FibuNet webBI verschafft DRK Volunta Mehrwert im Controlling

Volunta ist der Träger von Freiwilligendiensten des Deutschen Roten Kreuzes in Hessen. Mit rund 3.500 Freiwilligen ist sie Hessens größter Freiwilliges Soziales Jahr (FSJ)-Träger. Als gemeinnützige GmbH ist Volunta zu ordnungsgemäßer Buchhaltung verpflichtet. Besondere Anforderungen bestehen dabei hinsichtlich Auskunftspflicht und Transparenz der im Betrieb entstandenen Aufwendungen und Erlöse. Im Rahmen der rechtlichen Verselbständigung wurde FibuNet als Buchhaltungssoftware eingeführt und das Rechnungswesen jetzt um eine leistungsfähige Controlling-Komponente von FibuNet erweitert.
Die Ergänzung des Rechnungswesens um die leistungsfähige Controlling-Komponente FibuNet webBI hatte bei der DRK in Hessen Volunta gGmbH zum Ziel, Transparenz und Auskunftsfähigkeit deutlich zu erhöhen.

Die FibuNet-Buchhaltungssoftware wurde als Basis-System im Rahmen der rechtlichen Verselbständigung von Volunta durch den FibuNet-Vertriebspartner E/M/C Organisationsberatung und Datensysteme GmbH aus Kassel eingeführt und ist mit den Kernmodulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung im Einsatz. Der Nutzungsumfang erstreckt sich auf derzeit acht User. Volunta wird seit inzwischen rund 10 Jahren von der E/M/C erfolgreich betreut.

Anforderungen eines typischen mittelständischen Unternehmens

Die DRK in Hessen Volunta gGmbH verfügt über die typische Größe und Strukturen eines regionalisierten, mittelständischen Unternehmens. Rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an verschiedenen Standorten in ganz Hessen tätig, unter anderem an vier Niederlassungen mit 23 Beratungscentern sowie an einem Dienstleistungszentrum. In der laufenden Betreuung befinden sich permanent rund 3.500 junge Menschen, die an rund 1.000 Einsatzstellen in Hessen ihr Freiwilliges Soziales Jahr absolvieren. Jedes Jahr entsendet Volunta rund 170 Freiwillige im entwicklungspolitischen Dienst „weltwärts“ und im internationalen Jugendfreiwilligendienst (IJFD) ins Ausland.  Betreut werden zudem Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Au-pair Programm, im Volunteering und im Schüleraustausch.
In der FibuNet-Finanzbuchhaltung gebuchte und direkt auf Kostenstellen bzw. Kostenträger verteilte Erlöse resultieren aus Fakturierungen an die Einsatzstellen, bei denen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihren Freiwilligendienst leisten sowie aus staatlichen Zuschüssen. Die Einzelkosten werden mit den Aufwandsbuchungen in der FibuNet-Software direkt auf Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten verteilt.

Komplexe Kostenverteilungen

Die rund 200 im Rechnungswesen von Volunta eingerichteten Kostenstellen sind hierarchisch gegliedert. Die Kostenstellengliederung spiegelt im Geschäftsbereich „Freiwilliges Engagement“ die geschäftlichen bzw. regionalen Verantwortungsbereiche wieder, in denen die Kosten und Erlöse jeweils entstehen. Neben dem Bereich „Freiwilliges Engagement“ gibt es die Bereiche „Marketing und Vertrieb“, „Verwaltung und Finanzen“, „Akademie“ sowie die Geschäftsführung. Die Produkte bzw. Dienstleistungsarten, wie das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ) oder das Freiwillige Ökologische Jahr, wurden in FibuNet als Kostenträger eingerichtet.

Im Berichtswesen werden Kostenarten einzeln oder kombiniert nach Gruppen von Kostenstellen und Kostenträgern ausgewertet. In einem komplexen Umlageverfahren werden die Kosten je nach Betrachtungsebene in Abhängigkeit bestimmter Kostenstellen-/Kostenträgerkombinationen verteilt. Die daraus resultierenden Berichtsdaten stehen für vergleichende Analysen als Ist-Daten, Budget-Daten und Forecast-Daten zur Verfügung.

Eine wichtige Anforderung ist eine transparente und gut nachvollziehbare innerbetriebliche Leistungsverrechnung, um die Erfolgsbeiträge einzelner Einheiten schnell und zeitnah aufzeigen zu können. Ebenso wird ein hoher Wert auf ein zügiges Erklären aufgetretener Ist-/Budget-Abweichungen gelegt.

