Aufbau eines Budgetcontrollings- eure Ideen?

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Aufbau eines Budgetcontrollings- eure Ideen?, budget controlling
Hallo Zusammen,

wollte mal in die Runde fragen wie der Budgetcontrolling-Prozess bei euch aufgebaut ist.

Der Betrieb, in dem ich als Controller arbeite, ist eine 100% Tochtergesellschaft des Kreises.

Bisher verläuft die Budgetierung folgendermaßen:

Es gibt eine Budgetvorgabe der Geschäftsführung, die mit den Abteilungsleuiter vorher abgestimmt wurde.
Dennoch werden mehrfach derzeit Budgets überschritten. Ursache dafür ist, dass die kfm. Leitung im Endeffekt lediglich die Investrechnungen zu Begleichung bekommt und zu diesem Zeitpunkt nicht mehr sagen kann: stop.. vorgegebener Budget wurde überschritten.

Mein Ziel wäre ein Aufbau eines efffizienteren Budgetcontrolling. Dass bevor die Abteilungsleiter ihre Invests durchführen und das Controlling nur noch die Rechnungen sieht, die ALs zu allerst einen Antrag für ein Invest stellen müssten (auf welchen Wege ist meine Frage). Und zu diesem Zeitpunkt habe ich die Kontrolle um zu sagen, das Budget wurde erreicht, der Invest kann so zusätzlich nicht mehr erfolgen.

Meine Frage wäre in dem Fall, wie ist der Kontrollprozess der Budgetierung bei euch aufgebaut?

In unserem Fall war mein erster Gedanke eines gemeinsamen Ordner worauf jeder Abteilungsleiter zugreifen kann und seine Investanträge da hochladen kann. Die Anträge könnten dann über ein VBS-Excel Script per Knopfdruck wenn i.o. bewilligt werden und der AL würde auf welchen Wege auch immer ein Ping über die Bewilligung erhalten. Vielleciht gibt es aber auch einfachere Möglichkeit über Excel das Ganze handzuhaben.

Wie könnte der Prozessaufbau sein? Wie läuft es in eurem Betrieb?

Über eure Anregungen und Ideen würde ich mich sehr freuen.
Hat den keiner Anregungen hierzu?

Was mir spontan dazu eingefallen ist:

Man erstelle in Zusammenarbeit mit der EDV einen gemeinsamen Cloud-Ordner (wenn Abteilingen auf Standorte verteilt sind).
Auf diesem Order können dann nur die Geschäftsführung, Controlling und die Abteilungsleiter zugreifen.
Jeder Abteilungsleiter bekommt zwei VBA-Excel-Dateien: 1x Antrags/Änderungsformular für das benötigte Budget, 1x Abfragetabelle wieviel Budget bereits verbraucht wurde.
Es gibt im gemeinsamen Ordner eine Master-Excel-Datei.
Mithilfe des Excel-Antragformulares werden mit Button-Klick erfasste Budget-Daten an die Masterdatei verschickt.
In der Masterdatei werden die einzelnen Budgets der Abteilungen (die auf Standorte verteilt sind) aufbereitet. Dort kann die Geschäftsführung und das Controlling die Budgetanfragen überwachen und ggfls per Knopfdruck genehmigen/ablehnen, sodass der jeweilige Abteilungsleiter von der Masterdatei einen Ping bezüglich Genehmigung/Ablehnung bekommt.

Wie hoch der VBA-Programmier-Aufwand bei diesem Fall wäre, kann ich im Moment gar nicht einschätzen, bin da leider auch nicht so VBA-affin.

Gibts noch eurerseits andere Ideen oder Verbesserungsvorschläge zu meiner Idee?
Ist es eigentlich eine typische Controller Krankheit sowas unbedingt in Excel lösen zu wollen?

Mir fällt dazu vieles ein - nicht ein Excel-VBA-Cloud-Konstrukt. ist das nicht so 1997?
:D  Das kann gut sein.
@
Zitat
hans123 schreibt:
Ist es eigentlich eine typische Controller Krankheit sowas unbedingt in Excel lösen zu wollen?

Mir fällt dazu vieles ein - nicht ein Excel-VBA-Cloud-Konstrukt. ist das nicht so 1997?

Leider wüßte ich sonst nicht wie ich ein Budgetcontrolling-Modell aufbauen soll auser mit Excel.
in unserem Controlling-Modul im ERP-Programm besteht kein Budgetcontrollign was ich nutzen kann. Außerdem besteht keine direkte Vernetzung zu anderen Standorten (eher dörflich hier). Nächstes Jahr wird das Internet in der Ortschaft ausgebaut. Die anderen Standorte bei uns verwenden nicht das ERP was wir in der Verwaltung verwenden, sodass eine ERP zu ERP- Verbindung nicht besteht.

Daher ist Excel meine Notlösung.

Oder wüßtest du eine bessere Idee wie es in unserem Fall gelöst werden kann?
mySQL + HTML + PHP/Ajax = win

Nur mal so als ein Beispiel einer zeitlich angemessene Lösung eines solchen problems
Bearbeitet: hans123 - 03.01.2020 08:58:05
@hans123

Danke für den Tipp.

Leider kennt ich mich in PHP/AJAX -Programmierung nicht aus.. html+mysql geht nochn einigermaßen.

Daher würde ich sagen fehlen mir die notwendigen Fähigkeiten eines ITlers um sowas auf die Beine zu stellen.
Prinzipiell geht es eher darum eine angemessene Lösungen zu entwickeln. Solch VBA Excel PingPong manifest mag vielleicht noch relativ  weit verbreitet zu sein, aber die wahrhafte Lösung solcher Fragstellungen liegt eher in einer vernünftigen Datenbank wie beispielsweise SQL zzgl. entsprechendem Frontend für den User. Hier kommt ja vielerlei Business-Intelligence-Lösungen ins Spiel, die teilweise ordentlich ins Geld gehen.  Die VBA Programmierungng deiner Lösung klingt  aufwendiger als ein kleines Webscript (PHP oder Ajax). Selbst MS Acces, was durchaus ein sehr schlechtes Programm ist, wäre noch die bessere Wahl als Excel.
Bearbeitet: hans123 - 09.01.2020 09:29:42
@ Hans123

Du kennst nicht zufällig so eine fertige Lösung zur Bedgetierung wie ich sie weiter oben beschrieben hatte mit der entsprechenden Frontend?
So ein Tool müsste nur die Budgetüberwachung durchführen.
Ich könnte das hier vorschlagen, im Bauch ne fertige VBA-Lösung mit Microsoft SQL-Datenbank drunter, also ohne PingPong:

1. Investitionsbeantragung: https://www.saxess-software.de/transparente-und-dezentrale-investitionsplanung-mit-sx-datafactory/
2. Investitions/BudgetControlling: https://www.saxess-software.de/investitionsplanung-im-realitaetscheck-warum-sie-mit-investitionscontrolling-auch-ihr-unternehmen-steuern-koennen/

Viel Erfolg!
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