In sieben Schritten zum aussagekräftigen Berichtswesen

Wie Unternehmen aus dem öffentlichen Bereich mit Berichten, Auswertungen und Analysen ihre Prozesse transparenter machen

Lösungen für ein aussagekräftiges Berichtswesen werden immer stärker auch von Unternehmen im öffentlichen Bereich nachgefragt. Auf der Basis von Business-Intelligence-Lösungen können die Organisationen mehr Transparenz zu Leistungen, Kostenstrukturen, aufgewendeten Mitteln und den eigenen Prozessen herstellen. Realisiert werden in solchen Projekten in erster Linie Auswertungen, Berichte und Analysen, die per Knopfdruck zur Verfügung stehen. 
„Auf Basis dieser Auswertungen lassen sich Leistungserbringung und Verwaltung von Beiträgen optimal steuern. Kennzahlen für die Geschäftsführung und die Stabsstellen können jederzeit aktuell bereitgestellt werden. Besonderen Nutzen bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit der Qualitätskontrolle: Diese hilft den Fachbereichen, ihre Ziele zu erreichen“, empfiehlt  entitec-Geschäftsführer Frank Fuchs. Weitere Einsatzbereiche von Business Intelligence (BI) im öffentlichen Bereich sind Finanzwesen und Controlling, Benchmarking über Verwaltungseinheiten untereinander sowie auch die Erfüllung von Compliances. So können etwa die Unfallversicherungsträger auf einfachere Art Statistikmeldungen an den Hauptverband liefern. Versorgungseinrichtungen ermitteln die für das Rentenbezugsmitteilungs-System (RebSy) erforderlichen Daten über Reports oder generieren Risikoberichte zu ihren Geldanlagen.

entitec hat jetzt die sieben wesentlichen Schritte skizziert, mit denen die Einrichtungen für ihre Fachabteilungen zur optimalen BI-Plattform gelangen. Hierbei steht im Fokus, den Anwendern auf einfachste Art dauerhaft bestmögliche Unterstützung zu bieten. Es ist angesichts der typischen Komplexität eines solchen Projekts hilfreich, sich für alle Schritte von einem erfahrenen Dienstleister coachen zu lassen. "In der Regel sind mehrere Fachabteilungen von einer BI-Einführung betroffen. Mit der neutralen Sicht von Außen können etwaige Unstimmigkeiten vermieden und Prioritäten optimal festgelegt werden. Der Dienstleister unterstützt zudem mit fachlichem Know-how sowohl die Planung als auch die Umsetzung des Projekts", ist die Empfehlung von Karsten Berrisch, der bei der Hamburger entitec GmbH den Fachbereich Informationssysteme und Datenmigration verantwortet.

1. Bedarfsanalyse

Zu Beginn eines BI-Projekts muss der Bedarf der einzelnen Stellen ermittelt werden: Welche Abteilungen benötigen die Berichte? Aus welchen Systemen müssen welche Daten auswertbar sein? Betrifft der Bedarf an Reports nur das ERP-System oder gibt es weitere Lösungen, die erst in Kombination mit den Daten der Unternehmensanwendung die wirklich relevanten Kennzahlen liefern? Welche Auswertungen gibt es bereits und wie häufig müssen diese Berichte vorliegen? Gibt es Wünsche der Fachabteilungen, die bisher noch niemand geäußert hat? Zudem muss in dieser Phase des Projekts festgelegt werden, wer der eigentliche Auftraggeber ist: Die IT- oder die Fachabteilung. Um im nächsten Schritt alle Anliegen angemessen zu berücksichtigen, sind Interviewrunden mit den Fachbereichen notwendig. Hier werden im Idealfall sowohl die Leiter als auch spätere Anwender einbezogen. Auch die Verantwortlichen für Datenschutz und Personalrat werden frühzeitig informiert und befragt.

2.  Auswahl der Werkzeuge

Je nach Anforderungen des Projektteams, der auszuwertenden Datenmengen und des vorhandenen Budgets fällt die Wahl auf eine Open-Source-Lösung oder eine kommerzielle, lizenzkostenpflichtige Software. Damit sich Anforderungen und Umsetzbarkeit auch wirklich decken, können sich die Verantwortlichen mithilfe einer Testlizenz ein genaueres Urteil über die Funktionen und Handhabung der ausgewählten Lösung bilden. Selbstverständlich können auch mehrere Alternativen getestet und geprüft werden.

