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Controllingproblem in der öffentlichen Verwaltung

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[ geschlossen ] Controllingproblem in der öffentlichen Verwaltung
1.
08.06.2006 13:43:49
Hallo,

ich bin Student für öffentliche BWL und bin im Rahmen meines Praktikumsemesters in einer kommunalen Verwaltung eingesetzt. Dort habe ich die Aufgabe eine komplette Abteilung auf Effizienz zu überprüfen. Dabei soll ich die Auslastung (Fallzahl je Mitarbeiter) analysieren und bewerten. Es gilt vor allem darum herauszufinden ob Personal abgebaut oder weiteres Personal eingestellt werden soll. Da ich jedoch im Grundstudium noch relativ wenig Erfahrung habe, bin ich mit der Aufgabe etwas überfordert. Kann mir vielleicht jemand einen Rat geben, wie ich an die Sache herangehen soll. Welche Daten ich sammeln und analysieren soll. Ich wäre für jede Hilfe dankbar. Mfg
 
 
2.
09.06.2006 08:43:59
Hallo Morpheus,

frag Deinen Auftraggeber in der öffentlichen Verwaltung bitte was denn die Normalleistung dieser Mitarbeiter ist.

Aber damit Dir geholfen werden kann, solltest Du etwas mehr Butter bei die Fische geben. Was für eine Kommune (Stadt, Gemeinde, Landkreis), Was für eine Abteilung (Einwohnermeldeamt, Sozialamt, Passamt????).

Es spielt keine Rolle, ob Du im Grundstudium bist, sondern wie Du an die Aufgabe herangehst. Vielleicht kann Dir Dein Prof noch ein paar Tips geben.

Damit Leistung gemessen werden kann sollte eine Vorgabe je Mitarbeiter entstehen. Dann muss die Leistung eines Mitarbeiters gemessen werden. (Achtung personenbezogene Daten). EVTl Gegenwind seitens Personalrat oder Betriebsrat.

Vielleicht Fragebogen entwickeln, wie die Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters ausgefüllt wird.
Wieviel Fälle pro Monat/Mitarbeiter bearbeitet werden. Wieviel Kosten entstehen.

Immer nach der Zielsetzung fragen und dann sich den Weg bauen. Nichts anderes wird auch zwar intensiver bei einer Diplomarbeit verlangt.

Gruss Andreas
 
 
3.
09.06.2006 11:42:44
Hallo,

es handelt sich um ein Landratsamt und speziell um das Bauverwaltungsamt. Ich bin gerade dabei mir einen Plan zu erstellen, wie ich vorgehen will. Als erstes wollte ich sämtliche Stellenpläne durchsehen (um den Umfang der anfallenden Aufgaben je Mitarbeiter abzuschätzen). Als nächstes will ich alle angefallenen Fälle erfragen, welche z. B. im letzten Jahr bearbeitet worden sind.  (so eine Art Soll-Ist-Analyse je Mitarbeiter durchführen)
Um so die Auslastung je Mitarbeiter und die Gesamtauslastung der Bauverwaltung zu ermitteln. Gibt es da bestimmte Vorgehensweisen/Methoden um dies möglichst genau zu feststellen zu können??? Mein größtes Problem bei der Sache ist, dass ich viele Arbeitsschritte nicht richtig nachvollziehen kann und fast alles gesetzlich geregelt ist. Optimierungen von Arbeitsschritten sind somit für mich kaum ersichtlich.

Einen Fragebogen habe ich auch schon erstellt. Allerdings habe ich aus datenschutzrechtlichen Gründen viele Fragen zurückgestellt und pauschalisiert. Ein Fragebogen sollte zur Mitarbeitermotivation sein (um die Leistungsbereitschaft zu ermitteln) und einen Fragebogen zur Prozessorganisation, der mir allerdings als Interviewgrundlage dienen soll. Die Frage ist: Ist mein Vorgehen zweckmäßig oder gibt es effizientere Möglichkeiten dies zu analysieren???

Um auf die Kosten zu sprechen zu kommen: Zum einen weiß ich jetzt nicht welche Information ich dafür überhaupt benötige und zum anderen inwieweit mir diese zur Verfügung gestellt werden. Um die Kosten zu ermitteln brauche ich normalerweise sämtliche Gehaltskosten/Nebenkosten, Arbeitskosten je Arbeitsplatz etc. Ich weiß nicht, ob ich die alle zusammen bekomme. Kann man evtl. auch ohne die Kosten zu ermitteln eine zuverlässige Aussage über die Auslastung treffen? Wenn nein, welche Kosten würdet ihr versuchen zu ermitteln um da ein aussagekräftiges Ergebnis zu erzielen???

Vielen Dank, für die Hilfe. Grüße...
 
 
4.
09.06.2006 17:32:11
also mein ansatz wäre folgender(nur eine möglichkeit):
für einen guten vergleich, ob eine gute auslastung vorherrscht oder nicht können drei kennzahlen genutzt werden.

1. Kennzahl
------------
Anzahl der tatsächlich bearbeiteten Aufträge

hier musst du dich in der jeweiligen Abt. informieren, wieviel pro Monat(Woche oder Jahr) bearbeitet wurde.

2.Kennzahl
-----------
bearbeitete Anzahl der Auftrage (Soll)

erhälst du aus der Division von "Gesamtarbeitszeit je MA"/"Zeit je Auftrag"

Die Gesamtarbeitszeit je MA kann auf monatlicher Basis oder Jahresbasis ermittelt werden. Rechne diese in Minuten um, da die "Zeit je Auftrag" ebenfalls in Minuten gerechnet wird
Diese Kennzahl besagt, welche Anzahl an Aufträge die MA lt. Sollarbeitszeit geschafft haben "müssten"
Die Sollarbeitszeit ist die gesamte Arbeitszeit abzgl. der gesetzlich/vereinbarten Ausfallzeiten(also Urlaub, Kranktage, Weiterbildungstage, gesetz. Pausen)

3.Kennzahl
----------
Die Berechnung ist äquivalent zu Kennzahl 2.
Nur jetzt nimmst die tatsächlich anwesende Arbeitszeit der MA, d.h. Sollarbeitszeit abzgl tatsächlich Ausfallzeiten.

Diese Kennzahl besagt dir, wieviel Aufträge wirklich geschafft wurden.

Gibt es Unterschiede zwischen der 2. und 3. Kennzahl ist vor einer Entscheidung für zusätzliches Personal zu überlegen, ob es vielleicht andere Einflussfaktoren gibt, welche auf die Anzahl der bearbeiteten Auftrage Einfluss nehmen (bspw. Krankentage)

Ein Knackpunkt ist die richtige Ermittlung der Arbeitszeit je Auftrag. Falls es keine Vorgaben gibt, könnte man die Anzahl der bearbeiteten Aufträge aus dem letzten Jahr nehmen. Mit der tatsächlichen Arbeitszeit aus dem vergangenen Jahr lässt sich somit eine durchschnittliche Zeit je Auftrag ermittelt. Eine andere Möglichkeit sind kontinuierliche Schätzungen durch die MA vor Ort.

Ansonsten gehst du, aus meiner Sicht, schon in die richtige Richtung.
 
 
5.
13.06.2006 13:46:02
Hallo,

danke für die Hilfe. Ich werde jetzt schauen, inwieweit ich diese umsetzen kann. Ich melde mich nochmal, sobald Ergebnisse vorliegen.

Falls jemand noch weitere Vorschläge zu meinem Fall hat, ich bin für jeden Rat dankbar.

Gruß und danke nochmal...
 
 
 
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