Solange die geschäftliche Entwicklung stabil verläuft, kann ein Unternehmen sich grob an den Vergangenheitsdaten aus dem Rechnungswesen orientieren.  Spätestens jedoch in einer anhaltenden Wirtschafts- und Finanzmarktkrise, wie Deutschland und die gesamte Weltwirtschaft sie zur Zeit erlebt, müssen Plan- und Vorschaurechnungen sowie Szenariorechnungen hinzu kommen. In kritischen Phasen bekommt darüber hinaus das Berichtswesen eines Unternehmens entscheidende Bedeutung. Banken verlangen mehr denn je aussagefähige Reports.

In Krisenzeiten kommt auch der Insolvenzantragspflicht zum Schutz der Gläubiger hohe Bedeutung zu. Ohne kontinuierliche Liquiditätsplanungen sowie Fortführungsprognosen verletzt ein Unternehmer schnell seine gesetzlichen Pflichten und gerät in zivil- und strafrechtliche Haftung. In vielen Unternehmen fehlt gerade in Zeiten der Krise das notwendige Know-how bzw. die Zeit, sich mit vorhandenen Controllingwerkzeugen auseinander zu setzen. Häufig fehlt erst recht die Zeit, Controllingprozesse einzuführen. Für eine Softwareeinführung fehlt es an Geld.

Wenn trotzdem Bankpräsentationen kurzfristig erstellt oder Fortführungsprognosen präsentiert werden müssen, bieten Externe Controllingexperten die notwendige und geeignete Unterstützung. Es gehört zu den typischen Aufgaben eines Externen Controllers, Controllingaufgaben zu erledigen, für die es im Unternehmen zu wenig Personal oder nicht die geeigneten Mitarbeiter oder keine zeitlichen Kapazitäten gibt.

Beispiel: Externes Controlling in einem mittelständischen Logistikunternehmen Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Logistikbereich hat vor drei Jahren eine professionelle Controllingsoftware eingeführt und die eigene Finanzbuchhalterin auf die Anwendung des Programms schulen lassen. Da die Mitarbeiterin halbtags beschäftigt ist, blieb ihr selten oder nie die zeitliche Kapazität, um sich mit dem Programm vertraut zu machen und im laufenden Betrieb Know-how zu erwerben.

Das Controlling wurde vernachlässigt, Berichte an die Geschäftsleitung nur aus den Vergangenheitsdaten der Finanzbuchhaltung erstellt. Aufgrund der Wirtschaftskrise brechen zunehmend Aufträge aus dem Bereich der Automobilzulieferer weg, so dass es zu Umsatzrückgängen um 30 % kommt. Das Unternehmen gerät in Liquiditätsschwierigkeiten und sieht sich mit der Forderung seiner Banken konfrontiert, nicht nur Ist-Daten aus der Finanzbuchhaltung, sondern auch Plandaten für die kommenden Jahre aus dem Controlling zu liefern. Die Berichte sollen den Banken kurzfristig präsentiert werden.

In dieser Situation kann das Unternehmen trotz vorhandener Controllingsoftware weder die notwendige Zeit noch das Know-how für die Bankberichte intern bereitstellen. Die Lösung ist der Einsatz eines Externen Controllers, der selbst diese Controllingsoftware im Einsatz hat und insofern kurzfristig und professionell gemeinsam mit dem Unternehmen die erforderlichen Berichte erarbeitet. Diese Lösung ist auch insofern ideal, als Banken häufig beim Fehlen aussagefähiger Berichte und Prognosen den Einsatz kostspieliger Unternehmensberater beauflagen.

Dem Unternehmen ist davon unabhängig zu empfehlen, seine Finanzbuchhalterin nicht zusätzlich mit Controllingaufgaben zu betrauen. Da aber ein weiterer Mitarbeiter weder zeitlich ausgelastet noch finanzierbar wäre, ist die tageweise Beschäftigung eines Externen Controllers die ideale Lösung.

Autorin: Doris Andresen-Zöphel, Inhaberin planvoll controllingberatung