Personalbedarfsplanung

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Personalbedarfsplanung, Erstellen einer erstmaligen Personalbedarfsplanung bei bereits bestehendem Unternehmen
Liebe Forumsgemeinde,

Ich soll als Bereichsleiter eines mikrobiologischen Auftragslabor eine Personalbedarfsplanung für meine Abteilung erstellen.
Erstes Problem: ich bin Mikrobiologe und habe keine Ahnung von BWL oder Controlling. Ich habe mich in den letzten Tage massiv belesen, was natürlich kein Studium ersetzt und mich auch an einer Personalbedarfsplanung anhand der Kennzahlen aus den vergangen Jahren orientiert.

Für mich waren die Zahlen schlüssig für meinen technischen Geschäftsführer habe ich Äpfel mit Birnen verglichen :-(

Was hab ich gemacht:
- ich hab eine Tabelle über Personalstand zu Periodenbeginn und Periodenende erstellt inklusive Zu und Abgänge. Periode war jeweils ein Kalenderjahr. Benutzt hab ich die Daten aus den Kalenderjahren 2015, 2016, 2017
- Ich habe die Anzahl der bearbeiteten Proben in diesen Jahren ermittelt
sowohl aus den Personalständen in den einzelnen Jahren als auch aus den probenzahlen habe ich jeweils einen Mittelwert errechnet
- den Mittelwert Personalstand habe ich dann durch den Mittelwert Probenzahl geteilt und den erhaltenen Faktor mit der Erwartung an Proben für 2018 multipliziert.
- Ergebnis dieser Berechnung mein Bruttopersonalbedarf 2018 ohne Reservebedarf
den Reservebedarf hab ich dann auch noch ermittelt (Arbeitstage pro Jahr minus Urlaube, Krankheitstage, Fortbildung, Mutterschutz, temporär unbesetzte Arbeitsplätze usw)
- das Ergebnis Bruttopersonal plus Reservebedarf hat mein Nettopersonal für 2018 ergeben

Soweit so gut, jetzt meint mein technischer Geschäftsführung die Berechnung hinkt weil ich ja für 2015, 2016, 2017 keinen Reservebedarf berechnet habe und somit Äpfel mit Birnen vergleiche. Seiner Meinung nach müsste ich mir die effektive Arbeitszeit aller Mitarbeiter pro Jahr ausrechnen und die der Anzahl an Proben gegenüber stellen. Das hat aber meiner Meinung nach nichts mit der Personalbedarfsplanung zu tun sondern gibt mir eine Aussage über die Produktivität. Ausserdem würde das voraussetzen das die Anzahl der Mitarbeiter in den vergangenen Jahren immer ausreichend war und keine Unterdeckung vorlag.

Bin ich mit meinen Gedanken auf dem Holzweg? was hab ich übersehen? wo liegt mein Denkfehler?

Ich hoffe sie können mir weiterhelfen.

Mit freundlichen Grüßen und vielen Dank im Voraus von einem absoluten DAU
Hallo,

für mich klingt die dargelegte Vorgehensweise grundlegend sinnvoll und durchdacht.

Allerdings ist es in der Tat so, dass bei der beschriebenen Berechnung für die Vorjahre auf den Personalbestand inkl. Reserve zurück gegriffen wurde, während dieser für die Planung nochmals extra aufgeschlagen wird. Die für die Vorzeit angestellten Mitarbeiter umfassten ja bereits die Bruttozeiten plus Reserve.

Es gibt zwei Möglichkeiten den Personalbedarf zu ermitteln. Entweder man arbeitet mit Vergangenheitswerten und übernimmt diese für die Zukunftsprognose. Das ist in Ihrem Fall zutreffend. Oder man führt zunächst eine Prozessanalyse durch und ermittelt anhand einer rechnerischen Herleitung die entstehenden Aufwendungen und leitet hieraus den Personalbedarf ab. Gerade bei bereits länger laufenden, standardisierten Prozessen ist davon auszugehen, dass irgendwann eine Preiskalkulation (VK-Preis/Verrechnungspreis/Zuschlagssätze) vorgenommen wurde. In diesen Fällen kann der Aufwand einer neuen Prozessanalyse möglicherweise vermieden werden.

