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Umsatzsteuer im Controlling – wirklich nur ein durchlaufender Posten?

Dr. Peter Hoberg
 

Die Umsatzsteuer wird in betriebswirtschaftlichen Kalkulationen außerhalb der Literatur zur Finanzbuchhaltung und zu den Steuern üblicherweise wenig beachtet, weil es sich angeblich um einen durchlaufenden Posten handelt. Dies folgt aus der Zielsetzung, dass nur der Endverbraucher belastet werden soll. Es werden unterschiedlich hohe Sätze angewandt, um weitere Zielsetzungen umsetzen zu können.

Nach § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG liegt ein durchlaufender Posten dann vor, wenn ein Unternehmen im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben: "Die Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt (durchlaufende Posten), gehören nicht zum Entgelt" (UStG § 10 (1)).

Aufgrund der Einstufung der Umsatzsteuer als durchlaufender Posten wird die Umsatzsteuer im aktuellen Wöhe (s. Literaturhinweise) mit über 900 Seiten noch nicht einmal erwähnt. Auch wenn die Umsatzsteuer – abgesehen von der EÜR-Rechnung – keine Betriebseinnahme bzw. Betriebsausgabe darstellt, darf sie nicht generell vernachlässigt werden. Denn es gibt doch einige Fälle gibt, in denen sie nicht neutral wirkt. Diese Betrachtung gilt hauptsächlich für größere Unternehmen. Erst in Punkt 5. wird die Kleinunternehmerregelung angesprochen.

1. Grundlagen

Die Unternehmer müssen mit wenigen Ausnahmen wie bei Exporten in Nicht-EU-Länder für alle Einnahmen Umsatzsteuer berechnen und an das Finanzamt abführen, wobei der Satz von der Art der Leistung abhängt. Auf der anderen Seite müssen die Unternehmer auf die Ausgaben Vorsteuer bezahlen. 

Der Ausgleich findet nach der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung zum 10. des Folgemonats statt, indem die Unternehmer entweder den überschüssigen Betrag des Vormonats bezahlen oder den negativen Betrag zurückerhalten. Letzteres kann passieren, wenn sie hohe Vorsteuer in Rechnung gestellt bekommen haben. Üblicherweise muss die Umsatzsteuer monatlich bezahlt werden, nur bei geringen Beträgen kommt die quartalsweise oder jährliche Bezahlung infrage.
Beispiel: Als Beispiel sei angenommen, dass die Einnahmen vor Umsatzsteuer in einem Monat 1.000 € betragen haben. Bei dem üblichen Satz von 19 % beläuft sich dann die Rechnung auf 1.190 €. Unabhängig, ob bzw. wann der Kunde zahlt, muss die Umsatzsteuer von 190 € am 10. des Folgemonats an das Finanzamt abgeführt werden. Wenn die Ausgaben ohne Vorsteuer im gleichen Monat 500 € betrugen, so hat das Unternehmen 500 × 1,19 = 595 € zu bezahlen. Nach Verrechnung beträgt in diesem Fall der auszugleichende Betrag 190 – 95 = 95 €. Der Unternehmer muss ihn an das Finanzamt zahlen.

Wichtig ist zu erkennen, dass die Frage, ob auf beiden Seiten tatsächlich gezahlt wurde, erst einmal nicht relevant ist. Selbst wenn der Kunde erst nach einem Jahr seine Verbindlichkeiten begleicht, hat der Lieferant bereits die Umsatzsteuer am 10. des Folgemonats zu bezahlen. Dieser Umstand kann positive oder negative Auswirkungen haben, was weiter unten analysiert wird. Wenn die Pflicht zur Aufstellung einer Bilanz besteht, müssen durchlaufende Posten aktiviert bzw. passiviert werden. Jedoch sind durchlaufende Posten kein umsatzsteuerpflichtiges Entgelt.

Letzte Änderung W.V.R am 03.06.2025

Autor(en): Dr. Peter Hoberg
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