Controllingsoftware: Vergleich und Übersicht

Das Controlling spielt eine zentrale Rolle bei der Unternehmenssteuerung und das gilt auch für die Controlling-Software. Eine Entscheidung für eine Software sollte gründlich durchdacht sein, denn Irrtümer können teuer werden. CONTROLLING-Portal.de stellt Controlling-Softwarelösungen in der Cloud, als installierbare Version oder Excel-Vorlage vor und hilft bei der Frage: Controlling-Software oder Excel?

Das Controlling ermöglicht Unternehmen, potenzielle Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen. Es erarbeitet die Datenbasis, auf der Entscheidungen zur Unternehmenssteuerung beruhen. Ohne passende Controlling-Software wäre das nicht möglich. CONTROLLING-Portal.de hat die wichtigsten Anforderungen an eine Controlling-Lösung zusammengetragen.

Zuverlässige Datenbestände und übersichtliche Reportings

In Gesprächen über Business Intelligence fällt oft der Begriff “Single Point of Truth”, dem alleinigen Punkt der Wahrheit. Das steht für einer Datengrundlage, die als fehlerfrei und zuverlässig gilt. Das Controlling wirkt maßgeblich an dieser Datenbasis mit, denn von den Daten im Controlling System hängen Unternehmensentscheidungen ab. Die Datenbasis muss fehlerfrei und manipulationssicher bewahrt werden.

Die Daten werden ausgewertet und die Ergebnisse in Reportings (Berichten) zur Verfügung gestellt. Die Controlling-Software sollte den Controller dabei bestmöglich unterstützen. Die Berichte sollten dabei nicht nur frei von Fehlern sein, sondern auch leichtverständlich. Entscheider sollten die wichtigsten Zahlen schnell und übersichtlich vorfinden. Die Software sollte auch der sich immer schnelleren Umgebung Rechnung tragen. Viele Softwarelösungen bieten deswegen ein Reporting in Echtzeit.

Controlling-Software braucht Flexibilität

Je nach Lage des Unternehmens können sich die Anforderungen an Controlling und Reporting ändern. Neue Produkte oder neue Prozesse bringen neue Anforderungen an das Controlling. Das Controlling muss sich dem anpassen. Das gilt natürlich ebenso für die Controlling-Software.

Unternehmen müssen wachsen, und die Controlling-Software muss mitwachsen. Die Datenbestände sollten sich problemlos um weitere Filialen, um Tochterunternehmen oder um Firmenbeteiligungen erweitern lassen.

Ransomware, Spionage & Co.: Controlling-Software muss sicher sein

Die Controlling-Software braucht Zugriff auf nahezu alle Datenbestände eines Unternehmens. Sicherheitslücken im Controlling können ein Unternehmen schnell in seiner Existenz bedrohen. Industriespione könnten hier wichtige Informationen abgreifen, mit denen ein Unternehmen sich einen Wettbewerbsvorteil verschafft hat.

Ebenso real ist eine andere Gefahr: Eindringlinge können sich Zugang zu den Daten verschaffen und diese mittels sogenannter Ransomware verschlüsseln. Erst wenn das Unternehmen ein Lösegeld gezahlt hat, bekommt es den Zugriff auf seine eigenen Daten zurück.

• Eine Controlling-Software sollte in jeder Hinsicht sicher sein:
• Sie sollte vor unerlaubten Zugriffen Dritter geschützt sein.
• Die Zugriffe sollten auf diejenigen Personen beschränkt sein, die tatsächlich mit den Daten arbeiten müssen.
• In großen Controlling-Abteilungen trägt ein sogenanntes Rollenmanagement zur Sicherheit bei. Das stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden nur auf diejenigen Daten und Funktionen zugreifen können, die sie für Ihre Arbeit tatsächlich brauchen.
• Anbieter von Cloudlösungen sollten detailliert darstellen können, wie sie die Daten ihrer Kunden schützen.

Diesem Aspekt sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Controlling-Software eine zentrale Rolle einräumen.

Controlling-Software und DSGVO

Die europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO stellt exakte Anforderungen an den Schutz von persönlichen Daten. Datenschutz betrifft auch das Controlling, das mit Unternehmensdaten unterschiedlichster Herkunft hantiert. Dazu zählen auch die Kontaktdaten von Kunden oder Geschäftspartnern. Gelangen diese Daten in falsche Hände, drohen dem Unternehmen empfindliche Strafen. Dies gilt auch, wenn dem Betreffenden – noch – kein materieller Schaden durch das Datenleck entstanden ist.