Was das Problem der nicht ermittelten Reserve für die Vorzeit angeht könnte man sich die Nettoarbeitszeiten der Mitarbeiter ziehen und prüfen ob hier Mehrarbeit statt gefunden hat. Außerdem lässt sich für die Vergangenheit die Bruttoarbeitszeit (inkl. Urlaub, Krankheit, etc.) mit der Nettoarbeitszeit vergleichen, so dass man hier einen entsprechenden "Reserveaufschlag" nachweisen kann. So sollten sich die vergangenen Perioden gut mit der Planperiode vergleichen lassen.

Natürlich stellt sich aus wirtschaftlicher Sicht immer die Frage ob man für eine Zukunftsplanung die wichtigen Stellschrauben wie z.B. Krankenquote, Produktivität, etc. aus der Vergangenheit einfach fortschreibt oder sich hier ein neues Ziel setzt. Es empfiehlt sich in jedem Fall die Parameter einzeln aufzuführen, so dass spätere Abweichungen sofort kommentiert werden können.

Ich erachte hier beispielsweise folgende Angaben als hilfreich: Anzahl angestellte FTE's, Soll-Stunden, Krankenquote, durchschnl. Urlaubsanspruch., Ist-Stunden, "Abwesenheitsquote" (also inkl. Krankheit/Urlaub,etc.). Bei 30 Urlaubstagen und 5% Krankenquote ergibt sich z.B. ein "Reserveaufschlag" von rund 17%. Dieser war aber bei der Mitarbeiteranzahl für die Vorjahre bereits enthalten. Wenn man also auf die hochgerechnete Brutto-Mitarbeiteranzahl auf Basis der Vorjahre nochmals diesen Aufschlag drauf rechnet ist der doppelt enthalten.


Grüße
Nubi
Hallo Nubi,

Vielen Dank für die Denkanstösse.

Natürlich habe ich im Rahmen meiner Berechnungen auch noch folgende Kennzahlen ermittelt:
- Anzahl MA versus FTE
- Anzahl Arbeitstunden pro Jahr
- geleistete Mehrarbeitszeit (entspricht in den betrachteten Kalenderjahren pro Jahr ca 2 FTEs)
- Umsatz pro Mitarbeiter
- Umsatz pro FTE
-Krankheitstage in der Abteilung
-Krankheitstage im Durchschnitt pro MA

Urlaub war bis zu diesem Jahr abhängig vom Alter der MA. Hier kann ich also nur einen Durchschnittswert annehmen.

Was auffallend an den ganzen Kennzahlen ist, ist das im Umsatzstärksten Jahr die Anzahl an Krankheitstagen viel höher war bei vergleichbarer MA aber deutlich höherer Probenzahl, die Mehrarbeit allerdings nicht signifikant höher war als in den anderen Vergleichsjahren.
Für mich sieht das ein wenig nach Überbelastung des vorhandenen Personals aus und wirft die Frage auf ob tatsächlich ausreichend "Reservebedarf" berücksichtigt war.

Um das jetzt ein bisschen zu verdeutlichen:

2015  26 MA   24,5 FTE   2002 Überstunden   469 Tage Krank     18 Tage pro MA  44431 Proben
2016  27MA    25,5 FTE   1837 Überstunden   622 Tage Krank      23 Tage pro MA  47375 Proben
2017  30 MA   28,1 FTE   2156 Überstunden   632 Tage krank     21 Tage pro MA    47676 Proben
2018  36 MA   34,5 FTE   2142 Überstunden (Q1-Q3)   502 Tage Krank (Q1-Q3)   14 Tage pro MA    47000 Proben (Q1-Q3)

Kann ich dann aufgrund der geleisteten Mehrarbeit einfach diese 2 FTEs auf die vorhandenen MA in den jeweiligen Zeiträumen aufschlagen und von dieser Personalzahl (stellt dann den personalstand plus Reserve für den jeweiligen Zeitraum dar) für meine Berechnung ausgehen?

