Privateinlagen und Privatentnahmen - Wie korrekt buchen?

Die betriebliche Sphäre und die private Sphäre sind nicht in allen Unternehmen klar getrennt. Da wird schon mal eine eingekaufte Ware privat genutzt oder der Privatwagen für betriebliche Fahrten verwendet. Das geht auch in Ordnung, sofern es korrekt verbucht ist, denn einige Privatentnahmen oder -einlagen haben steuerliche Konsequenzen. Und nicht in allen Unternehmen sind solche Maßnahmen erlaubt.

Unternehmen, in denen Privateinlagen und Privatentnahmen möglich sind

Grundsätzlich sind Privatentnahmen und Privateinlagen lediglich bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften möglich. Zu den Personengesellschaften zählen die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die offene Handelsgesellschaft (OHG) und die Kommanditgesellschaft (KG). Nur bei Unternehmen dieses Typs haften die Gesellschafter uneingeschränkt mit ihrem Privatvermögen.

Bei Kapitalgesellschaften, z. B. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Aktiengesellschaft (AG), sind das Betriebsvermögen und das Privatvermögen der Gesellschafter strikt getrennt. Wenn ein Gesellschafter seiner Firma zu mehr Liquidität verhelfen möchte, kann er dies über ein Darlehen oder eine Kapitalerhöhung tun, das dann aber in der Bilanz gesondert ausgewiesen werden muss (§ 42 Abs. 3 GmbHG – GmbH-Gesetz). Das wäre das Gegenstück zur Privateinlage bei Personengesellschaften. Eine Art Privatentnahme kann durch eine Gewinnausschüttung realisiert werden.

Arten der Privateinlagen und Privatentnahmen

Gerade bei Unternehmensgründungen sind Privateinlagen wichtig, wenn etwa der Gründer seinen privaten Computer ins Betriebsvermögen einbringt oder seinen Privatwagen für betriebliche Tätigkeiten nutzt. Dies ist dann eine Sacheinlage. Wenn der Unternehmer Geldmittel aus seinem Privatvermögen für seine Firma einsetzt, spricht man von einer Geld- oder Bareinlage.

Bei den Privatentnahmen gibt es ein paar Möglichkeiten mehr. Natürlich kann dem Unternehmen Geld entnommen und für private Zwecke verwendet werden (Geld- oder Barentnahme), entweder direkt aus einer Ladenkasse oder per Überweisung. Da Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft in der Regel kein Gehalt bekommen, sind die Privatentnahmen wichtig, damit der Unternehmer/Gesellschafter seine private Lebensführung bestreiten kann.

Bei den Sachentnahmen (§ 3 Abs. 1b Nr. 1 UStG – Umsatzsteuergesetz) gibt es zwei Arten: Zum einen können Waren entnommen werden; das können Kleidungsstücke in einer Boutique oder Materialien/Rohstoffe bei einem Fertigungsbetrieb sein. Zum anderen können aber auch fertige Erzeugnisse des Unternehmens der persönlichen Nutzung zugeführt werden, etwa Backwaren in einer Bäckerei oder ein Stuhl aus einer Tischlerei.

Bei einer Nutzungsentnahme (§ 3 Abs. 9a UStG) werden Gegenstände des Betriebsvermögens für private Zwecke mitgenutzt, z. B. der Lieferwagen bei einem Umzug von Freunden des Unternehmers oder das Firmenhandy für Privatgespräche. Schließlich gibt es noch die Leistungsentnahme: Wenn der Inhaber einer Gärtnerei zwei Mitarbeitern den Auftrag gibt, seinen privaten Garten aufzuhübschen, dann entnimmt er dem Betriebsvermögen die Leistung seines Personals. Diese Privateinlagen und -entnahmen sind alle gesetzeskonform, sofern sie korrekt verbucht werden.

Buchung von Privateinlagen und -entnahmen

Privateinlagen und -entnahmen erhöhen bzw. verringern das Eigenkapital einer Firma, wirken sich jedoch nicht auf den Gewinn aus. So heißt es in § 4 Abs. 1 Satz 1 EStG (Einkommensteuergesetz): „Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen.“ Aus diesem Grund sind Privateinlagen und -entnahmen so zu verbuchen, dass sie sich nicht auf den Firmengewinn oder -verlust auswirken.

Üblicherweise verwenden Buchhalter ein „Privatkonto“, das aber nicht mit dem privaten Girokonto verwechselt werden darf. Das Konto „Privat“ ist ein Eigenkapitalkonto, auf dem die Privateinlagen und -entnahmen verbucht werden. Wenn der Unternehmer verschiedene private Ausgaben, etwa den Krankenkassenbeitrag, den Monatsbeitrag fürs Fitnessstudio und die Raten für einen privaten Kredit, direkt vom Firmenkonto abbuchen lässt, dann ist es zudem sinnvoll, mehrere Unterkonten anzulegen, um solche Privatentnahmen übersichtlich und den steuerlichen Erfordernissen (siehe nächsten Abschnitt) gemäß abzubilden.

Bei Personengesellschaften einigen sich die Gesellschafter üblicherweise auf Basis des Gewinns darauf, wer wieviel aus dem Eigenkapital entnehmen darf. Ohne Zustimmung der anderen Gesellschafter darf ein Unternehmer maximal 4 % seines Kapitalanteils, wie er für das letzte Geschäftsjahr festgestellt wurde, aus der Gesellschaftskasse entnehmen (§ 122 Abs. 1 HGB – Handelsgesetzbuch).

