Brauchen mittelständische Bauunternehmungen ein Management-Informations-System?

Zielorientiertes, effizientes Controlling ist heute im Baubetrieb ohne Softwareeinsatz nicht möglich. Hierüber besteht weitgehend Einigkeit. Ganz anders ist das aber bei der Frage, ob ein mittelständisches Bauunternehmen dazu ein Management-Informations-System (MIS) braucht. Deckt eine ausgereifte, umfassende, baukaufmännische Software (Finanzbuchhaltung, Baubetriebsabrechnung) nicht ohnehin schon alle Anforderungen an ein Controllingsystem ab? Die weit verbreitete Diskrepanz zwischen den theoretischen Möglichkeiten mächtiger Softwaresysteme und deren oft nur eingeschränkter Nutzung in der täglichen betrieblichen Praxis verschärft diese Frage noch.

Kampf dem ‚Informations-Overkill’

Definiert man Daten als ‚Einzelinformationen mit massenhaftem Auftreten’ und versteht unter Information ‚zweckorientiertes Wissen’ – somit als für die Lösung von Aufgaben verwendbares Wissen – dann hilft ein MIS dabei, aus Daten Informationen zu generieren.

In den unterschiedlichen Unternehmensteilen fällt eine schier unüberschaubare Menge von Daten an. Viele davon können zu erfolgsrelevanten Informationen führen. Weil aber der Mensch nur begrenzt in der Lage ist, Daten aufzunehmen und zu verarbeiten, gilt es einen ‚Informations-Overkill’ zu verhindern. Denn der Überfluss an Daten führt leicht zu einer Unterversorgung mit Information. Konkret heißt das: Ein MIS sorgt dafür, dass entscheidungsrelevante Unternehmensdaten mit Baumstrukturen und einfachem Navigieren darin, durch übersichtliche Tabellen oder auch flexible Reports schnell und einfach zugänglich gemacht werden. Grafisch aufbereitet sind ‚trockene Zahlen’ leichter lesbar.

Ein wichtiger Aspekt dabei: Innerhalb integrierter EDV-Systeme kann das MIS die Daten der verschiedenen Programm-Module direkt nutzen, beispielsweise aus der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Baubetriebsabrechnung, Geräte- und Werkstattabrechnung oder auch aus Baulohn- und Gehaltsabrechnung.

Effektive Planung

Die klassische Baubetriebsabrechnung liefert Auswertungen, die die Vergangenheit beschreiben – bestenfalls einen zeitnahen Ist-Zustand. Vergangenheitsorientierte Daten sind selbstredend für Vergleiche und Trendaussagen unverzichtbar. Jedoch lässt sich auch trotz unternehmerischem Gestaltungswillen die Vergangenheit nun einmal nicht korrigieren. Also ist die Werthaltigkeit – sprich die ‚Richtigkeit’ – von zukunftsorientierten Informationen von höchster Relevanz. Doch nur wenige Baubetriebe haben ‚Frühwarnsysteme’ installiert.

Sehr häufig verlassen sich Unternehmen bei ihren Auswertungen für Controllingzwecke auf Excel – weitgehend manuell erstellt. Die Erarbeitung dieser Informationen kann jedes Mal sehr zeitintensiv und dazu noch recht fehlerträchtig sein. Selten stehen strategisch-entscheidungsrelevante Informationen systematisch zur Verfügung. Nach einer Befragung aus 2002 betreiben über 40% aller mittelständischen Baubetriebe keinerlei Finanzplanung. Weitere 10% planen nicht mittelfristig, weitere 10% nicht kurzfristig.

Die Unternehmensplanung findet in aller Regel auf dem Planungshorizont ‚Kalenderjahr’ statt. Oft entsteht die Jahresplanung erst im Januar/Februar des laufenden Jahres. Das ist besonders problematisch, weil diese Unternehmen dann ‚sehenden Auges’ – gerade im auftragsschwachen ersten Quartal – ohne tragfähige Vorausplanung handeln.

Als probates Mittel hiergegen gilt die rollierende Planung. Sie ist ein typisches Merkmal eines leistungsfähigen MIS. Zu seinen Planungsfunktionen zählen darüber hinaus: Bottom-Up- und Top-Dow-Planung, Disposition basierend auf Vorjahresentwicklungen oder saisonalen Schwankungen, Trendrechnungen, Zielfindung und Simulationsfunktionen.

