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Zielsteuerung / Zielvereinbarung - Kostenstellen vs. Projektkostenrechnung

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[ geschlossen ] Zielsteuerung / Zielvereinbarung - Kostenstellen vs. Projektkostenrechnung
1.
01.03.2011 13:54:29
Liebe Controller,

wie geht ihr mit folgender Situation bei Euch um bzw. würdet umgehen?

- Kostenstellenrechung auf Basis der Org-Struktur
- Zielvereinbarung = Korridor treffen +/- Abweichung zum Kostenstellenbudget
- Neben Betriebsausgaben, werden auch Projektausgaben auf Kostenstellen ausgewiesen
- Projekte unterliegen einer eigenen Freigabesystematik (Lenkungsausschuss gibt Projektbudget frei und kann Projektbudget anpassen)

Nun kann es passieren, dass Projektausgaben zu einer Budgetabweichung führen, obwohl sie freigegeben sind. Z. B. Projekt verschiebt sich über die Jahresgrenze hinaus. Projektscope ändert sich. Projekt ist im Budgetprozess noch nicht sichtbar gewesen.

Viele Grüße
Nic
 
 
2.
03.03.2011 07:54:02
Hallo,

schade das sich kein Forenmitglied dazu äußert. Leider habe ich auf dem Gebiet nicht so viel Erfahrung.

Ich verstehe noch nicht ganz den Zusammenhang zwischen Jahresgrenze und den überschreitenen des jeweiligen Budgets. Könntes du dass etwas genau beschreiben?

Gruß Reaper
 
 
3.
03.03.2011 12:05:59
Gerne,

Im August ist i.d.R Budgetplanung für  das kommende Jahr. Zu diesem Zeitpunkt erwartet man ein Projektende noch in dem aktuellen Jahr. Im kommenden Jahr plant man also 0 Kosten für dieses Projekt ein. Wie es in Projekten eben ist, verschiebt sich dann das Projektende bspw. um 6 Monate und wird im April des nächsten Jahres enden. da diverse ext. Dienstleister im Projekt agieren, entstehen Kosten für 4 Monate absolut ungeplant. Und das obwohl der Lenkungsausschuss des Projektes die Verlängerung des Projektes und ggf. Mehrkosten genehmigt hat.

Viele Grüße
Nic
 
 
4.
03.03.2011 12:14:23
Hallo Zusammen,

Reaper: Ich äußere mich. Das passt ja auch in mein Arbeitsgebiet.  :)

Nic: Also wir machen jedes Quartal eine Vorausschau, wie wir das Geschäftsjahresende beenden werden. Dabei schauen wir uns auch die Projekte an. Hier differenzieren wir in Fremdleistung, Material und Eigenleistung. Bei einem Projekt, so wie du es beschrieben hast, vermute ich mal, das es sich um eine Einzelmaßnahme handelt. Da sich sowas gerne verschiebt, planen wir diese immer rollierend. Was bedeutet, dass wir ein Gesamtbudget haben, welches in Meilensteine gegliedert ist. Kommt es zu Verschiebungen, oder erfahren wir eine Erhöhung oder Reduzierung aus unserer quartalsweisen Vorrausschau, dann hängen wir das hinten ran.

Achtung: Du schreibst ja, dass Du die Projekte auf den Kostenstellen mit ausweist. Wenn Du jetzt Eigenleitung hast, dann musst du diese als Kostenart auf der Kostenstelle eleminieren, sonst hast Du sie doppelt drin  ;)
 
 
5.
04.03.2011 08:12:25
Hallo,

waren meine Ausführungen jetzt erschöpfend oder nur verwirrend?  :denk:
 
 
6.
04.03.2011 09:37:47
Hallo Bedlam,

ich fand sie erleuchtend. Aber laut der Anzeige hatte sich das letztemal Nic vor deinen Ausführungen angemeldet gehabt. Also tippe ich darauf er hat Sie noch nicht gelesen.

