Online-Buchhaltung - Webbasierte Buchhaltungssoftware im Vergleich

Buchführung, Rechnungen, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR: Ihre Finanzen verwalten Unternehmen und Selbstständige in der Regel mit einer Buchhaltungssoftware. Das Hantieren mit Installationsmedien hat sich dabei erledigt. Die Anbieter werben heute im Internet um die Gunst von Freiberuflern, Gewerbetreibenden, Handwerkern und Unternehmern.

Vorteile der Online-Buchhaltung:

• Keine Installationsroutinen mit ihren häufigen technischen Problemen. Mit einer einfachen Anmeldung steht dem Kunden das gesamte Leistungsspektrum des gewählten Pakets zur Verfügung.
• Flexibilität: Nutzer können von jedem Internetbrowser auf ihre Buchhaltung zugreifen. Ideal für das Arbeiten unterwegs oder im Home Office.
• Mobilität: Viele Anbieter stellen auch Apps zur Verfügung. Damit können Nutzer Belege mit der Kamera des Smartphones einscannen und in die Buchhaltung hochladen.
• Aktualität: Steuergesetze ändern sich gelegentlich. Onlinekunden brauchen in solch einem Fall keine Software auf dem PC neu zu installieren oder zu aktualisieren (mit allen technischen Risiken). Der Anbieter pflegt Änderungen zentral ein und stellt sie allen Kunden zur Verfügung.
• Sicherheit: Viele Unternehmen scheuen den Schritt in die Cloud aus Sicherheitsbedenken. Doch der vermeintliche Sicherheitsvorteil des eigenen Büroservers trügt. Kleinunternehmern und Mittelständlern fehlt meist das technische Wissen und das Geld, um ihre Server so gut zu sichern, wie das große Cloudanbieter tun.
• Preis: Sogenannte On-Premise-Lösungen zur festen Installation kosten viel Geld auf einen Schlag. Mit Online-Angeboten können gerade Gründer diese Anschaffungskosten auf einen langen Zeitraum verteilen.

Der Markt für Online-Buchhaltungsangebote wächst stetig. Unter dem Einfluss des europäischen Binnenmarktes können auch Anbieter aus dem EU-Ausland in Deutschland auftreten und um Kunden werben. Jeder Anbieter stellt mehrere Pakete zur Verfügung, die sich im Preis und im Leistungsumfang unterscheiden: Je höher die Preisstufe, desto mehr Leistungen enthält das Paket. Vor der Entscheidung sollten Unternehmer und Selbstständige also auflisten, welche Funktionen sie benötigen.

Für den Vergleich hat die Redaktion von Rechnungswesen-Portal.de folgende sieben Online-Buchhaltungsprogramme ausgewählt:

• Collmex Buchhaltung light
• BuchhaltungsButler Selbstbucher
• Papierkram, Paket S
• Sage Active Starter
• sevDesk Buchhaltung
• Lexware Office, Version L
• Kontolino! Classic

Sicherheit und Backups

Die Sorge um die Datensicherheit stellt für viele Unternehmen immer noch die höchste Hürde dar. Wie schon erwähnt, ist die Annahme gefährlich, Daten seien automatisch sicherer auf dem eigenen Server oder PC. Die Anbieter werden für ein Maximum an Datensicherheit sorgen. Allein schon, weil die europäische Datenschutzrichtlinie (EU-DSGVO) sie dazu zwingt. Sie sind unter Androhung von empfindlichen Strafen dazu verpflichtet, alle Kunden über mögliche Sicherheitslücken zu informieren sowie über ihre Maßnahmen dagegen.

Ähnlich sieht es mit dem Risiko von Datenverlust aus: Anbieter, die bei Backups und Datensicherheit sparen, gehen ein hohes finanzielles Risiko ein. Die Backups werden dabei in der Regel in unterschiedlichen Rechenzentren gesichert. Diese Sicherung erfolgt automatisch durch den Anbieter.

GoBD

Alle Anbieter in unserer Vergleichsauswahl versprechen eine GoBD-konforme Buchhaltung. Aber nur einige Anbieter können entsprechende Zertifikate vorweisen. Andere verweisen darauf, dass die Online-Buchhaltung im Grunde nur die Handarbeit mit Excel-Tabellen ersetzt. Verfahrensdokumentationen seien Aufgabe des Nutzers.

Wer sicher gehen will, sollte auf entsprechend zertifizierte Angebote achten. Liegt ein solches Zertifikat nicht vor, wird der Außenprüfer bei einer Betriebsprüfung zuerst nach der Verfahrensdokumentation fragen, Genügt diese nicht den Vorgaben der GoBD (Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit), sichere Speicherung, Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und zeitgerechte Erfassung), kann die ganze Buchhaltung ihren Wert verlieren. Außerdem sollte ein Prüfer des Finanzamtes die Buchhaltung jederzeit per Fernzugriff einer digitalen Betriebsprüfung unterziehen können. Unabhängig vom gewählten Softwarepaket sollten Unternehmer und Selbstständige gemeinsam mit dem Steuerberater prüfen, ob ihre Prozesse GoBD-konform sind.

