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Berichtsmatrix – Welche Informationen werden zur Steuerung von Unternehmen wirklich gebraucht?

Vorschläge für eine Berichtsmatrix- Mit Excel-Arbeitshilfe

Jörgen Erichsen
 

Wie erfolgreich Unternehmen wirtschaften, wird fast immer auch mit Kennzahlen dargestellt. Unternehmern und Controllern stellt sich die Frage, welche Kennzahlen das sein können und wie sie präsentiert werden können, dass sich aus den Ergebnissen Handlungsempfehlungen ableiten lassen. Das Problem ist u.a., dass sich Unternehmen nicht nur mit Finanzkennzahlen führen lassen und dass es inzwischen eine nahezu unbegrenzte Menge an Daten gibt, die erfasst und ausgewertet werden müssen. 

Der Beitrag zeigt exemplarisch, auf was Unternehmer und Controller achten sollten und wie sie wichtige Informationen darstellen können. Auf Grund der unterschiedlichen Anforderungen und Voraussetzungen in den Betrieben können nur Vorschläge gemacht werden, die als Ideengeber und Orientierungshilfe dienen.

1. Notwendigkeit der Messung von Ergebnissen

Unternehmen verfolgen Ziele, z.B. einen bestimmten Gewinn zu erwirtschaften, die Liquidität zu erhöhen, neue Kunden zu generieren oder neue Produkte zu entwickeln. Nur wenn man etwas messen und darstellen kann, ist es möglich, zu prüfen, ob man seine Ziele erreicht hat oder wie weit man noch davon entfernt ist.

Die Ergebnisse werden fast immer mit Kennzahlen, Grafiken und Berichten dargestellt. Sie zeigen Unternehmern und Controllern, wo man steht und geben Hinweise darauf, wo man ggf. nachbessern muss, sei es, indem man die Ziele anpasst, sei es, indem man Verbesserungsmaßnahmen umsetzt. Kennzahlen und Berichte schaffen Transparenz und ermöglichen bei Bedarf schnelles Handeln von Führungskräften und Controlling.

2. Von den Daten über Kennzahlen zur individuellen Berichtsmatrix

Daten und Zahlen gibt es heute in einer nicht mehr vorstellbaren Menge. Aktuell werden jährlich etwa 80 Zetabyte Daten erstellt (eine Zahl mit 21 Nullen) und die Menge der Daten verdoppelt sich etwa alle 12-18 Monate. Zwar besteht die Möglichkeit, durch moderne Programme und eine gute IT, mehr Daten als je zuvor auszuwerten, und aus ihnen Kennzahlen und Informationen zu erstellen. Allerdings stellt das schiere Volumen Unternehmer und Controller vor die Herausforderung, sowohl die richtigen Daten auszuwählen als auch, sie zu den Kennzahlen zu verarbeiten, mit denen sich ein Unternehmen wirklich steuern lässt. 

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es notwendig, im Vorfeld genau zu überlegen, welche Kennzahlen das sein sollen, also zu welchen Sachverhalten v.a. auf Unternehmens-, nicht auf Abteilungsebene, Informationen bereitgestellt werden sollen. Ohne Vorüberlegungen besteht mehr als bisher das Risiko, lediglich einen Zahlenfriedhof zu erstellen, der im Kern kaum einen Nutzen hat.

Letzte Änderung W.V.R am 03.08.2022

Autor(en): Jörgen Erichsen
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