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Kostenprognose

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[ geschlossen ] Kostenprognose
1.
08.02.2007 10:52:52
Hallo liebe Controller und Controllinginteressierte!

Vielleicht könnt ihr mir mit einigen Ideen Hilfestellung leisten?
Ich arbeite in einem mittelständischen Unternehmen im Spezialmaschinenbau und habe in meinem wöchentlichen Projektberichten den Kostenverlauf der Projekte dargestellt. Nun möchte ich natürlich gerne einen geplanten Kostenverlauf gegenüberstellen, bzw. eine Kostenprognose. Mein Ziel wäre eine Art Kostentrendanalyse. Leider sind die anfallenden Kosten nicht mit dem Zeitablauf in Verbindung zu bringen. Es wird überwiegend just-in-time bestellt, verschiedene Arbeitsabläufe geschehen parallel oder verschieben sich doch wieder. Eine Planung der anfallenden Kosten bezogen auf bspw. die Kalenderwoche würde von daher kaum der Realität entsprechen und ich würde jede Woche auf's Neue Abweichungen feststellen.
Wie kann ich nun trotzdem eine Art Frühwarnsystem integrieren? Bzw. hat dieses Problem schon jemand "gelöst"? Über Beobachtungen verschiedener Projekte eine geschätzte Masterkurve anfertigen?
Oder gibt es statistische Verfahren o.ä. die bei euch zum Ziel geführt haben?
Vielen Dank bereits im Voraus für eure Unterstützung!
Liebe Grüße
Astrid
 
 
2.
08.02.2007 20:05:53
Hallo Astrid,

macht es überhaupt Sinn einen wöchentlichen Kostenverlauf darzustellen? Oder geht deine Intention mehr Richtung Treasury, also für die Liquiditätsplanung? Gruss
 
 
3.
09.02.2007 07:57:06
Hallo!

Nein, es geht mir nicht um die Liquiditätsplanung. Die Projektleiter wollen einfach wöchentlich wissen, wo sie stehen, wo Abweichungen sind und nach Möglichkeit eben früh erkennen, wo welche enstehen können, um diese vielleicht noch entgegen wirken zu können.
Bisher ist es so, dass wir keinen Sollkostenverlauf abbilden können und erst feststellen, dass was schief gelaufen ist, wenn das Projekt so gut wie beendet ist und die maximalen Gesamtkosten überschritten wurden.
Meine Vorstellung geht in Richtung Kostentrendanalyse.

Lieben Gruß
Astrid
 
 
4.
09.02.2007 09:49:37
Hallo Astrid,

wenn ich Dein Posting richtig verstehe, sind Dir die geplanten Gesamtkosten pro Projekt bekannt.
Diese Gesamtkosten wurden vermutlich "irgendwie" ermittelt/geschätzt, es gibt also ein Projektbudget, wenn auch vielleicht noch nicht in einer einheitlichen Darstellungsweise.
Diesen Budgetwerte würde ich die angefallenen Kosten gegenüberstellen, sinnvollerweise nach Positionen getrennt.

Vereinfachtes Beispiel:
Die Spezialmaschine besteht aus mehreren Einzelpositionen, die alle im Budget gelistet sind.
Hier wird jetzt eine Position betrachtet.

Vorrichtung XY........PLAN...............AUFGELAUFEN
Konstruktionsstunden....25.................20 h
Betriebsmittelbaustd....50.................15 h
Materialkosten.......1.250 EUR............850 EUR  
Zukaufteile............480 EUR............500 EUR

So sieht der Projektleiter, wo etwas aus dem Ruder läuft und kann gegensteuern bzw. die Abweichung begründen.

Eine Trendvorhersage halte ich bei solchen Projekten für schwierig. Die Tatsache, daß man zum Zeitpunkt X eine große Position z.B. für Material hat, läßt nicht den Schluß zu, daß diese Position regelmäßig in ähnlicher Höhe wieder kommt, ebensowenig ist nicht ausgeschlossen, daß diese Position nochmals in der Höhe kommt, weil bei der Entwicklung was schief ging und nun nochmal neu gebaut werden muß.
 
 
5.
09.02.2007 17:17:39
Hallo,
das sehe ich genauso wie TypeO. Eine Trendkostenanalyse würde höchstens in dem Maße noch Sinn machen ...aufbauenden auf dem was TypeO vorgeschlagen hat.., dass der Projektleiter auf Basis des Plan/ Kumulierten-Ist Vergleiches eine Schätzung abgibt, ob er mit dem Restbudget überhaupt noch auskommt. Dies könnte er, in dem man ihm die größten Einzelposten des bereits gebuchten IST zu den einzelnen Postition bereitstellt. Diese Schätzung der Restkosten + das bereits ausgewiesene Kumulierte Ist könnten man dann als Forecast für evt. Diskussionen heranziehen. Wenn er dann mit seinem Forecast über dem Plan liegt kann man evt. rechtzeitig noch entwirken. Gruss
 
 
6.
12.02.2007 09:01:06
Hallo!