Funktionen

Der Weg zur passenden Online-Buchhaltung führt über eine möglichst exakte Beschreibung der benötigten Funktionen. So lässt sich nicht mit allen von uns verglichenen Buchhaltungsangebote eine Bilanz erstellen. Auch das Kassenbuch ist keine Selbstverständlichkeit. Aber nicht in jedem Unternehmen fallen Bargeldumsätze an. Und ein Freiberufler oder ein Kleingewerbetreibender kommt mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus.

Die Möglichkeit der Lohnabrechnung fehlt übrigens in fast allen verglichenen Softwarepaketen - nur Lexware Office beinhaltet diese. Bei einigen Paketen lässt sich die Lohnabrechnung zusätzlich buchen. In anderen Fällen gibt es Schnittstellen zu einer Lohnsoftware aus gleichem Haus. Positiv hingegen: Die Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER oder die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater stellt für keinen Anbieter ein Problem dar. Das geschieht entweder durch einen schaltbaren Direktzugriff für den Steuerberater oder über eine Schnittstelle zu dessen DATEV-Software.

Nach dem Erstellen eines Lastenheftes mit den notwendigen Funktionen sollte ein Test folgen. Eine kostenlose Testphase zählt zum Standard. Im Rahmen dieses Testlaufs sollten Nutzer nicht nur die Funktionen prüfen, sondern auch die Bedienung. Für die ersten Schritte bieten alle Hersteller Online-Kurse (Webinare), Erklärvideos oder -texte (Tutorials) oder Verzeichnisse mit Antworten auf die häufigsten Fragen (FAQ). E-Mail- oder Chat-Beratung versteht sich von selbst. Aber nur einige Firmen bieten ihren Kunden telefonische Unterstützung an. Wer sich lieber am Telefon erklären lässt, wo er ein Häkchen falsch gesetzt hat, der sollte bei der Auswahl der Software darauf achten.

Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmer, auch Kleinunternehmer, E-Rechnungen empfangen können. Während dies alle Anbieter ermöglichen, bieten nicht alle die Funktion, E-Rechnungen zu erstellen. Womöglich wird diese Funktion noch eingeführt, bevor zum 01.01.2028 das Stellen von E-Rechnungen für alle Unternehmen zur Pflicht wird. Wer auf Nummer Sicher gehen möchte, sollte einen Anbieter oder ein Paket wählen, der/das bereits jetzt das Schreiben von E-Rechnungen im Funktionsumfang hat.

Komponenten

Wenn Unternehmen expandieren, wachsen auch ihre Bedürfnisse und sie stoßen dabei irgendwann an die Grenzen des Möglichen im gewählten Buchhaltungspaket. So begrenzen einige Anbieter die Zahl der monatlichen oder jährlichen Buchungen und stellen höhere Buchungszeilen in Rechnung. Das gleiche gilt häufig auch für die Zahl der Rechnungen, die mit dem Programm gestellt und verschickt werden können.

Auch die Anzahl der Nutzer der Online-Buchhaltungssoftware sowie deren Nutzungsmöglichkeiten unterscheidet sich zum Teil stark. Zum Beispiel stellen einige Programme einen gesonderten Zugang für den Steuerberater zur Verfügung, der dann zu jeder Zeit einen Blick auf die Buchführung des Unternehmens werfen kann.

In einer solchen Situation muss der Kunde in der Regel ins nächstgrößere – und teurere – Paket wechseln. Dieser Weg für Upgrades setzt sich gerade bei Marktneulingen durch. Modelle mit flexibel hinzubuchbaren Optionen befinden sich auf dem Rückzug.

Preise für Online-Buchhaltungsprogramme

Die Preise variieren je nach Anbieter und gewünschtem Programmumfang. Je größer der Funktionsumfang der Cloud-Software, desto höher sind auch die monatlichen Gebühren. Neben kostenlosen Versionen mit Grundfunktionen liegen die monatlichen Fixkosten liegen bei etwa 10 Euro aufwärts. Dafür decken die kostenpflichtigen Online-Programme einen Großteil der benötigten Buchhaltungsarbeiten ab. Das macht die Online-Programme zu einer preiswerten Alternative zu den installierbaren Buchhaltungsprogrammen, zumal der einmalige Kaufpreis komplett wegfällt.

Fazit

Webbasierte Buchführungsprogramme haben sich vor allem bei Funktionsumfang und Bedienkomfort enorm weiterentwickelt. Besonders Nicht-Buchhalter profitieren von diesen Möglichkeiten. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es allerdings nicht, daher sollte bei jedem in Frage kommenden Programm die Nutzung der kostenlosen Testversionen vor der endgültigen Entscheidung stehen. So lässt sich am einfachsten ein Überblick über die Vor- und Nachteile der Programme gewinnen.