Unter dem Aspekt des Datenschutzes kommen wir wieder auf das Rollenmanagement. So zählen Personaldaten beispielsweise zu den besonders schützenswerten Daten. Eigentlich darf außerhalb des Personalwesens (HR) niemand Zugriff auf Personaldaten haben. Personaldaten spielen jedoch eine immer wichtigere Rolle für die Unternehmensplanung, etwa zur Kalkulation der Personalkosten (Fehlzeiten, Fluktuationsrate etc.). Hier müssen Datenzugriffe besonders restriktiv gehandhabt werden.

Controlling-Software in der Cloud oder On Premise?

Mit einer Controlling-Software in der Cloud gibt ein Unternehmen alle seine Daten physisch aus der eigenen Hand in die Kontrolle eines Softwareunternehmens. Das setzt Vertrauen in die Fähigkeit des Software-Anbieters voraus, die Daten sicher zu verwalten. Dieses Vertrauen sollte sich der Anbieter vor dem Start verdienen, indem er detailliert darstellt, wie die Daten gespeichert und gesichert werden.

Allerdings sollten Controller auch die Möglichkeiten im eigenen Unternehmen realistisch bewerten. Ein Produktions- oder Handelsunternehmen wird bei der IT-Sicherheit kaum mit den großen Cloudanbietern mithalten können. Die Sicherheit spielt auch für den Datenschutz eine Rolle. Dem Unternehmen obliegt die Pflicht, sich davon zu überzeugen, dass Datenspeicherung und –verarbeitung beim Cloudanbieter den Vorgaben der DSGVO entsprechen. Ein Unternehmen mit Serverstandorten in der EU kann unter diesem Aspekt Pluspunkte sammeln.

Controlling-Software vs. Excel

Microsoft Excel: der Alleskönner?

Microsoft Excel ist das Schweizer Taschenmesser der Controller und eignet sich sehr gut zum Aufbau eines Controllings, insbesondere für kleine oder mittelständischen Unternehmen. Ein Controlling-Paket aus Excel-Vorlagen kostet kleines Geld und kann mit dem Unternehmen wachsen. Zudem kennen sich alle Mitarbeitenden bereits mehr oder weniger gut mit Excel aus. Man kann mit einzelnen Excel-Tools für die zentralen Planungsaufgaben beginnen. Dieser Bestand lässt sich jederzeit um weitere Tabellen erweitern.

Dabei verlieren Unternehmen nie die direkte Kontrolle über ihre Daten, wenn sie Excel on Premise, also lokal installiert verwenden. Mit klugen Verknüpfungen ermöglicht Excel selbst komplexe Berechnungen. Auch für das Reporting eignet sich die Tabellenkalkulation. Mit entsprechendem Knowhow lassen sich ansprechende Dashboards mit Excel erstellen.

Damit wären wir schon beim ersten großen Manko von Excel: Wenn Controlling und Reporting mit Excel voranschreiten, wachsen auch die Anforderungen an das Excel-Knowhow im Unternehmen. Muss das Unternehmen dieses Knowhow zukaufen, dann entstehen jedoch zusätzliche Kosten und Probleme bei der Datensicherheit, wenn ein externer Experte die Controlling-Tools bearbeitet.

Controlling-Systeme auf der Basis von Excel können mit dem Unternehmen wachsen, werden dadurch aber auch komplexer. Wenn dann auch noch einzelne Abteilungen eigene Excel-Vorlagen erstellen, dann kann ein Wust an Excel-Vorlagen entstehen, den niemand mehr überblickt. Zudem kann es beim Umgang mit Excel-Tabellen zu Eingabe- und Übertragungsfehlern kommen. Am Ende kann dabei die Zuverlässigkeit der Daten an sich in Frage stehen.

Controlling-Software: der bessere Weg?

Controlling-Software trägt nur selten ein Preisschild. Konkrete Preisangaben finden sich nur bei einigen Anbietern von Cloudlösungen. Da die sich Ansprüche seitens der Kunden stark unterscheiden, kalkulieren die Anbieter in der Regel einen Endpreis, der die erforderlichen Module, die Einrichtung und die Wartung des Systems umfasst. Auch die Schulung der Mitarbeitenden ist häufig Bestandteil eines Angebots. 

Der Schulungsaufwand sollte nicht unterschätzt werden. Im Unterschied zur Arbeit mit Excel müssen sich die Mitarbeitenden den Umgang mit einer Controlling-Software vollkommen neu erlernen. Eine intuitive Bedienung kann viel Geld sparen. Einen Preisvergleich bekommen Unternehmen letztlich nur über Angebote von mehreren Anbietern.