Gruß Reaper
Bearbeitet: Reaper-CP - 04.03.2011 09:38:46
 
 
7.
04.03.2011 13:44:42
Hallo bedlam,

vielen dank für die Antwort. Sorry, ich schaff nur einmal pro Tag reinzuschauen...

Das ist spannend. Da habe ich mehrere Fragen zu:


1. Warum muss ich nur Eigenleistung elemenieren? Da ich sämtliche Kosten auf Kostenstellen buche, müsste ich doch dann auch die Fremd+Materialkosten eleminieren. Damit hätte ich eine vollständige Trennung von Projektkosten und Kosten auf Kostenstellen.

2. Über welches System reportet ihr denn dann die Projekte/Einzelmaßnahmen? Beim Kostenstellenreporting (Soll/Ist) würden die dann ja nicht auftauchen.

3. Wie plant ihr denn dann die Personalkosten auf Kostenstellen? Plant ihr pro Jahr mit einer durchschnittlichen Eleminierung? Ansonsten würdet ihr ja 100% Perosnalkosten planen, sie dann durch Eigenleistungen für Einzelmaßnahmen eleminieren und hättet damit keinen Soll-Ist- vergleich mehr.

4. Nutzt ihr SAP CO o.ä.?

VG Nic

Viele Grüße
Nico
Bearbeitet: Xx CO xX - 04.03.2011 13:45:28
 
 
8.
07.03.2011 07:52:17
Guten Morgen,

zu1. Erst mal ist es wichtig zu wissen, das du nur eleminieren musst, wenn du in der Hierachie einzelne Kostenstellen bündeln willst. Es ist also eine Frage der Sicht bzw. des Reportings.
Als Beispiel. Kostenstelle B leistet 1 Stunde mit Personal auf der Kostenstelle A wobei 200 Euro für einen neuen Motor benötigt werden(Material). Ich sage mal es ist ein Instandhaltungsprojekt. Jetzt hast Du auf Kostenstelle B 1h Personalkosten und auf Kostenstelle A 1 Stunden verrechnete Dienstleistungskosten+ 200€. Wenn du jetzt den Periodenabschlussbericht dem Berechsverantwortlichen präsentierst, und dabei, ganz platt, Kostenstelle A und B zusammen addieren willst, dann hättest Du ja die 1 Stunde doppelt in den Kosten drin. Daher musst du einmal die Eigenleistung rausrechnen.
Aber denk immer daran, es ist eine Frage der Sicht und was du reporten willst. Willst Du das Projekt reporten, dann nimm die Kosten von der Kostenstelle A.
Fremdleistung und Material sollten diesem Thema nicht unterliegen, da ich mal davon ausgehe, dass diese direkt auf die empfangene Kostenstelle gebucht werden. Sie kommen ja auch von "außerhalb" der Unternehmung.

zu.2 Das gleiche wie in 1. Es ist eine Frage wer der Adressat ist. Sagen wir mal du willst jetzt den Monat Februar an den Kostenstellenverantwortlichen von A berichten. Der sieht dann im Report die Gesamtkosten (Eigenleistung, Fremdleistung und Material). In unserem Beispiel 1 Stunden Eigenleistung + 200€ Material. Soweit so gut. Jetzt willst Du aber den Vorgesetzten von Kostenstelle A und B den Monatsabschluss zeigen. An dieser Stelle muss dann die Eigenleistung raus.

zu 3. Wir unterstellen in der Planung, dass sich unsere dienstleistenden Kostenstellen zu 100 Prozent auf produktive Kostenstellen verrechnen. Sagen wir, es gibt ein Instandhalter der im Jahr 1600h leisten kann, dann werden diese 1600h auch verrechnet. Also keine leerkosten oder Beschäftigungsabweichung.

zu. 4. ja  ;)
 
 
9.
08.03.2011 09:57:37
OK, danke. Das verstehe ich.

