Versteckte Kostentreiber in den Outsourcing-Verträgen

Eine Auslagerung der IT muss nicht zwangsläufig zu wirtschaftlichen Vorteilen führen, hat Active Sourcing festgestellt. Nach den Praxisbeobachtungen des auf Outsourcing spezialisierten Beratungshauses bestehen verschiedene Risiken, die statt der erwarteten Ersparnisse sogar eine Kostensteigerung bewirken können.

Zwar führen die Verfechter von Outsourcing-Strategien längst nicht nur die Kostenersparnis als Vorteil an. Dennoch stellt dieser Aspekt im Regelfall ein zentrales Motiv für die Auslagerung von IT- oder Telekommunikationsstrukturen dar. „Allerdings ist vor der Einschätzung zu warnen, beim Outsourcing bestehe ein Automatismus in Richtung einer Kostenentlastung“, gibt der Active Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet zu bedenken. „Mit einem Outsourcing-Vertrag erwirbt man sich keineswegs ein selbstverständliches Recht darauf, dass die Auslagerung günstiger wird als der Inhouse-Betrieb.“ Vielmehr sei der wirtschaftliche Nutzen vor allem auch eine Frage der vertraglichen Vereinbarungen. Entscheidend für das Ergebnis sei insbesondere ein genauer Blick auf die möglichen Risiken und vermeidbaren Kostenbelastungen.

Dem Anbieter Freiheiten lassen

Zu den verbreitetesten Kostentreibern gehört nach den Erkenntnissen von Regniet, dass die Anwender in ihren vertraglichen Vorstellungen Einfluss auf den Provider nehmen wollen, ohne die Konsequenzen ausreichend in die Bewertung einzubeziehen. So würden Anwender häufig dazu neigen, den Anbietern die einzusetzenden Technologien vorzuschreiben. „Besser ist es, dem Provider technische Freiheiten zu lassen, weil er dann die für ihn günstigen Skaleneffekte nutzen und sie als Kostenreduktion an den Anwender weitergeben kann“, empfiehlt der Active Sourcing-Geschäftsführer. Gleiches gelte für das Reporting. Könne der Dienstleister auf sein standardisiertes Verfahren zurückgreifen, seien wesentlich günstigere Preise möglich. Werde er jedoch veranlasst, ein vom Kunden gewünschtes System zu übernehmen, entstünden zwangsläufig zusätzliche Kosten für die Installation und den Betrieb. Auch sollte nach Meinung von Regniet darauf verzichtet werden, die Leistungen überzogen detailliert und variantenreich gemessen zu bekommen. Durch eine Konzentration auf das Wesentliche könnten vielmehr die Kosten für den Service Management-Prozess deutlich begrenzt werden.

Genügend Zeit einberechnen

Da sich Outsourcing-Strategien nicht kurzfristig umsetzen lassen, sollte auf eine realistische terminliche Planung geachtet werden. Gerade die Ausarbeitung der Verträge darf nicht hastig geschehen, weil sonst wichtige Aspekte möglicherweise keine ausreichende Beachtung finden und sich später zu einem Bumerang entwickeln. „Bei zu kurzfristigen Terminierungen tendieren die Dienstleister dazu, Risikozuschläge einzurechnen, weil sie aufgrund des Zeitdrucks eigene Nachteile befürchten und relevante Details übersehen könnten.“ Regniet betont zudem, dass bei den Verträgen darauf zu achten sei, alle Leistungen möglichst über Fixpreise abzurechnen. Und wo regelmäßig eine erhebliche Variabilität beim Volumen entstehe, sollte unbedingt nach Stückpreisen abgerechnet werden. Dies biete auch dem Provider den Vorteil einer gewissen Planbarkeit und damit die Möglichkeit, auf zusätzliche Risikozuschläge zu verzichten. „Nachteilig sind auch Abrechnungen auf Honorarbasis, weil dadurch meist deutlich mehr berechnet wird als bei Stück- oder Fixpreisen“, empfiehlt der Outsourcing-Experte.

Personaltransfers können teuer werden

Ein wichtiger Aspekt bei einem Personaltransfer ist derjenige der Weiterbeschäftigungsgarantien. Nicht selten verlangen Kunden vom Provider einen zwei- bis dreijährigen Kündigungsschutz für die Mitarbeiter. Diese Anforderung wird für den Dienstleister noch problematischer, wenn er die zu übernehmenden personellen Ressourcen in diesem Volumen gar nicht benötigt oder ihr fachliches Profil nicht seinen Bedürfnissen entspricht. „Solche Faktoren wird ein Anbieter als Risikoposition darstellen und dem Kunden in Rechnung stellen“, urteilt Regniet. Um hier Kosten einzusparen, sollte eine enge Kommunikation zwischen den beiden Personalabteilungen initiiert werden und es sollten Informationen ausgetauscht werden. Zwar müsste dabei der Datenschutz berücksichtigt werden, aber beispielsweise dürfte man Zahlen über Gesamtlohnsummen, Personalkosten ganzer Abteilungen oder die Regelungen zur Altersvorsorge offen legen. Zusätzlich sollte dem Anbieter im späteren Verlauf der Verhandlungen die Möglichkeit eingeräumt werden, Gespräche mit den Mitarbeitern aufzunehmen. Dadurch könne der Provider eine konkretere Bewertung der Verhältnisse vornehmen, was sich durch einen geringeren Risikozuschlag auszahle.

Ungleich verteiltes Wissen in der Transition-Phase

Kostenrisiken bestehen allerdings auch nach dem Vertragsabschluss. Denn während des Realisierungsprozesses der im Vertrag festgelegten Outsourcing-Leistungen wird ein Provider nicht selten Vertragslücken zu ihren Gunsten ausnützen und zusätzliche Kosten geltend machen. Hat er nicht in dem erforderlichen Maß detaillierte Angaben zu den Leistungsmengen erhalten, wird dies tatsächlich im Nachhinein meist zu Preiserhöhungen führen. Deshalb sollte noch vor dem Vertrag eine Due Diligence durchgeführt werden, um eine möglichst hohe Genauigkeit im Leistungsbedarf zu ermitteln. Der Provider überprüft dabei nochmals die Angaben und kann bei Bedarf noch vor Vertragsunterzeichnung in Rücksprache mit dem Kunden die Leistungsmengen anpassen. „Doch selbst dies schützt nicht zwangsläufig vor möglicher Kostensteigerung im Verlaufe der Transition“, betont der Geschäftsführer von Active Sourcing. Vor allem wenn die Angaben zu pauschal dargestellt waren, würden Dienstleister später Preiserhöhungen geltend machen. „Durch Unwissenheit oder falsche Einschätzungen können während der Vertragsverhandlungen Regelungen entstehen, die sich später als zu unklar und deshalb als nachteilig erweisen“, betont Regniet die Notwendigkeit einer detailgenauen Sorgfalt. Die Kunden sollten dafür unbedingt im Outsourcing erfahrene Anwälte oder Berater heranziehen. So werde vermieden, dass zwischen Provider und Anwender ein Ungleichgewicht entstehe und dem Kunden Leistungen ungerechtfertigt in Rechnung gestellt werden.    

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