Vielen Dank für die Unterstützung, Ich hätte vielleicht auch noch BWL studieren sollen :-) meine Bakterien lassen sich jedenfalls leichter berechnen.
Hallo Alex,

du hast doch genau die richtigen Zahlen im Blick  ;)

Ich würde in der Herleitung die Einzeljahre nebeneinander stellen und die Überstunden offen ausweisen. Ob man für die zukünftigen Perioden bereits Überstunden annimmt oder stattdessen die Anzahl Mitarbeiter hochsetzt ist wahrscheinlich eine Frage der Personalpolitik und der Arbeits-/Tarifverträge. Meiner Erfahrung nach macht es aber Sinn möglichst alle Informationen einzeln darzustellen, so dass jeder der sich die Tabelle anschaut sofort alle Informationen sichtbar hat.

Wenn ich Chef wäre würde mich als zentrale Kennzahl der Arbeitsaufwand pro Probe interessieren. Der ist nämlich mehr oder weniger unabhängig von den anderen Zahlen bewertbar. Wenn die Produktivität im Schnitt über vier Jahre gleich geblieben ist spricht das meiner Meinung nach gegen eine Überlastung. Wenn die Produktivität in der Planperiode mindestens gleichbleibend ist und man in den Vorjahren damit zufrieden war kann man schon mal nicht ganz daneben liegen  :D

Klar könnte man einen Zusammenhang zwischen Überstunden, Krankheitstagen und Produktivität herstellen und argumentieren. Bei der recht großen Anzahl Mitarbeiter spielen aber erfahrungsgemäß immer auch viele persönliche Befindlichkeiten eine Rolle. Je nachdem wie der Chef tickt braucht es da schon einige gute Argumente  :D  wenn man sich den Aufwand antun will könnte man das z.B. mit einer Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage untermauern. Weitergehend könnte man auch prüfen ob sich die Mitarbeiterstruktur verändert hat, beispielsweise aufgrund eines zunehmenden Anteils an Teilzeitkräften, die möglicherweise eine geringere Produktivität erreichen oder ob der Altersdurchschnitt erheblich angestiegen ist.


Grüße
Nubi
Hallo Nubi,

Ja was die Zahlen betrifft war ich fleissig und hab meine Hausaufgaben gemacht ;) .
Was die produktivität im Planungsjahr angeht sieht man an den zahlen schon deutlich das 20% mehr Personal einer vergleichsweise niedrigeren Anzahl an Proben gegenübersteht, was die Produktivität pro MA natürlich auch dementsprechend schmälert  :cry: .
Das Jahr mit der größten Produktivität pro Kopf war das Jahr 2016, hier gabs aber auch die meisten Krankheitstage.

Prinzipiell will ich mit meiner Berechnung nicht darauf hinaus das für 2018 noch mehr MA als die vorhandenen 36 erforderlich sind, sondern das diese 36 durchaus berechtigt sind. Ich bin ja bescheiden.

Leider ist eine Herleitung über die Bearbeitungszeit einer Probe nicht wirklich machbar. Wir haben 300 verschiedene Kunden mit mindestens 3 mal so vielen unterschiedlichen Produkten die mit mindestens 10 mal so vielen Prüfmethoden untersucht werden können. Hier einen gemeinsamen Nenner zu finden ginge tatsächlich nur über eine tatsächliche Messung pro unterschiedlicher Probe und Prüfmethode und dazu fehlt mir im Moment leider die Zeit.

Aber danke für deinen Zuspruch und deine Ansicht und Ideen das hat mich zumindest einmal bestärkt das ich nicht ganz so falsch liege mit meinen Berechnungen und darüber freu ich mich ganz besonders.

Vielen Dank und liebe Grüße
Alex
Wenn sich die Arbeitsabläufe bei den verschiedenen Proben zu sehr unterscheiden könnte man auch auf den Umsatz oder sogar den Deckungsbeitrag abstellen. Sollte nämlich in den Verkaufspreisen der Arbeitsaufwand vollständig (und ohne Rabatte, etc.) an die Kunden weitergegeben werden können dürfte das Ergebnis einer Umsatz-/Deckungsbeitragsbetrachtung ggf. aussagekräftiger sein. Man könnte der Logik folgen, dass mehr Aufwand bei der Bearbeitung einzelner Proben (Probenstruktur hat sich verändert) ja auch einen erhöhten abrechenbaren Umsatz nach sich zieht. Ob dies allerdings wirklich so bei den Kunden durchgesetzt wurde bleibt möglicherweise ungewiss, falls dir dazu keine Informationen vorliegen.


Grüße
Nubi
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