![]( "Einstieg in die Nutzung künstlicher Intelligenz: Nutzung von Chatbots wie ChatGPT")
Künstliche Intelligenz (KI) ist in aller Munde und in einigen Branchen schon gang und gäbe. Inzwischen gibt es zahlreiche Softwareprodukte, die KI nutzbar machen. Doch für den Anfang kann die Nutzung von KI im beruflichen Umfeld niederschwellig beginnen, etwa mit einem Chatbot.
Bekannte Chatbots sind beispielsweise:
- ChatGPT von OpenAI
- Gemini von Google
- Copilot von Microsoft
- Meta AI (LLaMA) von Meta
- DeepSeek von Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Basic Technology Research
- Claude von Anthropic
- Perplexity.ai von Perplexity AI
Wenn man eine Anfrage an einen Chatbot stellt, einen sogenannten "
Prompt", dann sollte man Folgendes beachten:
- Der Prompt sollte in Hochdeutsch und ohne Dialektausdrücke verfasst sein, weil der Chatbot sonst fehleranfällig ist. Auch sollten Rechtschreibung und Grammatik korrekt sein, um eine hochwertige Antwort zu erhalten.
- Für eine brauchbare Antwort sollten alle wichtigen Informationen im Prompt enthalten sein.
- Die Formulierung sollte sehr präzise sein: Statt "Kannst du bitte versuchen, die Daten zu analysieren …" einfach: "Analysiere die Daten …"
- Die Antwort fällt genauer aus, wenn man dem Chatbot den Zusammenhang nennt, z. B.: "Es geht um Reisekostenabrechnungen im Zusammenhang mit einem Messebesuch."
- Man kann dem Chatbot eine Rolle zuweisen: "Als Buchhalter des Unternehmens …"
- Wenn es sinnvoll ist, kann auch eine Zielgruppe genannt werden: "Die Informationen sollen für Auszubildende geeignet sein."
- Damit die Antwort nicht zu lang wird, kann man sie auf eine konkrete Wörterzahl begrenzen.
- Es kann auch die Ausgabeart angegeben werden: Neben Fließtext kann das eine Tabelle, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder ein Code für eine Excel-Formel sein.
- Wenn die Antwort nicht zufriedenstellend ist, sollten die Fragestellung und/oder die Kontextinformationen abgeändert werden, um iterativ ein gutes Ergebnis zu erzielen.
- Wenn man die Antwort in einem bestimmten Format benötigt, kann man dem Chatbot auch Beispiele in Form von PDF-Dateien geben.
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Die Chatbots basieren in der Regel auf einem
großen Sprachmodell (Large Language Model, LLM), sodass sie sich gut für das Verfassen von Texten eignen. So könnte der Chatbot E-Mails an Kollegen, Vorgesetzte oder Kunden schreiben, beispielsweise eine "Bitte um weitere Angaben zu einem Vorgang" oder das "Erstellen eines Monatsberichts zu einem bestimmten Kunden". Zumindest bei ChatGPT kann man auch buchhalterisches Basiswissen abrufen und Verständnisfragen stellen. Gut funktioniert auch die Abfrage einer
Schritt-für-Schritt-Anleitung für bestimmte Tätigkeiten, etwa die Buchung in einem Standardkontenrahmen.
Man kann Chatbots aber auch für einige Büroaufgaben nutzen. Beispielsweise können bei der kostenlosen Version von ChatGPT bis zu zehn
PDF-Dokumente hochgeladen werden. Das reicht schon, um eine kleine Vertragsdatenbank zu erstellen. Ein dazugehöriger Prompt könnte beispielsweise lauten: "Entnimm den Dokumenten wichtige Daten, wie verantwortliche Person, Datum der Vertragsschließung, Kündigungsfrist, monatliche Zahlung und gib sie in einer Tabelle aus". Zu einer Belegsammlung könnte man sich ein
Deckblatt erstellen lassen, auf dem wichtige Inhalte zusammengefasst sind, etwa mit dem Prompt: "Entnimm den Dokumenten das Belegdatum, die Art des Belegs, die Summe mit und ohne Mehrwertsteuer und gib sie, geordnet nach dem Datum, in einer Excel-Datei aus".
ChatGPT datenschutzkonform nutzen
In diesem Zusammenhang ist darauf zu achten, dass Chatbots entsprechend dem Bundesdatenschutzgesetz (
BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (
DSGVO) der EU genutzt werden. Das bedeutet vor allem, dass keine personenbezogene Daten, wie Namen, Anschriften oder E-Mail-Adressen, verwendet werden dürfen. Windows Office 365 bietet beispielsweise die Möglichkeit, ein Word-Dokument nach persönlichen Daten in den versteckten Metadaten zu durchsuchen.
Eine datenschutzkonforme Nutzung von ChatGPT könnte z. B. erreicht werden durch:
- Anonymisierung: An die Stelle konkreter Kundennamen könnten Platzhalter, wie "Kunde 001", "Kunde 002" usw., treten.
- Pseudonymisierung: Alle Personen und/oder Unternehmen könnten eine eindeutige Identifikationsnummer (ID) erhalten, deren Auflösung im Unternehmen verbleibt.
Manche Softwarehersteller, wie die MILE Incube GmbH, bieten eine Lösung an, mit der die aufwendige Anonymisierung und Pseudonymisierung vermieden werden kann. Alternativ können
firmeninterne GPTs, auch "CompanyGPTs" genannt, genutzt werden. Für den deutschen Markt werden beispielsweise Join CompanyGPT, Omnifact und kamium als datenschutzkonforme Chatbot-Nutzungsplattformen angeboten.
Für seine kostenpflichtigen Businessprodukte verpflichtet sich OpenAI zu
Datenschutz und -sicherheit, garantiert Eigentum und Kontrolle an den eingesetzten Unternehmensdaten und unterstützt die Compliance-Anforderungen der Firmenkunden. ChatGPT kann dann über eine digitale Schnittstelle (API – Application Programming Interface) genutzt werden.
letzte Änderung S.P.
am 27.03.2026
Autor(en):
Stefan Parsch
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Autor:in
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Herr Stefan Parsch
Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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