IT-Controlling: Ermittlung der TCO bei CRMS Excel-Spreadsheets, Tools, Methoden, Open Source Lösungen

TCO bei CRMS - Excel-Spreadsheets, Tools, Methoden, Open Source Lösungen

Hallo zusammen,

ich bin auf der Suche nach Excel-Spredsheets, Tools, Methoden, Konzepten, Fragebögen, Open Source Lösungen u.s.w., die es einem Controller erlauben, die TCO einer Investiton in CRM-Software zu ermitteln.

Hier bin ich auch auf www.tcotool.org gestoßen.
Daher mein erstes Anliegen: Ist das kompatibel mit einem 64-Bit-Sytem (Windows 7)?

Worum geht es genau?
Im Rahmen eines Seminars an der Uni liegt uns hier eine Fallstudie eines fiktiven mittelständischen Sportartikelherstellers vor, der eine CRM-Software einführen möchte.
Mit Nutzwertanalysen zur Beurteilung der qualitativen und quantitativen Faktoren konnte genau eine in Frage kommende Software aus einer Menge von Alternativen ausgewählt werden.
Die Geschäftsführung möchte jetzt von der Controllingabteilung wissen, wie teuer diese Software wirklich ist. Diese Frage soll mit Hilfe eines TCO-Ansatzes beantwortet werden.
---> Weitere Eckdaten zum Fall siehe unten! <---

Ich habe mich bereits mit dem Thema grundsätzlich auseinander gesetzt, wobei folgende Artikel die Thematik übersichtlich darstellen und auf denen mein Wissen bisher fußt.

[1] Wild, M.; Herges, S. - Total Cost of Ownership (TCO) - Ein Überblick (2000)
Link: http://geb.uni-giessen.de/geb/volltexte/2004/1577/pdf/Apap_WI_2000_01.pdf

[2] Bullinger, H.J.; Groh, G.; Graß, G.; Bartenschlager, F. - Praxisorientierte TCO-Untersuchung Ein Vorgehensmodel (1998)
Link: [Über eine Bibliothek verfügbar.]

[3] Grob, H. L. - TCO-VOFI (2008)
Link: http://www.wi.uni-muenster.de/aw/forschen/ab_cc/CGC22.pdf


Um herauszufinden, wie teuer die Investion zu stehen kommt, kann man einen Weg gehen wie in [3], wobei die Fallstudie ganz ähnlich geartete Daten hergibt.

Die Frage soll aber AUSDRÜCKLICH NICHT mit dem Ansatz aus [3] gelöst werden und damit das machbar ist, dürfen gegebenenfalls auch neue Daten zum Ausgangsfall hinzugedichtet werden.

Da es ohnehin zu bezweifeln ist, dass alle Kosten immer auch in voller Höhe zahlungsgleich sind (eine Implikation für den VOFI aus [3]!), bietet es sich auf jeden Fall auch an, ein anderes TCO-Verfahren anzuwenden. Ich denke hier an Dinge wie
- (Time Driven) Activity Based Costing
- Prozeskostenrechnung
- Statistische Methoden, OR-Methoden

Man kann sich sicher irgendwie Daten zusammendichten und irgendetwas ausrechnen, was halbwegs plausibel ist. Klüger wäre es jedoch, wenn man sich an grundsätzlichen Konzepten, Formeln, Methoden halten kann. Die bisherige Literaturrecherche lässt ganz stark vermuten, dass diese Konzepte/Formeln/Tools etc. von den entsprechenden Entwicklern von Software, mit denen sich die TCO berechnen lassen, aus gewinnmaximierungsgründen geheim gehalten werden. Das ist deren gutes Recht. Problematisch ist aber, dass bei der TCO-Software auch Manipulationsmöglichkeiten vorhanden sind. Daher frage ich nun Praktiker, Experten, Theoretiker, die sich mit dieser Thematik auseinandergestezt haben.
Wo finde ich die Tools, wo gibt es Erfahrungswerte? Gibt es vielleicht doch noch einen Aufsatz oder ein Buch, was richtig gut ist? Existieren gute Open Source Tools? Gibt es gescheite Excel-Sheets?
Wichtig ist mir dabei immer, dass man das Konzept und den Rechenweg nachvollziehen kann.

Ich bedanke mich recht herzlich für Ihre Mithilfe!

Mit freundlichen Grüßen,

Matteo Palma

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Eckdaten zum Fall
- Sportartikelhersteller, gegründet 1972 in Freiburg
- Funktionaler Organisationsaufbau: Beschaffung, F&E, Produktion, Marketing, Vertrieb
- Stabstellen: Rechnungswesen, Controlling
- 500 Mitarbeiter
- Umsatz 2011: 20 Mio. €, Tendenz fallend
- ERP-System zur Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse in allen Funktionsbereichen, sowie in der Stammdatenverwaltung und im Dokumentenmanagement vorhanden

- Seit 2001: Immer billiger werdende Konkurrenz aus China
- Geschäftsführung ist der Meinung, dass nur bei einer Fertigung in Deutschland Qualität gewahrt wird.
- Online-Shop wächst, weswegen er ausgebaut wird
- Daraus abgeleitete Ziele:
* Mehr Kunden ansprechen
* Kenntnisse über Kundenstruktur gewinnen, um daraus abzuleiten, was diese wirklich wollen
* Geschäftsprozesse konsequent auf Kunden ausrichten
* langfristige Kundenbeziehungen aufbauen

- Realisierung der Ziele durch neu einzuführende CRM-Software
- Investitionsentscheidung lief wie folgt ab:

1. Schritt = Nutzwertanalyse mit Kriterien wie:
Direkte Kosten, Anwenderfreundlichkeit, Technologie, Datenimporte/Datenexporte, Datensicherheit, Erfahrung am Markt (Konkrete Gewichtungen und Punktwerte nicht vorhanden!)

2. Schritt = Ermittlung des Spitzenreiters aus jeder CRM-Technologie mit Hilfe der Nutzwertanalyse aus Schritt 1:
* Klassisches System (wird direkt auf Firmenrechnern installiert)
* On-Demand-Lösung (Die Cloud-Variante)
* Open-Source-Lösung (Programm kostenlos, jedoch muss es an das bestehende ERP-System durch externe Berater angepasst werden)

3. Schritt = Entscheidung für eine Technologie = Entscheidung für den Spitzenreiter der Technologie
Man hat sich darauf geeignet, dass ein klassisches System am besten ist.
(Es kann also sein, dass trotz eines höheren Nutzwertes für die Open-Source- oder On-Demand-Lösung eben doch das klassiche System ausgewählt wurde.)

Dann folgt eine Austellung ähnlich wie in [3], also dem Aufsatz von Grob.