Praxisfall Kalkulation in einem Malerbetrieb – Mit Excel-Arbeitshilfe

Jörgen Erichsen
 

Ein Malerbetrieb mit fünf Beschäftigten steht immer wieder vor der Frage, wie er seine Arbeitsleistungen abrechnen soll oder kann: per Stundensatz, per Quadratmetern oder einer Mischung. Die Kunden bevorzugen häufig Quadratmeter, da es so einen Festpreis gibt, der Malermeister hätte lieber eine Abrechnung nach Stunden, weil er so flexibler reagieren kann. Das Problem in der Praxis ist, dass sich die Flächen je nach Auftrag im Vorfeld nicht immer genau berechnen lässt und auch der Aufwand je Quadratmeter nicht immer zuverlässig geschätzt werden kann, da je nach Untergrund unterschiedlich lange Zeiten benötigt werden. 

Der Beitrag zeigt beispielhaft, wie man das Thema angehen kann. Der Fall ist auch für andere Handwerkerbetriebe nutzbar, deren Leistungen sich nach Quadratmeter oder Arbeitsstunden kalkulieren und abrechnen lassen, etwa Dachdecker. Alle Angaben und Zahlen sind fiktiv und sollen ausschließlich zeigen, wie die Lösung funktioniert.

1. Ausgangslage im Malerbetrieb

Der Malerbetrieb (Personengesellschaft) mit insgesamt fünf Beschäftigten inkl. Inhaber, bietet seine Leistungen Privat- und Geschäftskunden an. Es gibt bereits eine Stundensatzkalkulation. Zur Berechnung der produktiven Zeit (Zeit, die die Beschäftigten für Kunden arbeiten können), werden ausgehend von den Kalendertagen, Wochenenden, Feiertage und andere Auszeiten abgezogen. Die verbleibenden Tage werden mit der tariflichen Arbeitszeit multipliziert. Von dieser Zeit werden 20% für unproduktive Arbeiten, z.B. Akquise, Angebotserstellung, Teilebeschaffung, Rüstzeiten-/Baustelleneinrichtung, abgezogen (Abb. 1, oberer Teil). 
Hinweis: In der Praxis fällt der Prozentwert über alle Mitarbeiter gesehen meist deutlich höher aus; er liegt häufig bei etwa 30-35%; in Einzelfällen auch darüber. Beim Malerbetrieb ist man so vorgegangen, dass man einen niedrigeren Wert für alle Beschäftigte gewählt und den Inhaber nur mit 50% produktiv angesetzt hat (Zelle E 16), da dieser den höchsten Anteil unproduktiver Arbeiten hat und die Beschäftigten dafür mehr produktiv agieren können.

Je Mitarbeiter bleiben so knapp 1.360 Produktivstunden, zusammen mit dem Inhaber (ca. 682 Stunden) ergeben sich gerundet 6.106 Stunden, die für Kunden gearbeitet werden kann.

Im nächsten Schritt werden die jährlichen Kosten geplant. Das Schema ist an die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) angelehnt, enthält aber zusätzlich kalkulatorische Kosten für den Unternehmerlohn und Zinsen. Der Unternehmerlohn wird angesetzt, weil der Inhaber kein Gehalt bekommt. Bei den Zinsen handelt es sich um Kosten, die für die Einlagen des Inhabers in seinen Betrieb gezahlt werden (Abb. 1, mittlerer Teil).

Auf Basis dieser Eingaben wird der Stundensatz ermittelt, indem die Kosten durch die Produktivstunden dividiert werden. Anschließend kommt ein Gewinnzuschlag sowie ggf. Nachlässe und Mehrwertsteuer hinzu. Der Brutto-Stundensatz beim Maler beläuft sich auf rund 76 Euro (Abb. 1, unterer Teil).

Zusätzlich werden nachrichtlich noch die voraussichtlichen jährlichen Materialkosten aufgelistet, die den Kunden je Auftrag separat, nicht über den Stundensatz berechnet werden.

Bild1.png
Abb. 1 Berechnung des Stundensatzes im Malerbetrieb

2. Stundensatzkalkulation versus Quadratmeterrechnung

Der Malermeister möchte seinen Kunden bevorzugt Leistungen nach Stunden abrechnen, weil er hier flexibler ist und zumindest in engem Umfang mehr Stunden für die Arbeit ansetzen kann, wenn sich z.B. nachträglich herausstellt, dass die Bearbeitung von Untergründen aufwändiger ist als gedacht. Außerdem gibt es Aufträge, bei denen die Abrechnung nach Fläche kaum möglich ist, etwa wenn Gartenmöbel aus Holz mit zahlreichen Ecken und Bögen bearbeitet werden müssen. Wird ein Quadratmeterpreis genannt, sind grds. keine Änderungen mehr möglich. Viele Kunden wünschen sich aber genau aus diesen Gründen eine Abrechnung nach Fläche, sprich Quadratmetern (QM), weil sich so ein nachvollziehbarer Festpreis ergibt als mit dem Ansatz von Arbeitsstunden.

Externen Rat eingeholt
Um eine für alle Seiten dauerhaft zufriedenstellende Lösung zu finden, hat der Malermeister einen Berater hinzugezogen. Ziel war es, einen Weg zu finden, auch Leistungen nach Quadratmetern zu festen Preisen anzubieten, ohne das Risiko einzugehen, bei einem Auftrag keinen oder nur einen geringeren Gewinn als üblich zu erreichen. Es soll also ein Preis ermittelt werden, bei dem es keinen oder wenn nur einen geringen Unterschied macht, ob nach Stunden oder Quadratmeter kalkuliert und angeboten wird. 

Nachbetrachtungen vorgenommen
Im ersten Schritt wurden für bereits geleistete Aufträge Nachkalkulationen erstellt, soweit noch alle Daten verfügbar waren, was z.B. in Bezug auf die Fläche nicht immer der Fall war. Es wurden die Auftragsbezeichnungen, (geschätzte) Quadratmeter, Zeiten und Beschaffenheiten von zu bearbeitenden Flächen und Untergründen erfasst. 

Letzte Änderung W.V.R am 01.12.2023

Autor(en): Jörgen Erichsen
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