Postmodernes Controlling: Dezentrale Budgetplanung und Selbständigkeit im SAP-Umfeld

Energie Wasser Bern, ein führendes Energieversorgungsunternehmen in der Schweiz, hat mit der Einführung von Allevo eine Neuorganisation der Finanzplanung und -verwaltung vorgenommen. Die nahtlose Verbindung zwischen SAP und Excel ermöglicht eine dezentrale Budgetplanung, bei der Mitarbeiter ihre Daten eigenständig erfassen können.

Energie Wasser Bern (ewb) ist ein führendes Unternehmen in der Schweizer Energieversorgung und ein wichtiger Partner für rund 70.000 Haushalte sowie zahlreiche Unternehmen. Das Unternehmen verfolgt einen klaren Nachhaltigkeitsansatz und strebt eine langfristig sichere und kundenorientierte Energieversorgung an. Als Partner von Swisspower und mit über 600 Mitarbeitern erwirtschaftet Energie Wasser Bern jährlich einen Umsatz von mehr als 400 Mio. Franken.

Bereits seit 2007 werden bei Energie Wasser Bern jährlich 500-1.000 Objekte von über 110 Finanzverantwortlichen im Budgetprozess geplant, um die Betriebskosten zu steuern.

Dezentrale Budgetplanung direkt in den einzelnen Abteilungen

Vor der Einführung von Allevo im Jahr 2007 konnten die Kostenstellenverantwortlichen in den einzelnen Abteilungen von Energie Wasser Bern, wie z.B. der Energiewirtschaft, keine Plandaten eigenständig erfassen. Stephan Mücher, Leiter Controlling bei Energie Wasser Bern, erklärt: „Wenn man nicht tagtäglich in SAP arbeitet, kann man niemandem zumuten, die Planungstransaktionen aus SAP zu verwenden.” Daher wurden die Plandaten zu dieser Zeit ausschließlich über das Controlling erfasst, was oft zu Informationsverlusten führte. Dies hat sich mit der Einführung von Allevo grundlegend geändert. Die Kostenstellenverantwortlichen können nun eigenständig Plandaten erfassen, wichtige Informationen über Kommentarfunktionen in Allevo hinterlegen und für alle Beteiligten transparent machen.

110 Kostenstellenverantwortliche, eine Allevo-Schulung pro Jahr

Das Planungstool Allevo bietet den 110 Kostenstellenverantwortlichen bei Energie Wasser Bern eine intuitive Benutzeroberfläche, die ihre Selbstständigkeit fördert. Eine interne Schulung pro Jahr reicht aus, um alle Verantwortlichen auf den gleichen Wissensstand zu bringen. Stephan Mücher betont: „Wir machen für den Budgetprozess jährlich eine Schulung und bieten dort den Planungsverantwortlichen an, zu schauen, wie das Tool funktioniert. Diese Schulung machen wir seit Jahren und wir sehen, dass die Planungsverantwortlichen gut mit Allevo zurechtkommen. Es gibt einige, die haben an der Schulung einmal teilgenommen und holen das Wissen jedes Jahr wieder hervor. Andere kommen jährlich in die Schulung, fragen dann kurz nach, ob es im Vergleich zum Vorjahr irgendwelche Anpassungen gibt oder ob sie auf etwas Spezifisches schauen müssen.”

Flexibel, transparent und stets aktuell durch die Integration mit SAP

Energie Wasser Bern legte großen Wert darauf, eine Planungsoberfläche zu haben, die hohe Flexibilität und Transparenz bietet, um den unterschiedlichen und spezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Die Satellitenfunktion von Allevo ermöglicht es den Planungsverantwortlichen, verschiedene Detailplanungen zu erstellen und diese zusammen mit Kommentaren in einem Frontend zu integrieren.
 „Wir haben u.a. Satelliten für IT- oder Beraterkosten. Darüber kann im entsprechenden Satelliten der Tagessatz, die Anzahl der Beratertage sowie der Leistungserbringer hinterlegt werden. So haben wir eine höhere Informationsdichte und müssen weniger bei den Verantwortlichen nachfragen.” Die direkte Integration aller Daten aus dem Excel-Frontend in SAP gewährleistet die Aktualität im SAP-System jederzeit. „Das Wichtigste für mich ist die Integration von Allevo in SAP, bei der wir aktuelle Stamm- und Bewegungsdaten aus SAP verwenden können. Dadurch ist ein medienbruchfreies Schreiben der Plandaten in SAP möglich.”

Selbständige Weiterentwicklung des Excel-Frontends „Allevo Master”

Dank der gründlichen Einarbeitung der Controlling-Abteilung bei der Einführung von Allevo konnte die unabhängige Arbeitsweise der Verantwortlichen mit der Excel-Benutzeroberfläche, dem Allevo Master, gewährleistet werden. Stephan Mücher bemerkt: „Am Anfang hatten wir natürlich mehr Mühe mit dem Aufbau des Masters, aber in der Zwischenzeit haben wir das sehr gut im Griff und wissen, wo es heikel werden könnte. Die jährlichen Aktualisierungen, die wir benötigen, oder auch kleine Weiterentwicklungen können wir in der Regel selber vornehmen, da wir wissen, wie der Master funktioniert.” Dadurch können Anpassungen der Benutzeroberfläche von Allevo seitens der Controlling-Abteilung bei Energie Wasser Bern bei Bedarf durchgeführt und ein auf die Anwender zugeschnittenes Excel-Frontend erstellt werden. Stephan Mücher fügt hinzu: „Wenn wir dann doch Fehlermeldungen im Allevo haben, die wir selber nicht lösen können, erhalten wir recht schnell Hilfe von den Beratern der Kern AG. Das hat in der Vergangenheit immer gut funktioniert.” Einer eigenständigen Arbeitsweise mit der Planungsoberfläche seitens der Verantwortlichen steht demnach nichts mehr im Wege: „Die meisten Anwender finden sich meiner Meinung nach intuitiv zurecht.”, Stephan Mücher, Leiter Controlling bei Energie Wasser Bern.

Erstellt von (Name) E.R. am 14.05.2024 Geändert: 14.05.2024 13:54:15 Quelle:  Kern AG Bild:  Bildagentur PantherMedia / pannawat

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