Rad muss deshalb nicht neu erfunden werden, aber das gesamte operative Controlling lässt sich hervorragend mit Excel einrichten. 

Wie weit sich Excel für größere Aufgaben eignet, lässt sich am Workshop-Modell mit dem Titel „Klassische Absatzstatistik“ gut demonstrieren. Das Modell ist aus Praxisfällen zur Einführung einer Kostenrechnung abgeleitet und leistet in der Regel auch dort gute Dienste, wo zuvor gesagt wurde, dass für solche Banalitäten kein Bedarf bestehe. 

Es ist die obligatorische Basis zur Kostenrechnung, deren Wirkung maßgeblich von der schnellen Simulation in einzelnen Kundensortimenten nach Voll- und Teilkosten abhängt. Eine Kostenrechnung, die dies nicht auf Mausklick liefert, verdient ihren Namen nicht, und sei sie noch so perfekt ausgestaltet. Die häufig anzutreffende Meinung, es nütze doch alles nichts, wenn die Preise im Keller sind, zeugt von erschreckender Oberflächlichkeit. Im Konsumgüterbereich beispielsweise sind mit einem wertorientierten Kundenmanagement erhebliche Potenziale zu erschließen. 

Die Anwendung übernimmt die monatlichen Absatzmengen und Erlöse je Kunde und je Artikel aus der Verkaufssoftware und speichert diese in folgender Tabellenstruktur in eine Excel-Datei: 

 
Die Kapazität ist auf monatlich 50.000 Quelldatensätze erweiterungsfähig ausgelegt. Jeweils ein Gruppenkriterium für Kunden und Artikel ist obligatorisch, ggf. als Reserveroutine. Weitere Gruppierungen sind analog ausbaubar.

In der Auswertung sind folgende Klick-Schaltflächen angeordnet:


 
Klick auf die Schaltfläche Kunden zeigt die Auflistung mit den Monatsdaten:


 
Das Tabellenvolumen und die Zeilenformatierung passen sich automatisch an die jeweilige Monatskapazität an. Alle Spalten sind durch Mehrfachklick auf die Überschrift wechselweise auf-/abwärts sortierbar. Angeblich gibt es solche Feinheiten in anderen Programmen nicht. Summe oben ist obligatorisch. Klick auf die Schaltfläche Artikel zeigt die gleiche Struktur für Artikel. Klick auf die Gruppenschaltflächen zeigt ebenfalls diese Struktur ohne die beiden letzten Spalten rechts.

Klick auf die Schaltfläche „Zur Auswahl“ listet die Daten eines einzelnen Kunden, Artikels, einer Kunden- oder Artikelgruppe auf, wiederum automatisch formatiert und spaltenweise sortierbar:


 
Handelt es sich um eine Kunden- oder Artikelgruppe, so ist noch eine Tab-Schaltfläche angeordnet, die durch Mehrfachklick zwischen der Kunden- und Artikelauflistung innerhalb der Gruppe wechselt. Diese schnellen Wechsel, eingerichtet als Tabelle-in-Tabelle-Technik, bedeuten eine erhebliche Informationsverbesserung.

Soweit die klassische Monatsstatistik. Die Stärke von Excel zeigt sich aber erst so richtig in der Jahresauswertung. Dort ist das gleiche Auswahlmenü wie in der Monatsstatistik vorgesehen, die Tabellen sind jedoch im 12-er-Raster von links nach rechts für die einzelnen Monate ausgelegt, mit jeweils 3 Spalten (kg, € und €/kg) je Monat plus Jahressumme:


 
Die Tab-Schaltfläche wechselt durch Mehrfachklick zur Spaltenanordnung in der Reihenfolge – kg – Euro – €/kg – kg und €/kg. Dieser schnelle Darstellungswechsel verbessert die Übersicht ganz erheblich.

„Zur Auswahl“ zeigt zu einzelnen Zeilennummern eine Auswertung in folgender Darstellung:


 
Aus dieser Ansicht geht es wahlweise zurück oder in die Details des ausgewählten Kunden, Artikels oder einer Gruppe:


 
Auch hier wiederum die Tab-Schaltfläche zum Wechsel der Spaltenanordnung in der Reihenfolge – kg – Euro – €/kg – kg und €/kg. Die Reihenfolge der Auswertungen entspricht dem Regelverlauf in der Praxis nach Fragehäufigkeit, kann aber jederzeit auch anders eingerichtet werden.

Der Clou an der Excel-Statistik ist, dass sämtliche Bildschirmwartezeiten unter der Toleranzgrenze von 5 Sekunden liegen, auch in der Jahresstatistik. Das kann man sich zunächst gar nicht vorstellen. Es geht immerhin um eine Kapazität von 12 x 50.000 Datensätze. Dabei müssen die einzelnen Monate bei jedem Aufruf neu umsortiert werden, da sie jeden Monat eine andere Struktur aufweisen und sich somit für das Jahr immer wieder eine neue Liste ergibt. Diese Routinen erneuern sich bei jedem Aufruf und werden nicht wie in anderen Programmen aus zuvor durchgeführter Datenverarbeitung bedient. Es ist eine neue Dimension der Arbeitsrationalität und ein wesentlicher Schritt, um vom Papier weg zu kommen. Denn bevor Sie die Tür des Aktenschranks erreichen, haben Sie hier jede Auswertung auf Mausklick im Bildschirm.

Die Struktur der Absatzstatistik ist identisch für den Einkauf einsetzbar und bei Handelsgeschäften zur Bruttospanne fortsetzbar. Vorjahresvergleiche sind möglich, für die Verkaufssteuerung in der Regel aber wenig ergiebig. Anders bei Konditionen, z. B. einer selektiven Staffelsteigerungsvergütung zum kumulierten Vorjahresumsatz und ähnliche Grausamkeiten. Grafiken sind sehr beliebt, bedürfen aber keiner Beschreibung, weil die Einrichtung in Excel selbsterklärend verläuft. Die Absatzstatistik ist der geeignete Workshop-Einstieg in komplexere Themen in größeren Datenmengen wie Rezepturauflösung, Konditionensteuerung und Kundenwertsteuerung.

Möglicherweise sind die beschriebenen Inhalte und Geschwindigkeiten heutzutage nichts Besonderes mehr. Sie bekommen bei anderen Lösungen aber immer etwas, was sich andere für Sie ausgedacht haben. Mit Excel bekommen Sie das, was Sie sich selbst wünschen, und außerdem ohne Zusatzkosten. Lediglich Zeit müssen Sie investieren, und Zeit ist Geld. Dieses kommt aber schnell zurück, weil Sie den Erfolg schrittweise registrieren. Die Schritt-für-Schritt-Methode ist sehr zu empfehlen und stellt einen generellen Unterschied zu anderen Lösungen dar. Von der Vorstellung, eine fertige Lösung auf Anhieb zu schaffen, sollte man sich in der Arbeit mit Excel lösen. Wer sich jedoch einigermaßen auskennt und sich mit der Makroprogrammierung anfreunden kann, wird erstaunliche Erfolge erzielen.

letzte Änderung Ernst Fischer am 16.09.2020