SSBI im Controlling - PowerPivot oder: Nie wieder SVERWEIS()

 

Würde man die im Controlling verwendeten Excel-Funktionen für Ad-hoc-Analysen und Reports nach der Häufigkeit ihres Gebrauchs auflisten, landeten zwei von ihnen ganz weit oben: SVERWEIS() und Pivottabelle. Allerdings sagt die Häufigkeit der Nutzung wenig über die Eignung beider Tools für ein zielgruppengerechtes Reporting aus.

Die Funktion SVERWEIS() ist bei größeren Datenmengen vor allem eins: ein Performancekiller. Pivottabellen stellen zwar eine adäquate Lösung für Ad-hoc-Analysen dar. In puncto Weiterberechnung von Ergebnissen, zielgruppengerechter Gestaltung der Reports und Absicherung der Benutzerführung sind sie jedoch schlichtweg untauglich.

Hier stellt PowerPivot eine Alternative dar. Das kostenlose Add-in – in Excel verfügbar, wenn Sie eine Professional Pro Plus Lizenz besitzen – verwendet einen im Hintergrund installierten lokalen Datenbankserver (SQL- Server). Die Folge: Mit PowerPivot kombinieren Sie die Vorteile einer Datenbank mit den Stärken ihres Tabellenkalkulationsprogramms. Auf der Aktiva-Seite der Datenbank steht u.a. die Möglichkeit, schnelle logische Verknüpfungen zwischen Tabellen anstelle der langsamen Verweisfunktionen zu nutzen. Die Vorteile der Tabellenkalkulation liegen auf dem Feld der leistungsstarken Kalkulationsfunktionen. Excel-Funktionen werden durch PowerPivot um zahlreiche DAX-Funktionen (Data Analysis Expressions) erweitert.

Lassen Sie uns ein kurzes Beispiel zur Veranschaulichung heranziehen. Eine externe Tabelle, die einer Bereinigung mit PowerQuery bedurfte, wie beispielsweise die in Controlling-Journal 6/2017 beschriebene Territory-Tabelle, kann direkt über dieses Tool (Start – Schließen – Schließen & Laden – Schließen & Laden in …) in PowerPivot geladen werden. Waren hingegen keine Schritte zur Bereinigung notwendig, gehen Sie wie folgt vor.

Öffnen Sie über PowerPivot - Datenmodell - Verwalten das PowerPivot-Fenster. Nun befinden Sie sich auf der Datenbank-Seite Ihres zukünftigen Reports. Wählen Sie dort aus dem Menü Startseite – Externe Daten abrufen den geeigneten Datentyp aus. In meinem Beispiel möchte ich eine Excel-Tabelle, welche aktuelle Sales-Daten enthält, verwenden. Dazu nutze ich das Listenfeld aus anderen Quellen - Excel-Datei und klicke auf Weiter. Nachdem die entsprechende Datei über die Schaltfläche "Durchsuchen" ausgewählt wurde, muss die Option erste Zeile als Spaltenüberschriften verwenden aktiviert werden.

Letzte Änderung W.V.R am 27.01.2023

Autor(en): Stephan Nelles
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