Die Datenbestände eines Unternehmens werden zunächst in der Regel in Excel in Excel-Tabellen vorliegen. Schon deshalb zählt ein Excel- oder CSV-Import zu den Standardeigenschaften jeder Controlling-Software. Zu den Naturgesetzen im Controlling zählt jedoch auch, dass mit dem Excel-Anteil der potenzielle Anteil von Eingabe- und Übertragungsfehlern steigt.

Viele Software-Produkte besitzen deswegen Schnittstellen zu anderen Systemen, um manuelle Dateneingaben zu vermeiden. Im Produktions- und Werkscontrolling kann Controlling-Software teilweise bereits Daten aus den Maschinen selbst auslesen. Internet of Things (IoT), das Internet der Dinge ermöglicht das. Allerdings stellt jede Schnittstelle gleichzeitig eine potenzielle Sicherheitslücke dar.

An ein Controlling-System bindest man sich langfristig. Eine entscheidende Rolle bei der Auswahl der Software sollte daher deren Flexibilität und Skalierbarkeit spielen. Der Anbieter sollte Praxisbeispiele vorlegen können, in denen er mögliche Wege zu einer Erweiterung des Systems aufzeichnet. Außerdem sollte der Anbieter eine überzeugende Strategie für die Weiterentwicklung seiner Software darstellen können.

Nur so kann die Zusammenarbeit auch langfristig gelingen. Irgendwann kann sich dennoch ein Wechsel als notwendig herausstellen. Daher sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Controlling-Software auf notwendige Schnittstellen und Exportfunktionen für die Daten achten.

Übersicht: Controlling-Software

Produkt	Anaplan
Eigenschaften	Cloud-basierte Software-Plattform Excel-Add-In auf Wunsch 250 vorgefertigte Planungs-, Prognose- und Optimierungsanwendungen Für Unternehmen jeder Größe und Branche Prädiktive Analytik, Modellierung und Gruppenzusammenarbeit in einer Lösung Bring-Your-Own-Key (BYOK): Kunden verwenden ihre eigenen Verschlüsselungsschlüssel. Daten können nur von Ihnen und nicht von Anaplan gelesen werden. Daten in Anaplan-eigenem Rechenzentrum, keine Spiegelung auf Server außerhalb der EU.
Anbieter	Anaplan
Preis	Auf Anfrage

Produkt	BPS-One
Eigenschaften	Lokal installierbare Software für Unternehmen jeder Größe und Branche Integration von Erfolgsrechnung, Cashflow, Liquidität, Bilanz und Kennzahlen Module für Planung, Abweichungsanalyse, Prognose und Simulation Erweiterung BPS-KONS für Konzernkonsolidierung Einführung zum Festpreis Benutzeroberfläche an Microsoft-Standard angelehnt und ohne großen Schulungsaufwand selbsterklärend
Anbieter	Denzhorn GmbH
Preis	Auf Anfrage

Produkt	Diamant
Eigenschaften	Wahlweise installierbar oder in der Cloud Für Mittelständische Unternehmen und Unternehmensverbünde Rechnungswesen und Controlling in einer Software Inklusive Konzernbuchhaltung, BI-Lösung und revisionssicherem Cloudspeicher Vordefinierte OLAP-Würfel für Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Forderungsmanagement sowie Personalcontrolling.  Weitere Systeme wie CRM oder Warenwirtschaft mit individuellen OLAP-Würfeln erhältlich. Bi-direktionale Integration von Microsoft Excel  Web-Oberfläche und Nutzung auf mobilen Endgeräten möglich
Anbieter	Diamant
Preis	Auf Anfrage

Produkt	ElKomSolutions
Eigenschaften	Für Unternehmen aller Größen und Branchen Installierbar oder in der Cloud elKomBI: Business-Intelligence-Lösung auf Basis der OLAP-Datenbanken, IBM Planning Analytics TM1 sowie Microsoft Excel. elKomPLAN: Standardlösung zur integrierten Unternehmensplanung mit automatischer Erstellung der Planungsobjekte Bilanz, GuV, Liquidität und Cashflow. Erweiterbar um Modul elKomKONS für Konzernkonsolidierung. Web-Modul als Frontend verfügbar
Anbieter	ElkomSolutions
Preis	Auf Anfrage

