Controlling-Listen ausfüllen: Doppelte Werte bei der Eingabe verhindern

Arbeitszeiten, Lagerbestände, Zahlungsinformationen: im Controlling müssen Daten nicht nur ausgewertet, sondern auch erfasst werden. Für fortlaufende Nummern, Prüfziffern oder ähnliches ist es dann wichtig, dass sie nur ein einziges Mal in einer Tabelle auftauchen dürfen.

Optimieren Sie Ihre Controlling-Listen, indem Sie Excel dieses Kriterium automatisch überprüfen lassen!

Stellen Sie sich vor, in einer Tabelle werden in der Spalte B untereinander Werte erfasst. Für die spätere Auswertung ist es wichtig, dass kein Wert doppelt in der Liste erscheinen darf. Schon bei der Eingabe soll deshalb verhindert werden, dass ein bereits existierender Wert eingetragen wird.

Das erreichen Sie mit einer ZÄHLENWENN-Funktion in Kombination mit der Gültigkeitsprüfung. Angenommen, die Werte werden in die Zellen B2:B20 eingetragen. Markieren Sie diesen Bereich und rufen Sie im Menü „Daten“ den Befehl „Gültigkeit“ auf. In der erscheinenden Dialogbox öffnen Sie das Listfeld „Zulassen“ und aktivieren die Option „Benutzerdefiniert“. In das Feld „Formel“ geben Sie dann die folgende Funktion ein:  

=(ZÄHLENWENN($B$2:$B$20;B2))<2

Achten Sie bei der Eingabe unbedingt darauf, dass der Bereich B2:B20 als absoluter Bezug (mit $-Zeichen) übergeben wird. Der Bezug auf die Zelle B2 hingegen muss relativ übergeben werden.

 


Damit stellen Sie sicher, dass immer die aktuelle Eingabezelle mit der Gesamtliste verglichen wird. Nach der Eingabe der Formel aktivieren Sie das Register „Fehlermeldung“. Dort tragen Sie einen Titel und einen Text ein, die angezeigt werden, wenn ein Wert eingegeben wird, der in der Liste bereits vorhanden ist. Ihre Eingaben bestätigen Sie mit „OK“. Damit ist Ihre Liste vor doppelten Eingaben geschützt.

 

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Quelle: Excel Praxis für Controller
letzte Änderung am 24.07.2018

Literaturhinweise
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