Generelle Fragen zum Belegebuchen / Buchungsdatum, Buchungsvorgänge

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Generelle Fragen zum Belegebuchen / Buchungsdatum, Buchungsvorgänge, 1) Buchungsdatum bei Ist-Versteuerung / 2) Vorfälle ohne Beleg / 3) Quittung buchen bei Sofortzahlung per EC-Karte
Hallo,

ich habe zusammen mit zwei weiteren Gesellschaftern eine UG gegründet und beschäftige mich daher neu mit dem Thema Buchhaltung. Auch wenn wir einen Steuerberater beauftragen, habe ich folgende grundlegenden Verständnisfragen:

1) Buchungsdatum - für uns gilt die Ist-Versteuerung: Welches Buchungsdatum verwenden wir für Eingangs- und Ausgangsrechnung? Ist es so korrekt:
- Ausgangsrechnung: Zahlungseingangsdatum = Buchungsdatum (anstatt Rechnungsdatum)
- Eingangsrechnung: Rechnungsdatum = Buchungsdatum (da Vorsteuerabzug im selben Monat)

2) Buchen von Belegen: Muss es zu Posten ohne „Eingangsrechnung“ (wie Miete oder Nebenkosten des Geldverkehrs) auch eine "Belegbuchung" geben oder genügt hier die Buchung der Zahlungsausgänge vom Kontoauszug (Miete an Bank u.ä.)?

3) Buchen von Belegen: Normalerweise werden Eingangsrechnungen ja z.B. Wareneingang an Kreditor gebucht, der Zahlungsausgang/Überweisung dann Kreditor an Bank. Wie werden nun aber Quittungen von Einkäufen gebucht (z.B. Schreibwaren im Laden um die Ecke), die sofort per EC-Karte gezahlt wurden, wo die Beträge also wenige Tage danach per Lastschrift vom Konto abgebucht werden und keine Verbindlichkeiten entstehen, wo also nicht auf Ziel gekauft wird?
Lege ich trotzdem einen Kreditor an? Oder auch einen Sammelkreditor wie "Schreibwarenläden", "Supermärkte", damit man nicht für jeden einmaligen Einkauf für Kleinkram bei unterschiedlichen Geschäften extra einen Kreditor anlegen muss - ginge das?

Vielen Dank vorab für eure Hilfe für einen (offensichtlichen...) Buchhaltungsneuling!
Hallo,

eine UG ist eine Kapitalgesellschaft und muss zwingend bilanzieren. Ihre müsst also Rechnungen immer als Forderungen bzw. Verbindlichkeiten einbuchen und dann bei Zahlung ausgleichen. Daher gilt für
1) Ausgangsrechnung wird mit Datum der Rechnungserstellung eingebucht - zwingend! Bei Zahlung zum Zahlungsdatum als Belegdatum ausgeglichen (in der Regel über "offene Posten ausgleichen". Dann wird die Umsatzsteuer in einigen Programmen automatisch von nicht fällig auf fällig umgebucht, in anderen Programmen muss die manuell bei Zahlung erfolgen.
Bitte verwechsele Buchungsdatum nicht mit Belegdatum. Das sind zwei unterschiedliche Sachverhalte. Buchungsdatum ist immer das Datum, an dem ihr die Buchung tatsächlich in die Buchhaltung eingebt.
Eingangsrechnung als Belegdatum das Rechnungsdatum und als Buchungsdatum das Datum, bei dem ihr die Verbindlichkeit bucht (in der Regel Tag des Eingangs). Für die Zahlung ist dann Buchungs- und Belegdatum der Tag der Zahlungsanweisung an die Bank.

2) Bei Belegen: es muss entweder ein Dauerbeleg (wie Mietvertrag) vorliegen oder ein externer Beleg. In einzelnen Fällen muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Es gilt die alte Regel keine Buchung ohne Beleg, ein Betriebsprüfer will nämlich anhand der Belege die ordnungsgemäße Verbuchung überprüfen können. Belege sind aufbewahrungspflichtig. Hierzu solltet ihr den Steuerberater konsultieren. Der Kontoauszug ist lediglich der Nachweis der Zahlung - bei einer UG (Kapitalgesellschaft) muss aber schon die Verpflichtung zur Zahlung gebucht werden ("Sollstellung"), dafür ist ein Beleg unumgänglich.

3) Wareneingang ist schon anhand eines Lieferscheines möglich, die Rechnung belegt die Zahlungsverpflichtung. Quittungen von Einkäufen sind Buchungsbelege (Achtung: Termodruck sollte kopiert werden, um während der Aufbewahrungsfristen lesbar zu bleiben). Wenn dies Barausgaben sind, müsst ihr zusätzlich die Vorschriften für eine Barkasse einhalten (laufende Aufzeichung, tägliche Abstimmung mit tatsächlichem Bestand, "Sturzfähigkeit" etc. Euer Steuerberater kann euch hierüber mehr erzählen.
Bei einer UG gibt es keine Privatentnahmen und - einlagen, falls ihr Auslagen durch die Gesellschafter erfolgen, muss dies über Verrechnungskonten erfolgen. EC-Karte privat ist hier ebenfalls über Verrechnungskonten zu führen.
Für solche "Sofortausgaben" ist ein Kreditor nicht notwendig - die Buchung über Bank, Kasse oder Verrechnungskonto reicht hier aus.
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