Pro Jahr vergibt die öffentliche Hand in Deutschland Aufträge im dreistelligen Milliardenbereich an private Unternehmen. Doch die digitale Einreichung der Rechnungen ist an strikte Vorgaben geknüpft. Die optimale Lösung bei hohem Belegaufkommen ist die Übernahme der Rechnungsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm und die anschließende Konvertierung und Transferierung über das Peppol-Netzwerk an die Bundesbehörden. Das verringert den Arbeitsaufwand für die Rechnungswesen-Mitarbeiter deutlich.
Ob Klopapier, Drucker, Möbel, PCs oder Berufsbekleidung: Die öffentliche Hand ist für viele deutsche Unternehmen ein wichtiger Kunde. Seit 27. November 2020 dürfen die Rechnungen an deutsche Bundesbehörden allerdings nur noch in elektronischer Form eingebracht werden. Als Übertragungskanäle an die Rechnungseingangsplattform des Bundes stehen verschiedene Möglichkeiten zur Wahl, die je nach Geschäftsvolumen eines Unternehmens die individuell beste Lösung darstellen können.
Formalfehler vermeiden
Bei sehr geringem Transaktionsvolumen reicht es in der Regel aus, die vorab erzeugten elektronischen Dokumente auf die Rechnungseingangsplattform hochzuladen oder sogar direkt über die Weberfassung manuell einzugeben. Das klingt zwar ein wenig mühsam, aber bei beispielsweise nur einem Geschäftsfall pro Monat ist der Aufwand dennoch überschaubar. Allerdings ist hier eine besonders sorgfältige Dateneingabe notwendig, um die erhöhte Fehleranfälligkeit durch den sogenannten Medienbruch zu minimieren. Bei mangelhaften oder unvollständigen Rechnungen wäre die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die offenen Forderungen von den Behörden wegen der Formalfehler nicht beglichen werden.
Als weitere Übertragungskanäle stehen die manuelle Übermittlung mittels E-Mail oder De-Mail zur Verfügung, wobei diese Methoden ebenfalls nur bei eher geringerem Belegaufkommen empfehlenswert sind. Zudem hat die Deutsche Telekom Ende August bekanntgegeben, dass De-Mail eingestellt wird.
Laufen die Geschäfte mit dem Bund gut, kommen Auftragnehmer früher oder später in die Situation, dass parallel dazu auch das Rechnungsaufkommen steigt. Manuelles Handling wird dann zu aufwendig und die Fehleranfälligkeit nimmt ebenfalls weiter zu. Die Optimierung der Prozesse ist dann oft unumgänglich. Und zwar auch deshalb, um sich gegenüber den Bundesbehörden als verlässlicher und professioneller Geschäftspartner zu erweisen.
Übernahme der Rechnungsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm
„Die optimale Lösung bei hohem Belegaufkommen ist die Übernahme der Rechnungsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm und die anschließende Konvertierung und Transferierung als XRechnung über das Peppol-Netzwerk an die Bundesbehörden“, erklärt EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits. Peppol ist die Abkürzung von Pan-European Public Procurement OnLine und ein internationales Projekt mit dem Ziel, die Standardisierung elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren in der EU voranzutreiben.
EDITEL ist ein internationaler Dienstleister für den Elektronischen Datenaustausch (EDI) und ermöglicht seinen Kunden nicht nur den technischen Zugang zu Peppol, sondern übernimmt auf Wunsch auch die Prüfung der Rechnungen, die Konvertierung in XRechnung sowie deren automatische Übermittlung. Durch die Auslandsniederlassungen von EDITEL haben exportorientierte Unternehmen in Deutschland zudem den Vorteil, dass ihre Rechnungen auch an Behörden in anderen Staaten übermittelt werden können.
An EDITELs-Datendrehscheibe eXite sind derzeit bereits mehr als 20.000 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen angebunden, um untereinander Geschäftsdokumente (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen…) auszutauschen. Eine besonders hohe Kompetenz hat sich das Unternehmen in seiner mehr als 40-jährigen Geschichte bei der Anbindung von Produktionsunternehmen an den Handel erarbeitet.
Alle EDI-Dienstleistungen aus einer Hand
Zu den EDI-Kunden des Unternehmens zählt das Who-is-Who des nationalen und globalen Handels und der Konsumgüterbranche. Angefangen von REWE und METRO bis hin zum Waschmittel-Hersteller Henkel und der Beiersdorf AG begleitet EDITEL seit Jahren auch etliche Konzerne aus Deutschland bei ihrer Geschäftsstrategie im benachbarten Ausland. „Für global agierende Unternehmen ist es oft besonders wichtig, alle EDI-Dienstleistungen aus einer Hand zu bekommen und mit nur einer Anbindung sowohl private als auch öffentliche Geschäftspartner aus dem In- und Ausland bequem erreichen zu können“, erklärt Marlovits.
Die Vorteile der XRechnung, die bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zur Anwendung kommt, liegen jedenfalls klar auf der Hand:
- Rechtskonforme Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
- Rasche Bezahlung aufgrund des Einsatzes von strukturierten digitalen Daten
- Automatisierte Weiterverarbeitungsmöglichkeit durch die Rechnungsempfänger
- Kostensenkung durch Automatisierung der Prozesse
- Minimierung der Fehleranfälligkeit
- Schonung der Umwelt durch papierlosen Rechnungsaustausch
|
Erstellt von (Name) M.H. am 04.10.2021
Geändert: 06.10.2021 08:28:48
Autor:
EDITEL
Bild:
Bildagentur PantherMedia / everythingposs
|
Als Dienstleister im Gesundheitswesen steht der Mensch im Mittelpunkt unseres ganzheitlichen Handelns. Neben der Behandlung und Betreuung auf hohem medizinisch-technischem Niveau beinhaltet der Aufenthalt in einer Wicker-Klinik immer auch Hilfe zur Selbsthilfe. Wir wollen unsere Patientinnen und ... 
Das St. Josefshaus Herten begleitet Menschen mit Behinderungen und Menschen im Alter und hält dafür ein vielfältiges, auf den Einzelnen zugeschnittenes Angebot der Assistenz, Förderung und Pflege bereit. Mit Stammsitz in Rheinfelden begleiten derzeit rund 1700 Mitarbeitende in 15 Gemeinden und St... 
Wir stehen als modernes Energieversorgungsunternehmen mit rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die optimale Kombination aus zukunftsweisenden Dienstleistungen und dem Know-how eines lokalen Energieversorgers. Ob Strom, Erdgas, Wärme oder Wasser – wir liefern alles aus einer Hand. Wir ... 
Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. 
Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist-Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalfluss- rechnung analysieren. 