Der Vergleich im Detail

(Alle Preisangaben inkl. Mehrwertsteuer)

Produkt	Collmex Buchhaltung light
Eigenschaften	Buchungsvorlagen zu allen wichtigen Geschäftsvorfällen Kontenrahmen SKR03 und SKR04 beliebig viele Geschäftsjahre parallel buchbar Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt senden (ELSTER) Kleinunternehmerregelung wählbar Einnahmen-Ausgaben-Auswertung E-Rechnung anzeigen Nutzung von jedem Ort mit Internet-Zugang zuverlässiger Betrieb im Rechenzentrum genug Speicherplatz für die meisten Anwendungen Einnahme-Überschuss-Rechnung nach amtlichem Vordruck eigene Konten anlegen Unterstützung der elektronischen Steuerprüfung
Anbieter	Collmex GmbH, Saarbrücken
Preis	10,65 Euro pro Monat, zum Angebot >>

Produkt	BuchhaltungsButler Selbstbucher
Eigenschaften	Branchenführende Automatisierung & Workflows Smarte Belegerkennung & -sortierung, Sammelverarbeitung Bankkonten, Kreditkarten, Paypal Auswertungen EÜR & Bilanz, BWA, SuSa, Kontenblätter Rechnungen, Angebote, Gutschriften Umsatzsteuer-Voranmeldung, Steuerberatungs-Zugang Rechteverwaltung fürs Team, Rechnungsfreigabe
Anbieter	BuchhaltungsButler GmbH, Berlin
Preis	35,64 Euro pro Monat, zum Angebot >>

Produkt	Papierkram, Paket S
Eigenschaften	PDF-Angebote und -Rechnungen herunterladen oder Versand direkt über Papierkram E-Rechnungen erstellen, E-Rechnungen, XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen empfangen beliebig viele Positionen bei Angeboten und Rechnungen korrekte Rechnungen ins EU-Ausland und in Drittländer beliebig viele Einnahmen- und Ausgabenbelege Integriertes Kassenbuch beliebig viele Kunden und Lieferanten beliebig viele Projekte anlegbar beliebig viele Zeitbuchungen (Zeiterfassung) alle relevanten Daten im CSV-Format exportierbar eigenes Briefpapier Kleinunternehmerregelung aktivierbar
Anbieter	odacer finanzsoftware GmbH, Wiesbaden
Preis	11,78 Euro pro Monat, zum Angebot >>

Produkt	Sage Active Starter
Eigenschaften	Angebote und Rechnungen Artikel, Dienstleistungen, Preise und Rabatte KI für Belege und Eingangsrechnungen Überblick über unbezahlte Rechnungen Umsatzberichte in Echtzeit Zusammenarbeit mit externem Buchhalter Verknüpfung mit anderen Anwendungen Unbegrenzter Support und Hilfestellungen
Anbieter	Sage GmbH, Frankfurt am Main
Preis	29,75 Euro pro Monat, zum Angebot >>

Produkt	sevDesk Buchhaltung
Eigenschaften	unbegrenzt Rechnungen und Angebote schreiben unbegrenzt Kontakte, Produkte und Dienstleistungen anlegen für einfache und doppelte Buchführung KI-gestützte Belegerfassung E-Rechnungen schreiben und erfassen Umsatz­steuer­voranmeldung (UStVA) direkt ans Finanzamt EÜR und GuV für die Steuererklärung Verknüpfung zum Online-Banking Abschreibungen Mahnstufen Kassenbuchführung DATEV-/ADDISON-Schnittstelle
Anbieter	sevDesk GmbH, Offenburg
Preis	30,82 Euro pro Monat, zum Angebot >>

Produkt	Lexware Office, Version L
Eigenschaften	GuV & EÜR Rechnungen und Mahnungen schreiben automatischer Zahlungsabgleich Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine erstellen elektronisches Kassenbuch Umsatzsteuer-Voranmeldung Langzeitbelegarchiv entsprechend GoBD Anlagenverwaltung Finanzplanung und Prognose Steuerberaterzugang Kundenportal
Anbieter	Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg
Preis	26,06 Euro pro Monat, zum Angebot >>

Produkt	Kontolino! Classic
Eigenschaften	drei Benutzer maximal 5.000 Buchungen pro Jahr maximal 100 Rechnungen pro Jahr maximal fünf Online-Bankkontenanbindungen Anlagenbuchhaltung inkl. Abgabe der Anlage AVEÜR per ELSTER Online Erfassung von Kostenstellen und deren Auswertung API-Schnittstelle und Schnittstelle zu Billbee Abgabe einer E-Bilanz
Anbieter	objektfabrik GmbH, Ludwigsburg
Preis	19,04 Euro pro Monat, zum Angebot >>

Eine Übersicht für Buchhaltungssoftware finden Sie hier >>

letzte Änderung Redaktion Rechnungswesen-Portal.de am 07.10.2025 Bild:  © PantherMedia / Andriy Popov