Bislang eingesetzte Controlling-Lösung stößt an Grenzen

Bei der Erstellung und Auswertung von Berichten entsprechend der genannten Anforderungen stieß die bislang eingesetzte Controlling-Lösung an ihre Grenzen. So war das Aufsetzen neuer Berichte oder das Einpflegen struktureller Änderungen nur mit hohen externen Beratungsaufwänden realisierbar. Die Umsetzung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung war in Teilen schwer nachvollziehbar. Die Gründe für Abweichungen zwischen Ist und Budget sowie die Verteilung von Gemeinkosten blieben intransparent und reduzierten die Aussagefähigkeit des Berichtswesens.

Die komplexe Handhabung in der Erzeugung und Auswertung führte zu geringer Akzeptanz und Nutzung auf Anwendungsebene und bei den Berichtsempfängern.

Gleitender Übergang auf eine neue Controlling-Lösung

Kurz nach Markteinführung wurde Volunta auf FibuNet webBI aufmerksam. Bereits nach den ersten Vorführungen der Lösung fiel bei Volunta die Entscheidung, die entsprechenden Runtime-Lizenzen zu erwerben. Im Rahmen einer drei Tage dauernden Pilotierung wurden Leistungsfähigkeit und Abdeckungsgrad der Anforderungen mit Schwerpunkt auf innerbetriebliche Leistungsverrechnung intensiv geprüft.

Ausschlaggebend für die Entscheidung zu Gunsten von FibuNet webBI waren der hohe Integrationsgrad mit den FibuNet-Basismodulen und der bereits weit vorentwickelte Lösungsansatz. Ebenso, dass auch Planung und Budgetierung in ein und demselben System erfolgen. Die daraus resultierenden Daten stehen in FibuNet webBI in derselben Datenbank für den unmittelbaren Zugriff und damit für Berichte und Plan-Ist-Analysen zur Verfügung.

Im Rahmen der Pilotierung ließen sich die Echtdaten schnell und ohne Zusatzaufwand in die vordefinierten Datenwürfel von webBI einspielen und mittels der Excel-basierten Berichte anzeigen und auswerten. Insgesamt erstreckte sich die Pilotierung auf folgende Bereiche:
•    Excel-basierte, bereichsübergreifende Modellierung der internen Leistungsströme  unter Nutzung von Verrechnungspreisen
•    Verrechnung von Overheadkosten durch Prozentzuteilungen
•    Abbildung der Planungs- und Forecast-Prozesse
•    Abbildung des Berichtswesens auf Basis von internen Gewinn- und Verlustrechnungen.

Nach der erfolgreichen Umsetzung des Kosten- und Leistungscontrollings soll im November 2016 der Roll-Out erfolgen. Zunächst sollen dem Geschäftsleitungskreis Kostenstellenberichte zur Verfügung gestellt werden, die durch die Anwender selbst abgerufen und vertieft ausgewertet werden können.

Resümee und Ausblick

Eine gute Voraussetzung für hohe Akzeptanz bei den Nutzerinnen und Nutzern ist die bekannte Oberfläche und Bedienung von Microsoft Excel, der zentralen Technologiekomponente von FibuNet webBI aus dem Hause Jedox. Hinzu kommt, dass sämtliche Komponenten zu 100% für das Web 2.0 optimiert wurden. Anwender können so über das Web-Frontend ortsunabhängig auf ihre zentral hinterlegten Daten zugreifen und Analyseergebnisse auch konsistent zurückschreiben.

Aufgrund des positiven Projektverlaufs wurde entschieden, die auf FibuNet-Daten begrenzten Runtime-Lizenzen auf universelle Daten-Nutzung zu erweitern. In der nächsten Ausbaustufe wird überlegt, die Jedox/FibuNet-Controlling-Anwendung auch auf andere Bereiche außerhalb des Rechnungswesens auszudehnen und in diesem Zusammenhang Daten aus verschiedensten Quellen einzuspielen.

„Unsere mit dem Wechsel auf FibuNet webBI gesteckten Erwartungen haben sich voll erfüllt“, so Andreas Esser, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei der DRK in Hessen Volunta gGmbH. „Dank der vorentwickelten Lösung waren wir schnell in der Lage, unsere funktionalen Anforderungen umzusetzen. Weil die Anwender in der gewohnten Arbeitsumgebung Excel arbeiten können, ist die Akzeptanz bei den Entwicklerinnen und Entwicklern  der Auswertungen und Reports hoch und der externe Betreuungsaufwand minimal. Die Nachvollziehbarkeit von Abweichungen hat sich deutlich verbessert, die Transparenz hat sich signifikant erhöht.“



Erstellt von (Name) J.H. am 01.11.2016
Geändert: 25.08.2017 08:35:16
Quelle:  Volunta Freiwillige, Quelle: Dennis Möbus, Volunta
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