Durchblick im Fracht-Rechnungs-Dickicht – SaaS-Lösung von loxxter soll helfen

Es ist eine mitunter mühsame – aber gleichwohl notwendige Tätigkeit: die Frachtrechnungsprüfung. Die zahlreichen Positionen darauf einzeln nachzuprüfen und Abweichungen zu reklamieren ist für Controllerinnen und Controller händisch nicht zu bewerkstelligen. Ein cloudbasiertes Tool, das diesen Prozess digitalisiert und automatisiert, kann Abhilfe schaffen – und gewährt obendrein Einsicht in tiefgreifende Business Intelligence-Analysen.

Frachtrechnungsprüfung ist aus vielerlei Gründen eine große und nicht immer willkommene Herausforderung. Gerade Versender und Verlader mit hohen Versandvolumina, beispielsweise Onlineshops, kennen diese Mühen. Denn keine Frachtrechnung ist wie die andere, alle Positionen müssen geprüft und mit den eigenen Vertrags- und Sendungsdaten abgeglichen werden. Hinzu kommen Sondernebenkosten, Treibstoff- oder Übermaßzuschläge etc., teilweise mit fluktuierenden Preisen. Diese Rechnungen händisch zu prüfen und gegebenenfalls zu reklamieren, kostet viel Zeit und bindet personelle Ressourcen. 

Die Krux mit der Frachtrechnungsprüfung

Und es passieren Fehler: Etwa zwei bis fünf Prozent der Frachtkosten werden von Unternehmen aufgrund von falschen Rechnungen zuviel bezahlt. Davon geht Paul Aschenbrenner, langjähriger Unternehmensberater im Bereich der Kostenoptimierung, aus. Und das ist nur der Teil der Kosten, der sich konkret aufgrund von fehlerhaften Abrechnungen beziffern lässt. Hierbei sind noch nicht die Arbeitsstunden und der Abstimmungsaufwand mit Frachtdienstleistern berücksichtigt, die die Rechnungsprüfung oder auch die Ausschreibung von Frachtdienstleistungen in Anspruch nehmen. 
Mit steigenden Versandvolumina nimmt die Komplexität und Undurchschaubarkeit der Frachtrechnungsprüfung in gleichem Maße zu. Die aktuellen Zeiten der Corona-Pandemie haben den Trend des Online-Shoppings noch verstärkt. Daher ist gerade jetzt ein guter Zeitpunkt, sich nach Möglichkeiten umzusehen, diesen Prozess zu optimieren und Kapital aus den Möglichkeiten einer Softwarelösung zu schlagen. 

Entlastung durch automatisierten Rechnungscheck

Die Implementierung einer solchen Software ist kein IT-Projekt. Da es sich um eine SaaS (Software as a Service) Lösung handelt, ist diese schnell aufgesetzt. Sind alle notwendigen Rahmen- und Vertragsdaten in im System angelegt, kann die rechnerische Prüfung beginnen. Dazu werden die Rechnungsdaten durch die Logistikdienstleister an loxxter übermittelt - parallel zum Rechnungsversand an den Kunden . Anschließend erfolgen eine automatisierte Qualitätskontrolle, Anreicherung und der Import der Daten in die Software. 

Gegebenenfalls kann es für den Verlader sinnvoll sein, auch ERP-Daten an loxxter zu übermitteln. Dadurch kann auch eine sachliche Prüfung der abgerechneten Sendungen erfolgen. 

Bei erfolgreicher Prüfung der Rechnung  erfolgt eine automatische Freigabe an die Buchhaltung und es bedarf keines manuellen Zutuns. Sollte das System eine Abweichung feststellen, kann die Ursache schnell gefunden und auf Knopfdruck eine Reklamation an den Dienstleister ausgelöst werden. Diese wird aufgrund entsprechender Workflows und hinterlegter Templates automatisiert per Mail verschickt.
Eine solche Lösung entlastet nicht nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und spart Zeit. Sie trägt darüber hinaus auch dazu bei, dass Ziele im Sinne der Corporate Compliance zuverlässiger eingehalten und überprüft werden können.

Aufschlussreiche Langzeitanalyse und Business Intelligence-Einblicke

Ein cloudbasiertes Tool, das fortwährend Daten aufbereitet und sammelt, entlastet nicht nur wirksam das operative Geschäft, sondern deckt auch Potenziale für strategische Optimierungen auf. 

Wenn die Rechnungsdaten über einen längeren Zeitraum erfasst werden, können Entwicklungen wie beispielsweise Preissteigerungen, Unterschiede zwischen einzelnen Dienstleistern und weitere Faktoren erkannt und nachvollzogen werden. Das geht, zumindest in der Theorie, auch mit einem Tool wie Excel. Doch der Aufwand wäre bei der Vielzahl an Vergleichsparametern enorm. Hier bietet die Software einen entscheidenden Vorteil: Die Aufbereitung mehrerer, individuell konfigurierbarer KPI in interaktiven Dashboards. So können auf einen Blick mehrere Dienstleister anhand vordefinierter, einmal im Dashboard angelegter Parameter miteinander verglichen, Zeitschienen angelegt oder geografische Analysen angestellt werden. Damit entsteht eine ungekannte Transparenz über Transportkosten und Dienstleister-Performance, die für zukünftige Ausschreibungen und weitergehende Optimierungen der Supply Chain entscheidende Impulse geben. Aber nicht nur das.

Für einen Onlineversandhändler beispielsweise ist es eine wertvolle Information, wenn er aus der Aufbereitung seiner Sendungsdaten erfährt, dass bestimmte Produktkategorien in bestimmten Regionen besonders nachgefragt sind. Damit kann er etwa entsprechende Marketingmaßnahmen einstreuen und so seine Vertriebsstrategie optimieren. Mit minimalem Aufwand entsteht so ein erheblicher Einblick in relevante Kennzahlen und ein großer Wettbewerbsvorteil.

loxxter.png


Erstellt von (Name) E.R. am 23.02.2021
Geändert: 23.02.2021 14:20:30
Autor:  Paul Aschenbrenner
Bild:  loxxter
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