Produkt	FINOYO
Eigenschaften	Fullservice-Paket für Bilanzanalyse Installierbar oder in der Cloud Per Webbrowser bedienbar Reports und Auswertungen können als PDF und für Excel exportiert und weiterverarbeitet werden.
Anbieter	SCHUHMANN
Preis	Auf Anfrage

Produkt	Flowpilot
Eigenschaften	Cloudlösung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bis 500 Mitarbeiter. Hosted in Deutschland Analyse des Cashflow im Unternehmen, basierend auf den Daten der Buchhaltung und Bankdaten. Liquiditätsanalyse und -planung Planung mit Szenarien Daten für Verarbeitung in Excel exportierbar
Anbieter	flowpilot
Preis	Auf Anfrage

Produkt	IDL
Eigenschaften	Softwarelösungen für Konsolidierung, Planung, Analyse und Reporting Installierbar oder in der Cloud Für unternehmen jeder Größe und Branche IDL CPM Suite mit fachlich fokussierten Softwaremodulen, Apps und Lösungen Selbstständige Erstellen von Strukturen Flexible Weiterverarbeitung von Berichts-Daten und Objekten Zusammenspiel mit Excel-Planungen möglich Gestaltung von Berichten und Texten nutzerdefiniert
Anbieter
Preis	Auf Anfrage

Produkt	Jedox
Eigenschaften	Für Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen Installierbar oder in der Cloud Cloudlösung auf der Basis von Microsoft Azure auf Servern in Deutschland Benutzeroberflächen Excel, Web, Mobile "Look & Feel" von Excel Jedox Marketplace mit vorgefertigten und anpassbaren Modelle z.B. für G&V, Kostenstellen, Vertriebsplanung, Bilanzen und Cash Flow
Anbieter	Jedox
Preis	Auf Anfrage

Produkt	Konsolidator
Eigenschaften	Cloudlösung für kleine bis mittelgroße Konzerne und Start-Up Unternehmen aller Branchen Lokal ansässige Implementierungspartner sichern Berücksichtigung der lokalen Rechnungslegungsvorschriften und Betreuung der Kunden vor Ort Standardisierung und Automatisierung der Konsolidierungs- und Reportingprozesse Schnittstelle zur Anbindung von ERP- und BI-Systemen Excel Add-in für Konsolidator Konnect ermöglicht Excel-Zugriff auf Zahlen in Konsolidator
Anbieter	Konsolidator
Preis	Pakete von 306 bis 612 Euro / Monat: zum Angebot >>

Produkt	LucaNet
Eigenschaften	Software für Abschlusserstellung, die Finanzplanung, das Reporting und das Datenmanagement Installierbar oder in der Cloud Für Unternehmen jeder Größe und Branche Mehr als 200 fertige Schnittstellen zur Datenübernahme Vorkonfigurierte Planungslogiken und Buchungsregeln zur automatischen Überleitung in ein integriertes Planungsmodell sowie Reporting- und Analysefunktionen Sämtliche Strukturen können ohne großen Aufwand angepasst werden Excel Add-In kann lesend und schreibend auf die Datenbank zugreifen In-Memory-OLAP-Datenbank ISO-27001-geprüfte Cloud
Anbieter
Preis	Auf Anfrage: Software kann gekauft, geleast oder als SaaS-Variante genutzt werden

Produkt	Plan!
Eigenschaften	Cloudlösung für Unternehmen jeder Größe und Branche Nutzt die Plattform von Qlik Sense Softwarelösung für BI und Planung Single-Source-of-Truth-Lösung für alle Mitarbeitenden unter höchsten Sicherheitsstandards Schnittstelle für Daten aus ERP-Systemen Excel-Import
Anbieter
Preis	Auf Anfrage

Produkt	QVANTUM
Eigenschaften	Cloudlösung für dezentrale Planung in Unternehmen jeder Größe und Branche Serverstandort Deutschland Fokus auf Prozesses zur dezentralen Datenerfassung für Planung oder Financial Forecasting Berechtigungsmanagement Schnittstellen-offene Software-as-a-Service erleichter Datenintegration aus anderen Systemen Standardschnittstelle für ca. 100 ERP-Systeme sowie BI-Plattformen Excel-Import und -Export
Anbieter	Thinking Networks AG
Preis	Auf Anfrage

Produkt	Seneca
Eigenschaften	3 Editionen für kleine, mittlere und große Unternehmen Cloudlösung, aber auch on Premise nutzbar Mandantenfähig Einbindung von Excel über Seneca MS®-Office Add-ins Konzernkonsolidierung und Konzernabschluss möglich Möglichkeit zum Self-BI
Anbieter	Seneca
Preis	Pakete zwischen 149 und 549 Euro / Monat: zum Angebot >>