Das, was Du mit dienstleistenden Kostenstellen und produktiven Kostenstellen abbildest, nenne ich Kostenstellen und Kostenträger. Wobei Kostenstellen eben die Organisationsstrukur abbilden und Kostenträger die IT-Produktsicht. Produkte sind einerseite IT-Betriebs-Services (E-Mail, PC, Telefon, ERP-System, CRM-System, ...) und zum anderen Projekte. Die Personalkosten werden dann anteilig einer Zeiterfassung auf Kostenträger umgelegt. Sachkosten wurden entweder auf Kostenstellen (i.d.R. personalbezogen wie Schulungen) gebucht und genauso anteilig umgelegt oder eben direkt auf Kostenträger gebucht. So war es in meinem vorherigen Unternehmen.

Im neuen Unternehmen ist mein Problem,:

1. dass gerade erst ein ERP eingeführt wird und Ich derzeit noch keine netten Umlagefunktionen habe.
2. dass per unternehmensansage Sachkosten immer sowohl mit einer Kostenstelle, als auch mit einem Kostenträger kontiert werden müssen.

==> Jeder Euro, der für ein Projekt ausgegeben wird erscheint sowohl auf der Kostenstelle, als auch auf dem kostenräger. eleminieren kann ich nichts. Kostenverantwortung und Zielvereinbarung basieren auf Kostenstellen...

==> Das sich schnell verändernde Projektportfolio, was im Grunde schon 10 Minuten  nach der Budgetplanung hinfällig ist und eine rollierende Planung erforden würde,  steht das komplette Jahr fix als Budget auf den Kostenstellen und wird in die Zielvereinbarung gerechnet.

==> Das ist meiner Meinung nach nicht nur dämlich, sondern gefährlich fürs unternehmen, weil es Fortschritt bremst....

Wie geht ihr in Eurem System mit Zievereinbarungen um? Also beim Vorgesetzten von Kostenstelle A+B? Du schreibst ja, dass ihr rollierend in Meilensteinen plant. Wie kann man das bei so einem Konzept lösen?

Viele Grüße
Nic
 
 
10.
08.03.2011 15:18:24
Hallo,
den zweiten Punkt versteh ich nicht ganz. Wenn Du Material auf den Kostenträger buchst, dann ist mir das schon klar, aber warum dann noch auf die Kostenstelle? Du hast dass dann ja in der Bilanz zwei mal ausgewiesen. Einmal als Umlaufvermögen in den Kostenstellen und einmal innerhalb deiner Produkte (fertige oder unfertige Erzeugnisse)
Oder bucht ihr auf den Kostenträger Einzelmaterial und auf der Kostenstelle Gemeinkostenmaterial?

erster Pfeil:
Du würdest dann aber Kostenbestandteile doppelt ausweisen. Wie bereits geschrieben auf einen Knoten höherer Ebene. Wollt ihr das so?? Oftmals ist ja eine der Zielvereinbarungen von Kostenstellenverantwortlichen, dass sie ihre Sollkosten einhalten. Damit würden sie ja aus der Systematik herraus eine Überschreitung generieren. Das wäre ja unbefriedigend. Wenn es so ist, dann wärst Du aber im Fokus jeglich Diskussion  :denk:

zweiter Pfeil:
genau dafür machen diese von mir beschrieben Vorausschau. Der Verantwortliche muss das natürlich begründen.

dritter Pfeil:
Da hast Du Recht wobei ich hier die Nachteile einer Plan/Ist zu einem Soll/Ist anführen würde. -> unbedingt mal andiskutieren in deiner Firma

Letzter Punkt:
mmhhh ja, das ist schwer und führt oft zu emotionalen Diskussionen. Aber schlussendlich gibt der Vorstand eine Richtung vor und wir müssen versuchen diese zu erreichen. Abweichungen müssen erklärt und begründet werden. Sind diese nicht plausibel, bleiben die alten Ziele stehen.

P.S. Wir passen unter umständen auch Kennzahlen unterjährig an.
 
 
 
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