SSBI im Controlling - PowerPivot oder: Nie wieder SVERWEIS()

Würde man die im Controlling verwendeten Excel-Funktionen für Ad-hoc-Analysen und Reports nach der Häufigkeit ihres Gebrauchs auflisten, landeten zwei von ihnen ganz weit oben: SVERWEIS() und Pivottabelle. Allerdings sagt die Häufigkeit der Nutzung wenig über die Eignung beider Tools für ein zielgruppengerechtes Reporting aus.

Die Funktion SVERWEIS() ist bei größeren Datenmengen vor allem eins: ein Performancekiller. Pivottabellen stellen zwar eine adäquate Lösung für Ad-hoc-Analysen dar. In puncto Weiterberechnung von Ergebnissen, zielgruppengerechter Gestaltung der Reports und Absicherung der Benutzerführung sind sie jedoch schlichtweg untauglich.

Hier stellt PowerPivot eine Alternative dar. Das kostenlose Add-in – in Excel verfügbar, wenn Sie eine Professional Pro Plus Lizenz besitzen – verwendet einen im Hintergrund installierten lokalen Datenbankserver (SQL- Server). Die Folge: Mit PowerPivot kombinieren Sie die Vorteile einer Datenbank mit den Stärken ihres Tabellenkalkulationsprogramms. Auf der Aktiva-Seite der Datenbank steht u.a. die Möglichkeit, schnelle logische Verknüpfungen zwischen Tabellen anstelle der langsamen Verweisfunktionen zu nutzen. Die Vorteile der Tabellenkalkulation liegen auf dem Feld der leistungsstarken Kalkulationsfunktionen. Excel-Funktionen werden durch PowerPivot um zahlreiche DAX-Funktionen (Data Analysis Expressions) erweitert.

Lassen Sie uns ein kurzes Beispiel zur Veranschaulichung heranziehen. Eine externe Tabelle, die einer Bereinigung mit PowerQuery bedurfte, wie beispielsweise die in Controlling-Journal 6/2017 beschriebene Territory-Tabelle, kann direkt über dieses Tool (Start – Schließen – Schließen & Laden – Schließen & Laden in …) in PowerPivot geladen werden. Waren hingegen keine Schritte zur Bereinigung notwendig, gehen Sie wie folgt vor.

Öffnen Sie über PowerPivot - Datenmodell - Verwalten das PowerPivot-Fenster. Nun befinden Sie sich auf der Datenbank-Seite Ihres zukünftigen Reports. Wählen Sie dort aus dem Menü Startseite – Externe Daten abrufen den geeigneten Datentyp aus. In meinem Beispiel möchte ich eine Excel-Tabelle, welche aktuelle Sales-Daten enthält, verwenden. Dazu nutze ich das Listenfeld aus anderen Quellen - Excel-Datei und klicke auf Weiter. Nachdem die entsprechende Datei über die Schaltfläche "Durchsuchen" ausgewählt wurde, muss die Option erste Zeile als Spaltenüberschriften verwenden aktiviert werden.