Produkt	SWOT
Eigenschaften	Softwarelösung zur lokalen Installation Für mittelständische Unternehmen Finanz- und Konzerncontrolling, mit integrierter Finanzplanung und Konsolidierung dezidiertes Benutzer- und Rollen-Konzept Interaktive Web-Reports und Dashboards Excel-Import und -Export
Anbieter	SWOT
Preis	Auf Anfrage

Produkt	Workday
Eigenschaften	Enterprise-Cloud-Anwendungen für Finanz- und Personalwesen Für Großunternehmen und Mittelstand ab 500 Mitarbeitenden Weniger Schnittstellen für weniger potenzielle Sicherheitslücken Für Nutzung auf mobilen Endgeräten optimiert "Worksheets" mit über 400 Excel-Funktionen für gewohnte Excel-Erfahrung Verknüpfung mit externen Daten möglich, etwa für Benchmarking
Anbieter	Workday
Preis	Auf Anfrage

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Tools für das Controlling mit Excel

Preise inkl. MwSt.

Produkt	Excel-Finanzplan-Tool PRO für Kapitalgesellschaften
Eigenschaften	Integriertes Planungstool für Kapitalgesellschaften Schritt-für-Schritt-Anleitung für Einzelplanungen (Absatz- und Umsatz-, Kosten-, Personal-, Investitionsplanung etc.)  Plan-Liquidität (Cashflow), Plan-Bilanz und Plan-GuV-Übersichten für einen Zeitraum von bis zu 5 Jahren wird automatisch erstellt. Zertifikat nach Prüfungsstandard PS 880 vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) Edition für Personengesellschaften sowie die für Einzelunternehmen zum gleichen Preis verfügbar
Anbieter	fimovi GmbH
Preis	261,80 Euro: zum Angebot >>

Produkt	Excel-Tool: Finanz-Controlling für kleine und mittlere Unternehmen
Eigenschaften	Excel-Tool mit den wichtigsten Kennzahlen für kleine Unternehmen Return on Investment (ROI) Vertikale Kapitalstruktur Horizontale Kapitalstruktur Working Capital Cash-Flow Ableitung bzw. Berechnung der Kennzahlen wird ausführlich dargestellt
Anbieter	Josef Wobbe
Preis	75,00 Euro: zum Angebot >>

Produkt	Finanzplan-Tool
Eigenschaften	Excel-Tool für Gesamtkapital-Überblick einer Start-Up-Planung
Anbieter	Anatoliy Matviychuk
Preis	13,00 Euro: zum Angebot >>

Produkt	Strategisches Controlling mit Excel
Eigenschaften	Excel-Vorlagen für strategisches Controlling Branchenstrukturanalyse: Einflussfaktoren auf Strategie identifizieren und bewerten Umfeldanalyse für die Strategieplanung mit Chancen und Risiken Bewertung der Umfeldfaktoren für die Strategieplanung Analyse Auswirkungen Umfelder und Trends auf Strategie (Impact Matrix)
Anbieter	b-wise GmbH
Preis	30,00 Euro: zum Angebot >>

Produkt	RS Controlling-System Plus (Controlling-Software inkl. Support)
Eigenschaften	Umfangreiches Excel-Tool inkl. 2 Stunden für Telefonsupport und indiv. Anpassungen Dashboard mit den wichtigsten Kenngrößen Plan-, Ist- und Vorschau-Ebene Soll- / Ist-Vergleiche für Bilanz, GuV und Kapitalflussrechnung automatisch aus den Daten generierte GuV und Bilanz automatisch aus den Daten generierte Kapitalflussrechnung automatisch aus den Daten generierte Kennzahlen mehrjährige Planung monatliche Analyse des aktuellen Geschäftsjahres grafische Darstellung von Entwicklungen einzelner Positionen Detailplanung für Umsatzerlöse Detailplanung für Wareneinsatz/ bzw. bezogene Leistungen Detailplanung für Personal Investitionsplanung Detailplanung für Rückstellungen und sonstige Bestandsveränderungen vorgefertigtes ROI-Kennzahlensystem Importtabelle für die Ist-Daten-Erfassung Lexware-Import
Anbieter	reimus.NET GmbH
Preis	475,00 Euro: zum Angebot >>

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Download des vollständigen Beitrages: Controlling_Software_KMU.pdf

letzte Änderung W.V.R. am 24.07.2023 Autor:  Wolff von Rechenberg

Autor:in

	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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