Online-Buchhaltung - Webbasierte Buchhaltungssoftware im Vergleich

Buchführung, Rechnungen, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR: Ihre Finanzen verwalten Unternehmen und Selbstständige in der Regel mit einer Buchhaltungssoftware. Das Hantieren mit Installationsmedien hat sich dabei erledigt. Die Anbieter werben heute im Internet um die Gunst von Freiberuflern, Gewerbetreibenden, Handwerkern und Unternehmern.

Vorteile der Online-Buchhaltung:

• Keine Installationsroutinen mit ihren häufigen technischen Problemen. Mit einer einfachen Anmeldung steht dem Kunden das gesamte Leistungsspektrum des gewählten Pakets zur Verfügung. 
• Flexibilität: Nutzer können von jedem Internetbrowser auf ihre Buchhaltung zugreifen. Ideal für das Arbeiten unterwegs oder im Home Office.
• Mobilität: Viele Anbieter stellen auch Apps zur Verfügung. Damit können Nutzer Belege mit der Kamera des Smartphones einscannen und in die Buchhaltung hochladen.
• Aktualität: Steuergesetze ändern sich gelegentlich. Onlinekunden brauchen in solch einem Fall keine Software auf dem PC neu zu installieren oder zu aktualisieren (mit allen technischen Risiken). Der Anbieter pflegt Änderungen zentral ein und stellt sie allen Kunden zur Verfügung.
• Sicherheit: Viele Unternehmen scheuen den Schritt in die Cloud aus Sicherheitsbedenken. Doch der vermeintliche Sicherheitsvorteil des eigenen Büroservers trügt. Kleinunternehmern und Mittelständlern fehlt meist das technische Wissen und das Geld, um ihre Server so gut zu sichern, wie das große Cloudanbieter tun. 
• Preis: Sogenannte On Premise-Lösungen zur festen Installation kosten viel Geld auf einen Schlag. Mit Online-Angeboten können gerade Gründer diese Anschaffungskosten auf einen langen Zeitraum verteilen.    

Der Markt für Online Buchhaltungsangebote wächst stetig. Unter dem Einfluss des europäischen Binnenmarktes können auch Anbieter aus dem EU-Ausland in Deutschland auftreten und um Kunden werben. Jeder Anbieter stellt mehrere Pakete zur Verfügung, die sich im Preis und im Leistungsumfang unterscheiden: Je höher die Preisstufe desto mehr Leistungen enthält das Paket. Vor der Entscheidung sollten Unternehmer und Selbstständige also auflisten, welche Funktionen sie benötigen.

Für den Vergleich hat die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de folgende sieben Online-Buchhaltungsprogramme ausgewählt:

• Collmex Komplettpaket plus
• BuchhaltungsButler Selbstbucher
• Papierkram Paket S
• Sage Active Essentials
• Sevdesk Buchhaltung 
• lexoffice Paket L
• Kontolino! Classic

Sicherheit und Backups

Die Sorge um die Datensicherheit stellt für viele Unternehmen immer noch die höchste Hürde dar. Wie schon erwähnt, ist die Annahme gefährlich, Daten seien automatisch sicherer auf dem eigenen Server oder PC. Die Anbieter werden für ein Maximum an Datensicherheit sorgen. Allein schon, weil die europäische Datenschutzrichtlinie (EU-DSGVO) sie dazu zwingt. Sie sind unter Androhung von empfindlichen Strafen dazu verpflichtet, alle Kunden über mögliche Sicherheitslücken zu informieren sowie über ihre Maßnahmen dagegen.

Ähnlich sieht es mit dem Risiko von Datenverlust aus: Anbieter, die bei Backups und Datensicherheit sparen, gehen ein hohes finanzielles Risiko ein. Die Backups werden dabei in der Regel in unterschiedlichen Rechenzentren gesichert. Diese Sicherung erfolgt automatisch durch den Anbieter.

GoBD

Alle Anbieter in unserer Vergleichsauswahl versprechen eine GoBD-konforme Buchhaltung. Aber nur einige Anbieter können entsprechende Zertifikate vorweisen. Andere verweisen darauf, dass die Online-Buchhaltung im Grunde nur die Handarbeit mit Excel-Tabellen ersetzt. Verfahrensdokumentationen seien Aufgabe des Nutzers.

Wer sicher gehen will, sollte auf entsprechend zertifizierte Angebote achten. Liegt ein solches Zertifikat nicht vor, wird der Außenprüfer bei einer Betriebsprüfung zuerst nach der Verfahrensdokumentation fragen, Genügt diese nicht den Vorgaben der GoBD (Unveränderbarkeit, Vollständigkeit etc.), kann die ganze Buchhaltung ihren Wert verlieren. Außerdem sollte ein Prüfer des Finanzamtes die Buchhaltung jederzeit per Fernzugriff einer digitalen Betriebsprüfung unterziehen können. Unabhängig vom gewählten Softwarepaket sollten Unternehmer und Selbstständige gemeinsam mit dem Steuerberater prüfen, ob ihre Prozesse GoBD-konform sind.