Erstmal dankeschön für die Antworten;-)

Eine Gegenüberstellung des Projekbudgets und den angefallenen Kosten erstelle ich auch jede Woche in diesen Berichten. Also ziemlich genau so, wie du das oben geschrieben hast. Nur würde ich das halt gerne grafisch darstellen. Und zwar nicht nur über Balkendiagramme, sondern am liebsten über ein Verlaufsdiagramm.
Aber eine Berechnung der Steigung oder des Medians macht keinen Sinn. Die Kosten fallen ja nicht konstant wachsend an. Selbst mit einer gewissen Toleranzzone sind die Abweichungen zu groß, dann fallen tatsächliche außerplanmäßige Abweichungen nicht mehr auf.
Bei dieser Soll-Ist Gegenüberstellung fältt die Abweichung allerdings erst zu spät auf. Daraufhin habe ich versucht über Schätzungen einen Fertigstellungsgrad gegenüberzustellen. Allerdings ist es hier ein nicht gerechtfertigter Aufwand. Denn für den Abarbeitungsgrad z.B. in der Konstruktion musste ich jede Woche die Konstrukteure befragen und sie bitten, den restlichen Stundenaufwand zu schätzen.

Habt ihr eventuell sonst noch andere Ideen, eine Art Frühwarnsystem zu implementieren?

Liebe Grüße
Astrid
 
 
7.
12.02.2007 09:48:20
Hallo Astrid,

ich habe den Eindruck, die Projektleiter wälzen ihr(e) Problem(e) auf Dich ab.

M.E. sollte der Projektleiter in der Lage sein, den verbleibenden Aufwand grob abzuschätzen und in Folge auch, ob ihm das verbliebene Budget ausreicht.
Dafür ist der PL die Person, die den umfassendsten Einblick in den Projektverlauf hat.

Die Quintessenz kann ja nicht sein, daß die Porjektkosten überschritten wurden, weil das Controlling die Kostenentwicklung falsch prognostiziert hat.  :)

Für Dein Diagramm ein Vorschlag: Addiere zu den kumulierten Ist-Kosten das verbliebene Budget und kennzeichne diesen Teil entsprechend.
 
 
8.
12.02.2007 12:01:12
Hallo TypeO,

das kann schon sein. Hier läuft einiges sehr chaotisch ab. Ein konkretes Projektcontrolling gab es bisher gar nicht. Ich bin nun in den Endzügen meines Studiums (Final Thesis) und seit einem Jahr hier in dem Unternehmen. Ich kam zu meinem Praxissemester hier und mir wurde gesagt "Machen Sie mal!". Seitdem versuche ich eine Art Berichtswesen, oder zumindest Berichte für die Projektleiter aufzubauen usw.
Die PLs haben hier zwar ein Gefühl, so nach dem motto "müsste reichen" oder eben nicht, aber eine konkrete Benennung der noch anfallenden Kosten gibt es nicht.

Daher das Problem: Dein Vorschlag ist gut, aber wenn ich bspw. 1.000.000€ Budget habe und es sind bisher 800.000€ angefallen, wäre das verbleibende Budget theoretisch 200.000€. Um aber nun "vorwarnen" zu können, brauche ich eine Schätzung der tatsächlich noch anfallenden Kosten, die kann mir aber keiner so direkt geben. Wenn ich wissen will, wieviel Kosten noch anfallen, muss ich bei der Beschaffung, Konstruktion usw. einzeln nachhören und mit viel Aufwand Schätzungen einholen. Diese haben aber in der Regel wenig Fundament.

Man erhofft sich aber bei mir eine Lösung und ich soll dies zum Thema meiner Final Thesis machen.
 
 
9.
12.02.2007 12:51:22
Hallo Astrid,

ich bin der festen Überzeugung, daß der PL abschätzen können muß, ob das Delta von 200 T € ausreicht, da er weiß/wissen sollte, welche Maßnahmen/Bestellungen noch anstehen. Das ist einfach Teil seiner Aufgabe und es sollte dringend geklärt werden, warum das aktuell nicht läuft (Überlastung, Desinteresse,...?).

Was das Frühwarnsystem angeht,dann vielleicht so:
Wir waren ja bereits überein gekommen, daß ein Projektbudget erstellt wird.

Grundsätzlich sollte dieses alle Positionen eines Projektes enthalten, gegliedert nach Lohnstunden, Materialkosten und Fremdleistungen = Gesamtkosten der Position.

Dann mit bedingter Formatierung ein Ampelsystem hinterlegen, z.B. noch 30% vom Budgetbetrag offen = gelb, noch 15% offen = rot, damit der PL mit der Nase drauf gestossen wird, wo er sich gezielt kümmern muß.

Es muß aber auch sicher gestellt sein, daß der PL regelmäßig dazu berichten muß, sonst nützt alle Mühe nichts.
 
 
10.
12.02.2007 14:08:43
Hallo TypeO,

ich denke, wir beide sind uns einig und haben schon die gleiche Vorstellung.
Denn Ampelsystem ist bereits hinterlegt. Ab 80% Fertigstellungsgrad ist das ganze Gelb markiert. Ist zwar bisher in Excel realisiert, aber dort eben über bedingte Formatierung.

Überlastung der PL kann gut sein. Hier herrscht die Auffassung, dass der PL auch gleichzeitig der Projektcontroller sein muss. Abgesehen davon, ist der Einkauf überlastet und der PL rennt den Terminen hinterher.
Zudem hat der Großteil unserer PLs ein großes Problem mit SAP und kommt daher mit den Zahlen nicht wirklich klar.
Eine konkrete Budgetplanung oder ähnliches wurde immer halbherzig gemacht, aber für Abweichungsanalysen nicht mehr zugrundegelegt. Sie dienten lediglich der Befriedigung von SAP. All das habe ich erst gefordert um überhaupt gewisse Infos bereitstellen zu können.

Wenn ich dich also richtig verstehe, so kann ich alleine das Problem kaum lösen?

Gruß
Astrid
 
 
 
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