3. Aufbau des Evaluierungssystems mit Echtdaten


Beim Aufbau eines Evaluierungssystems sollte das Werkzeug wenn möglich bereits feststehen, andernfalls erhöhen sich die Kosten des Projekts unverhältnismäßig. Eine solche Evaluierung erfolgt Inhouse mit eigenen Daten. Ziel ist es, ein lauffähiges Echtsystem aufzubauen, welches bereits früh erste Berichte produziert. Hierfür wird ein kleiner, überschaubarerer Datenausschnitt gewählt. Möglichst alle Beteiligten sollten aus diesem schon einen Nutzen ziehen, zum Beispiel mit einer Auswertung zu Leistungen und Kosten oder Kunden beziehungsweise Mitgliedern und Einnahmen. Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die Projektmitarbeiter die Handhabung der Lösung selbst testen. Beispielsweise lernen die künftigen Administratoren die Administrationswerkzeuge kennen, und die ersten Berichte für Endanwender lassen sich erstellen. Auch die Anwender aus den Fachabteilungen können in einem Workshop erste Erfahrungen sammeln.

4. Festlegen des Umfangs und Designs

In der Evaluierungsphase wird für die Anwender deutlich, welche Möglichkeiten durch das BI-System bereitgestellt werden können. An dieser Stelle sollte noch einmal im Austausch mit den späteren Nutzern eruiert werden, welche Berichte und Analysen gewünscht und benötigt werden. Hieraus wird  dann ein Fachmodell entwickelt, welches später die Grundlage für das zu implementierende Metamodell ist. Nicht zu vergessen ist, dass im Projekt frühzeitig Abstimmungen mit dem Datenschutzbeauftragten sowie dem Personalrat zu treffen sind. Auch für die Berechtigungen, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen darf, wird parallel zum Fachmodell ein Konzept entwickelt.

5. Implementierung

Die Implementierung der BI-Lösung in der jeweiligen Organisation umfasst verschiedene Maßnahmen. Zunächst müssen die Daten aus den zugrunde liegenden operativen Systemen so aufbereitet und konsolidiert werden, dass sie für das Berichtswesen einheitlich auswertbar sind. Nur aus einer qualitativ hochwertigen Datenbasis lassen sich aussagekräftige, aktuelle Reports und Analysen generieren. Anschließend wird ein Metamodell erstellt, welches die physikalische Struktur der Daten und deren relationale Zusammenhänge gegenüber den Endanwendern abkapselt.Die einzelnen Lösungen bieten hierfür jeweils sehr unterschiedliche Modellierungswerkzeuge an. Umgesetzt werden hier etwa die Verknüpfung von Tabellen untereinander oder das standardmäßige Aggregieren von Daten, zum Beispiel das Aufsummieren von Beträgen, das Berechnen des Durchschnittsalters der Versicherten beziehungsweise Mitglieder, Altersklassifizierungen sowie die Darstellung von Kennzahlen in Monaten, Quartalen und Jahren. Die Umsetzung eines solchen Metamodells ist ein obligatorischer Schritt, wenn die Fachbereiche später die Möglichkeit haben sollen, selbständig mit den Daten zu arbeiten. Das Projektteam erstellt in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen die gewünschten Berichte. Nicht zuletzt wird auch das Berechtigungskonzept entsprechend der Anforderungen im Gesamtsystem umgesetzt.

6. Schulung

In Workshops werden die Anwender anschließend intensiv geschult. Ein Erfolgskriterium hierfür ist, dass – wie schon in der Evaluationsphase– die Daten aus dem eigenen Haus verwendet werden. Damit wird für die Benutzer ersichtlich, wie sie persönlich von den Auswertungs- und Analysemöglichkeiten bei ihrer täglichen Arbeit profitieren können. Wichtig ist zudem, dass die Prozesse möglichst umfassend verstanden werden, weshalb ein weitreichender Know-how-Transfer vom Dienstleister zum Anwender stattfinden sollte. Durch die Übung mit dem System wird nicht zuletzt auch der Erfolg der Lösung sichergestellt. Es besteht sonst die Gefahr, dass einzelne Mitarbeiter weiterhin auf liebgewonnene, langjährig genutzte Excel-Tabellen zurückgreifen.

7. Produktionsalltag

Nach der produktiven Einführung des Systems ist das Projekt in den meisten Fällen offiziell zu Ende. „Doch der Appetit kommt mit dem Essen. Wer die Möglichkeiten des Systems kennt und weiß, auf welcher Datenbasis welche Auswertungen möglich sind, entwickelt schnell weitere Ideen für neue Berichte und Analysen. Daher gewährleistet ein  kontinuierlicher Ausbau des Berichtssystems auch nachhaltig eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern“, ist die Erfahrung von Karsten Berrisch.



Erstellt von (Name) E.R. am 18.06.2013
Geändert: 31.08.2017 11:28:28
Quelle:  entitec
Bild:  Frank Fuchs, Geschäftsführer der entitec GmbH, Quelle: entitec
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