Differenzierte Analyse

Der Wert von Informationen steigt, je mehr sie untereinander in Beziehung stehen und vernetzt werden. Besonders auffällig ist das im Bereich von Kennzahlen. Differenzierte Analysen, die solche Beziehungen herausarbeiten, können demnach maßgeblich zum langfristigen Erfolg eines Unternehmen beitragen. Das Analysieren von Informationen und deren Verarbeitung hinsichtlich der Unternehmenssteuerung ist eine der wichtigsten Aufgaben des Unternehmens-Controllings. Ohne unverhältnismäßig hohen Pflegeaufwand entscheidungsrelevante Transparenz zu schaffen, muss das Ziel sein.

Management-Informations-Systeme bieten hierfür typischerweise Werkzeuge wie Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen, Ergebnisvorausschau, ABC-, Deckungsbeitrags-, Break-Even-Analysen, Simulationen, etc. Umfangreiche Möglichkeiten, die relevanten Daten in bester Qualität aufzubereiten und in ansprechenden Layouts darzustellen, sind weitere Vorzüge eines MIS.

MIS-Einsatz - eine Frage der Unternehmensgröße?

Es ist leicht nachvollziehbar, dass Einsatz und Umfang von Controlling-Werk­zeugen mit der Mitarbeiteranzahl und Umsatzgröße der Bauunternehmung steigen. Mit der Betriebsgröße wachsen üblicherweise die Anforderungen, denn größere organisatorische Differenzierung und komplexere Unternehmensprozesse steigern das zu verarbeitende Informationsvolumen. Aber heißt das deshalb, ein kleineres Bauunternehmen oder Mittelständler braucht kein MIS? Nein, denn diese Betriebe haben grundsätzlich den gleichen Informationsbedarf. Sie reichen bezüglich ihrer Notwendigkeiten und Anforderungen oft an Großbetriebe heran. Wenn auch nicht immer im vollen Funktionsumfang, dann aber regelmäßig hinsichtlich der Funktionstiefe.

Mittelständische Baubetriebe sind meist sehr schlank organisiert. Häufig gibt es keinen hauptberuflichen Controller, der sich eines MIS bedient. Vielmehr ist das in den zahlreichen Fällen ‚Chefsache’. Leider steht aber auch oft Improvisation vor strategischer Planung. Steuerung und Kontrolle finden häufig nur informell statt. Aussagekräftige Kostenrechungs- und Budgetierungssysteme sind nicht allzu sehr verbreitet.

Leichte Handhabbarkeit und Robustheit gegenüber Fehlbedienung sind daher in dieser Nutzergruppe am häufigsten genannte Anforderungen an ein MIS. Praktische Anwendbarkeit ohne umfangreiche Vorarbeiten leisten und Voraussetzungen erfüllen zu müssen, ermöglichen auch dem Mittelstand die Anwendung eines solchen Systems.

Eine Frage der Branche?

Traditionell wird im Baugewerbe dem Baustellen-Controlling ein höherer Stellenwert beigemessen als dem Unternehmens-Controlling. Da Baubetriebe Einzelfertigung an wechselnden Standorten mit hohem Vorfinanzierungsgrad betreiben, weichen ihre Aufgabenstellungen im Controlling selbstredend von denen der stationären Industrie ab. Leider ist auch festzustellen, dass sich das Controlling im deutschen Baumittelstand nicht auf dem Niveau anderer Industriezweige bewegt. Um aber heute erfolgreich und expansiv agieren zu können, ist auch in der Baubranche aussagekräftiges und reaktionsschnelles Controlling unabdingbar. Denn den Markt kennzeichnen Stagnation und bestandsgefährdender Wettbewerb. In den letzten Jahren führen vor allem die äußerst geringen Renditen und sehr niedrige Eigenkapitalquoten zu verminderter Investitionsbereitschaft. Das wirkt sich u.a. auch auf die Personal- und Software-Ausstattung der Baubetriebe aus.

Gerade aber die seit Mitte der 90er Jahre andauernde schwere ökonomische Krise der Branche spricht dafür, sich mit effektiven Controlling-Werkzeugen auszustatten. Ein modernes MIS lässt sich leicht auf die jeweiligen betrieblichen Erfordernisse einstellen, so dass – begleitet durch einen branchenerfahrenen Anwendungsberater – auch im mittelständischen Bauunternehmen seiner Einführung nichts entgegen stehen sollte.

Nemetschek Bausoftware GmbH
www.bausoftware.de

Erstellt von Heinz-Joachim Schmidt am 14.08.2006

Drucken