Nun zu den konkreten Buchungen. Der Buchungssatz für eine Privatentnahme von 1.000,– Euro per Überweisung lautet:

Privat   1.000,-   an Bank   1.000,-

Da das Privatkonto ein Eigenkapitalkonto und damit ein Passivkonto ist, wird eine Entnahme im Privatkonto immer im Soll gebucht. Beim Aktivkonto „Bank“ ist der Betrag im Haben zu buchen.

Eine Geldeinlage ist entsprechend anders herum zu buchen: bei der Bank oder Kasse im Soll, auf dem Privatkonto im Haben. 

Bank    1.000,-   an Privat   1.000,-

Bei einer Sacheinlage muss zunächst der Wert bestimmt werden. Dafür gilt: „Einlagen sind mit dem Teilwert für den Zeitpunkt der Zuführung anzusetzen“ (§ 6 Abs. 1 Nr. 5 EStG).

Ein Unternehmer hat einen Computer, den er als Privatmann für 1.500,– Euro gekauft hat, zwei Jahre lang privat genutzt. Nun bringt er ihn ins Betriebsvermögen ein. Laut AfA-Tabelle (AfA: Absetzung für Abnutzung) wird ein Computer über drei Jahre abgeschrieben und hat dementsprechend nach zwei Jahren einen Wert von 500,– Euro. Mit diesem Wert wird der Computer als Einlage gebucht:

sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung   500,-   an Privat   500,-

Privateinlagen/-entnahmen und die Steuer

Geld- oder Barentnahmen sind ebenso von der Umsatzsteuer befreit wie Geld- oder Bareinlagen. Bei Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen muss hingegen bei der Buchung noch die Umsatzsteuer berücksichtigt werden (§ 3 Abs. 1b Ziffer 1 UStG). Wer beispielweise als Geschäftsinhaber ein Bekleidungsstück im Wert von 119,– Euro für die Privatnutzung entnimmt, muss Folgendes buchen:

Privat   119,-   an Gegenstandsentnahmen   100,-
                       an Umsatzsteuer (19 %)          19,-

Nach § 10 Abs. 4 Nr. 1 UStG gilt, dass die Umsatzsteuer für den entnommenen Gegenstand nach dem Einkaufspreis zuzüglich der Nebenkosten für diesen oder einen vergleichbaren Gegenstand bemessen wird. Wenn kein Einkaufspreis vorliegt, kann der Selbstkostenpreis herangezogen werden. Für einige Arten von Betrieben, z. B. Bäckereien oder Metzgereien, gibt das Bundesfinanzministerium zur Erleichterung der Steuererhebung jährlich eine Liste mit Pauschalbeträgen für den Eigenbedarf heraus.

Für Nutzungsentnahmen gibt es teilweise spezielle Regelungen. Für die private Nutzung eines Firmenwagens kann man entweder ein Fahrtenbuch führen oder auf die 1-%-Regelung oder Listenpreismethode zurückgreifen. Dabei wird für die monatliche Nutzung pauschal 1 % des Bruttolistenpreises eines Wagens angesetzt – bei einem Listenpreis von 60.000,– Euro wären das 600,– Euro. Für nicht durch die Vorsteuer belastete Kosten können pauschal 20 % abgezogen werden, sodass schließlich gebucht wird:

Privat   691,20   an Nutzung außerhalb des Unternehmens mit Umsatzsteuer (19 %)   480,00
an Nutzung außerhalb des Unternehmens ohne Umsatzsteuer   120,00
an Umsatzsteuer (19 %)   91,20

Eine private Mitnutzung ist für die Umsatzsteuer irrelevant, wenn der Nutzungsanteil weniger als 10 % beträgt. Im Hinblick auf die Einkommensteuer ist zu beachten, dass private Geldeinlagen und -entnahmen gegenüber dem Betriebsgewinn neutral sind. Sie tauchen daher weder in der Gewinn- und Verlustrechnung einer Bilanz (Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 EStG) noch in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG) auf. Ausnahmen sind beispielsweise Betriebsausgaben, die über das private Portmonee oder das private Bankkonto abgewickelt wurden.

Was bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorgaben droht

Grundsätzlich ist bei Privatentnahmen zu beachten, dass dadurch die Finanzen des Unternehmens nicht in Schieflage geraten dürfen. Als Faustformel kann man sagen, dass die Privatentnahmen nicht höher sein sollten als der Gewinn des Unternehmens. Werden Privatentnahmen und -einlagen nicht ordentlich verbucht und es fällt den Finanzbeamten auf, drohen Betriebsprüfungen. 

Wenn bei einer solchen Prüfung keine Belege für die einzelnen Buchungen vorgelegt werden können, dürfen die Prüfer Schätzungen vornehmen. Solche Schätzungen können sehr zum Nachteil des Steuerpflichtigen ausfallen. Können die Ausgaben für betriebliche Fahrten mit dem privaten Auto nicht nachgewiesen werden, etwa mittels Tankquittungen, dann können Prüfer sogar davon ausgehen, dass diese Fahrt auch ein Großteil anderer, vergleichbarer Fahrten nicht stattgefunden haben und dass sie somit keine Betriebsausgaben darstellen.

Deshalb ist eine Verbuchung sämtlicher Privateinlagen und -entnahmen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu empfehlen. Des Weiteren ist es ratsam die Privatentnahmen auf eine oder wenige monatliche Zahlungen zu beschränken, sie also wie eine Gehaltszahlung zu handhaben. Das erleichtert auch die Buchhaltung.

letzte Änderung S.P. am 06.12.2022 Autor(en):  Stefan Parsch

Autor:in

	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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