Funktionen

Der Weg zur passenden Online-Buchhaltung führt über eine möglichst exakte Beschreibung der benötigten Funktionen. So lässt sich nicht mit allen von uns verglichenen Buchhaltungsangebote eine Bilanz erstellen. Auch das Kassenbuch ist keine Selbstverständlichkeit. Aber nicht in jedem Unternehmen fallen Bargeldumsätze an. Und ein Freiberufler oder ein Kleingewerbetreibender kommt mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus.

Die Möglichkeit der Lohnabrechnung fehlt übrigens in fast allen verglichenen Softwarepaketen - nur Lexoffice beinhaltet diese. Bei einigen Paketen lässt sich die Lohnabrechnung zusätzlich buchen. In anderen Fällen gibt es Schnittstellen zu einer Lohnsoftware aus gleichem Haus. Positiv hingegen: Die Umsatzsteuervoranmeldung per Elster oder die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater stellt für keinen Anbieter ein Problem dar. Das geschieht entweder durch einen schaltbaren Direktzugriff für den Steuerberater oder über eine Schnittstelle zu dessen DATEV-Software. 

Nach dem Erstellen eines Lastenheftes mit den notwendigen Funktionen sollte ein Test folgen. Eine kostenlose Testphase zählt zum Standard. Im Rahmen dieses Testlaufs sollten Nutzer nicht nur die Funktionen prüfen, sondern auch die Bedienung. Für die ersten Schritte bieten alle Hersteller online-Kurse (Webinare), Erklärvideos oder -texte (Tutorials) beziehungsweise Verzeichnisse mit Antworten auf die häufigsten Fragen (FAQ). E-Mail- oder Chat-Beratung versteht sich von selbst. Aber nur einige Firmen bieten ihren Kunden telefonische Unterstützung an. Wer sich lieber am Telefon erklären lässt, wo er ein Häkchen falsch gesetzt hat, der sollte bei der Auswahl der Software darauf achten.

Komponenten

Wenn Unternehmen expandieren, wachsen auch ihre Bedürfnisse und stoßen dabei irgendwann an die Grenzen des Möglichen im gewählten Buchhaltungspaket. So begrenzen einige Anbieter die Zahl der monatlichen oder jährlichen Buchungen und stellen höhere Buchungszeilen in Rechnung. Das gleiche gilt häufig auch für die Zahl der Rechnungen, die mit dem Programm gestellt und verschickt werden können.

Auch die Anzahl der Nutzer der Online-Buchhaltungssoftware sowie deren Nutzungsmöglichkeiten unterscheidet sich zum Teil stark. Zum Beispiel stellen einige Programme einen gesonderten Zugang für den Steuerberater zur Verfügung, der dann zu jeder Zeit einen Blick auf die Buchführung des Unternehmens werfen kann.

In einer solchen Situation muss der Kunde in der Regel ins nächst größere – und teurere – Paket wechseln. Dieser Weg für Upgrades setzt sich gerade bei Marktneulingen durch. Modelle mit flexibel hinzubuchbaren Optionen befinden sich auf dem Rückzug. 

Preise für Online-Buchhaltungsprogramme

Die Preise variieren je nach Anbieter und gewünschtem Programmumfang. Je größer der Funktionsumfang der Cloud-Software, desto höher auch die monatlichen Gebühren. Die monatlichen Fixkosten liegen bei 9,90 Euro aufwärts. Dafür decken die Online-Programme einen Großteil der benötigten Buchhaltungsarbeiten ab. Das macht die Online-Programme zu einer preiswerten Alternative zu den installierbaren Buchhaltungsprogrammen, zumal der einmalige Kaufpreis komplett wegfällt.

Fazit

Webbasierte Buchführungsprogramme haben sich vor allem bei Funktionsumfang und Bedienkomfort enorm weiterentwickelt. Besonders Nicht-Buchhalter profitieren von diesen Möglichkeiten. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es allerdings nicht, daher sollte bei jedem in Frage kommenden Programm die Nutzung der kostenlosen Testversionen vor der endgültigen Entscheidung stehen. So lässt sich am einfachsten ein Überblick über die Vor- und Nachteile der Programme gewinnen.

Der Vergleich im Detail:

In der folgenden downloadbaren Übersicht erhalten Sie eine Kaufentscheidungshilfe, die Ihnen die wichtigsten Kriterien in einer Tabelle gegenüberstellt. Neu aufgenommen ist das Entscheidungskriterium E-Rechnung, die ab 2025 relevant wird. 

Den gesamten Online-Buchhaltungssoftware Vergleich hier als PDF downloaden >>



Eine Übersicht für Buchhaltungssoftware finden Sie hier >>

letzte Änderung Redaktion Rechnungswesen-Portal.de am 21.10.2024 Bild:  © PantherMedia / Andriy Popov